Evite Errores Comunes al Elegir Software CMMS de Mantenimiento

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¿Su organización está buscando una solución de software CMMS/mantenimiento? Si es así, necesita estar al tanto de escollos comunes que pueden ocurrir durante el proceso de selección y hacer de su elección final una pesadilla para usar. Dependiendo del trasfondo de quién está haciendo la selección, uno o más de estos escollos pueden tropezar el proceso de selección. La selección de software CMMS puede ser impulsada por alguien del departamento de TI, alguien del departamento de mantenimiento o alguien de operaciones/administración. No estar familiarizado con el software CMMS y sus usos puede resultar en que el usuario haciendo la selección quede cegado a problemas potenciales que harán el software final seleccionado no muy útil para la organización. En este post de dos partes discutiremos errores comunes de selección y cómo evitarlos.

¿Cuáles son estos escollos?

1. Seducido por el menor costo y fácil implementación de un CMMS alojado en web: Aquí un proveedor ofrece un producto de software de gestión de mantenimiento disponible como servicio (Software como Servicio – SaaS). Las tarifas mensuales son más bajas y se cobran por número de usuarios. La implementación es más fácil porque solo necesita una conexión a internet y un navegador web para acceder. ¡Qué no hay que gustar de esto! El problema es que ahora está atrapado pagando tarifas mensuales para siempre. Si quiere agregar más usuarios, empieza a pagar significativamente más. Necesita comparar los costos de pagar una tarifa de licencia única contra unos tres años del costo de suscripción de una solución alojada para obtener una idea de costos comparables. También necesita considerar costos futuros de migración. ¿Qué pasa con sus datos si decide cambiar a otro proveedor? ¿Cómo obtendrá sus datos y cómo podrá cargarlos en el nuevo sistema? ¿Quién posee sus datos? ¿Qué le pasa a usted si el proveedor quiebra o enfrenta otros problemas proveyendo servicio?
2. Seleccionar una solución que se ve genial y tiene muchas campanas y silbatos: Esto es algo que puede morder a alguien que no está muy familiarizado con la gestión de mantenimiento – típicamente una persona del departamento de TI o administración/operaciones que está seleccionando software CMMS. En tales casos, asegúrese de que el flujo de trabajo de mantenimiento proporcionado por el software CMMS es algo que su equipo de mantenimiento puede usar. Asegúrese de que no los fuerce a cambiar completamente sus prácticas de mantenimiento para acomodar el software CMMS. Algunos cambios en prácticas de mantenimiento pueden ser útiles para acomodar metas futuras, pero cambios mayores usualmente son difíciles de acomodar y probablemente solo serán ignorados. Debe revisar tales flujos de trabajo con el gerente de mantenimiento, planificadores de mantenimiento y técnicos de mantenimiento para asegurar que funcionarán.
3. Pensar que soluciones que ofrecen mucha capacitación y soporte práctico deben ser buenas. Los productos de software CMMS que requieren capacitación antes de usar deberían levantar una bandera roja – típicamente son productos más complejos. Tales productos son generalmente más difíciles de usar y ¡obtener capacitación va a consumir mucho tiempo del departamento de mantenimiento! ¿Qué pasa cuando la gente se va y consigue nuevos empleados a bordo – quién paga la capacitación? ¿Sufrirá el rendimiento del departamento de mantenimiento cuando nuevos empleados estén siendo puestos al día en el software CMMS?

¡Más escollos por delante (discutidos en Parte 2)!

En la segunda parte de este post "Errores de Selección de Software CMMS (Parte 2)" cubrimos unos pocos escollos más que pueden tropezar los mejores procesos de selección. También puede querer echar un vistazo a nuestra Guía de Selección de Software CMMS / Mantenimiento recientemente actualizada para consejos adicionales y asesoría sobre seleccionar el software CMMS correcto para su organización.

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