Más allá de ALCOA+:estándares de integridad de datos para inspecciones GMP de la UE

Todos los fabricantes de medicamentos que distribuyen dentro de la Unión Europea (UE) deben cumplir con las Buenas Prácticas de Fabricación (GMP). Coordinadas por la Agencia Europea de Medicamentos (EMA) en asociación con la Comisión Europea, las inspecciones GMP evalúan si los medicamentos son de alta calidad, adecuados para el uso previsto y cumplen con los requisitos de autorización de comercialización y/o ensayos clínicos.

Las inspecciones de BPF pueden ser de rutina (programadas periódicamente) o “por causa” (por sospecha de incumplimiento). De cualquier manera, si no tienes conjuntos de datos inmaculados listos ahora, ya es demasiado tarde.

En este artículo, exploraremos qué significa la integridad de los datos en relación con el cumplimiento de las GMP de la UE, cómo los inspectores evalúan la integridad de los datos y nueve brechas de cumplimiento que muchas plantas pasan por alto. Luego, exploraremos las mejores estrategias y herramientas para mejorar el cumplimiento.

¿Qué es la integridad de los datos y por qué es importante para el cumplimiento de las GMP de la UE?

En el contexto del cumplimiento de GMP, la integridad de los datos es la precisión y coherencia de todos los datos y la documentación creados durante las pruebas, la fabricación, el envasado, la distribución y/o el seguimiento de los medicamentos en la UE.

Las autoridades reguladoras utilizan registros de datos para evaluar la eficacia, seguridad y calidad de los medicamentos. Por eso la integridad de los datos es tan importante; para facilitar la toma de decisiones basada en evidencia, todos los datos deben ser lo suficientemente claros y organizados.

EudraLex, la compilación oficial de regulaciones y directrices de la UE para productos medicinales, afirma que la integridad de los datos requiere que las plantas utilicen un Sistema de Gestión de Calidad (SGC), un sistema formalizado de procesos, documentos y responsabilidades relacionadas con el control de calidad. Con tantos tipos de datos, la mayoría de los fabricantes dependen de herramientas de software para gestionar la recopilación, el almacenamiento y la organización.

ALCOA+ y conceptos básicos de integridad de datos

La mayoría de los equipos de mantenimiento y calidad están familiarizados con los principios de integridad de datos Atribuible, Legible, Contemporáneo, Original y Preciso (ALCOA):

• Atribuible (A):  Cada tarea y sus datos asociados están claramente vinculados a la persona que realizó la tarea.

• Legible (L):  Los humanos, los ordenadores o ambos pueden leer e interpretar los datos, que se conservan permanentemente.

• Contemporáneo (C):  Los datos en tiempo real se crean cuando se realiza la tarea.

• Original (O):  Los datos permanecen en su formato original, excepto copias verificadas que preservan el contenido y el significado.

• Preciso (A):  Los datos son un registro veraz de la tarea realizada (lo que incluye garantizar que todas las herramientas y equipos produzcan registros precisos).

La Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) desarrolló ALCOA por primera vez en la década de 1990. Pero en la década de 2010, la FDA añadió principios adicionales:

• Completo:  Los datos se presentan en su totalidad sin omisiones.

• Consistente:  La documentación está ordenada y organizada cronológicamente.

• Perdurable:  Las organizaciones conservan los datos durante el tiempo requerido en un medio suficientemente duradero (que puede variar según las autoridades reguladoras regionales).

• Disponible:  La documentación siempre es fácilmente accesible.

La versión actualizada que incluye estos nuevos principios se llama ALCOA-CCEA o ALCOA+.

Y desde 2023, según la Sociedad Internacional de Ingeniería Farmacéutica (ISPE), los expertos han discutido agregar otro + para ampliar la integridad y disponibilidad:

• Trazabilidad:  Se realiza un seguimiento claro de las condiciones de almacenamiento de datos, revisiones y revisiones.

La trazabilidad ya es un requisito descrito en los capítulos 1, 5 y 8 de la Parte I de las BPF de la UE. Si bien no ha sido parte de ALCOA+ hasta la fecha, una revisión reciente del Capítulo 4 de las GMP de la UE introduce formalmente la trazabilidad en una próxima actualización conocida como ALCOA++.

Cómo evalúan los inspectores de GMP el cumplimiento de la integridad de los datos:suposiciones versus realidad

Para cumplir con las normas, no basta con conservar la documentación correcta y seguir los principios de ALCOA+. Para obtener su certificado GMP, debe cumplir con todas las regulaciones y directivas aplicables a los casos de uso de sus productos:uso humano, uso veterinario y/o productos medicinales en investigación.

Pero muchas plantas hacen suposiciones sobre lo que buscan los inspectores de cumplimiento normativo, suposiciones que difieren de los verdaderos objetivos de los inspectores.

Completar y documentar tareas de mantenimiento

• Supuesto:  Es suficiente completar y documentar todas las tareas programadas.

• Realidad:  Los inspectores quieren saber por qué realiza tareas de PM específicas, con qué frecuencia (y por qué eligió esa frecuencia), cómo evalúa la criticidad, qué proceso utiliza para evaluar la relevancia e importancia de sus procedimientos de PM y con qué frecuencia audita sus procedimientos  — en otras palabras, lo que importa no es sólo el “qué” y el “cuándo”, sino el “por qué” y el “cómo”.

Adaptación de procesos

• Supuesto:  Si los técnicos completan y documentan todas las tareas, está bien modificar las listas de verificación y los procesos entre equipos o ubicaciones.

• Realidad:  La coherencia es clave; incluso las desviaciones menores pueden afectar la calidad, la seguridad y la integridad, comprometiendo el control y el cumplimiento.

Establecimiento de pistas de auditoría

• Supuesto:  Los seguimientos de auditoría equivalen a integridad de los datos.

• Realidad:  La integridad de los datos requiere almacenamiento seguro, control de acceso y revisión periódica, lo que significa que incluso los registros de auditoría completos y precisos pueden carecer de integridad.

Usar un CMMS/EAM para la gestión de la calidad

• Supuesto:  El uso del software CMMS/EAM garantiza el cumplimiento.

• Realidad:  Su CMMS/EAM puede ayudar a almacenar y organizar datos, pero solo será tan compatible como sus procesos de gestión de datos. Debe seguir, revisar, revisar y documentar los cambios en esos procesos para cumplir con las normas.

Los inspectores auditarán sus datos y sistemas de mantenimiento de registros, pero la integridad no termina ahí. Las inspecciones también evalúan los comportamientos de los usuarios, las decisiones y las pruebas de control de procesos.

9 brechas de cumplimiento que muchos equipos pasan por alto

Para prepararse para las inspecciones de cumplimiento de GMP farmacéuticas, debe mirar más allá de la línea de producción. Muchas organizaciones se centran en pruebas de suministro, producción, seguridad y control de calidad, pero sobreestiman su madurez en otras áreas.

1. Organigramas o calificaciones del equipo que no cumplen con las normas:  Los inspectores revisan los organigramas (organigramas) para evaluar el tamaño, la experiencia y las calificaciones del equipo. También requieren documentación de las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo. Sin esto, la integridad de sus operaciones, procedimientos y datos se vuelve cuestionable.
2. Capacitación inadecuada:  Las plantas deben capacitar a los nuevos miembros del equipo en su sistema de gestión de la calidad, así como en deberes específicos de cada función, mientras que el personal existente debe recibir capacitación regular en el trabajo. Los equipos deben documentar toda la capacitación y los jefes de departamento deben evaluar periódicamente la eficacia de los programas de capacitación. Los programas de formación insuficientes demuestran una posible incapacidad para preservar la integridad de los datos.
3. Mantenimiento deficiente de las instalaciones:  Si se pone mucho cuidado durante los procesos de fabricación y control de calidad, muchas plantas pasan por alto el mantenimiento adecuado. Programe inspecciones y reemplazos de equipos de seguridad, mantenga los HVAC para regular la humedad y la temperatura y mantenga las instalaciones limpias para operaciones seguras y confiables. El mantenimiento ineficaz de las instalaciones compromete su entorno de producción y afecta el control de calidad.
4. Mal mantenimiento del equipo:  Los equipos con un mantenimiento inadecuado pueden producir productos inconsistentes, de baja calidad o incluso inseguros. Además, las fallas y averías de los equipos afectan el tiempo de actividad e incluso pueden comprometer la seguridad del equipo. Así que asegúrese de limpiar, calibrar y mantener todo el equipo y documentar cada tarea. Sin un mantenimiento adecuado, el equipo puede funcionar mal, haciendo que incluso los datos generados automáticamente no sean fiables.
5. Ausente documentación de procesos de mantenimiento:  Los inspectores de GMP evalúan mucho más que sólo la calidad y seguridad de los medicamentos fabricados. La documentación de procesos es un elemento central de GMP y eso incluye estrategias y procedimientos de mantenimiento. Mantenga documentación clara y actualizada de todos los procesos de mantenimiento para cumplir con las normas. Sin él, no podrá demostrar su cumplimiento de los procesos estándar ni su justificación.
6. Registros de calibración y mantenimiento insuficientes:  Los estrictos estándares de calibración protegen a los usuarios finales de productos inconsistentes e inseguros. No todos los equipos almacenan registros de calibración junto con registros de mantenimiento, lo que plantea desafíos de disponibilidad que comprometen la integridad de los datos. Centralice los registros de calibración y mantenimiento dentro de su software CMMS/EAM para mejorar la coherencia, la disponibilidad y el cumplimiento general.
7. No realizar auditorías internas:  Las inspecciones formales de GMP no son las únicas auditorías necesarias. Los fabricantes también deben realizar, rastrear y establecer procedimientos documentados para inspecciones y auditorías internas. Esto incluye la inspección de todas las instalaciones, activos, herramientas, procesos, documentación y certificaciones de los empleados. La mayoría de las plantas deben realizar estas auditorías anualmente, como mínimo.
8. Conservación de registros electrónicos no conformes:  UE  El Anexo 11 de GMP regula los sistemas y software de documentación computarizados para ofrecer registros precisos, seguros y rastreables que ayuden con el control de calidad. Para cumplir con las normas, las plantas deben realizar auditorías internas basadas en riesgos de estos sistemas y sus conjuntos de datos más críticos.
9. Falta de validación o revalidación del software:  Las plantas que utilizan un CMMS no validado como su sistema de gestión de calidad (QMS) pueden no cumplir debido a problemas de seguridad y documentación, incluidos los controles de firma electrónica. Cada vez que tu CMMS se actualiza, debes revalidar. Incluso con una documentación perfecta, si la inspección revela software no validado, puede tener problemas para aprobar las auditorías.

