Evite errores comunes al elegir el software de mantenimiento CMMS

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¿Si su organización busca una solución CMMS/software de mantenimiento? Si es así, debe ser consciente de los errores comunes que pueden ocurrir durante el proceso de selección y hacer que su elección final sea una pesadilla. Dependiendo de los antecedentes de quién realiza la selección, uno o más de estos obstáculos pueden hacer tropezar el proceso de selección. La selección del software CMMS puede ser dirigida por alguien del departamento de TI, alguien del departamento de mantenimiento o alguien de operaciones/administración. No estar familiarizado con el software CMMS y sus usos puede hacer que el usuario que realiza la selección quede sorprendido ante posibles problemas que harán que el software final seleccionado no sea muy útil para la organización. En esta publicación de dos partes analizaremos los errores de selección más comunes y cómo evitarlos.

¿Cuáles son estos obstáculos?

1. Seducido por el menor coste y la fácil implementación de una CMMS alojada en la web: Aquí, un proveedor ofrece un producto de software de gestión de mantenimiento que está disponible como servicio (Software as a Service – SaaS). Las tarifas mensuales son más bajas y se cobran según la cantidad de usuarios. La implementación es más sencilla porque sólo necesita una conexión a Internet y un navegador web para acceder. ¡Qué hay que no gustar de esto! El problema es que ahora estás obligado a pagar cuotas mensuales para siempre. Si desea agregar más usuarios, comenzará a pagar mucho más. Es necesario comparar los costos de pagar una tarifa única de licencia con aproximadamente tres años del costo de suscripción de una solución alojada para tener una idea de costos comparables. También debe considerar los costos de migración futuros. ¿Qué pasa con tus datos si decides cambiar a otro proveedor? ¿Cómo obtendrá sus datos y cómo podrá cargarlos en el nuevo sistema? ¿A quién pertenecen tus datos? ¿Qué le sucede si el proveedor cierra su negocio o enfrenta otros problemas para brindar el servicio?
2. Seleccionar una solución atractiva que tenga muchas características adicionales: Esto es algo que puede afectar a alguien que no está muy familiarizado con la gestión de mantenimiento, normalmente una persona del departamento de TI o de administración/operaciones que está seleccionando un software CMMS. En tales casos, asegúrese de que el flujo de trabajo de mantenimiento proporcionado por el software CMMS sea algo que su equipo de mantenimiento pueda utilizar. Asegúrese de que no los obligue a cambiar completamente sus prácticas de mantenimiento para adaptarse al software CMMS. Algunos cambios en las prácticas de mantenimiento pueden ser útiles para adaptarse a objetivos futuros, pero los cambios importantes suelen ser difíciles de adaptar y probablemente simplemente se ignorarán. Debe revisar dichos flujos de trabajo con el gerente de mantenimiento, los planificadores de mantenimiento y los técnicos de mantenimiento para asegurarse de que funcionarán.
3. Pensar que las soluciones que ofrecen mucha formación y soporte práctico deben ser buenas. Los productos de software CMMS que requieren capacitación antes de su uso deberían generar una señal de alerta:generalmente son productos más complejos. Estos productos son generalmente más difíciles de usar y recibir capacitación consumirá mucho tiempo del departamento de mantenimiento. ¿Qué sucede cuando la gente se va y se incorporan nuevos empleados? ¿Quién paga la formación? ¿Se verá afectado el rendimiento del departamento de mantenimiento cuando los nuevos empleados se pongan al día con el software CMMS?

¡Más obstáculos por delante (discutidos en la Parte 2)!

En la segunda parte de esta publicación, “Errores en la selección de software CMMS (Parte 2)”, cubrimos algunos errores más que pueden hacer tropezar los mejores procesos de selección. Quizás también quieras echar un vistazo a nuestra Guía de selección de software de mantenimiento/CMMS recientemente actualizada. para obtener sugerencias y consejos adicionales sobre cómo seleccionar el software CMMS adecuado para su organización.

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