Procedimiento operativo estándar:El secreto de un SOP a prueba de fallas

Nadie va a afirmar que McDonald's hace la mejor hamburguesa del mundo. Entonces, ¿por qué puede vender hamburguesas de 50 millones de dólares al día? Porque puede entregar la misma hamburguesa en todas partes, siempre. Esa es la magia de un procedimiento operativo estándar (POE) y funciona en cualquier empresa donde se use correctamente.
En este artículo, aprenderá:

• ¿Qué es un procedimiento operativo estándar?
• ¿Cuáles son los beneficios de un POE?
• ¿Por qué tantos departamentos no obtienen valor de los procedimientos operativos estándar?
• Lo único que prácticamente garantizará su éxito.
• ¿Cuáles son otros formatos de POE comunes?

¿Cómo crecería su departamento si su equipo ejecutara cada tarea con precisión y rapidez? Ya sea que trabaje en una pequeña empresa o en una gran empresa, siga leyendo para descubrir cómo hacer realidad esa visión.

¿Qué es un procedimiento operativo estándar?

Definición

Un procedimiento operativo estándar (POE) es un documento oficial con instrucciones detalladas que describen cómo realizar una tarea específica . .

Las organizaciones lo utilizan para ayudar a su personal a realizar un trabajo constante.

Para cuando el caucho se encuentra con la carretera

Un procedimiento operativo estándar le permite a su equipo saber exactamente qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo.

Este no es un documento de procedimiento de alto nivel. El POE aborda las tuercas y los tornillos (a veces literalmente) del trabajo con pasos específicos que dejan poco o ningún espacio para interpretaciones o errores .

¿Quién usa los procedimientos operativos estándar?

Los POE se pueden utilizar en cualquier vertical. Son especialmente importantes para empresas con tareas que se realizan una y otra vez . En esos casos, la racionalización da como resultado costos más bajos y una mayor producción. Los procedimientos operativos estándar son comunes en:

• Fabricación
• Mantenimiento
• Servicios de alimentación
• Centros de llamadas
• Militar
• Y más.

Debería considerar seriamente la creación de POE para procedimientos específicos antes hacer crecer su negocio si desea mantener una alta calidad.

Los beneficios de los procedimientos operativos estándar

Evite errores estúpidos

Dejados a sus propios dispositivos, hay muy pocas posibilidades de que su tripulación complete una tarea de la misma manera que lo haría usted. Defina la forma "correcta" para hacer todo y conseguir que cada empleado trabaje como su mejor empleado .

Adelantarse a la curva

Los POE orientan a los equipos hacia prevenir problemas en lugar de reaccionar a ellos. Se aseguran de que nada se caiga entre las grietas.

Reducir el mantenimiento reactivo en un 73,2%

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Lea nuestro
Caso de estudio

Entrega lo que se supone que debes entregar

Los procedimientos operativos estándar son un sistema de gestión de calidad natural que garantiza que el trabajo de su equipo esté a la altura en todo momento. Esto le ayuda a evitar retrasos y volver a hacer el trabajo.

Haga que todos estén en la misma página

La falta de comunicación puede ocurrir de dos maneras:

• La persona que habla puede usar las palabras incorrectas.
• La persona que escucha podría malinterpretar.

Eso significa que simplemente proporcionar una única fuente de información comprobada podría reducir los errores hasta la mitad . Eso se suma a un gran ahorro de tiempo y recursos.

Cúbrete el trasero

Incluso en instalaciones bien gestionadas, algo saldrá mal. Evite que la culpa recaiga sobre usted demostrando que tiene POE y que se cumplen. También protege a toda la empresa de multas y litigios.

Lo que es más importante, brindarle a su equipo toda la información que necesita en un SOP detallado evita que ocurran accidentes en primer lugar . Eso nos lleva al siguiente punto.

No dejes nada al azar

Es fácil olvidarse de mencionar detalles al asignar tareas en días ocupados . Eso se convierte en un gran problema cuando esos detalles son advertencias sanitarias, medidas de seguridad o peligros ambientales.

Para asegurarse de recordar todos los detalles relevantes en todo momento, los procedimientos operativos estándar son la forma de escribirlos una vez y adjúntelos fácilmente a las asignaciones .

Brinde una mejor capacitación

Con los procedimientos operativos estándar, puede comenzar a incorporar nuevos empleados a sus trabajos de manera ordenada. Dado que los procedimientos operativos estándar están al alcance de la mano en todo momento, las nuevas contrataciones pueden trabajar de forma independiente antes , liberando a los profesionales experimentados para que se concentren en sus propias cargas de trabajo.

Haga más con menos

En este momento, sus empleados pierden el tiempo rastreando la misma información una y otra vez . En cambio, su equipo puede dirigir esa energía hacia hacer el trabajo. Al proporcionar asignaciones con instrucciones completas y detalladas, la estandarización libera recursos.

Pequeños cambios, gran impacto

Una vez establecido un estándar, puede probar nuevos métodos y realizar mejoras .

Cuando todos los empleados comiencen a hacer el mismo trabajo de la misma manera, seguramente pensarán en formas en que podría ser mejor y se lo harán saber. Si no tiene esta mentalidad de experimento, eso puede sonar como una queja. En cambio, si tiene una manera fácil de actuar según sus sugerencias, puede dirigir esa energía hacia algo positivo . A menudo, estos pequeños cambios se acumulan rápidamente.

Esté preparado

Un departamento sin procedimientos operativos estándar se encuentra en un gran problema el día en que los empleados clave renuncian o se jubilan, o incluso se van de vacaciones. El equipo es más flexible cuando todo el mundo sabe cómo está en un mismo lugar (comúnmente conocida como una "fuente única de verdad"). Pueden adaptarse y adaptarse independientemente de los cambios.

Cumplimiento normativo para tontos

Las instrucciones más importantes de todas son la ley. Si las regulaciones se malinterpretan o se desobedecen, podría significar una catástrofe para toda la empresa. Los procedimientos operativos estándar garantizan que todos los empleados sepan que deben cumplir y saber cómo hacerlo .

Hágase un nombre

Gerentes que son departamentos líderes eficientes y efectivos que pueden crecer sin problemas de crecimiento. Las buenas empresas les confían mejores oportunidades. Estás en una posición sólida para subir la escalera cuando sus operaciones diarias son conocidas y confiables.

Equipos felices

Los SOP preparan a los miembros de su equipo para el éxito.

• Expectativas: Entienden exactamente lo que se espera que hagan.
• Asistencia: Saben dónde encontrar los recursos que necesitan.
• Reconocimiento: Escuchas y actúas sobre sus solicitudes y recomendaciones de mejora.
• Independencia: No tiene necesidad de microgestionar.
• Impacto: Ven que su trabajo impulsa al departamento hacia adelante en lugar de ser un desperdicio.

¿Por qué algunos departamentos no obtienen valor de sus procedimientos operativos estándar?

En este punto, puede estar pensando:"Si podemos hacer un mejor trabajo más rápido con menos errores, accidentes y riesgos, ¿por qué no estamos utilizando ya procedimientos operativos estándar?"

¡Gran pregunta! Los SOP son herramientas invaluables, pero al igual que cualquier herramienta, puede usarlos incorrectamente. Estos son los errores comunes que impiden que los equipos desbloqueen ese valor:

Demasiado ocupado

Esta es la principal razón por la que la mayoría de los equipos fracasan. Están demasiado ocupados haciendo el trabajo y no tienen tiempo para documentarlo , a pesar de lo sencillo que sería su trabajo a largo plazo. En última instancia, las necesidades urgentes a corto plazo se interponen en el camino de la planificación a largo plazo.

Sin embargo, no se desanime. En el siguiente ejemplo, le mostraremos cómo incorporar la escritura de SOP en su rutina de gestión.

Información desactualizada

Los POE crean trabajo adicional:tienes que mantenerlos. Instrucciones incorrectas, incompletas u obsoletas no son mucho mejores que no tener ninguna instrucción.

Momento equivocado, lugar equivocado

Incluso las instrucciones perfectas no sirven de nada si no están disponibles. Con demasiada frecuencia, los SOP bien redactados terminan en una carpeta en la oficina mientras los trabajadores que los necesitan están en el campo . Poner el SOP en una forma física hace que sea difícil tenerlo en el lugar correcto en el momento correcto. Es posible que el departamento no se beneficie del esfuerzo de crearlo.

Es difícil de usar

Si su SOP no es fácil de usar, no se usará en absoluto. Los POE deben tener un formato que haga que su uso fácil - incluso agradable .

Si las instrucciones están escritas, es posible que necesiten una tabla de contenido clara, pestañas codificadas por colores y muchos títulos, subtítulos y viñetas.

También puede incorporar los procedimientos operativos estándar en el lugar de trabajo. Por ejemplo:

• Cuelgue carteles de instrucciones junto al equipo.
• En las listas de verificación, agregue códigos QR que enlacen a sitios web con información útil.

De hecho, este principio de integración es tan importante que encontrará que juega un papel clave en la creación de un SOP a prueba de fallas. Vamos a profundizar en esto a continuación.

Falta de responsabilidad sobre el terreno

Se necesita energía para cambiar los hábitos, y las personas generalmente solo lo harán si saben que habrá consecuencias. Cada POE debe incluir una sección que explique cómo y cuándo evaluar el trabajo en relación con el POE.

Falta de aceptación por parte de la administración

Para que los empleados se tomen en serio los procedimientos operativos estándar, debe asegurarse de que el SOP sea, de hecho, la vara de medir que utiliza la gerencia al evaluar el trabajo . Si las expectativas de la gerencia de un trabajo bien hecho no se alinean con el contenido del POE, eso significa una de dos cosas:

• El POE es incorrecto.
• La gerencia no comprende los matices del entorno de trabajo.

