Dominar la gestión de órdenes de trabajo:beneficios clave y mejores prácticas comprobadas

La gestión de órdenes de trabajo es un proceso para ejecutar, documentar y revisar órdenes de trabajo con prontitud. Implica manejar sistemáticamente solicitudes de trabajo, programar tareas, asignar recursos y monitorear el progreso y la finalización de estas tareas. Este proceso es esencial para la finalización eficiente de las órdenes de trabajo, el mantenimiento adecuado de los activos y un tiempo de inactividad mínimo.

Una orden de trabajo es un documento formal con información sobre las habilidades y herramientas necesarias para completar las tareas de mantenimiento aprobadas. Le indica qué empleados tienen la autoridad para realizar los elementos solicitados, qué tareas implica la orden de trabajo y más.

Los componentes críticos de la gestión de órdenes de trabajo incluyen:

1. Creación de orden de trabajo: Esto implica generar órdenes de trabajo en función de las necesidades de mantenimiento, ya sea preventivo, predictivo o reactivo. Las órdenes de trabajo incluyen descripciones detalladas de las tareas, los activos involucrados y el nivel de prioridad.
2. Programación: Una vez creadas las órdenes de trabajo, se deben programar adecuadamente para garantizar una ejecución oportuna. Esto incluye la asignación de personal, herramientas y materiales necesarios para completar las tareas.
3. Tarea: Asignar órdenes de trabajo al personal adecuado es crucial para la eficiencia. Este paso garantiza que las tareas se encomienden a técnicos o equipos con las habilidades y disponibilidad necesarias.
4. Seguimiento y monitorización: Es importante realizar un seguimiento del progreso de una orden de trabajo a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye monitorear el estado del trabajo, capturar cualquier problema encontrado y garantizar que los técnicos completen el trabajo dentro del plazo previsto.
5. Cumplimentación y documentación: Después de que los equipos completen una orden de trabajo, deben documentar los resultados para referencia y análisis futuros. Esto incluye registrar las piezas utilizadas, el tiempo invertido y las acciones de seguimiento requeridas.
6. Informes y análisis: Los sistemas eficaces de gestión de órdenes de trabajo proporcionan capacidades analíticas y de informes sólidas. Esto permite a las organizaciones identificar tendencias, medir el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos para mejorar los procesos de mantenimiento.

Los equipos utilizan con frecuencia el software del sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) para agilizar la gestión de órdenes de trabajo. El software CMMS ofrece funciones como generación automatizada de órdenes de trabajo, seguimiento en tiempo real y herramientas integrales de generación de informes, lo que facilita la gestión y optimización de las operaciones de mantenimiento.

¿Qué es el proceso de gestión de órdenes de trabajo? Una guía paso a paso

La gestión de órdenes de trabajo es un componente fundamental de un programa de mantenimiento bien ejecutado y una de las mejores formas en que las organizaciones pueden evitar el tiempo de inactividad no planificado. El sistema de órdenes de trabajo debe tener pasos simplificados y fáciles de seguir para que todos los miembros del equipo puedan seguir los mismos procesos para completar y registrar las tareas de mantenimiento.

Así es como se ve un proceso típico de gestión de órdenes de trabajo.

1. Identificar la tarea :El primer paso es identificar un problema. Por ejemplo, esto podría suceder cuando un empleado informa una fuga o un sensor nota que la temperatura de un activo es más alta de lo que debería ser.
2. Crear la orden de trabajo :El siguiente paso es crear la orden de trabajo. La orden de trabajo incluye información importante como la ubicación del problema, el activo afectado, detalles sobre la situación, historial de mantenimiento previo y otra información que un técnico pueda necesitar para completar la tarea.
3. Obtener la aprobación del administrador :Las órdenes de trabajo a menudo se envían a través de la administración para priorizar y agregar cualquier información adicional necesaria.
4. Asignar la orden de trabajo :Luego, la orden de trabajo se asigna a un técnico según el conjunto de habilidades del técnico, su disponibilidad u otros factores.
5. Completar la orden de trabajo :El técnico completa la orden de trabajo y documenta el trabajo realizado, la cantidad de tiempo que dedicó a realizar la tarea, las piezas utilizadas y otra información importante.
6. Cerrar la orden de trabajo :Una vez finalizado el trabajo, el técnico cierra la orden de trabajo. Si es necesario, la orden de trabajo puede enviarse para la aprobación del gerente o una inspección final antes de cerrar la orden de trabajo.

Beneficios de la gestión de órdenes de trabajo

Un sistema sólido de gestión de órdenes de trabajo proporciona importantes beneficios a las organizaciones al agilizar la gestión de tareas de planificación, seguimiento y mantenimiento. Un sistema de órdenes de trabajo bien organizado:

• Garantiza que los equipos prioricen las órdenes de trabajo correctamente, reduciendo el riesgo de retrasos y minimizando el tiempo de inactividad.
• Simplifica los procesos de mantenimiento garantizando que los técnicos tengan la información que necesitan cuando la necesitan.
• Reduce los costos al permitir que los técnicos dediquen más tiempo al mantenimiento y menos tiempo al papeleo y al seguimiento.
• Mejora la gestión del tiempo al mover automáticamente las órdenes de trabajo al siguiente paso del proceso.
• Reduce el tiempo de inactividad al proporcionar a los técnicos la información que necesitan para realizar tareas de manera eficiente y eficaz.
• Proporciona documentación detallada tanto al técnico que realiza el mantenimiento como a los futuros técnicos que puedan necesitar trabajar en el mismo activo.
• Proporciona seguimiento de mantenimiento a prueba de auditorías para organizaciones sujetas a regulaciones de cumplimiento de las autoridades gubernamentales.

Tipos de órdenes de trabajo

Si bien las órdenes de trabajo pueden cubrir una amplia gama de tareas, normalmente se clasifican en una de tres categorías.

Órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo

Los equipos crean órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo en respuesta a problemas que obstaculizan activamente el rendimiento de un activo. Esto puede ser lo primero que le viene a la mente cuando imagina órdenes de trabajo, pero también pueden ser el tipo más difícil de manejar para los técnicos. Las órdenes de trabajo reactivas pueden variar desde algo tan simple como limpiar un filtro de aire obstruido hasta tan complicado como reparar un activo importante después de una avería total. Dado que las órdenes de trabajo reactivas no se crean hasta que algo se rompe, es posible que sea necesario solucionar problemas u otras tareas que requieren mucho tiempo antes de que un técnico pueda corregirlas. Las órdenes de trabajo reactivas a menudo tienen prioridad sobre otros tipos de órdenes de trabajo.

Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo

Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo son para tareas que ocurren regularmente y que ayudan a reducir la necesidad de un costoso mantenimiento reactivo. Algunos ejemplos de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo incluyen realizar la lubricación después de que un activo funcione durante una cierta cantidad de horas o cambiar un filtro cada pocos meses. Para las empresas que utilizan software CMMS, este tipo de orden de trabajo se puede generar automáticamente según un cronograma.

Órdenes de trabajo de mantenimiento predictivo

Las órdenes de trabajo de mantenimiento predictivo se programan cuando un dispositivo, como un sensor de temperatura o un sensor de vibración, indica que un activo está funcionando fuera de sus parámetros ideales. Este tipo de orden de trabajo permite a los técnicos abordar un problema en desarrollo, como desalineación o falla de rodamientos, antes de que el problema conduzca a una falla total del activo y un tiempo de inactividad no planificado. Con un CMMS, estas órdenes de trabajo se pueden programar automáticamente cuando un parámetro de salud de la máquina, como la vibración o la temperatura, alcanza un umbral preestablecido.

Mejores prácticas para la gestión de órdenes de trabajo

1. Clasifique órdenes de trabajo en diferentes plantillas

Para redactar informes completos, debe decidir qué elementos deben incluirse en un formulario de orden de trabajo. Una lista de verificación de mantenimiento preventivo estándar debe tener los siguientes detalles:

• Información de contacto del solicitante
• Descripción del trabajo a realizar
• Ubicación del activo especificado
• Tiempo estimado de finalización
• Qué partes y piezas se utilizarán

Los criterios de orden de trabajo incluyen tareas de MP, seguridad, inspección, reparación y emergencia. Por ejemplo, una orden de trabajo eléctrica podría implicar la inspección del cableado de un aparato, mientras que las órdenes de trabajo de reparación podrían detallar las herramientas necesarias para restaurar un brazo robótico industrial.

2. Utilice una CMMS para la gestión de órdenes de trabajo

Un CMMS es un tipo de software de órdenes de trabajo que proporciona mayor visibilidad de su estrategia de gestión de mantenimiento. Ejemplifica una solución de software automatizada para órdenes de trabajo. El software CMMS le permite programar actividades de mantenimiento periódicas y alertar a su equipo cuando deben completarse. Desde allí, puede calificar el nivel de prioridad, consultar sobre repuestos y equipos y adjuntar imágenes o videos al ticket de solicitud.

Una aplicación CMMS, tanto de escritorio como móvil, supervisará el progreso de las tareas y le notificará cuando las máquinas dejen de funcionar. Le ayuda a realizar un seguimiento y crear informes sobre cuántas horas se dedican a las órdenes de trabajo para comprender los métodos de finalización más eficientes. Otra característica que tienen la mayoría de las aplicaciones CMMS es generar facturas de gastos de capital de un proveedor o fabricante actual. También hace que los datos sean accesibles a través de una búsqueda rápida en el panel.

3. Informe en profundidad de cada procedimiento

Obviamente, desea que su sistema de gestión de órdenes de trabajo esté organizado. Las órdenes de trabajo deben almacenarse con los otros archivos de un activo para crear un historial de mantenimiento que identifique patrones de fallas. Con un CMMS, puede brindarles a sus técnicos toda la información que necesitan para tener éxito en una sola plataforma, ya sean instrucciones de reparación para una máquina específica o recomendaciones de mantenimiento del fabricante.

Como gerente de mantenimiento, debe crear procedimientos transparentes que cumplan con las regulaciones de la FDA y la EPA para pasar una auditoría de toda la planta con gran éxito. Utilice dispositivos remotos para monitorear esos activos continuamente y producir informes precisos. Entre otros criterios, cada uno debe mostrar las fechas, ubicaciones e identificaciones exactas de las órdenes de trabajo terminadas.

4. Incorporar la criticidad de los activos en los protocolos de gestión de órdenes de trabajo

Inmediatamente después de que una orden de trabajo entre en funcionamiento, categorice los activos en tipos de prioridad separados. Esto ahorrará costos de mano de obra y materiales, por lo que no gastará recursos excesivos en tareas de baja prioridad incorporadas a la rutina. Por otro lado, recuerde que es arriesgado ignorar las órdenes de trabajo relacionadas con la seguridad porque eso genera entornos operativos peligrosos.

La mejor política es determinar el impacto en la productividad para evitar que se acumulen los retrasos. Durante el análisis de la orden de trabajo, verifique si hay indicadores clave de rendimiento (KPI) de mantenimiento anormales en la funcionalidad principal, como el tiempo medio entre fallas (MTBF), para evitar cerrar con informes defectuosos.

5. Evalúe las habilidades de su equipo

A primera vista, w La gestión de órdenes de trabajo puede parecer que se trata principalmente de asignar tareas a tu equipo, pero también requiere evaluar sus fortalezas y debilidades para seleccionar personal calificado para el trabajo. Para cada empleado, concéntrese en sus habilidades técnicas, que van desde la experiencia con equipos pesados hasta el conocimiento de los principios de ingeniería.

Anímelos a especializarse en determinadas áreas para que mejoren con el tiempo. Este es un enfoque más práctico que seleccionarlos al azar para atender una solicitud de emergencia.

6. Deshazte del lápiz y el papel

Intentar ejecutar un proceso de gestión de órdenes de trabajo manualmente ya no tiene sentido, dado el tamaño de las organizaciones modernas. Guardar documentos en un gabinete hace que sea más difícil encontrarlos, y el papeleo es propenso a errores humanos, de modo que los registros anteriores no se actualizan para reflejar las condiciones cambiantes. Si bien las hojas de cálculo son excelentes para calcular fórmulas simples, no es fácil convertir esos valores en análisis ni armonizarlos con detectores remotos. La implementación del software CMMS es diferente porque agiliza la gestión de órdenes de trabajo al proporcionar capacidades de administración a cualquier usuario autorizado en la plataforma.

7. Agregar notas de finalización descriptivas

Cerrar una orden de trabajo no significa que su equipo nunca más tendrá que revisarla. Incluso con los PM, todavía hay que sopesar los riesgos del trabajo frente a los beneficios teniendo en cuenta el ahorro de costes frente al tiempo invertido. Anime a sus técnicos a tomar notas sobre la causa raíz o la calidad del trabajo y pídales que anoten problemas adicionales para futuras investigaciones.

Las órdenes de trabajo tienen como objetivo evaluar la condición de un activo e identificar qué piezas deben recibir mantenimiento para que usted tenga un plan confiable en el futuro. Para crear un programa exitoso de gestión de órdenes de trabajo, es importante que sepa cómo responder a solicitudes reactivas, preventivas y predictivas en un entorno controlado.  Eso comienza con el empleo de las mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo.