Cinco riesgos expuestos por una gestión de contratos ineficaz

Según una investigación realizada por la Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos (IACCM), la empresa promedio pierde alrededor de 10 % de los ingresos anuales debido a malas prácticas de gestión de contratos.

En una carrera por el crecimiento, las empresas se encuentran lidiando con un mayor volumen de contratos. Es un gran problema tenerlo, hasta que se convierte en un problema real. Si hay debilidades inherentes en el proceso de gestión de contratos de una organización, más contratos significan más posibilidades de que esas debilidades causen un problema.

Algunos problemas son inconvenientes menores, pero otros terminan convirtiéndose en crisis graves. En 2013, Facebook no pudo detectar una violación de sus términos contractuales por parte de Cambridge Analytica, y la publicidad resultante hizo que sus acciones se desplomaran, borrando $150 mil millones del valor de mercado dentro de los 90 minutos posteriores a su llamada de ganancias.

A veces se necesita una crisis para que los ejecutivos aprecien los riesgos de operar sin un sistema sólido de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM). Los controles de acceso laxos, los plazos incumplidos, las fallas de cumplimiento, los flujos de trabajo de aprobación ineficientes y los informes ineficaces pueden tener consecuencias graves. Un CLM deficiente también puede causar una erosión sutil y constante de la rentabilidad. Según una investigación realizada por la Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos (IACCM), la empresa promedio pierde alrededor del 10 % de los ingresos anuales debido a prácticas de gestión de contratos deficientes. Con márgenes de beneficio típicos que rondan el 10 %, incluso reducir a la mitad esta pérdida puede aumentar los márgenes de beneficio en un 50 %.

Echemos un vistazo más de cerca a los cinco riesgos principales que surgen por los procesos contractuales ineficaces:

1. Controles de acceso laxos

Parece obvio que solo las personas y entidades que necesitan acceso a la información deberían tener acceso, pero muchas empresas no especifican con precisión las restricciones de acceso. El acceso excesivo puede llevar a que los empleados sin escrúpulos manejen mal la información o se vayan con IP valiosa, información de precios o datos confidenciales de clientes y empleados. Muchas más organizaciones han sufrido el robo de datos por parte de sus propios empleados que de piratas informáticos externos.

El mejor software CLM de la actualidad evita esto con controles de permisos granulares que brindan visualización precisa y acceso de edición por grupo de usuarios, incluidos filtros dinámicos para abordar las necesidades de acceso específicas de diferentes departamentos, divisiones, equipos y clasificaciones de empleados. Los mejores sistemas permiten una amplia configuración de controles de acceso multicapa que compartimentan de forma segura los datos para abordar las necesidades únicas de la organización.

2. Plazos incumplidos

Los acuerdos de licencia suelen restringir la cantidad de tiempo que una empresa puede usar la propiedad intelectual que pertenece a otra parte. Si una empresa permite que el acuerdo expire, ya sea accidental o deliberadamente, pero continúa usando el producto, se expone a un riesgo de responsabilidad. Por otro lado, si una empresa configura una renovación automática y la pierde de vista, entonces podría estar pagando por un servicio que ya no necesita.

Una empresa que otorga licencias de propiedad intelectual también debe estar al tanto de estas ventanas de acceso. De lo contrario, pierde ingresos cada día que no nota el vencimiento de un contrato. Y si está brindando servicio a clientes que ya no tienen contratos de soporte válidos, está perdiendo aún más.

Algunos sistemas de gestión de contratos ayudan activamente a prevenir estos problemas. A diferencia de las que solo tienen funcionalidad de repositorio, estas soluciones pueden realizar un seguimiento proactivo de los contratos y alertar al personal sobre los próximos plazos, de modo que la organización pueda proteger su negocio y optimizar los ingresos.

3. Fallos de cumplimiento

Las empresas gastan recursos considerables en problemas como gastos deshonestos y cumplimiento normativo. Pero en muchos casos, las personas aún no cumplen con las obligaciones contractuales con prontitud. Como descubrió Facebook, la incorporación de formas de rastrear el cumplimiento de los términos del contrato es igual de crítica. Un sistema CLM bien pensado requiere que los contratos cumplan con condiciones específicas a medida que avanzan en el proceso de aprobación y también puede registrar eventos y acciones a medida que ocurren, automatizando la documentación de cumplimiento.

Para el cumplimiento normativo, una solución CLM ayuda a auditar los contratos vigentes para garantizar que tengan las cláusulas adecuadas relacionadas con la privacidad de los datos, el arbitraje, la confidencialidad u otras normas que afecten al negocio. Se puede notificar automáticamente al equipo legal para que rellene los vacíos, actualice los contratos con el idioma adecuado y se ponga en contacto con terceros signatarios.

Para el cumplimiento operativo, una solución CLM ayuda a garantizar que los contratos definan claramente las obligaciones de desempeño que el sistema puede rastrear y administrar. Un ejemplo simple son los términos de pago:aunque la mayoría de las empresas tienen fechas de vencimiento de pago en los contratos con multas por no cumplir con la fecha límite, muchas no rastrean esos pagos atrasados, y mucho menos hacen cumplir las multas. Por el lado de la oferta, una de las formas más comunes de incumplimiento operativo es el pago excesivo por no llevar un registro del volumen u otros descuentos negociados en el contrato. CLM automatizado evita que ocurran estos dos problemas.

4. Flujo de trabajo de aprobación ineficiente

Los problemas del flujo de trabajo de aprobación pueden retrasar e incluso destruir tratos. Si un aprobador está de vacaciones o no ve un correo electrónico de tiempo crítico, puede descarrilar acuerdos urgentes. Incluso si no hay una fecha límite de tiempo explícita, los cuellos de botella de aprobación causan interrupciones en los flujos de negocios que resultan en frustración y pérdida de negocios.

Un sólido sistema de gestión de contratos reduce la fricción al automatizar el enrutamiento de aprobación de contratos complejos, incluidas las aprobaciones secuenciales, paralelas y condicionales. Los mejores sistemas empujan, enrutan y escalan de manera inteligente las solicitudes de aprobación para garantizar que un correo electrónico inadvertido o unas vacaciones no detengan el proceso. Es la era digital, por lo que la capacidad de firma electrónica legal proporcionada por las integraciones con DocuSign y Adobe Sign ya no es opcional.

Un buen ejemplo de una empresa que reduce la fricción en su flujo de trabajo de aprobación y el proceso de gestión de contratos en su conjunto es la empresa de golf TaylorMade. Con más de 6000 contratos altamente confidenciales para administrar, el sistema CLM de la compañía presenta notificaciones automáticas de cambios contractuales, acuerdos de nivel de servicio y requisitos de cumplimiento. Los abogados pueden iniciar sesión desde sus dispositivos móviles para revisar contratos, hacer comentarios y firmarlos digitalmente en minutos, para que los contratos puedan avanzar a través del ciclo de aprobación sin demora.

5. Informes ineficaces

Los ejecutivos necesitan informes basados ​​en KPI específicos de la empresa que les brinden una notificación anticipada de posibles problemas antes de que se conviertan en desastres. Una gran cantidad de software de gestión de contratos enfatizan la función de gestión de contenido o repositorio. El problema con este enfoque es que si los datos no se convierten activamente en informes procesables, las vulnerabilidades tienden a pasar desapercibidas hasta que surge un problema.

Por el contrario, el mejor software CLM ofrece informes totalmente configurables entre los propietarios de negocios. Por ejemplo, el equipo legal puede querer ver el perfil de riesgo general de todos los contratos y marcar los problemáticos, el equipo de operaciones puede querer ver qué tan bien se mueven los contratos a lo largo del ciclo de vida y resaltar los obstáculos, y los líderes de ventas pueden estar interesados ​​en las próximas oportunidades de ingresos. y contratos importantes que están por renovar.

Escrito por Colin Earl, director ejecutivo de Agiloft, Inc.