Comprender el Tiempo de Llave: Definición, Beneficios y Cómo Medirlo

El tiempo de llave es el tiempo que el personal de mantenimiento pasa trabajando con una herramienta en la mano. Es una de las muchas métricas que ayudan a los equipos a mejorar la eficiencia operativa en el mantenimiento.

También conocido como "tiempo de herramienta", el tiempo de llave se refiere al tiempo que un técnico de mantenimiento realmente dedica a realizar una tarea. No incluye todas las tareas necesarias para completar una orden de trabajo. La evaluación, el tiempo de desplazamiento, la selección de herramientas y la comunicación son componentes vitales del mantenimiento, pero no se cuentan al medir el tiempo de llave.

Tipos de Tiempo de Llave

• Tiempo de llave interno: es el tiempo con herramienta en mano que dedican los técnicos de mantenimiento internos.
• Tiempo de llave externo: es el tiempo con herramienta en mano que dedican contratistas externos contratados para trabajos de mantenimiento.

Cuando se combina con otras métricas, el seguimiento del tiempo de llave puede ayudar a indicar problemas en los procesos o equipos de mantenimiento. Sin embargo, por sí solo no proporciona una medida clara de la eficiencia del mantenimiento sin un contexto adicional.

Por Qué Importa el Tiempo de Llave

El seguimiento del tiempo de llave es útil para la planificación del mantenimiento porque ayuda a establecer y cumplir importantes indicadores clave de rendimiento (KPI). Al conocer el tiempo promedio dedicado a tareas específicas, junto con el tiempo promedio por técnico, día, semana o trimestre, puede usar esta información para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, podría notar que ciertos técnicos son más eficientes en tareas específicas, o que una tarea de mantenimiento consume mucho más tiempo que otras.

El tiempo medio de reparación (MTTR) es una métrica de eficiencia común para los equipos de mantenimiento. Es el tiempo promedio requerido para diagnosticar fallas y reparar equipos. Una mejora en el tiempo de llave puede reducir el MTTR, lo que respalda objetivos clave de mantenimiento como menor tiempo de inactividad y mayor eficiencia operativa.

Es fácil pensar en los cálculos de tiempo de llave como la métrica clave para el "trabajo de mantenimiento real". Sin embargo, la planificación y programación del mantenimiento, la asistencia a reuniones, la gestión de inventario y los desplazamientos también son esenciales, aunque no se incluyan en la ecuación.

En definitiva, el tiempo de llave es importante porque ayuda a los equipos a:

• Identificar problemas de proceso
• Destacar obstáculos para el trabajo eficiente
• Asignar técnicos a sus tareas ideales

Limitaciones del Tiempo de Llave como Métrica

La medición del tiempo de llave promedio puede ser útil, pero tiene limitaciones:

• Solo mide el tiempo que los técnicos pasan con una herramienta en mano, excluyendo todas las tareas sin tiempo de llave necesarias para completar órdenes de trabajo (diagnóstico, organización, comunicación, desplazamiento, etc.).
• No indica con precisión la productividad del equipo. Por sí solo, un tiempo de llave alto o bajo puede aplicarse tanto a técnicos experimentados como novatos. Todo depende del tamaño y la complejidad de las tareas individuales, así como de la velocidad de trabajo del técnico.
• Del mismo modo, los gerentes pueden dar un énfasis injustificado a esta métrica. Con demasiado enfoque en el tiempo de llave, los equipos pueden descuidar objetivos y KPIs más importantes.

Cómo Medir el Tiempo de Llave

Existen cuatro formas populares de medir el tiempo de llave, pero solo una es estadísticamente confiable.

1. Autorreporte

Cuando los equipos de mantenimiento informan su propio tiempo dedicado a tareas de mantenimiento reales, se conoce como autorreporte.

Desafortunadamente, el autorreporte puede ser inexacto. Si los trabajadores creen que el tiempo de llave afecta su salario o su rendimiento percibido, pueden sobreinformarlo o subinformarlo.

Los equipos pueden mejorar la precisión del reporte con:

• Definiciones claras de cada métrica de mantenimiento y su importancia
• Software de gestión de mantenimiento asistido por computadora (CMMS) para simplificar el seguimiento y reporte de tiempo

2. Día en la Vida de (DILO)

Con el reporte DILO, un observador sigue a los técnicos para crear una línea base para métricas como el tiempo de llave. Pero este método también conlleva riesgo de inexactitud.

Por ejemplo, los técnicos pueden trabajar de manera diferente cuando alguien los observa. Además, las tareas pueden variar considerablemente de un día a otro. Por lo tanto, otros métodos pueden capturar una imagen más precisa del tiempo de llave.

3. Muestreo de Trabajo

Similar al DILO, el muestreo de trabajo implica observación. Sin embargo, con este método, un gerente observa toda la planta en intervalos específicos para indicar el tiempo de llave activo.

Las plantas pueden mejorar la precisión del muestreo con pruebas repetidas. Aun así, los gerentes no contarán a los técnicos que viajan a sitios de trabajo, toman descansos, ordenan repuestos o están fuera de la planta.

