Comprensión del tiempo de llave:definición, beneficios y cómo medirlo

El tiempo de llave es el tiempo que los empleados de mantenimiento pasan trabajando con una herramienta en sus manos. Es una de las muchas métricas que ayudan a los equipos a mejorar la eficiencia operativa en el mantenimiento.

También conocido como “tiempo de herramienta”, el tiempo de llave se refiere al tiempo que un técnico de mantenimiento dedica realmente a realizar una tarea. Sin embargo, no incluye todas las tareas necesarias para completar una orden de trabajo. La evaluación, el tiempo de viaje, la selección de herramientas y la comunicación son componentes vitales del mantenimiento, pero no cuentan al medir el tiempo de uso de la llave.

Hay dos tipos de tiempo de llave:

• Tiempo de llave interna es el tiempo que los técnicos de mantenimiento internos dedican a las herramientas en mano.
• Tiempo de llave externa es el tiempo que emplean los contratistas externos contratados para realizar trabajos de mantenimiento con las herramientas en mano.

Cuando se combina con otras métricas, el seguimiento del tiempo de llave puede ayudar a indicar problemas con los procesos o equipos de mantenimiento. Pero no puede proporcionar una medición clara de la eficiencia del mantenimiento sin un contexto adicional.

Por qué es importante el tiempo de la llave inglesa

El seguimiento del tiempo de uso de la llave es útil para la planificación del mantenimiento porque puede ayudarle a establecer y cumplir importantes indicadores clave de rendimiento (KPI) de mantenimiento. Cuando conoce el tiempo promedio dedicado a tareas específicas, junto con el tiempo promedio por técnico, día, semana o trimestre, puede utilizar esta información para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, puede notar que ciertos técnicos son más eficientes en tareas específicas o que una tarea de mantenimiento requiere mucho más tiempo que otras.

El tiempo medio de reparación (MTTR) es una métrica de eficiencia común para los equipos de mantenimiento. Es el tiempo promedio necesario para diagnosticar fallas y reparar equipos. Un tiempo de llave mejorado puede reducir el MTTR, lo que respalda objetivos clave de mantenimiento, como un menor tiempo de inactividad y una mayor eficiencia operativa.

Es fácil pensar en los cálculos del tiempo de llave como la métrica clave para el "trabajo de mantenimiento real". Sin embargo, la planificación y programación del mantenimiento, la asistencia a reuniones, las prácticas de gestión de inventario y los viajes también son esenciales, aunque no se tengan en cuenta en la ecuación.

En última instancia, el tiempo de esfuerzo es importante porque ayuda a los equipos:

• Identificar problemas de proceso
• Destacar los obstáculos al trabajo eficiente
• Asignar técnicos a sus tareas ideales

Limitaciones del tiempo de llave como métrica

La medición del tiempo medio de torsión puede resultar útil, pero tiene limitaciones:

• Solo mide el tiempo que los técnicos pasan con una herramienta en mano, excluyendo todas las tareas que no requieren mucho tiempo y son necesarias para completar las órdenes de trabajo (diagnóstico, organización, comunicación, viajes, etc.).
• No indica con precisión la productividad del equipo. Por sí solo, el tiempo de llave alto o bajo puede aplicarse tanto a los técnicos nuevos como a los experimentados. Todo depende del tamaño y la complejidad de las tareas individuales, así como de la velocidad de trabajo del técnico.
• Del mismo modo, los gerentes pueden poner un énfasis injustificado en esta métrica. Si se centran demasiado en el tiempo necesario, los equipos pueden quedarse atrás en objetivos y KPI más importantes.

Cómo medir el tiempo de la llave

Hay cuatro formas populares de medir el tiempo de llave, pero sólo una es estadísticamente confiable.

1. Autoinforme

Cuando los equipos de mantenimiento informan sobre el tiempo dedicado a trabajar en tareas de mantenimiento reales, se conoce como autoinforme.

Desafortunadamente, los autoinformes pueden ser inexactos. Si los trabajadores creen que el tiempo de trabajo duro afecta el salario o el desempeño percibido, es posible que lo reporten en exceso o en defecto.

Los equipos pueden mejorar la precisión de los informes con:

• Definiciones claras de cada métrica de mantenimiento y su importancia
• Software computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) para simplificar el seguimiento y la generación de informes del tiempo

2. El día a día de (DILO)

Con los informes DILO, un observador sigue a los técnicos para crear una línea de base para métricas como el tiempo de llave. Pero este método también corre el riesgo de ser inexacto.

Por ejemplo, los técnicos pueden trabajar de manera diferente si hay alguien mirando. Además, las tareas pueden variar considerablemente de un día a otro. Por lo tanto, otros métodos pueden capturar una imagen más precisa del tiempo de torsión.

3. Muestreo de trabajo

Al igual que DILO, el muestreo del trabajo implica observación. Sin embargo, con este método, un gerente observa toda la planta a intervalos específicos para indicar el tiempo de llave activa.

Las plantas pueden mejorar la precisión del muestreo del trabajo con pruebas repetidas. Aún así, los gerentes no contarán a los técnicos que viajan a los lugares de trabajo, toman descansos, piden repuestos o salen de la planta de otra manera.

