Cómo optimizar un proceso de compra a pago con Process Mining

Como humanos, está en nuestra naturaleza cooperar entre nosotros. También podemos competir, pero los psicólogos dicen que al elegir entre los dos, elegimos la cooperación.

La cooperación es muy importante en el lugar de trabajo. Trabajar sin él puede tener un impacto negativo en los resultados comerciales más amplios, incluida la productividad, la satisfacción del cliente y los ingresos.

En teoría, la cooperación debería ser fácil, especialmente si está en nuestra naturaleza humana. Pero la mayoría de los humanos saben que se necesita cierta dedicación para cooperar en el lugar de trabajo o en la vida diaria.

Cada departamento y sus individuos tienen objetivos, puntos débiles y metas muy diferentes. Sin mala intención, cada uno tiende a pensar dentro de su propio dominio. La mala cooperación a menudo da como resultado que las personas y los departamentos emprendan sus propias iniciativas de mejora. Las iniciativas descentralizadas pueden causar perturbaciones en el futuro para otros departamentos.

En ninguna parte es esto más evidente que en el proceso de compra para pagar.

El proceso de compra a pago o adquisición a pago (P2P) es un proceso financiero que afecta a muchos departamentos. El proceso incluye todas las actividades desde el momento en que una empresa solicita un bien o servicio a un proveedor, hasta que paga por ese bien o servicio.

La eficiencia del proceso P2P afecta las tasas de satisfacción del cliente y los costos, e influye en la capacidad de su empresa para lograr objetivos comerciales más amplios.

En esta publicación, cubrimos las ventajas de optimizar el proceso P2P con la ayuda de los datos disponibles en los sistemas corporativos (como SAP u Oracle) y la minería de procesos. Más específicamente, UiPath Process Mining puede ayudarlo a mejorar el proceso P2P al presentar sus datos existentes en un gráfico de proceso integral y brindar información transparente.

Tener una mejor comprensión del proceso P2P le permite decidir sobre tácticas de mejora de procesos unificados a través de la optimización y la automatización, lo que da como resultado una mayor eficiencia, menores costos y mantenerse competitivo.

El proceso de compra a pago

El proceso P2P involucra todas las compras que realiza una empresa. Estos pueden ser material de oficina o materiales semielaborados (como un motor de automóvil para una empresa de fabricación de automóviles) y equipos de alto valor (maquinaria utilizada en la producción, equipos médicos, etc.). Dentro del proceso P2P, las tareas principales incluyen ordenar esos bienes, recibirlos y pagarlos.

Los principales interesados ​​en el proceso P2P son los departamentos de compras o finanzas. A veces también implica la planificación y el almacenamiento de materiales. El proceso también afecta indirectamente el trabajo realizado por ventas, atención al cliente y más.

La naturaleza crítica y de amplio alcance del proceso P2P significa que existe un gran incentivo para que las empresas lo optimicen. Cualquier proceso P2P ineficiente y oxidado puede resultar en una pérdida significativa de valor en las siguientes áreas:

• Satisfacción del cliente

• Relaciones con proveedores

• Satisfacción laboral de los empleados

• Colaboración interdepartamental

• Productividad y rentabilidad

Esas son algunas de las metas más importantes para el negocio.

Con UiPath Process Mining, es posible mejorar esos puntos y alcanzar un mayor rendimiento empresarial.

¿Es nuevo en la minería de procesos? Comience aquí:Valor de la minería de procesos:lo que significa para su empresa

La tecnología de minería de procesos proporciona información valiosa. Es una puerta de entrada a tecnologías como el aprendizaje automático (ML), la inteligencia artificial (IA) y la automatización de procesos robóticos (RPA). La combinación de estas tecnologías le permite aprovechar el poder de la automatización.

Una empresa depende de los datos para mejorar estratégicamente los procesos con RPA y realiza un seguimiento de los resultados para generar nuevas ideas de mejora. Una empresa automatizada lidera el mercado con conocimiento de procesos y eficiencia operativa. Como parte del ciclo de automatización, la minería de procesos juega un papel fundamental al comienzo de RPA y en su desarrollo posterior. La minería de procesos le permite obtener valor de movimiento de las automatizaciones.

