La manera tranquila de superar los desafíos de RPA

Es clave trabajar con equipos de liderazgo para explicar los beneficios reales que pueden esperar lograr y en qué plazo.

Muchas organizaciones ya conocen los beneficios de la automatización robótica de procesos (RPA), pero les resulta difícil saber cómo comenzar cuando se trata de sus propios proyectos. ¿Quién debería estar involucrado? ¿Debe ser impulsado por el negocio o por TI? ¿Deberíamos saber lo que queremos automatizar antes de buscar ayuda o comenzar con una hoja de papel en blanco?

La automatización significa diferentes cosas para diferentes organizaciones, y no hay un lugar ni un momento establecidos para comenzar.

El aspecto más importante a considerar en el viaje hacia la implementación exitosa de RPA es el elemento humano y la comprensión de cómo la introducción de la tecnología afectará a las personas dentro de una organización.

Reconociendo la resistencia

A menudo nos encontramos implementando tecnologías digitales modernas en entornos heredados establecidos, y eso significa enseñar nuevas habilidades a equipos establecidos.

Algunos equipos serán más resistentes al cambio que otros, especialmente si la organización está acostumbrada a trabajar en silos. Pero lo que hemos encontrado que marca la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto de RPA es el nivel de aceptación dentro de esos equipos establecidos antes del inicio.

Lo que se requiere aquí es una parte interesada interdepartamental para ayudar a enfatizar los beneficios comerciales de RPA; reducción de errores y jefe de servicio 24/7 entre ellos. Por supuesto, la seguridad también tiende a percibirse como un tema clave en la implementación de robots:la idea de que los bots de alguna manera estarán fuera de control. Sin embargo, el gobierno de TI estándar casi siempre es suficiente para garantizar el cumplimiento total.

Lo que es más importante en la búsqueda de la felicidad de RPA, las empresas deben darse cuenta y comunicar que el rol de RPA es automatizar tareas, no trabajos.

Fácil como 1,2,3

Para superar muchos de estos obstáculos y responder a las preguntas importantes sobre los desafíos de RPA, recomendamos un programa de tres etapas.

Etapa 1 Educar

Comenzamos con una prueba de valor o concepto para ayudar a las organizaciones a comprender el poder de la oferta de RPA. Quieren comprobar que la tecnología funciona, que pueden construir el caso de negocio durante esta fase, así como un plan de entrega con los posibles beneficios y ahorros que se pueden lograr.

Es clave trabajar con equipos de liderazgo para explicar los beneficios reales que pueden esperar lograr y en qué plazo. Luego, el mensaje debe llevarse a la organización en su conjunto sobre qué es RPA y cómo puede beneficiar a todos. Tenga en cuenta al personal de primera línea para explicar cómo pueden trabajar con la robótica para automatizar los elementos mundanos de su trabajo y volver a centrarse en el cliente.

También es muy importante involucrar a los departamentos de apoyo, como recursos humanos y seguridad de TI, para garantizar que haya colaboración en toda la organización. Esto sienta las bases para el éxito a largo plazo de RPA.

Evaluación de la etapa 2

Esta es la etapa emocionante en la que obtiene un caso comercial específico en vivo mediante la automatización de una cierta cantidad de procesos. Aunque se centra en la tecnología, a medida que esta fase se vuelve visible para la organización, se debe ejecutar un programa sólido de comunicación y gestión del cambio para mantener a las personas relevantes a bordo y actualizadas.

Al trabajar con un pequeño equipo de 3 o 4 personas, es razonable esperar que pueda diseñar, construir, probar e implementar un proceso en 40 días. Es importante mapear un proceso que sea adecuado para una prueba de valor, algo que sea lo suficientemente grande y complejo como para demostrar un retorno de la inversión en 40 días, pero lo suficientemente pequeño como para que sea factible y no necesite enfrentar los desafíos. que vienen con el escalado de una solución RPA.

El resultado final de la etapa 2 debe ser un proceso automatizado y en funcionamiento, así como un plan claro sobre cómo llevar adelante la RPA y, lo que es más importante, una fuerza laboral capacitada que haya aprendido cómo funciona la RPA y qué implica. La clave aquí es probar los beneficios de la entrega, probar y poder devolver los robots a la empresa si el objetivo es la autosuficiencia.

Facilite la Etapa 3

La tercera etapa para superar los desafíos de RPA es crear un plan de negocios operativo que cree un canal de automatización de los procesos y recursos que probablemente estén involucrados. Al final del día, el objetivo ideal de cualquier organización debería ser convertirse en un centro de excelencia para la automatización. Un centro de excelencia es una estructura organizacional que puede ser proporcionada internamente o por un tercero, y debe incluir soporte de procesos comerciales, soporte técnico de software y/o soporte de infraestructura para todas las actividades de automatización. Piense en esto como RPA como servicio.

Un punto adicional a destacar aquí es que desde el comienzo de su viaje hacia la automatización, debe pensar en cómo se verá esta estructura después del proyecto. ¿Es mejor que su centro de excelencia funcione internamente o en conjunto con un tercero? Esta es una gran consideración de recursos que puede cambiar a lo largo de la etapa de Prueba de valor, pero debe tenerse en cuenta.

Si sigue estos tres pasos para superar los desafíos de RPA, no se equivocará. Pero dada la importancia del factor humano, estos tres principios de RPA deben ser los supremos.

• Ponga a las personas en el centro de la automatización;
• Eliminar lo mundano para dar paso a lo creativo;
• Enseñe nuevas habilidades para aprovechar las nuevas tecnologías.

Escrito por Ciara MacCooey, directora de operaciones, humano+