Cómo lograr un proceso sin problemas desde el pedido hasta el pago con la minería de procesos

El proceso del pedido al cobro (O2C) es uno de esos procesos que abarcan la empresa y que pueden hacer o deshacer su negocio. Los resultados de este proceso de misión crítica impactan directamente en la satisfacción del cliente, qué tan bien administra el flujo de caja y qué tan felices están sus empleados.

Sin embargo, la complejidad y amplitud del proceso O2C lo convierte en uno de los procesos más difíciles de rastrear y optimizar. Es seguro decir que existe una gran oportunidad para mejorar el proceso O2C.

En este artículo, veremos cómo se pueden lograr mejoras en los procesos O2C mediante una combinación estratégica de minería y automatización de procesos.

¿Nuevo en la minería de procesos? Le recomiendo que comience leyendo nuestra publicación de blog de introducción a la minería de procesos.

Comencemos con los conceptos básicos de O2C.

¿Qué es un proceso de orden de pago?

El propósito del proceso O2C es entregar bienes a un cliente a cambio de dinero en efectivo. En un escenario típico de venta de existencias, el flujo del proceso es:

1. Creación de pedidos

2. Cumplimiento de pedidos

3. Envío de pedidos

4. Facturación

5. Pago

Estos son los pasos principales del proceso, pero si sabe un poco sobre el proceso O2C, ¡sabrá que nunca es tan sencillo! Piense en los pasos adicionales que componen el proceso, como publicar la salida de mercancías, crear una entrega o borrar una verificación de crédito. Hay millones de transacciones que cruzan departamentos y sistemas, por lo que es casi imposible obtener una visión general clara de todo el proceso.

El proceso consta de dos partes principales:gestión de pedidos y cuentas por cobrar. Y tienen objetivos ligeramente diferentes.

Gestión de pedidos implica todos los pasos desde la creación del pedido hasta el envío. El envío del pedido desencadena la creación de la factura. Los objetivos de la gestión de pedidos incluyen mejorar la tasa de pedidos perfectos, la tasa de envío a tiempo y el tiempo del ciclo de cumplimiento de pedidos.

Cuentas por cobrar comienza desde el momento de la creación de la factura y termina en la liquidación de la factura. Los objetivos de las cuentas por cobrar incluyen reducir los pagos vencidos y los días de ventas pendientes (DSO).

Desafíos

En el proceso O2C, estos dos lados (gestión de pedidos y cuentas por cobrar) del proceso dependen en gran medida el uno del otro. La gestión de pedidos no puede lograr una verdadera eficiencia sin el apoyo de las cuentas por cobrar y viceversa. Sin embargo, los equipos que manejan estas dos partes del proceso a veces terminan trabajando en silos que no se prestan a un proceso eficiente.

Otros desafíos comunes en el proceso O2C incluyen:

• Altas tasas de error debido a la entrada manual de pedidos, lo que resulta en un retrabajo costoso y lento

• Datos maestros de clientes mal mantenidos, lo que genera retrasos y pérdida de ingresos

• Problemas con el cumplimiento de la entrega, que influyen en las tasas de retención de clientes

• Alta tasa de DSO, impactando el flujo de caja y oportunidad perdida de inversión en otras áreas del negocio.

Un proceso complejo como O2C es perfecto para usar la minería de procesos para encontrar el potencial de automatización. Sin minería de procesos, solo verá la punta del iceberg de O2C.

Primero, utilice la minería de procesos para descubrir el proceso O2C

La minería de procesos se conecta directamente a los sistemas que interactúan con el proceso O2C, como SAP y otros sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Usando una capa de transformación de datos incorporada, la tecnología transforma los datos en un gráfico de proceso que registra todo el proceso de principio a fin. Captura todas las variaciones del proceso, cuellos de botella, reelaboración y excepciones.

Gráfico de proceso de ejemplo

Con la minería de procesos, puede ver exactamente qué sucedió en el proceso, descubra por qué sucedió, y trabajar en un plan de acción para mejorar eso.

Progrese rápidamente con la automatización

La minería de procesos lo guía para encontrar el potencial de automatización sin explotar en sus procesos. La forma más rápida de impulsar la transformación en O2C es implementar la automatización robótica de procesos (RPA) junto con la minería de procesos. Por ejemplo, con la minería de procesos, puede descubrir un problema posterior a la mercadería (es decir, cuando el pedido se ha seleccionado y está listo para el envío, nunca ocurre a tiempo). Esto puede retrasar la entrega al cliente y también significa que se muestran niveles de stock incorrectos en el sistema.

Profundizando un poco más, encontrará que la causa raíz de este problema es simplemente que su especialista en envíos tiene demasiados envíos para manejar, lo que resulta en un problema de retraso en la publicación de mercancías. Una solución efectiva para esto es tener un robot de software que maneje el problema de envío de mercancías, aliviando al especialista en envíos del trabajo y asegurando que los envíos se entreguen a tiempo.

Consulte esta infografía para descubrir por qué la minería de procesos es el nuevo superhéroe de la automatización.

Supervisar y mejorar continuamente el proceso general

Pero la minería de procesos no se detiene ahí.

Después de automatizar sus procesos a través de RPA, puede utilizar la minería de procesos para realizar un seguimiento de los resultados y asegurarse de que la automatización tenga el efecto deseado. Tiene sentido que después de la automatización, desee tener una idea del impacto en el resto del proceso. Por ejemplo, ¿está mejorando el tiempo del ciclo del proceso? ¿Está mejorando su tasa de envío a tiempo? Todas estas son métricas que se pueden rastrear con la minería de procesos, lo que lo ayuda a monitorear y mejorar continuamente el proceso.

También puede tener sentido optimizar su proceso de otras maneras, antes de introducir la automatización.

Por ejemplo, uno de sus clientes se queja constantemente de que sus envíos llegan más tarde de lo esperado. Mediante la minería de procesos, puede verificar que, efectivamente, los envíos a este cliente siempre llegan un día más tarde de lo esperado. La causa principal de este ejemplo es que los plazos de entrega en el sistema son un día menos que los plazos de entrega reales, lo que significa que existe una discrepancia entre la fecha en que el cliente espera su pedido y el día en que realmente lo recibe. En este ejemplo, un simple ajuste de datos maestros funciona y asegura que el cliente esté satisfecho.

Mantenga los procesos al día y predecibles

Como con todo, los procesos están sujetos a cambios. Por lo tanto, tiene sentido que su automatización cambie con ella. Una combinación de minería de procesos y RPA lo ayuda a controlar su proceso para que pueda actuar rápidamente cada vez que algo obligue a cambiar el proceso, ya sea la legislación, la competencia o incluso una pandemia.

Impulsar mejoras de O2C con UiPath

Las prácticas capacidades que ayudan a mantener su proceso O2C en marcha incluyen la capacidad de asignar robots para que manejen tareas automáticamente en UiPath Orchestrator, de modo que puedan abordar cualquier inactividad o desviaciones no deseadas casi en tiempo real. El Centro de actividades de UiPath garantiza que las personas adecuadas entren en contacto siempre que haya algunas excepciones que deban manejarse.

Cuando combina la minería de procesos con RPA, puede convertirse en grandes avances en eficiencia, ahorro de costos y satisfacción del cliente.

UiPath Process Mining combina la mejor minería de procesos y RPA de su clase. Como resultado, puede no solo descubrir el potencial de automatización en su proceso O2C, sino también optimizar y monitorear la automatización de forma continua.

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