La minería de procesos le permite confiar en la ciencia para descubrir y clasificar sus ideas de automatización. También le permite:

• Obtenga una visión integral de los procesos de su empresa

• Descubra los mejores flujos de trabajo para automatizar

• Alinear los objetivos del proceso con los objetivos estratégicos

• Supervise y mejore continuamente sus procesos

Conozca su proceso P2P de adentro hacia afuera

Veamos un gráfico de proceso de compra a pago.

La imagen de arriba muestra un proceso P2P extraído (un conjunto de datos sin procesar transformado en un gráfico de proceso). Incluye cinco actividades principales de un proceso típico de compra a pago:

• Solicitud de compra

• Orden de compra

• Recibo del producto

• Recibo de factura

• Finalización de factura

La imagen de arriba muestra el proceso P2P ideal.

UiPath Process Mining (disponible a través de UiPath Platform) puede brindarle una visión más profunda de sus procesos y permitirle descubrir qué tan lejos está del escenario ideal. Mediante el uso de datos de registro de eventos de un software empresarial como SAP, la minería de procesos convierte los datos en un gráfico de proceso limpio para un análisis intuitivo.

Cuanto más profundices en el gráfico del proceso, más notarás cuán diferente es de cómo quieres que sea tu proceso. Como resultado, el proceso simple de la imagen de arriba resulta caótico:

La visualización intuitiva del proceso le dice todo lo que quiere saber sobre el proceso y actúa como la única fuente de verdad para todo su equipo. El gráfico de proceso elimina cualquier ambigüedad del proceso, brindando a todos una visión general consolidada de las actividades, los tiempos, los costos, la cooperación, el rendimiento humano y del robot de software, etc.

Donde antes necesitaba dedicar tiempo a averiguar cómo se ejecuta el proceso P2P, UiPath Process Mining lo hace en un instante utilizando datos reales de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o gestión de relaciones con clientes (CRM).

Entonces, ¿qué puede hacer con estos conocimientos basados ​​en datos?

Identificar partes del proceso de compra a pago que son más adecuadas para la automatización

La automatización robótica de procesos (RPA) es una de las formas más productivas de mejorar la eficiencia y el rendimiento de su proceso. Según la Encuesta global de CPO de Deloitte, la demanda de RPA y análisis avanzados en adquisiciones está en aumento. RPA no es novedoso para la productividad en los equipos de cuentas por pagar, pero puede prosperar más con la minería de procesos.

Con los conocimientos de minería de procesos, puede determinar si su proceso P2P está listo para la automatización. Un proceso listo para la automatización es un proceso estandarizado que apunta a una productividad aún mayor. UiPath Process Mining puede señalar algunos de los criterios de preparación para la automatización como:

• El alto volumen de tareas repetitivas basadas en reglas

• La cantidad de horas dedicadas a las tareas frente a los costos

• Fechas de vencimiento retrasadas

• Bucles de proceso como resultado de errores y la necesidad de rehacer la tarea, etc.

Un proceso mal diseñado o ejecutado no está listo para la automatización. Dicho proceso a menudo carece de la documentación adecuada, la estandarización y es difícil de seguir para las personas. Al usar la minería de procesos para guiar su estrategia de automatización, confía en los datos y no en su intuición.

Lea esta publicación para evaluar si su proceso está listo para la automatización.

UiPath Process Mining lo ayuda a considerar los detalles de su complejo proceso P2P y automatizar las actividades con el mayor retorno de la inversión (ROI).

Pensemos en un ejemplo:hay un proceso que has minado. Según el gráfico del proceso, observa que en una de las actividades del proceso, los empleados no entregan su trabajo a tiempo. Profundiza y se da cuenta de que, debido a errores en la inserción de datos, los empleados a menudo rehacen la tarea, lo que provoca un retraso en la entrega. Al automatizar esta tarea, mejora la calidad del trabajo entregado y libera el tiempo de los empleados. Luego, el equipo puede concentrarse en otras actividades dentro del proceso P2P, como la mejora de las relaciones con los proveedores para garantizar la entrega a tiempo.

