Dominando la Gestión de Órdenes de Trabajo: Beneficios Clave y Mejores Prácticas Comprobadas

La gestión de órdenes de trabajo es un proceso para ejecutar, documentar y revisar órdenes de trabajo de manera oportuna. Implica manejar sistemáticamente solicitudes de trabajo, programar tareas, asignar recursos y monitorear el progreso y finalización de estas tareas. Este proceso es esencial para la finalización eficiente de órdenes de trabajo, el mantenimiento adecuado de activos y el tiempo de inactividad mínimo.

Una orden de trabajo es un documento formal con información sobre las habilidades y herramientas necesarias para completar tareas de mantenimiento aprobadas. Indica qué empleados tienen la autoridad para realizar los elementos solicitados, qué tareas implica la orden de trabajo, y más.

Componentes críticos de la gestión de órdenes de trabajo incluyen:

1. Creación de órdenes de trabajo: Esto implica generar órdenes de trabajo basadas en necesidades de mantenimiento, ya sean preventivas, predictivas o reactivas. Las órdenes de trabajo incluyen descripciones detalladas de las tareas, los activos involucrados y el nivel de prioridad.
2. Programación: Una vez creadas las órdenes de trabajo, deben programarse apropiadamente para asegurar una ejecución oportuna. Esto incluye asignar personal, herramientas y materiales requeridos para completar las tareas.
3. Asignación: Asignar órdenes de trabajo al personal adecuado es crucial para la eficiencia. Este paso asegura que las tareas se den a técnicos o equipos con las habilidades y disponibilidad necesarias.
4. Seguimiento y monitoreo: Es importante rastrear el progreso de una orden de trabajo a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye monitorear el estado del trabajo, capturar cualquier problema encontrado y asegurar que los técnicos completen el trabajo dentro del marco de tiempo esperado.
5. Finalización y documentación: Después de que los equipos completan una orden de trabajo, deben documentar los resultados para referencia y análisis futuros. Esto incluye registrar cualquier pieza usada, tiempo invertido y cualquier acción de seguimiento requerida.
6. Reporte y análisis: Los sistemas efectivos de gestión de órdenes de trabajo proporcionan capacidades robustas de reporte y análisis. Esto permite a las organizaciones identificar tendencias, medir rendimiento y tomar decisiones basadas en datos para mejorar procesos de mantenimiento.

Los equipos frecuentemente usan software de sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora (CMMS) para agilizar la gestión de órdenes de trabajo. El software CMMS ofrece características como generación automatizada de órdenes de trabajo, seguimiento en tiempo real y herramientas de reporte completas, facilitando la gestión y optimización de operaciones de mantenimiento.

¿Qué es el Proceso de Gestión de Órdenes de Trabajo? Guía Paso a Paso

La gestión de órdenes de trabajo es un componente crítico de un programa de mantenimiento bien ejecutado y una de las mejores formas en que las organizaciones pueden evitar tiempo de inactividad no planificado. El sistema de órdenes de trabajo debe tener pasos simplificados y fáciles de seguir para que todos en el equipo puedan seguir los mismos procesos para completar y registrar tareas de mantenimiento.

Así es como se ve un proceso típico de gestión de órdenes de trabajo.

1. Identificar la tarea: El primer paso es identificar un problema. Por ejemplo, esto podría suceder cuando un empleado reporta una fuga o un sensor nota que la temperatura de un activo es más alta de lo que debería ser.
2. Crear la orden de trabajo: El siguiente paso es crear la orden de trabajo. La orden de trabajo incluye información importante como la ubicación del problema, el activo afectado, detalles sobre la situación, historial sobre mantenimiento previo y otra información que un técnico pueda necesitar para completar la tarea.
3. Obtener aprobación del gerente: Las órdenes de trabajo a menudo se enrutan a través de la gerencia para priorizar y agregar cualquier información adicional necesaria.
4. Asignar la orden de trabajo: La orden de trabajo se asigna luego a un técnico basado en el conjunto de habilidades del técnico, disponibilidad u otros factores.
5. Completar la orden de trabajo: El técnico completa la orden de trabajo y documenta el trabajo realizado, la cantidad de tiempo que dedicó a realizar la tarea, cualquier pieza usada y otra información importante.
6. Cerrar la orden de trabajo: Una vez que el trabajo está completo, el técnico cierra la orden de trabajo. Si es necesario, la orden de trabajo puede enviarse para aprobación del gerente o una inspección final antes de cerrarse.

