Cómo las soluciones de gestión de gastos pueden ayudar a las universidades privadas

En 2017, había 4289 colegios o universidades en los EE. UU. Aproximadamente el 40 por ciento de esas instituciones son privadas. Debido a que no reciben fondos de las legislaturas estatales, las universidades privadas deben depender más de la matrícula y las donaciones de los estudiantes para cubrir los costos operativos. Por lo general, eso da como resultado la necesidad de presupuestos más ajustados y una supervisión más cercana del gasto.

Las operaciones financieras de las universidades privadas pueden volverse aún más complicadas si mantienen múltiples campus con una variedad de programas. El software de gestión de gastos ayuda a los funcionarios universitarios a optimizar las operaciones financieras en todas las ubicaciones. También permite una mejor visibilidad presupuestaria, una gestión más eficaz de los gastos generales y la capacidad de predecir los resultados de las campañas de inscripción o recaudación de fondos.

Este grado de conocimiento se vuelve cada vez más importante a medida que aumenta la cantidad de dinero recaudado por las universidades. Según el Council for Advancement and Support of Education, las universidades estadounidenses recaudaron 46.700 millones de dólares en 2018, un 7,2% más que en 2017.

Las buenas relaciones con los donantes son fundamentales para el éxito. Una forma de lograrlo es permitir que los donantes elijan adónde va su dinero. Un sistema de gestión de gastos incluye un panel que proporciona esa información a las partes externas. También permite a los ejecutivos universitarios controlar la cantidad de información que los donantes pueden ver.

La herramienta ayuda a instituciones como la Universidad George Washington a centralizar y administrar los gastos en varios campus, que pueden tener varios programas y departamentos únicos. Un solo incidente de malversación de fondos entre esos sitios puede resultar en serios problemas. Al implementar software de gestión de gastos en el back-end de sus sistemas financieros o de adquisiciones, los gerentes universitarios obtienen acceso a una pista de auditoría completa de todos los gastos.

Con la cantidad de dinero que entra y sale de las universidades privadas todos los días, es imperativo implementar una solución de gestión de gastos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de errores. Estas soluciones no solo harán la vida de los funcionarios universitarios más fácil y menos caótica, sino que también fomentarán relaciones positivas con ex alumnos y donantes.

Stanton Jandrell es director ejecutivo de Fraxión .