Estos son algunos otros ejemplos de las tareas que los robots de software de UiPath pueden manejar para que su proceso P2P sea más fluido:

• Escanear un buzón de pedidos e ingresarlos en SAP

• Coincidencia de la orden de compra con la factura

• Generar orden de compra después de la aprobación de la solicitud de compra y más

Con la minería de procesos, no solo puede prever oportunidades de mejora, sino también estimar el ROI de su proyecto RPA. De esta manera, conoce el valor de la optimización del proceso P2P en relación con el rendimiento comercial completo.

Alinee sus objetivos de RPA con objetivos estratégicos más amplios 

¿Recuerdas los objetivos estratégicos que mencionamos anteriormente? Los objetivos estratégicos clave de cualquier empresa se basan en la satisfacción del cliente, las relaciones con los proveedores, la felicidad de los empleados, la rentabilidad y la productividad.

UiPath Process Mining lo ayuda a vincular sus objetivos estratégicos con KPI y etiquetas específicos. Si desea mejorar las relaciones con los proveedores para un proceso P2P, puede establecer un KPI para la entrega oportuna de bienes y pagos de facturas a tiempo.

De esta manera, optimiza un proceso para contribuir a sus objetivos comerciales más amplios de manera hábil. A medida que cambian las prioridades, puede ajustar los KPI y las etiquetas en los paneles de UiPath Process Mining. Este es otro factor clave para garantizar que sus objetivos comerciales a largo plazo se alineen con los resultados de su proceso individual.

Seguimiento y mejora continua de P2P

Pero la minería de procesos no se detiene ahí. Una vez que haya automatizado el proceso P2P, aún debe verificar si el RPA está progresando como se esperaba. UiPath Process Mining le permite mantenerse al tanto de los resultados de la automatización al proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre los datos de su proceso. El seguimiento de su proceso le brinda una comparación de RPA "antes y después". Puede ver cómo se está ejecutando su automatización y dónde se está desviando.

De acuerdo con la Encuesta de CPO de Deloitte mencionada anteriormente, el desafío clave en la adquisición actual es el control de datos:garantizar la calidad de los datos recopilados, administrar el acceso a los datos y obtener valor de esos datos.

Para mantener la privacidad de los datos mientras se democratiza el análisis de procesos, UiPath Process Mining proporciona un enfoque de autoservicio gobernado (GSS). La gestión de datos de GSS garantiza que todos los usuarios comerciales trabajen con una única fuente de información, lo que hace que el proceso sea claro para todas las partes interesadas.

A su vez, GSS hace que su proceso sea transparente, ya que se basa en los datos reales de sus sistemas corporativos. Es difícil discutir con los hechos. Los procesos transparentes son clave para lograr los objetivos comerciales más amplios descritos anteriormente.

Seguimiento y mejora continua de P2P

La minería de procesos proporciona una base para la cooperación interna y externa, que es crucial para un proceso P2P fluido. Con UiPath Process Mining en su lugar, elimina las operaciones en silos entre departamentos. A medida que las partes interesadas adquieren la misma idea de un proceso, pueden adoptar un enfoque holístico en sus iniciativas de mejora de procesos. Y esto funciona muy bien con las partes interesadas del proceso interno y externo.

La minería de procesos permite a los gerentes de nivel ejecutivo identificar la ineficiencia y alinear la optimización del proceso con la estrategia comercial. Los empleados que realizan los pasos de un proceso también obtienen información sobre su trabajo y cómo afecta a la organización.

También puede utilizar el gráfico de proceso para comunicarse con proveedores e inversores. Los conocimientos de minería de procesos le permiten superar los argumentos y crear una conversación fructífera sobre las formas de mejorar.

Vea cómo UiPath Process Mining está liderando el desarrollo del mercado de minería de procesos en un informe PEAK Matrix reciente de Everest Group.