Beneficios de la Gestión de Órdenes de Trabajo

Un sistema sólido de gestión de órdenes de trabajo proporciona beneficios significativos a las organizaciones al agilizar la planificación, seguimiento y gestión de tareas de mantenimiento. Un sistema de órdenes de trabajo bien organizado:

• Asegura que los equipos prioricen las órdenes de trabajo correctamente, reduciendo el riesgo de retrasos y minimizando el tiempo de inactividad.
• Simplifica los procesos de mantenimiento al asegurar que los técnicos tengan la información que necesitan cuando la necesitan.
• Reduce costos al permitir que los técnicos pasen más tiempo en mantenimiento y menos en papeleo y seguimiento.
• Mejora la gestión del tiempo al mover automáticamente las órdenes de trabajo al siguiente paso en el proceso.
• Reduce el tiempo de inactividad al proporcionar a los técnicos la información que necesitan para realizar tareas de manera eficiente y efectiva.
• Proporciona documentación detallada tanto al técnico que realiza el mantenimiento como a futuros técnicos que puedan necesitar trabajar en el mismo activo.
• Proporciona seguimiento de mantenimiento a prueba de auditorías para organizaciones sujetas a regulaciones de cumplimiento de autoridades gubernamentales.

Tipos de Órdenes de Trabajo

Si bien las órdenes de trabajo pueden cubrir una amplia gama de tareas, generalmente caen en una de tres categorías.

Órdenes de Trabajo de Mantenimiento Reactivo

Los equipos crean órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo en respuesta a problemas que obstaculizan activamente el rendimiento de un activo. Estos pueden ser lo primero que viene a la mente cuando se imaginan órdenes de trabajo, pero también pueden ser el tipo más desafiante para que los técnicos manejen. Las órdenes de trabajo reactivas pueden variar desde algo tan simple como limpiar un filtro de aire obstruido hasta algo tan complicado como reparar un activo mayor después de una falla completa. Dado que las órdenes de trabajo reactivas no se crean hasta que algo se rompe, pueden requerir solución de problemas u otras tareas que consumen tiempo antes de que un técnico pueda corregirlas. Las órdenes de trabajo reactivas a menudo se priorizan sobre otros tipos de órdenes de trabajo.

Órdenes de Trabajo de Mantenimiento Preventivo

Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo son para tareas que ocurren regularmente y ayudan a reducir la necesidad de mantenimiento reactivo costoso. Algunos ejemplos incluyen realizar lubricación después de que un activo funcione por un cierto número de horas o cambiar un filtro cada pocos meses. Para empresas que usan software CMMS, este tipo de orden de trabajo puede generarse automáticamente en un horario.

Órdenes de Trabajo de Mantenimiento Predictivo

Las órdenes de trabajo de mantenimiento predictivo se programan cuando un dispositivo, como un sensor de temperatura o vibración, indica que un activo está operando fuera de sus parámetros ideales. Este tipo de orden de trabajo permite a los técnicos abordar un problema en desarrollo, como desalineación o falla de rodamiento, antes de que el problema conduzca a una falla total del activo y tiempo de inactividad no planificado. Con un CMMS, estas órdenes de trabajo pueden programarse automáticamente cuando un parámetro de salud de la máquina como vibración o temperatura alcanza un umbral preestablecido.

Mejores Prácticas para la Gestión de Órdenes de Trabajo

1. Clasificar Órdenes de Trabajo en Diferentes Plantillas

Para escribir informes completos, debe decidir qué elementos pertenecen en un formulario de orden de trabajo. Una lista de verificación estándar de mantenimiento preventivo debería tener los siguientes detalles:

• Información de contacto del solicitante
• Descripción del trabajo a realizar
• Ubicación del activo especificado
• Tiempo estimado para finalización
• Qué piezas y componentes se usarán

Los criterios de órdenes de trabajo incluyen tareas PM, seguridad, inspección, reparación y emergencia. Por ejemplo, una orden de trabajo eléctrica podría implicar inspeccionar el cableado de un aparato, mientras que las órdenes de trabajo de reparación podrían detallar las herramientas necesarias para restaurar un brazo de robot industrial.

2. Usar un CMMS para la Gestión de Órdenes de Trabajo

Un CMMS es un tipo de software de órdenes de trabajo que proporciona mayor visibilidad en su estrategia de gestión de mantenimiento. Ejemplifica una solución de software automatizada para órdenes de trabajo. El software CMMS le permite programar actividades de mantenimiento regulares y alertar a su equipo cuando estén vencidas. Desde allí, puede calificar el nivel de prioridad, consultar sobre repuestos y equipos, e imágenes o videos al ticket de solicitud.

