Análisis de procesos:5 formas de obtener valor empresarial a partir de los resultados de la minería de procesos

Jos Mangnus es consultor en UiPath.

Nota del editor: Si es nuevo en el concepto de minería de procesos, le sugerimos que comience leyendo nuestro artículo introductorio Valor de la minería de procesos:lo que significa para su empresa .

En las últimas dos semanas, hemos discutido los valores únicos que la minería de procesos aporta a las empresas. Proporciona información científica, permite un análisis imparcial y permite la toma de decisiones estratégicas respaldada por datos. La minería de procesos lo ayuda a descubrir oportunidades de optimización y mejorar la eficiencia operativa. Identifica ideas de automatización con el ROI más rápido.

La minería de procesos inicia un gran cambio en una empresa al permitir que la empresa sea más consciente de los procesos y aproveche los datos corporativos existentes.

En nuestros artículos anteriores sobre minería de procesos, lo guiamos para comenzar con una herramienta de minería de procesos como UiPath Process Mining. Es posible que haya implementado UiPath Process Mining para sus procesos principales, haya mirado brevemente el gráfico de proceso y haya buscado obtener sus primeras suposiciones. El gráfico de proceso describe el rendimiento de su equipo, los cuellos de botella del proceso, los pasos incompletos de un proceso, los proyectos retrasados ​​y todo lo que le impide maximizar la productividad. Puede confiar en estos datos como una única fuente de verdad:el reflejo real del trabajo en su departamento.

La pregunta lógica es:“¿Qué sigue? ¿Cómo obtengo valor comercial de estos conocimientos?”

Para crear valor, debe conectar el conocimiento que tiene como propietario del proceso con la información del proceso obtenida de UiPath Process Mining. De esta manera, puede determinar qué cambios exactos puede realizar para impulsar la transformación en su organización.

Este es el momento en que su experiencia puede marcar una verdadera diferencia.

¿Cómo marcar la diferencia con el análisis de procesos?

Todos los procesos comerciales apuntan a objetivos específicos y se ejecutan bajo condiciones específicas, como el tiempo, las personas involucradas, los acuerdos, etc. Dado que muchos procesos comparten objetivos similares (riesgos más bajos o mayor eficiencia, etc.), en UiPath podemos reconocer patrones de problemas similares en esos procesos.

Sabiendo qué problemas comunes podría tener su proceso y teniendo en cuenta la historia en torno a ese proceso, puede especificar sus hallazgos y establecer un plan de acción concreto.

A continuación, encontrará cinco cosas que encontramos a menudo en los proyectos de minería de procesos, independientemente del tipo de proceso. Use esta lista como una hoja de trucos para mejorar el análisis de procesos específicos de su empresa y garantizar información procesable.

1. Contexto del proceso

Cada proceso tiene un contexto:un conjunto de factores externos e internos que influyen y definen ese proceso. En un ejemplo de un proceso de facturación, el contexto incluye cosas como:

• Equipos involucrados en la ejecución del proceso

• El proveedor que envió la factura

• Época del año en que se recibió la factura

Cuando esté preparando su proyecto de minería de procesos para el análisis, recuerde capturar ese contexto. También puede mostrar la información de contexto en los paneles de UiPath Process Mining:

Por ejemplo, una factura procesada durante las vacaciones de invierno puede retrasarse debido a una gran carga de trabajo (específica para esa temporada). Comprender qué hay detrás del retraso le permite hacer interpretaciones de datos más realistas.

En general, desea capturar todas las variables que pueden influir en el proceso. En otro ejemplo, algunos de los proveedores de una organización utilizaron una aplicación de facturación estándar. Por una aplicación de facturación, nos referimos a cualquier software que acelere el proceso de pago para una organización.

El equipo de UiPath mostró las diferencias en el flujo de un proceso antes y después del uso de dicha aplicación. La ventaja de la aplicación de facturación se hizo evidente de inmediato.

Descubrir esto con UiPath Process Mining ahorró mucho tiempo y recursos de reelaboración.

