Aceleración de la transformación digital:presentación del volante de automatización

Como alguien que tiene la suerte de pasar tiempo con los líderes de automatización de grandes empresas, he notado una nueva tendencia emerger.

En este momento, están hablando de cómo escalar sus programas de automatización más allá de los cuellos de botella de procesos más obvios que demostraron que RPA es real. Sin embargo, muchas empresas no saben cómo diseñar sistemáticamente un sistema para descubrir qué automatizar a continuación.

Pero existe una nueva forma de administrar la automatización que puede ayudarlo a cruzar el abismo y crear un programa autosuficiente. En esta publicación, lo guío a través del concepto del "volante de automatización" y lo ayudo a comprender cómo está ayudando a los innovadores a escalar sus programas más rápido.

El concepto de volante se ha popularizado en los últimos años dentro de la literatura empresarial. Quizás el ejemplo más famoso sea el volante de Amazon, que la empresa diseñó en 2001. Como se describe en el libro de Brad Stone, The Everything Store .

Se parece a esto:

Fuente

El volante de inercia es un patrón similar que describe cómo el consumo de automatización conduce a nuevas ideas para la automatización y, en última instancia, a la creación de automatizaciones por parte de los usuarios finales que alimentan el programa y hacen girar el volante aún más rápido. Al hacerlo, hay un impulso aún mayor para la automatización a medida que se generaliza en la organización.

Aquí hay una vista de cómo se ve el volante de automatización.

Este es solo el cuadro final con todos los elementos juntos. Mire el video:le mostrará cómo aplicarlo a su empresa. Luego regrese a la publicación y le explicaré lo que está sucediendo con más detalle.

Bien, analicemos esto paso a paso.

Paso 1:El centro de excelencia (CoE) crea automatizaciones

El volante comienza con un enfoque de arriba hacia abajo que presenta automatizaciones centralizadas de creación de equipos para la empresa en general. Las automatizaciones se eligen por la escala del impacto y el ROI que tienen en toda la organización.

Los procesos seleccionados para la automatización suelen tener cuellos de botella bien conocidos. Por lo general, ocurren con frecuencia, tienen poca variación en la ejecución y se automatizan fácilmente. Estos tipos de automatización son la fruta madura para el CoE. Aportan un gran valor.

El proceso de determinar qué tareas automatizar generalmente implica algún tipo de análisis de ROI. En el pasado, esto se hacía a menudo en una hoja de cálculo; hoy en día, los clientes utilizan UiPath Automation Hub, que cuenta con todas las herramientas necesarias para analizar ideas de automatización.

Un ejemplo simple de una automatización de arriba hacia abajo es el procesamiento de facturas. Pagar una factura de proveedor es una tarea frecuente:sucede quizás decenas de miles de veces al mes. Hay muy poco valor agregado al hacer el trabajo y es una rutina.

A nadie le gusta procesar facturas, pero es un trabajo que debe hacerse. El CoE calcula el valor de cada automatización potencial y las clasifica para decidir en qué trabajar.

Estas primeras automatizaciones de procesos suelen ser automatizaciones desatendidas. Las automatizaciones desatendidas a menudo se ejecutan en segundo plano sin ninguna interacción del usuario, pero ponen el volante en movimiento.

Paso 2:El CoE proporciona automatización a los empleados

A continuación, las empresas crean automatizaciones atendidas. Estos se envían a los escritorios de los empleados a través de UiPath Assistant. Las automatizaciones son iniciadas o trabajadas en conjunto con el empleado.

Por ejemplo, imagine un centro de contacto donde una vez que un agente comienza a hablar con un cliente, un robot se mueve a través de los diversos sistemas para recopilar toda la información sobre el cliente (por ejemplo, su última compra, el estado actual del envío). Antes de RPA, los agentes tenían que trabajar en muchos sistemas diferentes mientras hablaban con un cliente para obtener estos datos, pero con una automatización asistida, un robot puede hacerlo todo por ellos.

Paso 3:los empleados utilizan la automatización

Una vez distribuidas, los empleados simplemente comienzan a usar las automatizaciones.

Trabajar con robots suele conducir a un momento de epifanía para los empleados. Antes de esta experiencia, es posible que tuvieran miedo de los robots de software o que no entendieran cómo se suponía que debían trabajar con las automatizaciones. Pero una vez que comienzan a ver cómo las automatizaciones les facilitan la vida, comienzan a adoptarlas más fácilmente.

Lo que sucede a continuación es cómo el volante comienza a ganar impulso.

Paso 4:los empleados envían ideas al CoE

Una vez que los empleados entienden cómo funcionan las automatizaciones y cómo las automatizaciones mejoran una parte de su trabajo, quieren más de ellas. Quieren automatizaciones para otras partes de su trabajo. Ven que nadie fue despedido (los robots no tomaron sus trabajos), por lo que se sienten cómodos y comienzan a compartir ideas sobre procesos que pueden automatizarse.

