Garantizar la preparación de la primera milla para el abastecimiento directo de materiales

Las interrupciones cada vez más comunes y graves han puesto de relieve los procesos inadecuados y las debilidades operativas en las cadenas de suministro. Y aunque es casi imposible predecir todos los escenarios posibles, la renuencia de las empresas a adoptar nuevas soluciones y enfoques tecnológicos continuará exacerbando y extendiendo la duración de los problemas cuando surjan.

Para las empresas de fabricación, la "primera milla" es un juego de alto riesgo, que a menudo representa hasta el 70% de los ingresos. Es el lugar donde se obtienen, consolidan y producen las materias primas. El abastecimiento de materias primas como carbón, piedra caliza, acero, cobre, etc. requiere establecer un alcance global y gestionar múltiples niveles de complejidad y riesgo.

El abastecimiento es un área que está particularmente madura para la innovación y la modernización. Los líderes empresariales de una gran variedad de industrias conocen demasiado bien los desafíos de administrar el proceso de abastecimiento. Identifican la necesidad de un producto determinado y aseguran el presupuesto para adquirirlo, y luego el complicado proceso de involucrar y evaluar a varios proveedores cobra vida propia, convirtiendo un problema en dos.

Los desafíos en el abastecimiento prevalecen en todas las industrias, pero especialmente en productos básicos y materiales directos debido a la gran escala del espacio:los materiales generalmente se compran a granel, lo que requiere envíos masivos y mucha colaboración entre partes interesadas dispares. Además, la calidad de estos materiales puede variar mucho y muchas organizaciones luchan por obtener la visibilidad necesaria para dar cuenta de esto. Finalmente, los procesos de adquisición deben completarse según lo programado, ya que incluso los pequeños retrasos pueden causar interrupciones masivas en la cadena de suministro. Por ejemplo, no busque más allá de la saga del Canal de Suez, que ocurrió en marzo y continúa teniendo un gran impacto para un número significativo de industrias globales.

Desafortunadamente, demasiadas organizaciones están encajonadas por plataformas heredadas y procesos anticuados que hacen imposible la adquisición eficiente. Los sistemas ERP han tardado en cumplir con los requisitos de la gestión directa de materiales, que a menudo implica tener en cuenta varios tipos de categorías de productos con parámetros de calidad específicos que los procesos heredados no pueden soportar de forma adecuada. Los sistemas P2P, por otro lado, están diseñados principalmente para administrar gastos indirectos donde los proveedores son en gran medida intercambiables. Por el contrario, la gestión de materiales directos depende de una colaboración profunda y sostenida con los proveedores que trabajan como socios estratégicos para alcanzar los objetivos comerciales.

Quizás la ineficiencia más significativa es la falta de colaboración y visibilidad entre las diversas partes interesadas en la cadena de suministro, con muchos proveedores funcionando como cajas negras, proporcionando poca visibilidad de sus operaciones y dificultando el seguimiento de los insumos, las variaciones y la gestión de riesgos.

La poca colaboración que ocurre a menudo se lleva a cabo principalmente a través de métodos anticuados y no seguros, como el correo electrónico o las llamadas telefónicas, mientras que, al mismo tiempo, la información esencial y altamente confidencial a menudo se almacena y comparte a través de la humilde hoja de cálculo. También puede resultar difícil llegar a las partes interesadas adecuadas cuando sea necesario. Esto puede dejar a las organizaciones luchando por responder a asuntos urgentes o imprevistos.

Es el momento adecuado para transformar las prácticas comerciales de la primera milla con mejores estrategias de abastecimiento. Los fabricantes que dependen de materiales directos aún tienen que aprovechar las nuevas eficiencias, en parte porque los sistemas que utilizan son demasiado complejos y demasiado inflexibles para sus necesidades. Sin la capacidad de abordar problemas específicos de la categoría, los fabricantes corren el riesgo de desperdiciar nuevas oportunidades para obtener los productos de los que dependen de manera más flexible, colaborativa y eficaz.