Cómo fortalecer el cumplimiento antes de su próxima inspección

¿Estás preparado para tu próxima auditoría? Además de cualquier desviación o deficiencia identificada en su última inspección, siga estos pasos prácticos para mejorar el cumplimiento de su planta.

Medir los procesos y los flujos de trabajo contra los requisitos de cumplimiento

No basta con que tus procesos funcionen bien. Si no cumplen con los requisitos de GMP, no pasará la inspección. GMP requiere revisiones y actualizaciones periódicas del proceso, así que aproveche esta oportunidad para realizar mejoras destacadas basadas en las mejores prácticas, los comentarios del equipo y las directrices GMP actuales.

Estandarizar la documentación y los registros de auditoría

Un capítulo completo de EudraLex está dedicado a la documentación, y con razón. La documentación eficaz demuestra la integridad de los datos. Capture, almacene, organice y actualice todas las órdenes de trabajo, inspecciones y otros registros en un sistema centralizado. Cualquier sistema o herramienta utilizada debe cumplir con los estándares de seguridad de los datos, proporcionar pistas de auditoría rastreables y vincular firmas electrónicas con sellos de fecha y hora. Aumente su sistema de gestión de la calidad con herramientas de software simples pero sólidas que reducen el trabajo manual y mejoran el cumplimiento.

Priorizar el rendimiento de los activos

Los equipos confiables y eficientes no solo lo ayudan a pasar las inspecciones, sino que aumentan la productividad y la rentabilidad. Implemente estrategias de mantenimiento proactivo, incluido el mantenimiento predictivo, para minimizar el tiempo de inactividad mediante la detección de posibles fallas. Utilice sensores, herramientas y software integrados para realizar un seguimiento del estado de los activos en tiempo real, mejorando la confiabilidad y la integridad.

Adoptar software que simplifique el cumplimiento

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) o un sistema de gestión de activos empresariales (EAM) puede recopilar datos de sensores de equipos y herramientas de campo en el sitio, relacionarlos con órdenes de trabajo activas y datos históricos, y priorizar el trabajo de mantenimiento. Algunas herramientas incluso generan alertas en tiempo real y órdenes de trabajo automatizadas en respuesta a la posible detección de fallas.

Cómo eMaint apoya el cumplimiento de las GMP de la UE

El cumplimiento de las GMP de la UE es complejo y las regulaciones específicas de software, como el Anexo 11, pueden aumentar la confusión. Pero con paneles integrados, seguimientos de auditoría integrales (incluidas firmas electrónicas compatibles) y controles de acceso personalizables, eMaint mantiene sus datos claros, completos y conformes.

¿Crees que un CMMS/EAM es demasiado complejo para tu equipo? eMaint ofrece programas de capacitación para una incorporación fluida y eficiente, e incluso brinda soporte de validación.

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