Digamos, por ejemplo, que soy gerente de un departamento y el CoE me ha dado un robot para recopilar datos diarios de muchos sistemas e importar los datos para crear un informe en Microsoft Excel. Me encanta mi Informe Robot. Quiero más robots como este. Tengo algunas ideas que comparto con mi CoE.

Por ejemplo, después de que el CoE implementó las primeras cinco automatizaciones en State Auto Insurance Companies, los empleados regresaron con una lista de más de cien ideas de automatizaciones para reemplazar el trabajo mundano que ya no querían hacer.

Paso 5:CoE genera automatizaciones

Gracias a las sugerencias de los empleados, el CoE tiene nuevas ideas para construir automatizaciones. Ideas que tal vez nunca se les hayan ocurrido. Pero son ideas de automatización de procesos que tienen un potencial tremendo. El CoE analizará las ideas de automatización y creará las que tengan el mayor ROI.

Como puedes ver, volvemos al principio. Implementan esas automatizaciones a los empleados y el volante de automatización continúa acelerando.

A medida que el volante de automatización comienza a acelerarse, los beneficios del programa comienzan a emerger claramente:

• Mayor productividad

• Empleados más felices

• Más clientes satisfechos

Al ver el valor y el ROI, la empresa invierte aún más en el programa de automatización y la rueda sigue girando.

Entonces, sucede algo asombroso.

Hay un avance que activa otro engranaje en el volante. Algunos de los empleados se enamoran tanto de las posibilidades de la automatización que comienzan a experimentar ellos mismos con las automatizaciones de procesos. Construyen automatizaciones para mejorar sus propios flujos de trabajo personales. Miran la forma en que trabajan y ven 10 minutos aquí, o 20 minutos allá, que pueden ser ahorrados por robots de software que hacen el trabajo por ellos.

Paso 6:Los desarrolladores ciudadanos construyen sus propias ideas

Estos empleados, que suelen tener un poco más de conocimientos técnicos, se conocen como desarrolladores ciudadanos. Descargan UiPath StudioX y comienzan a crear. StudioX es una herramienta sin código que facilita a los desarrolladores ciudadanos la automatización de sus tareas de trabajo mundanas. No se necesita mucho para aprender a hacer esto. La mayoría de las personas están listas para comenzar después de un solo día de entrenamiento.

Ahora, sus robots están cargados con las automatizaciones proporcionadas por la empresa y las que ellos mismos construyeron. Por ejemplo, pueden tener la automatización de procesamiento de facturas descrita anteriormente, una automatización de "comenzar mi día" que los registra en todas sus aplicaciones y organiza su calendario, y luego algunas automatizaciones más pequeñas que son exclusivas para ellos.

Paso 7:Envíe el código al CoE

Para garantizar que estén seguros y protegidos, las automatizaciones personalizadas se verifican en el CoE.

Paso 8:CoE rige las automatizaciones

El CoE también aplicará otras formas de gobernanza. Por ejemplo, agregarán funcionalidad si es necesario o ajustarán para que coincidan con las mejores prácticas. También evaluarán la utilidad de las automatizaciones para otros. Y aquí es donde hacemos girar el volante de automatización aún más rápido.

Paso 9:CoE proporciona automatizaciones a los empleados

Cuando un desarrollador ciudadano crea una automatización que se puede distribuir en toda la empresa, entonces el volante toma otra marcha. El CoE presenta ideas y crea automatizaciones para todos, los empleados envían ideas para que las construya el CoE y ahora también hay empleados que crean automatizaciones.

Esto puede tener un impacto masivo en la organización. Por ejemplo, Nielsen acaba de distribuir una automatización a 3000 empleados que originalmente fue creada por un empleado en Polonia para ellos mismos.

En este punto, el programa de automatización está zumbando. El fenómeno del volante está ayudando a que surja una gran cantidad de ideas de automatización, y el desarrollo de robots se extiende por toda la empresa a medida que los empleados se suman al juego sugiriendo ideas y construyendo sus propias automatizaciones.

El volante permite que RPA se convierta en el acelerador de la transformación digital a medida que el trabajo se convierte de flujos de trabajo manuales, entre aplicaciones e impulsados ​​por humanos a flujos de trabajo automatizados y digitalizados orquestados por humanos. La empresa ha evolucionado y las viejas formas de trabajar son recuerdos lejanos. Lo que es más importante, los desafíos de escalar los programas de automatización y cruzar el abismo han desaparecido. Todo se sostiene solo.

No profundizamos demasiado en los productos aquí en esta publicación. En su lugar, nos centramos en el concepto. Sin embargo, regresaré con una segunda parte que muestra cómo la plataforma UiPath puede ayudarlo a poner su volante en marcha.

¿Listo para crear un volante de automatización en su empresa? Comuníquese con nosotros para averiguar cómo podemos ayudarlo.

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