La implementación de la aplicación de facturación en varios proveedores permitió a la organización obtener información digital completa sobre la factura. Esto resultó en un tiempo de pago más rápido, menos trabajo manual y un proceso de compra a pago más simplificado.

2. Acuerdos de flujo de procesos

Cada propietario del proceso (un director o un ejecutivo) tiene una idea de cómo debe fluir su proceso. El propietario de un proceso podría esbozar esta idea en una directriz explícita, que contenga una lista de "hacer y no hacer" para que un equipo realice. También puede ser una descripción general de los departamentos asignados a ciertos pasos dentro de un proceso. Todo esto es para describir un escenario perfecto de un proceso:en la minería de procesos, el escenario perfecto se denomina "modelo de referencia".

El modelo de referencia es la base poderosa para la verificación de conformidad, uno de los pasos más importantes del análisis de procesos. La verificación de conformidad permite que un analista comercial observe el proceso real (el resultado de la minería de procesos) y lo compare con el modelo de referencia. De esta manera, puede ver dónde su equipo no se desempeña como se esperaba y tomar medidas para acercarse a su proceso ideal (el modelo de referencia).

Por lo tanto, a veces los hallazgos de la minería de procesos no tienen que ser complejos para dar valor comercial. Es suficiente saber quién realizó un determinado paso del proceso, cómo realizó el paso y evaluar el rendimiento real en comparación con las expectativas.

3. Acuerdos de tiempo

Después del flujo del proceso, la sincronización es uno de los temas más discutidos durante los proyectos de minería de procesos.

Todos los propietarios de procesos quieren ejecutar el proceso más eficiente, sin escatimar esfuerzos. Pero qué es un proceso eficiente y ¿cómo puede identificar un proceso eficiente en un gráfico de proceso?

La eficiencia es la calidad del trabajo producido en relación con el esfuerzo (tiempo o recursos). Un proceso que no entrega el trabajo a tiempo es ineficiente.

Para analizar de manera efectiva qué partes de su proceso toman más tiempo del que deberían, necesita una estimación de cuánto tiempo toma cada paso de un proceso. Luego, puede comparar el tiempo que lleva completar cada paso con las expectativas de tiempo del proyecto. UiPath Process Mining facilita hacer esas comparaciones, detectar cuellos de botella, descubrir dónde tiene escasez de recursos, identificar dependencias externas que ralentizan el proceso y más.

Si desea profundizar más, consulte los términos de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Mientras trabajaba recientemente con un cliente de UiPath Process Mining, el gráfico de proceso mostró que para un proceso de cuentas por pagar, el equipo pagó las facturas a tiempo y cumplió con los plazos. Mirando hacia atrás en el SLA relacionado, parecía que si el equipo entregaba las facturas dos días antes, nuestro cliente recibiría un 20 % de descuento y, por lo tanto, ahorraría un gran pago a los proveedores.

Tales casos no son raros:pagar demasiado tarde o demasiado pronto puede tener efectos negativos en su efectivo.

Otro ejemplo común son los SLA para sistemas de emisión de boletos. Los sistemas de tickets facilitan los servicios de atención al cliente. Dichos sistemas permiten que los equipos de soporte se comuniquen con los clientes en un solo lugar, realicen un seguimiento del historial del cliente, los KPI sobre la calidad del servicio de soporte, el tiempo de respuesta y otros.

Casi todas las mesas de ayuda tienen SLA en torno a tareas de soporte, como el tiempo de primera respuesta y el tiempo de solución.

Cuando identifica la causa de no cumplir con los SLA, puede acelerar el servicio (por ejemplo, rediseñando el trabajo del equipo o automatizando el chat). La automatización ayudará a su equipo a resolver más problemas y concentrarse en problemas que requieren más atención y lógica humana. En conjunto, estas medidas pueden mejorar significativamente su índice de satisfacción del cliente.