4. Método estadístico

Entre todos los métodos para medir el tiempo de llave, el método estadístico ofrece los resultados más precisos.

Otros métodos extrapolan resultados basándose sólo en unas pocas observaciones limitadas. Pero el método estadístico se aplica durante un período de tiempo más largo, observando múltiples tipos de trabajos y categorías de equipos. Garantiza la mayor cantidad de tiempo total de observación y la mejor oportunidad de observar a todos los técnicos de la planta.

Aún así, para obtener información útil del método estadístico, necesita las herramientas adecuadas para generar informes y análisis.

Los paneles de KPI, los informes personalizados y la visibilidad en tiempo real son esenciales para rastrear, analizar y mejorar cualquier métrica. La mejor manera de acceder a estas herramientas es con una CMMS avanzada como eMaint.

Causas comunes del bajo tiempo de llave

El tiempo de torsión bajo no es intrínsecamente negativo. A veces, indica que sus técnicos tienen experiencia y son eficientes. Pero si el tiempo reducido de llave parece obstaculizar la eficiencia de su equipo de mantenimiento, podría deberse a:

1. Gestión ineficaz de recursos: Los técnicos sin experiencia pueden necesitar tiempo adicional para revisar, analizar y comunicar las órdenes de trabajo. Necesita los técnicos adecuados en los lugares adecuados.
2. Mala planificación de mantenimiento: Esto provoca tiempos de inactividad, lo que reduce el tiempo de uso de la llave. Por ejemplo, si los técnicos no cuentan con el equipo adecuado para el trabajo, pierden tiempo de trabajo. Y cuando los técnicos llegan demasiado temprano, es posible que deban esperar hasta que accedan al equipo, lo que afecta el tiempo de trabajo. Los viajes prolongados entre lugares de trabajo distantes tienen un impacto similar.
3. Procedimientos de mantenimiento reactivo: Una mala planificación y la falta de una estrategia de mantenimiento preventivo (PM) provocan averías inesperadas, que a menudo tardan más en remediarse. El tiempo de inactividad no planificado también genera más trabajo para su equipo además de las tareas diarias.
4. Faltas de comunicación o expectativas poco claras: Si los equipos no tienen claro lo que se espera de ellos, pueden abusar o informar mal del tiempo de trabajo complicado.

Estrategias para mejorar el tiempo de uso de la llave

Aquí hay algunas maneras diferentes en que los gerentes de mantenimiento pueden aumentar el tiempo de uso de la llave:

1. Asigne los técnicos de mantenimiento ideales: Una gestión adecuada de los recursos para cada tarea ahorra tiempo, energía y presupuesto.
2. Usar datos para planificar y programar: Cuando un técnico completa un trabajo más rápido o más lento de lo planeado, puedes usar esa información para ajustar el programa de mantenimiento en tiempo real.
3. Siga su programa de mantenimiento preventivo: Los procedimientos de PM adecuados pueden reducir fallas inesperadas, ayudando a los técnicos a completar las tareas de manera más eficiente.
4. Centrarse en la mejora continua: Utilice las capacidades de informes y análisis de su CMMS para analizar y reevaluar los KPI.

Estas estrategias pueden ayudar a optimizar el tiempo de uso de la llave y mejorar la productividad.

Cómo eMaint CMMS apoya la optimización del tiempo de llave

Con el CMMS adecuado, su departamento de mantenimiento puede realizar mejoras rápidas y efectivas en la planificación y la productividad. Identificará obstáculos, realizará ajustes proactivos a los procesos y asignaciones técnicas, y aumentará el tiempo de trabajo para lograr sus KPI de mantenimiento.

Más de 7400 equipos de mantenimiento en todo el mundo confían en eMaint CMMS para ayudar a establecer, realizar un seguimiento y lograr los KPI de mantenimiento. eMaint puede ayudar a su equipo a mejorar el tiempo de llave a través de:

• Creación y actualizaciones automatizadas de órdenes de trabajo: Asigna automáticamente la mejor tecnología para cada tarea. ¿Antes de lo previsto o enfrentando retrasos? Reasigne las órdenes de trabajo para lograr un tiempo de trabajo óptimo.
• Gestión de inventario: Programe y reprograme órdenes de trabajo según la disponibilidad de piezas en tiempo real.
• Programación MP: Agrupe las asignaciones de tecnología de PM por ubicación para minimizar el tiempo de viaje y maximizar el tiempo de trabajo.
• Monitoreo de condición: La supervisión proactiva de los equipos le ayuda a anticipar los problemas antes de que ocurran, ahorrando tiempo y costes.
• Registros de mantenimiento en vivo: Minimice el tiempo necesario para que sus técnicos recopilen información actualizada sobre el equipo en el sitio.
• Seguimiento de tiempo y activos: El sencillo seguimiento en la aplicación agiliza el trabajo administrativo de sus técnicos.
• Informes y análisis intuitivos: Obtenga una imagen clara de las métricas actuales para crear puntos de referencia y realizar un seguimiento de las mejoras.

Ya sea que su objetivo sea reducir el MTTR, reducir los costos de mantenimiento o mejorar el tiempo de actividad, eMaint le brinda las herramientas que necesita para tener éxito. Pruebe una prueba gratuita para ver los beneficios de eMaint en acción.