Cinco Mejores Prácticas Culturales para la Primera Empresa de Automatización

Al igual que con cualquier tecnología nueva, la automatización puede generar cierto temor en su organización. ¿Los robots de software aceptarán trabajos? ¿Aumentará la automatización el desempleo? ¿Qué depara el futuro?

La investigación es optimista.

El Foro Económico Mundial muestra que la automatización creará 60 millones de nuevos puestos de trabajo netos. Estos nuevos trabajos, así como los existentes, se beneficiarán de la disponibilidad de robots de software que pueden manejar tareas repetitivas, liberando a los humanos para realizar un trabajo más creativo.

Además, un informe de Deloitte Global sobre Automatización Robótica de Procesos (RPA) encontró que el 50 % del trabajo mundano es adecuado para la automatización, lo que facilitará el trabajo de millones de empleados.

Sin embargo, los hechos no disiparán los temores por sí solos. El éxito con la automatización depende de mostrar a los empleados cómo la automatización hará sus vidas más fáciles y empoderar a los empleados para abrazar un futuro asistido por robots de software. Los desafíos son inevitables, pero una cultura empresarial sólida y la creencia sostenida de su fuerza laboral son lo que le permitirá durar.

En este artículo, exploramos cinco mejores prácticas culturales que prepararán a su organización para el éxito.

1. Cambia la mentalidad

Por muy entusiasmados que estén sus campeones de RPA con la automatización, y por muy emocionados que estén sus líderes de C-suite con sus beneficios, los empleados pueden reaccionar con miedo.

Los empleados pueden preocuparse de que serán reemplazados por robots y, a largo plazo, no tendrán ni obtendrán las habilidades adecuadas para prosperar en el futuro del trabajo. En contra de esa suposición, The Economist Intelligence Unit informa que el 79 % de los directores ejecutivos creen que la automatización es más efectiva cuando complementa a los humanos, no cuando los reemplaza.

La automatización es aumento, no reemplazo

Cambiar a esta mentalidad requiere que las empresas combinen sus implementaciones de tecnología con un programa de gestión de cambios empático y centrado en el ser humano.

Empatice con el peligro que el cambio puede parecer plantear. Los robots pueden hacer cosas que los humanos no pueden hacer, por lo que su programa de gestión de cambios debe mostrar a los empleados cómo esta interrupción mejorará sus vidas laborales.

Demostrar una mentalidad alternativa que se centre en alcanzar objetivos a través de la colaboración robot-humano. Capacite a los empleados para enfrentar estos cambios y disfrute la oportunidad de contribuir a la transformación. Los robots de software están ahí para hacerles la vida más fácil a sus empleados, pero su participación depende de la capacidad de verlo.

A medida que RPA hace que su organización sea más flexible, sus empleados también obtendrán el espacio para trabajar en problemas de orden superior mientras los robots completan el trabajo repetitivo y tedioso. Las ventajas de esta capacidad liberada florecen cuando los empleados se enfocan en los resultados que pueden lograr con los robots.

Max Healthcare, por ejemplo, una de las redes de hospitales más grandes del norte de la India, tuvo problemas para procesar manualmente grandes volúmenes de transacciones de pacientes. Después de adoptar la plataforma UiPath Enterprise RPA, la red no solo pudo optimizar estos procesos, sino también acelerar el proceso de transformación digital.

Una vez que dejaron de resolver el problema de los procesos lentos e ineficientes, Max Healthcare pudo ver que los robots crearon soluciones que antes no eran humanamente posibles. La capacidad de conciliar sus fuentes de datos permitió a la red estimar cuándo se realizarían las tareas y qué apoyo se necesitaría, lo que llevó a una planificación mucho más precisa.

Un proceso de gestión del cambio centrado en el ser humano enfatizó los beneficios tangibles de esta transformación. Los empleados de Max Healthcare no solo hicieron más, sino que también pudieron planificar más adelante.

Cuando comunique los próximos cambios, regrese al objetivo final. Su organización no está adoptando una herramienta, está tratando puntos de dolor reales.

2. Involucrar al liderazgo

La cantidad de compromiso que tienen los líderes de su organización con la automatización juega un papel clave en el cultivo de una mentalidad de automatización primero.

Cuando surge la automatización por primera vez, un líder de RPA del lado comercial generalmente posee la automatización. Diseñarán una prueba de concepto (POC) e involucrarán a diferentes empleados según sea necesario.

A medida que la automatización madure y la RPA se escale más allá del piloto, las unidades comerciales y de TI compartirán la propiedad. Esta transición es necesaria para estandarizar el proceso de diseño, prueba y distribución de robots de software.

La próxima fase de crecimiento requiere el apoyo de la C-suite. Durante las etapas anteriores, la automatización está atrapada en gran medida dentro de cada departamento. Con el C-suite a bordo y el progreso hacia la automatización de escala como una métrica clave para su éxito, pueden romper las barreras entre departamentos. Una vez que la automatización pueda fluir entre los departamentos, su organización puede comenzar a transformarse.

Cuanto mejor comprendan los líderes la automatización y los beneficios que ofrece, más priorizarán su aceleración.

Muestre a los ejecutivos de C-suite el POC que sembró RPA en su organización. Explique los beneficios que creó y demuestre cómo esos beneficios pueden escalar. Un video de demostración bien producido es a menudo la mejor manera de demostrar vívidamente las mejoras que ofrece RPA y demostrar cómo la automatización puede ahorrar dinero, reducir el riesgo, garantizar el cumplimiento y promover los objetivos organizacionales.

Con una mentalidad de automatización primero, los líderes pueden fomentar la adopción de la automatización en toda la organización.

El liderazgo es clave para romper los silos

Una vez que los líderes consideran la automatización una alta prioridad y un medio para promover los objetivos estratégicos, esa priorización puede extenderse a toda la organización.

3. Cree un puente entre TI y las partes interesadas del negocio

Unidad de Inteligencia de The Economist informa que el 46 % de los directores ejecutivos consideran que es una buena práctica incluir tanto a TI como a los jefes de negocios al comienzo del proceso de automatización.

Mantener las unidades de negocio y de TI separadas aísla las soluciones y los problemas

Las unidades de negocios tienen información útil sobre sus procesos y los problemas que estas unidades están tratando de resolver. Sus perspectivas sobre el terreno no son reemplazables. TI proporciona la infraestructura y los procedimientos de gobierno para que las soluciones de automatización sean viables.

Solo juntos, y con el apoyo de su liderazgo, las empresas y TI podrán descubrir oportunidades regularmente y construir implementaciones de robots adecuadas.

Una vez que las partes interesadas del negocio y de TI trabajan juntas, pueden construir canalizaciones, conectar silos y facilitar el diseño y el mantenimiento de un Centro de Excelencia (CoE) robótico exitoso. Un CoE maduro alentará y permitirá una participación más amplia en la transformación organizacional.

Todo el mundo es un líder hasta cierto punto, y todo el mundo tiene una perspectiva que vale la pena compartir. Con robots disponibles para todos, cada empleado estará armado para resolver problemas que antes habrían sido intratables.

Puede fomentar este sentido de propiedad de muchas maneras, como permitir que los empleados nombren a los robots, como hizo Tarsus Distribution con Betsy, el robot de software (y eventualmente con Betsy 2, 3 y 4). “Betsy es mi mejor amiga”, le dijo un empleado de Tarsus a Tim Proome, ejecutivo de la cadena de suministro de distribución de Tarsus.

Todos los empleados pueden ver los problemas y preguntar si los robots pueden ayudar. Encontrar casos de uso de RPA puede convertirse en un esfuerzo de toda la organización. El negocio y TI pueden trabajar juntos para priorizar los procesos con el mayor retorno de la inversión (ROI) y descubrir la implementación.

Cuantos más defensores de la automatización tenga su organización, más optimismo podrá distribuir hacia nuevas formas de trabajar.

4. Distribuya conciencia y fomente la emoción

¿Cuánto potencial sin explotar no está utilizando su fuerza laboral? Antes de la automatización, esta era una pregunta ociosa:incluso cuando las empresas comprendían su verdadero potencial, carecían de los recursos para maximizarlo.

Con RPA escalado, finalmente puede comenzar a aprovechar el verdadero potencial de su organización

Ese potencial, sin embargo, se basa en la conciencia y el compromiso de toda la organización. Cuanto más pueda promover resultados tangibles, más entusiasmo podrá generar.

Para muchos empleados, las mejoras en el rendimiento de la inversión y la productividad serán demasiado abstractas para generar entusiasmo. En cambio, descubra y comunique qué beneficio obtendrá cada equipo con la disponibilidad de robots de software. El objetivo es crear conciencia y luego hacer que los empleados pasen de conocer la automatización a estar entusiasmados con ella.

Así como la conciencia conduce a la emoción, los beneficios abstractos conducen a beneficios tangibles y las mejoras en la organización conducen a mejoras en la vida diaria de los empleados.

Por ejemplo, Coca-Cola İçecek (CCI), un importante embotellador de Coca-Cola, generó conciencia a través de un hackatón de RPA que incluyó a empleados de diferentes departamentos. Durante el hackathon, CCI explicó la tecnología y sus beneficios. En el transcurso de un día, CCI pudo involucrar a los empleados en la discusión de sus problemas y luego poner en marcha un robot de software para abordarlos.

Lo abstracto se volvió tangible y la curiosidad se convirtió en emoción.

Eventualmente, la relación de su organización con los robots de software se convertirá en una característica que merece ser mencionada en todos los lugares apropiados. Los equipos de comunicación y marketing interno pueden hacer videos de empleados, socios comerciales y clientes que comparten los beneficios que notaron cuando los robots se hicieron cargo de los aspectos tediosos de sus trabajos. Esto calmará aún más cualquier temor y hará que otros empleados se entusiasmen con el uso de robots.

En la primera era de la automatización, incluso lo beneficiará comenzar a priorizar la automatización en su contratación. El personal de marketing y de incorporación de empleados debe priorizar el hecho de que trabajarán con robots. Una de las señales más seguras de que su organización se ha transformado es que está atrayendo empleados entusiasmados con la automatización desde su primer día de trabajo.

5. Haz del aprendizaje un objetivo continuo

Unidad de Inteligencia de The Economist descubrió que el 88 % de los directores ejecutivos cree que la automatización acelerará los logros humanos, pero el 29,3 % citó la falta de talento y habilidades relevantes como el principal desafío para escalar la automatización.

Un sistema de aprendizaje continuo es la única forma de alcanzar y mantener la velocidad necesaria para satisfacer las necesidades de la primera era de la automatización.

Su primer paso para construir un sistema de aprendizaje continuo es documentar el nuevo conocimiento a medida que lo crean diferentes personas.

La automatización de un proceso a menudo ofrece lecciones para el siguiente. Si no documenta los pasos que dio, incluidos los tropiezos, tendrá que empezar de nuevo cada vez. Una buena documentación ayuda a su organización a reducir el trabajo duplicado y aumenta la velocidad de las implementaciones posteriores de RPA.

Su CoE puede actuar como una guía que hace que esta documentación sea procesable. El CoE centraliza las mejores prácticas que sus equipos aprenden y almacena plantillas que sus equipos pueden usar para implementar robots más rápido.

Sus fuentes de conocimiento no se limitan a lecciones internas.

Si se une a la comunidad de RPA grande y en rápido crecimiento, puede aprender de los desarrolladores y empresas de RPA en todo el mundo. Cuanto más pueda alentar a sus empleados a participar en estas comunidades, más podrá aprovechar el conocimiento de toda la industria.

En UiPath, consideramos que la democratización de los robots es una parte esencial de la primera era de la automatización. Ofrecemos numerosas formas para que aquellos curiosos sobre RPA encuentren sesiones de capacitación gratuitas, resuelvan problemas con otros usuarios y obtengan lecciones de una variedad de experiencias diferentes. UiPath Ir! ofrece un mercado para automatizaciones y UiPath Connect! es una red donde los desarrolladores pueden conectarse.

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La clave para construir un sistema de aprendizaje continuo que dure es crear objetivos que superen cualquier tecnología. A medida que los robots liberan a sus empleados del trabajo tedioso, su organización tiene la oportunidad de alentar a los empleados a usar ese tiempo para el desarrollo personal. Cuando lo hagan, recompense a los empleados que aprenden nuevas habilidades. Los líderes pueden dar ejemplo comprometiéndose también con el autodesarrollo.

La automatización brinda a sus empleados la oportunidad de escapar del día a día y ver el panorama general, el contexto en el que se encuentra su trabajo y los objetivos a los que contribuye. Con esta libertad, pueden mejorar la empresa mediante el ejercicio de habilidades previamente infrautilizadas o mediante el aprendizaje de nuevas habilidades, relacionadas con RPA o no.

Uso de robots para empoderar a los humanos

Las primeras empresas de automatización prosperan con el apoyo de una cultura que abarca la curiosidad, la resolución de problemas y la innovación. El desafío general es demostrar que la automatización vuelve a colocar al ser humano dentro del trabajo.

La raíz de la alienación en el lugar de trabajo es el trabajo mundano, trabajo que requiere que los humanos desperdicien sus energías creativas en tareas repetitivas. En contra de las suposiciones pesimistas, la incorporación de robots humanizará el trabajo al empoderar a los humanos.

Una cultura arraigada en ese principio es una cultura que puede adaptarse a la primera era de la automatización y los desafíos aún no vistos que se encuentran más allá.

Traducir estos principios culturales en realidad requiere un modelo operativo que aproveche todo el poder de RPA. En una próxima publicación, exploraremos cinco mejores prácticas operativas que hacen que su potencial sea realizable.