4. Información basada en el usuario

Los hallazgos más curiosos en la minería de procesos provienen de observar cómo las personas trabajan juntas. Especialmente cuando hay varios equipos, departamentos, instalaciones o países involucrados en un proceso. Es probable que también haya experimentado esto:a veces los equipos tienden a cambiar la responsabilidad de uno a otro.

Cambiar la responsabilidad no solo disminuye la felicidad de los empleados, sino que también provoca retrasos en la ejecución del proceso, lo que puede resultar en una disminución de la productividad, pérdidas financieras y una disminución de la satisfacción del cliente.

UiPath Process Mining puede brindarle una visión transparente de cómo todos los involucrados en todo el proceso están trabajando juntos. Puede ver si el rendimiento coincide con sus expectativas e identificar los pasos del proceso que fluyen a través de diferentes equipos. Si hay demasiadas idas y venidas, lo verá en la pestaña Interacciones del usuario en la herramienta UiPath Process Mining.

Algunas actividades, como el pago de facturas, son sencillas, mientras que la aprobación de facturas requiere mucha interacción con otros equipos (ver la imagen a continuación). La comunicación excesiva puede ralentizar el resultado final.

Interacciones para el pago de facturas:

Interacciones para la aprobación de facturas:

Al detectar tales desviaciones del proceso, puede brindar más información a los equipos sobre la división del trabajo y la estructura del equipo del proceso.

5. Seguimiento de su progreso

Muchas organizaciones comienzan la minería de procesos debido a las capacidades analíticas y de comprensión de procesos.

Sin embargo, descubrir un proceso no es suficiente, los conocimientos adquiridos deben respaldarse con acciones estratégicas. Es posible que desee automatizar su proceso para eliminar errores, acelerar la finalización y aumentar la felicidad de los empleados liberándolos de tareas mundanas. O bien, puede optimizar el proceso agregando recursos, capacitando más al personal o adoptando una táctica o estrategia diferente.

Después de cambiar su proceso de alguna manera, use UiPath Process Mining para rastrear cómo estos cambios afectan el rendimiento de su proceso.

• ¿Ha habido una mejora?

• ¿Estás más cerca de tu modelo de referencia?

• ¿Su equipo cumple con los indicadores clave de rendimiento (KPI) o es necesario tomar medidas adicionales?

Mediante el seguimiento de los cambios y su influencia en su proceso, puede determinar el retorno de la inversión (ROI) para su proyecto de minería de procesos. Después de un análisis de proceso exitoso, el siguiente elemento en su lista es planificar la mejora del proceso y medir el rendimiento del proceso.

¿Qué es un proceso eficiente para usted? ¿Es una mejora en la velocidad o en la calidad?

• ¿Puede la automatización ayudarlo a acelerar el proceso?

• ¿Cuántos robots de software necesitaría un proceso?

• ¿Qué KPI le ayudan a medir la eficiencia operativa?

• ¿Qué método de evaluación elegirá para los chequeos regulares?

Al responder a todas esas preguntas y alinear la estrategia de optimización de procesos de extremo a extremo con UiPath, se acercará más a un ciclo de mejora continua y autosostenibilidad. Obtenga el control de sus procesos, reconsidere la asignación de sus recursos e impulse el crecimiento del negocio.

Recuerde, descubrir un proceso es solo el comienzo de su viaje hacia la gestión exitosa de procesos comerciales. La verdadera diferencia viene con los cambios que implemente y las acciones que tome para prevenir riesgos, mejorar la productividad, cumplir y superar las expectativas de los clientes y optimizar aún más su estrategia de crecimiento.

A medida que la minería de procesos crea conciencia de lo que sucede en su organización, la automatización robótica de procesos (RPA) le permite convertir esta conciencia en acción. Explore cómo la minería de procesos ayuda a las empresas a establecer la estrategia de automatización para el crecimiento empresarial en nuestro documento técnico reciente:

Como decimos en UiPath:"Su organización está lista para la minería de procesos cuando está lista para grandes cambios".

¡Feliz minería!