4. Método Estadístico

Entre todos los métodos para medir el tiempo de llave, el método estadístico ofrece los resultados más precisos.

Los otros métodos extrapolan resultados basados en solo unas pocas observaciones limitadas. Pero el método estadístico se lleva a cabo durante un período más largo, observando múltiples tipos de trabajo y categorías de equipos. Garantiza la mayor cantidad total de tiempo de observación y la mejor oportunidad de observar a todos los técnicos de la planta.

Aun así, para obtener información útil del método estadístico, se necesitan las herramientas adecuadas para reportes y análisis.

Los paneles de KPI, informes personalizados y visibilidad en tiempo real son esenciales para rastrear, analizar y mejorar cualquier métrica. La mejor manera de acceder a estas herramientas es con un CMMS avanzado como eMaint.

Causas Comunes de Bajo Tiempo de Llave

Un bajo tiempo de llave no es inherentemente negativo. A veces, indica que sus técnicos son experimentados y eficientes. Pero si el bajo tiempo de llave parece obstaculizar la eficiencia de su equipo de mantenimiento, podría deberse a:

1. Gestión ineficaz de recursos: Los técnicos inexpertos pueden necesitar tiempo adicional para revisar, analizar y comunicarse sobre las órdenes de trabajo. Necesita los técnicos adecuados en los lugares adecuados.
2. Mala planificación de mantenimiento: Esto conduce a tiempo de inactividad, lo que reduce el tiempo de llave. Por ejemplo, si los técnicos no tienen el equipo adecuado para el trabajo, pierden tiempo de llave. Y cuando llegan demasiado temprano, pueden necesitar esperar acceso al equipo, afectando el tiempo de llave. Los desplazamientos extensos entre sitios distantes tienen un impacto similar.
3. Procedimientos de mantenimiento reactivo: La mala planificación y la falta de estrategia de mantenimiento preventivo (PM) conducen a averías inesperadas, que a menudo tardan más en remediarse. El tiempo de inactividad no planificado también crea más trabajo para su equipo además de las tareas cotidianas.
4. Falta de comunicación o expectativas poco claras: Si los equipos no tienen claro lo que se espera de ellos, pueden malutilizar o malinformar el tiempo de llave.

Estrategias para Mejorar el Tiempo de Llave

Aquí hay algunas formas en que los gerentes de mantenimiento pueden aumentar el tiempo de llave:

1. Asignar los técnicos de mantenimiento ideales: La gestión adecuada de recursos para cada tarea ahorra tiempo, energía y presupuesto.
2. Usar datos para planificación y programación: Cuando un técnico completa un trabajo más rápido o más lento de lo planeado, puede usar esa información para ajustar el cronograma de mantenimiento en tiempo real.
3. Seguir su programa de mantenimiento preventivo: Los procedimientos de PM adecuados pueden reducir fallas inesperadas, ayudando a los técnicos a completar tareas de manera más eficiente.
4. Enfocarse en la mejora continua: Use las capacidades de reporte y análisis de su CMMS para analizar y reevaluar KPIs.

Estas estrategias pueden ayudar a optimizar el tiempo de llave y mejorar la productividad.

Cómo eMaint CMMS Apoya la Optimización del Tiempo de Llave

Con el CMMS adecuado, su departamento de mantenimiento puede hacer mejoras rápidas y efectivas en la planificación y productividad. Identificará obstáculos, hará ajustes proactivos en procesos y asignaciones de técnicos, y aumentará el tiempo de llave para lograr sus KPIs de mantenimiento.

Más de 7,400 equipos de mantenimiento en todo el mundo confían en eMaint CMMS para ayudar a establecer, rastrear y lograr KPIs de mantenimiento. eMaint puede ayudar a su equipo a mejorar el tiempo de llave a través de:

• Creación y actualizaciones automatizadas de órdenes de trabajo: Asigne automáticamente el mejor técnico para cada tarea. ¿Adelantado al cronograma o enfrentando retrasos? Reasigne órdenes de trabajo para un tiempo de llave óptimo.
• Gestión de inventario: Programe y reprograme órdenes de trabajo basándose en la disponibilidad de repuestos en tiempo real.
• Programación de PM: Agrupe asignaciones de técnicos de PM por ubicación para minimizar el tiempo de desplazamiento y maximizar el tiempo de llave.
• Monitoreo de condición: El monitoreo proactivo de equipos ayuda a anticipar problemas antes de que ocurran, ahorrando tiempo y costos.
• Registros de mantenimiento en vivo: Minimice el tiempo requerido para que sus técnicos recopilen información actualizada de equipos en el sitio.
• Seguimiento de tiempo y activos: El seguimiento simple en la aplicación agiliza el trabajo administrativo para sus técnicos.
• Reportes y análisis intuitivos: Obtenga una imagen clara de las métricas actuales para crear referencias y rastrear mejoras.

Ya sea que su objetivo sea reducir el MTTR, recortar costos de mantenimiento o mejorar el tiempo de actividad, eMaint le brinda las herramientas que necesita para tener éxito. Pruebe una prueba gratuita para ver los beneficios de eMaint en acción.