Evaluación de soluciones CMMS: 5 características clave más allá del coste

El viejo dicho «Obtienes lo que pagas» ciertamente se cumple cuando se trata de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), también conocido como software de gestión de activos empresariales (EAM). Estos programas permiten a las empresas programar, planificar, gestionar y rastrear actividades de mantenimiento asociadas a equipos, vehículos o instalaciones. El uso de un CMMS ayuda a las organizaciones a extender la vida útil de los activos, cumplir normas de cumplimiento y seguridad, mejorar la tasa de finalización de trabajos y, en última instancia, reducir costes de mantenimiento.

Pero no todos los CMMS se crean ni se venden por igual. De hecho, el precio por la misma funcionalidad puede variar enormemente. Dado que la compra e implementación de un CMMS es una inversión, la transparencia de costes es crítica en el proceso de selección. Este es el primer paso importante para entender por qué un CMMS no debe elegirse basándose solo en el precio, sin una descripción previa de precios, podrías enfrentar tarifas ocultas por servicios como formación y soporte, y a nadie le gustan las sorpresas en la facturación.

Aquí está qué buscar para asegurar una inversión sólida.

1. Implementación y formación en CMMS

Se estima que el 80% de las integraciones de CMMS no cumplen expectativas porque el proveedor no estaba equipado para ofrecer formación y soporte postventa. Por eso es importante elegir un proveedor que incluya asistencia antes, durante y después de la implementación.

Más allá de la configuración, busque opciones robustas de formación, servicios de asesoría y gestión de cuentas que se ajusten a su horario y preferencias. Los mejores proveedores ofrecen acceso a instrucción presencial, conferencias de usuarios, portales de aprendizaje online, servicios de implementación y consultoría, y seminarios web y talleres mensuales.

Finalmente, averigüe si la formación cubre la funcionalidad de su sistema completo o solo el aspecto del software. El enfoque ideal ofrece formación integral sobre procesos para asegurar que los usuarios entiendan por qué deben hacer algo en el sistema. Utiliza educación profunda basada en roles sobre lo que se espera de las personas en diversos trabajos.

2. CMMS on-premise o basado en la nube

Elegir entre una solución Software-as-a-Service (SaaS) o una solución on-premise es una consideración importante al seleccionar un CMMS. El modelo SaaS, también llamado basado en la nube, típicamente proporciona un coste total de propiedad (TCO) menor y un retorno de inversión (ROI) más rápido que el software tradicional on-premise.

Un sistema basado en la nube también permite a gestores de mantenimiento y técnicos ver e introducir información desde cualquier lugar en cualquier momento. Ya sea en una estación de trabajo en la instalación o en la carretera usando un smartphone, los datos almacenados en la nube están siempre disponibles. Los modelos SaaS suelen ofrecer diferentes niveles de suscripción, para que su organización seleccione el que mejor funcione, con opción de actualizar y escalar en el futuro.

Las soluciones SaaS también son más rápidas de implementar. Además, el departamento de TI no tiene que preocuparse por mejoras de software, ya que las actualizaciones son automatizadas y en tiempo real por el desarrollador. Las soluciones basadas en la nube equivalen a mucho menos tiempo de inactividad del sistema por mantenimiento de software.

La opción on-premise sigue siendo viable cuando el software se usa en entornos de datos altamente seguros y controlados. Sin embargo, esto conlleva la sobrecarga añadida de mantenimiento y soporte internos. Aunque pueda encontrar un sistema CMMS on-premise inicialmente más barato que una solución SaaS, puede terminar gastando más a largo plazo.

3. Flexibilidad y facilidad de uso en un CMMS

Logrará mucho más si puede trabajar como quiere trabajar. Busque un sistema flexible que le permita configurar campos y diseños de formularios, crear informes y paneles personalizados, filtrar y ordenar datos, y rastrear elementos prioritarios. También incluiría una interfaz de usuario (UI) de arrastrar y soltar. Una UI simple e intuitiva hace que la gestión de actividades de mantenimiento sea fácil para cualquier equipo y aumenta las tasas de adopción.

Saques más provecho a su CMMS y mejore cómo se monitoriza la salud de los equipos agregando e integrando datos de fuentes y dispositivos dispares. Incorporar datos de diferentes dispositivos alivia la carga de transferencia, disminuye entradas manuales propensas a errores y permite decisiones de mantenimiento más rápidas y mejores. En última instancia, el CMMS debe tener la capacidad de integrarse con datos de máquinas que proporcionen procesos accionables basados en eventos, algo que puede no obtener si selecciona su CMMS basándose solo en el precio.

4. El mito del software CMMS gratuito

Algunos proveedores afirman que su CMMS es «gratis» pero luego cobran por soporte telefónico y por email, tarifas de alojamiento, usuarios adicionales y otros servicios. Al evaluar un CMMS, entender el TCO y el ROI potencial es esencial. Una implementación exitosa no debe depender solo del precio. Sin soporte y formación adecuados, la implementación de CMMS es mucho menos probable que tenga éxito.

Aunque usar una hoja de cálculo de Excel para gestionar el mantenimiento es una opción más barata, puede volverse rápidamente engorrosa y difícil de administrar y buscar. Y Excel no puede proporcionar recordatorios y notificaciones automatizadas como un sistema CMMS. El tiempo de inactividad no planificado es una certeza si no se entera de un problema en una máquina hasta que es demasiado tarde. Entre piezas urgentes, costes laborales y retrasos en el calendario de producción, podría volverse muy caro.

Recuerde: Si puede hacerlo en Excel, puede hacerlo mucho mejor en un CMMS.

5. Vaya más allá del software CMMS

En lugar de basar su decisión de CMMS en el precio, busque una empresa que ofrezca una solución de mantenimiento integral, no solo software. Para empezar, una solución holística debería incluir soporte ilimitado, gestión de cuentas, formación online y presencial, y servicios profesionales. El sistema ideal también:

• Ayudar al personal de mantenimiento a recopilar datos de fallos más precisos
• Automatizar procesos de ejecución de trabajo
• Registrar costes de mantenimiento para decisiones de presupuestación más inteligentes
• Permitir a los empleados planificar y programar mantenimiento fácilmente
• Designar repuestos críticos o de capital, rastrear información de garantía y proporcionar procesos para renovación y restauración de equipos
• Medir KPIs importantes, como tiempo de inactividad de máquina (o mejor, tiempo de actividad), mano de obra, rendimiento, tiempo de llave, fallos y datos de Pareto
• Poner la información al alcance del técnico

Para más información sobre cómo seleccionar un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento, consulte 5 errores comunes al seleccionar CMMS.

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