Al dominar la primera milla, las empresas pueden anticipar cómo las interrupciones afectarán sus cadenas de valor y tomar medidas para minimizar esos impactos. Con visibilidad en tiempo real y comunicaciones mejoradas, las empresas pueden trabajar de manera más colaborativa con los proveedores para descubrir alternativas, ajustar los plazos de producción y minimizar los impactos en los resultados finales.

Creación de una mejor red de proveedores

Para algunas empresas, la gestión del riesgo puede implicar la creación de una red de proveedores más diversa y local en lugar de depender de unos pocos proveedores globales. Otros pueden tener especificaciones complejas que solo pueden cumplir unos pocos proveedores calificados. Para garantizar la disponibilidad a largo plazo de materiales directos críticos, las empresas de fabricación están encontrando nuevas formas de incorporar proveedores más rápidamente y construir relaciones más sólidas con sus socios de abastecimiento, todo con procesos estandarizados respaldados por tecnología.

Con un conocimiento mejorado y una mejor comunicación, los compradores pueden comprender mejor las capacidades de un proveedor determinado, identificar posibles cuellos de botella y preparar planes de contingencia si es necesario. A medida que los esfuerzos evolucionen de simplemente sobrevivir a prosperar, el grado y la velocidad de la recuperación de una organización estarán más directamente vinculados a su capacidad para construir relaciones con los proveedores.

Automatización de procesos críticos

La complejidad del abastecimiento directo de materiales requiere un enfoque automatizado y optimizado para los procesos críticos, desde eventos de abastecimiento hasta órdenes de compra (PO) y procesamiento de facturas. Con una visión completa de los procesos a lo largo de su cadena de suministro, las empresas tienen una visibilidad más profunda de lo que funciona y lo que no. Al automatizar los procesos críticos, las organizaciones pueden agilizar el trabajo, mejorar las comunicaciones y reducir los errores que pueden causar retrasos.

El seguimiento automatizado de las órdenes de compra, la integración en tiempo real con los sistemas ERP / MRP y la comparación automatizada de facturas, órdenes de compra y recibos pueden ayudar a las organizaciones a mejorar la productividad en las categorías críticas de gastos directos. Pueden aplicar cambios a los procesos establecidos y medir el impacto de esos cambios para impulsar la mejora continua. Finalmente, pueden aplicar algoritmos de IA / ML a los datos que están generando para refinar aún más los procesos y la inteligencia de superficie.

Impulsar la colaboración y la percepción

A medida que las empresas se vuelven más complejas y amplían su alcance, la necesidad de una colaboración segura y accesible solo aumentará. Prosperarán las empresas que logren crear espacios en los que los empleados, socios y proveedores puedan colaborar de forma autoservicio. Al eliminar los silos y externalizar la información de varias partes, las empresas de fabricación podrán aumentar la visibilidad en sus redes de proveedores, resolver problemas más rápidamente, mejorar el rendimiento de los proveedores e impulsar un valor real para la organización.

Cada uno de estos enfoques se nutre de una verdad fundamental:hoy en día, el plan de tecnología general de una organización es un componente central de su estrategia de gestión de riesgos. A medida que las cadenas de suministro se vuelven más complejas y el margen de error se reduce, las empresas deben adoptar la transformación digital para maximizar la eficiencia internamente y demostrar estabilidad a las contrapartes, los inversores y otras partes interesadas. Aquellos que no lo hagan se verán rápidamente superados y superados a medida que la innovación continúa acelerándose. Esto es especialmente cierto en la primera milla, que puede marcar la diferencia entre una transacción rentable y una búsqueda inútil.

La implementación de soluciones para abordar estas necesidades puede resultar en algunas interrupciones por adelantado, pero con un enfoque disciplinado, las organizaciones pueden hacer una transición sin problemas hoy mientras maximizan sus probabilidades de éxito en el futuro. En un mundo plagado de incertidumbre, los beneficios de la transformación digital son algo en lo que las empresas de fabricación pueden confiar.

Manav Garg es fundador y director ejecutivo de Eka Software Solutions.