Una aplicación CMMS — tanto de escritorio como móvil — supervisará el progreso de las tareas y le notificará cuando las máquinas fallen. Le ayuda a rastrear y crear informes sobre cuántas horas se dedican a las órdenes de trabajo para entender los métodos de finalización más eficientes. Otra característica que la mayoría de las aplicaciones CMMS tienen es generar facturas para gastos de capital de un proveedor o fabricante actual. También hace que los datos sean accesibles a través de una búsqueda rápida en el panel.

3. Reportar en Profundidad Cada Procedimiento

Obviamente, quiere que su sistema de gestión de órdenes de trabajo esté organizado. Las órdenes de trabajo deben almacenarse con los otros archivos de un activo para construir un historial de mantenimiento que identifique patrones de falla. Con un CMMS, puede dar a sus técnicos toda la información que necesitan para tener éxito en una sola plataforma, ya sean instrucciones de reparación para una máquina específica o las recomendaciones de mantenimiento del fabricante.

Como gerente de mantenimiento, debe crear procedimientos transparentes que cumplan con las regulaciones de la FDA y EPA para pasar una auditoría de toda la planta con éxito. Use dispositivos remotos para monitorear esos activos continuamente y producir informes precisos. Entre otros criterios, cada uno debe mostrar las fechas exactas, ubicaciones e IDs de órdenes de trabajo finalizadas.

4. Incorporar la Criticidad de Activos en los Protocolos de Gestión de Órdenes de Trabajo

Justo después de que una orden de trabajo se active, categorice los activos en tipos de prioridad separados. Esto ahorrará costos de mano de obra y materiales, para que no gaste recursos excesivos en tareas de baja prioridad incluidas en la rutina. Por otro lado, recuerde que es arriesgado ignorar órdenes de trabajo relacionadas con la seguridad porque eso conduce a entornos operativos peligrosos.

La mejor política es determinar el impacto en la productividad para evitar que se acumulen retrasos. Durante el análisis de la orden de trabajo, verifique indicadores clave de rendimiento (KPIs) de mantenimiento anormales en la funcionalidad central, como el tiempo medio entre fallas (MTBF), para evitar cerrar con informes defectuosos.

5. Evaluar las Habilidades de su Equipo

A simple vista, la gestión de órdenes de trabajo puede parecer que se trata principalmente de asignar tareas a su equipo, pero también requiere evaluar sus fortalezas y debilidades para seleccionar personal calificado para el trabajo. Para cada empleado, enfóquese en sus habilidades técnicas, que van desde experiencia con equipos pesados hasta conocimiento de principios de ingeniería.

Anímelos a especializarse en ciertas áreas para que mejoren con el tiempo. Este es un enfoque más práctico que seleccionarlos al azar para lidiar con una solicitud de emergencia.

6. Olvídese del Papel y Lápiz

Intentar ejecutar un proceso de gestión de órdenes de trabajo a mano ya no tiene sentido, dado el tamaño de las organizaciones modernas. Meter documentos en un archivador los hace más difíciles de encontrar, y el papeleo es propenso a errores humanos — de modo que los registros pasados no se actualizan para reflejar condiciones cambiantes. Si bien las hojas de cálculo son excelentes para calcular fórmulas simples, no puede convertir fácilmente esos valores en análisis ni armonizarlos con detectores remotos. Implementar software CMMS es diferente porque agiliza la gestión de órdenes de trabajo al proporcionar capacidades de administración a cualquier usuario autorizado en la plataforma.

7. Agregar Notas de Finalización Descriptivas

Cerrar una orden de trabajo no significa que su equipo nunca tenga que revisarla de nuevo. Incluso con PMs, aún tiene que sopesar los riesgos del trabajo contra los beneficios al factorizar el ahorro de costos vs. tiempo invertido. Anime a sus técnicos a tomar notas sobre la causa raíz o la calidad del trabajo y que marquen problemas adicionales para futuras investigaciones.

Las órdenes de trabajo buscan medir la condición de un activo e identificar qué piezas están listas para mantenimiento para que tenga un plan confiable hacia adelante. Para construir un programa exitoso de gestión de órdenes de trabajo, es importante que sepa cómo responder a solicitudes reactivas, preventivas y predictivas en un entorno controlado. Eso comienza con emplear las mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo.