Evaluación de soluciones CMMS:cinco características imprescindibles más allá del costo

El viejo dicho "Obtienes lo que pagas" ciertamente suena cierto cuando se trata de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), también conocido como software de gestión de activos empresariales (EAM). Estos programas permiten a las empresas programar, planificar, gestionar y realizar un seguimiento de las actividades de mantenimiento asociadas con equipos, vehículos o instalaciones. El uso de un CMMS ayuda a las organizaciones a extender la vida útil de los activos, cumplir con los estándares de cumplimiento y seguridad, mejorar la tasa de finalización del trabajo y, en última instancia, reducir los costos de mantenimiento.

Pero no todas las CMMS se crean (o se venden) de la misma manera. De hecho, el precio de la misma funcionalidad puede variar enormemente. Debido a que comprar e implementar una CMMS es una inversión, la transparencia de costos es fundamental al realizar el proceso de selección. Este es el primer paso importante para comprender por qué no se debe elegir un CMMS basándose únicamente en el precio:sin una descripción inicial de los precios, es posible que deba pagar tarifas ocultas por servicios como capacitación y soporte, y a nadie le gustan las sorpresas cuando se trata de facturación.

Esto es lo que debe buscar para asegurarse de realizar una buena inversión.

1. Implementación y capacitación CMMS

Se estima que el 80 % de las integraciones de CMMS no cumplen con las expectativas porque el proveedor no estaba preparado para ofrecer capacitación y soporte posventa. Por eso es importante seleccionar un proveedor que incluya asistencia antes, durante y después de la implementación.

Más allá de la configuración en sí, busque opciones sólidas de capacitación, servicios de asesoramiento y administración de cuentas que se ajusten a su horario y preferencias. Los principales proveedores ofrecen a los clientes acceso a instrucción en persona, conferencias de usuarios, portales de aprendizaje en línea, servicios de implementación y consultoría, y seminarios web y talleres mensuales.

Finalmente, averigüe si la capacitación cubre la funcionalidad de su sistema completo o simplemente el aspecto del software. El enfoque ideal ofrece capacitación integral sobre procesos para garantizar que los usuarios comprendan por qué necesitan hacer algo en el sistema. Utiliza una educación profunda y basada en roles sobre lo que se espera de las personas en diversos trabajos.

2. CMMS local o basado en la nube

Elegir entre una solución de software como servicio (SaaS) o una solución local es una consideración importante al seleccionar CMMS. El modelo SaaS, también conocido como basado en la nube, generalmente proporciona un costo total de propiedad (TCO) más bajo y un retorno de la inversión (ROI) más rápido que el software tradicional local.

Un sistema basado en la nube también permite a los gerentes y técnicos de mantenimiento ver e ingresar información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ya sea en una estación de trabajo en las instalaciones o de viaje usando un teléfono inteligente, los datos almacenados en la nube siempre están disponibles. Los modelos SaaS a menudo ofrecen diferentes niveles de suscripción, por lo que su organización puede seleccionar qué nivel funciona mejor para usted, con la opción de actualizar y escalar en el futuro.

Las soluciones SaaS también son más rápidas de implementar. Además, el departamento de TI no tiene que preocuparse por las mejoras del software, ya que las actualizaciones las realiza el desarrollador de forma automática y en tiempo real. Las soluciones basadas en la nube equivalen a mucho menos tiempo de inactividad del sistema debido al mantenimiento del software.

La opción local sigue siendo viable cuando el software se va a utilizar en entornos de datos controlados y altamente seguros. Sin embargo, esto conlleva la sobrecarga adicional de mantenimiento y soporte internos. Si bien es posible que encuentres un sistema CMMS local que sea más económico inicialmente que una solución SaaS, es posible que termines gastando más a largo plazo.

3. Flexibilidad y facilidad de uso en una GMAO

Hará mucho más si puede trabajar de la manera que desea. Busque un sistema flexible que le permita configurar campos y diseños de formulario, crear informes y paneles personalizados, filtrar y ordenar datos y realizar un seguimiento de los elementos prioritarios. También incluiría una interfaz de usuario (UI) de arrastrar y soltar. Una interfaz de usuario sencilla e intuitiva facilita la gestión de las actividades de mantenimiento para cualquier equipo y aumenta las tasas de adopción.

Aproveche al máximo su CMMS y mejore la forma en que se monitorea el estado del equipo agregando e integrando datos de fuentes y dispositivos dispares. La incorporación de datos de diferentes dispositivos alivia la carga de la transferencia, reduce las entradas manuales propensas a errores y permite tomar decisiones de mantenimiento mejores y más rápidas. En última instancia, el CMMS debe tener la capacidad de integrarse con datos de la máquina que proporcionen procesos procesables basados en eventos, algo que quizás no obtenga si selecciona su CMMS basándose únicamente en el precio.

4. El mito del software GMAO gratuito

Algunos proveedores afirman que su CMMS es “gratuito”, pero luego le cobran por soporte telefónico y por correo electrónico, tarifas de alojamiento, usuarios adicionales y otros servicios. Al evaluar un CMMS, es esencial comprender el TCO y el potencial retorno de la inversión. La implementación exitosa no debería depender únicamente del precio. Sin el apoyo y la formación adecuados, es mucho menos probable que la implementación de CMMS tenga éxito.

Aunque utilizar una hoja de cálculo de Excel para gestionar el mantenimiento es una opción más económica, rápidamente puede volverse engorroso y difícil de administrar y buscar. Además, Excel no puede proporcionar recordatorios y notificaciones automatizados como lo puede hacer un sistema CMMS. El tiempo de inactividad no planificado es una certeza si no se entera de un problema en una máquina hasta que es demasiado tarde. Entre piezas aceleradas, costos de mano de obra y retrasos en su cronograma de producción, todo podría resultar muy costoso.

Recuerde:si puede hacerlo en Excel, puede hacerlo mucho mejor en una CMMS.

5. Vaya más allá del software CMMS

En lugar de basar su decisión sobre CMMS en el precio, busque una empresa que proporcione una solución de mantenimiento integral, no solo software. Para empezar, una solución integral debe incluir soporte ilimitado, administración de cuentas, capacitación en línea y en persona y servicios profesionales. El sistema ideal también:

• Ayudar al personal de mantenimiento a recopilar datos de fallas más precisos
• Automatizar los procesos de ejecución del trabajo
• Registre los costos de mantenimiento para tomar decisiones presupuestarias más inteligentes
• Permita que los empleados planifiquen y programen fácilmente el mantenimiento
• Designar repuestos críticos y/o de capital, realizar un seguimiento de la información de garantía y proporcionar procesos para la renovación y restauración de equipos
• Mida KPI importantes, como el tiempo de inactividad de la máquina (o más bien el tiempo de actividad), la mano de obra, el rendimiento, el tiempo de llave, las fallas y los datos de Pareto
• Colocar la información al alcance del técnico

Para obtener más información sobre cómo seleccionar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado, consulte 5 errores comunes que se cometen al seleccionar CMMS .

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