Alinear operaciones y mantenimiento:la fórmula comprobada para reducir el tiempo de inactividad y los costos

Cuando el mantenimiento y las operaciones están alineados, permite a la empresa identificar problemas dentro de las operaciones, lo que permite a los líderes tomar decisiones informadas sobre cómo corregirlos con los recursos adecuados. Convierte los juegos de adivinanzas y de culpas en un esfuerzo unificado.

- Jason Afara, ingeniero senior de soluciones en Fiix

Dónde alinear los procesos de operaciones y mantenimiento

Planificación del tiempo de inactividad programado

Un mantenimiento eficaz mantiene el equipo en funcionamiento con un tiempo de inactividad mínimo; sin embargo, las cuotas de producción a menudo ven cualquier interrupción como una amenaza.

"Luchamos contra las operaciones sólo para darle un poco de mantenimiento a una máquina", recuerda Jason de su época como gerente de mantenimiento.

Para crear un plan en el que todos ganen, los equipos pueden:

1. Utilice datos para comparar el impacto del mantenimiento programado con el impacto de la falla.
2. Desarrollar procesos compartidos que reduzcan el tiempo de inactividad programado.

Ambos equipos deben comprender cómo sus acciones afectan el rendimiento del equipo. Según Charles Rogers, consultor senior de implementación de Fiix con más de 33 años de experiencia, "los departamentos de mantenimiento a menudo fracasan porque carecen de datos para respaldar sus solicitudes".

Determinen juntos los riesgos aceptables y las consecuencias de las fallas. Comparta información sobre modos de falla comunes, frecuencia esperada, tiempos de reparación y costos. Compárelos con el cronograma, la duración y el costo del mantenimiento preventivo. Cuantificar la diferencia aclara que el mantenimiento frecuente y planificado es la opción más inteligente.

Utilice esta plantilla FMEA para calcular el riesgo de falla y priorizar el mantenimiento.

Los procesos compartidos permiten a los operadores detectar fallas menores y a los técnicos responder rápidamente. Los ejemplos incluyen:

• Reuniones periódicas de liderazgo para discutir programas de producción y mantenimiento preventivo, especificaciones de la máquina u otras actualizaciones.
• Revisiones trimestrales entre equipos que cubren éxitos, desafíos, soluciones y análisis de causas fundamentales.
• Un flujo de trabajo de solicitud de trabajo que permite a los operadores identificar rápidamente los problemas y permite a los técnicos priorizar y responder con una interrupción mínima.

Creando trabajo compartido y responsabilidades claras

Alinear las operaciones con el mantenimiento es un principio fundamental del Mantenimiento Productivo Total (TPM). Para obtener una introducción concisa sobre TPM, consulte esta descripción general .

Involucrar a los operadores en los procesos de mantenimiento es una de las formas más efectivas de lanzar un programa TPM. Considere el flujo de trabajo a continuación:

12 formas en las que puedes utilizar órdenes de trabajo para iniciar tu programa TPM.

El éxito depende de responsabilidades laborales claras. Cuando los roles son explícitos, los equipos pueden:

• Proporcionar la formación y los materiales adecuados a las personas adecuadas.
• Cree cronogramas y presupuestos precisos.
• Pruebe, optimice y amplíe nuevos procesos.
• Identificar datos erróneos y descubrir su causa raíz.

Comience por definir un tipo de mantenimiento para los operadores. Esto le permite realizar un seguimiento de la carga de trabajo asignada a las operaciones y diseñar plantillas de órdenes de trabajo que las guíen a través de los cambios de alcance.

Creación de cronogramas de trabajo realistas

Los cronogramas precisos permiten a ambos equipos establecer cronogramas, presupuestos y objetivos realistas, lo que reduce la frustración y fomenta el respeto.

Asegúrese de que los cronogramas reflejen la realidad al:

1. Revisar los registros de mantenimiento del equipo para ajustar las tareas que se exceden con frecuencia.
2. Analizar los datos de las órdenes de trabajo para identificar los trabajos de mantenimiento preventivo que a menudo necesitan seguimiento y tenerlos en cuenta en las sesiones informativas.
3. Contabilización del tiempo sin llave:recuperación de piezas, procedimientos de seguridad y pruebas posteriores a la reparación.

Los cronogramas realistas aún pueden chocar, pero abren un diálogo constructivo sobre lo que se puede lograr dentro del tiempo disponible. Al decidir qué mantenimiento sacrificar por la producción, pregunte:

Cinco formas de construir una relación sólida entre operaciones y mantenimiento

Crea múltiples canales de comunicación

Las agendas ocupadas a menudo silencian la comunicación. Establezca canales formales para mantener el flujo de información:

• Reuniones de equipo:sesiones periódicas que dan voz a todos y mantienen los planes visibles.
• Canales de actualización:desde pizarras hasta portales digitales que rastrean el estado de las solicitudes de trabajo.
• Revisiones por pares:comentarios anónimos entre equipos para descubrir oportunidades de mejora.

Los temas clave de discusión incluyen:

• Actualizaciones de la máquina:cambios de especificaciones, problemas potenciales, riesgos de seguridad o actualizaciones de SOP.
• Horarios:próximos trabajos, riesgos, conflictos y necesidades de recursos.
• Informes:objetivos, avances, tendencias preocupantes o éxitos.
• Obstáculos y soluciones:desafíos importantes y soluciones colaborativas.
• Planificación a largo plazo:gestión del presupuesto, logro de objetivos y desarrollo de habilidades.

Reglas básicas para una comunicación eficaz:

• Céntrese en las soluciones, no en la culpa.
• Priorizar el éxito colectivo sobre las victorias departamentales.
• Cierre el ciclo de retroalimentación:actúe según las aportaciones y mantenga a todos informados.
• Valorar la coherencia y al mismo tiempo ser flexible para las emergencias.
• Prepare agendas para cada reunión para maximizar el tiempo.

Establezca los mismos objetivos

Cuando las operaciones y el mantenimiento comparten una definición común de éxito, la fricción disminuye. Incluso si los enfoques difieren, el objetivo sigue siendo el mismo.

"En el peor de los casos, estos departamentos son hermanos que pelean constantemente", dice Jason. "En el mejor de los casos, celebran juntos y colaboran para corregir el rumbo cuando los objetivos fallan".

Las métricas que ambos equipos pueden poseer incluyen:

1. Arranques limpios después del mantenimiento y rendimiento/bien del primer paso:medir la eficiencia y el desperdicio.
2. Costo total por unidad de producción:responsabilidad conjunta para la reducción de costos y la mejora de la calidad.
3. Tiempo dedicado a respaldar la producción/mantenimiento:realice un seguimiento de la asignación de recursos y las necesidades de contratación.
4. Tiempo de inactividad no planificado (últimos 90 días):mide la eficacia del mantenimiento preventivo.
5. Tiempo medio de detección y reparación:todos contribuyen a la detección temprana de fallos y a su rápida resolución.

Utilice esta plantilla para crear objetivos compartidos entre operaciones y mantenimiento.

Integrar sistemas de producción y mantenimiento

Cuando las operaciones ven el mantenimiento sólo como una fuente de averías, la relación se ve afectada. La integración de los sistemas utilizados para la producción y el mantenimiento brinda a ambos equipos visibilidad del trabajo de cada uno, destacando los impactos positivos y fomentando la colaboración.

El equipo de mantenimiento de Ryan Robinson es un ejemplo de esto. Como gerente de tienda de un productor mayorista de árboles, Ryan conectó sensores en varias máquinas a un CMMS. Los datos resultantes le permitieron optimizar los intervalos de mantenimiento y aumentar la eficiencia de la producción.