Afortunadamente, entregar a la gerencia un POE bien redactado facilita que lo utilicen de forma predeterminada como su herramienta de evaluación preferida en lugar de crear la suya propia.

Grabado en piedra

Las necesidades de su departamento cambian constantemente. Si escribió el procedimiento operativo estándar de una manera que requiere mucho esfuerzo para actualizar, es posible que haya creado más trabajo del que guardó.

Ejemplos de POE inflexibles incluyen:

• Copias físicas: Páginas impresas que deben rastrearse e intercambiarse
• Formato de página: Contenido completamente completo y denso en el que agregar información a una página afectará el diseño de todas las páginas siguientes (en lugar de reemplazar una sola página)
• Formato de contenido: Verborrea de "muro de texto" (en lugar de gráfico, más sobre esto más adelante) que hace que los pequeños cambios sean difíciles de ver
• Sin anunciar: Cualquier cambio que no se anuncie ni se capacite también en las reuniones
• De acuerdo con la memoria: Procedimientos que no es necesario tener en cuenta al ejecutar el trabajo (lo que hace que sea fácil perder información nueva)

¡No se preocupe, hay buenas noticias!

¡No te desanimes! Conocer todas las formas en que un procedimiento operativo estándar puede fallar significa que puede detener los problemas antes de que comiencen.

Cómo crear un procedimiento operativo estándar a prueba de fallas

Hay tres cosas que harán que un procedimiento operativo estándar sea prácticamente a prueba de balas:Haga que su SOP sea digital , interactivo e integrado.

1. Digital

Crear y actualizar procedimientos operativos estándar es más rápido y sencillo en una plataforma digital.

• Las actualizaciones se envían a todos los miembros del equipo en tiempo real.
• Las instrucciones multimedia utilizan texto, imágenes e incluso videos, junto con enlaces de un clic a otro contenido útil.

2. Interactivo

Haga que su SOP y su lista de verificación sean lo mismo.

• Haga que los miembros del equipo marquen cada paso a medida que lo completan.
• Toda la información para ese paso está frente a ellos mientras hacen el trabajo .

3. Integrado

Cree un POE que hace el trabajo por usted .

• Las notificaciones automáticas alertan a los miembros del equipo sobre actualizaciones de procedimientos y tareas pendientes.
• Los miembros del equipo ingresan datos en el procedimiento operativo estándar en sí, lo que desencadena pasos adicionales según sea necesario.
• Genere automáticamente informes del trabajo realizado. Realice un seguimiento del rendimiento, el tiempo de inactividad, el inventario y más.

En resumen, su procedimiento operativo estándar ya no se verá como un manual. Se convertirá en la herramienta que su equipo utilizará a diario para saber dónde estar, cuándo estar allí, qué hacer y cómo hacerlo.

Véalo en acción:ejemplo de procedimiento operativo estándar

Aviso:Verá mucho la palabra "automáticamente" en las siguientes secciones. Esto se debe a que los procedimientos operativos estándar eficaces están diseñados para optimizar la mayor parte del trabajo posible.

Conozca a nuestro gerente de mantenimiento

En este ejemplo, un gerente de mantenimiento, llamémosle Joe, es responsable de todas sus instalaciones más $ 2 millones en equipos de fabricación. Joe necesita trabajar con su equipo para reparar el equipo lo más rápido posible cuando tuvo problemas porque la empresa pierde $ 200,000 de ingresos cada día que la línea de producción no funciona.

Aún más importante, Joe quiere extender la vida útil del equipo para que no tenga problemas en primer lugar, y eso requiere un mantenimiento preventivo regular (PM). Esto podría ser cualquier cosa, desde inspecciones visuales hasta reemplazar filtros y verificar los niveles de aceite.

Configuración

Joe está utilizando Limble CMMS para llevar a cabo todos sus SOP de modo que sean digitales, interactivos e integrados. (Joe es un tipo inteligente). Dependiendo de cuánto tiempo tenga, Joe puede crear todos sus SOP a la vez o puede comenzar con unos pocos y agregar SOP a medida que surjan las necesidades.

Configurar todo a la vez

Joe puede comenzar enumerando cada equipo y adjuntando cualquier información útil (manuales, información de contacto del fabricante, notas, etc.)

Para cada equipo, Joe puede crear POE para:

• Mantenimiento de rutina (listas de verificación, horarios, asignaciones automáticas, etc.)
• Informar problemas (formularios de envío)
• Asignar trabajo (listas de verificación, asignaciones automáticas, etc.)
• Pedido de materiales POE (inventario)

También puede vincular los SOP para que puedan activarse automáticamente entre sí (más sobre esto más adelante)

Configurando poco a poco

Si Joe está ocupado, seamos honestos, probablemente lo esté, entonces puede ingresar un equipo y definir sus SOP la próxima vez que un empleado informe un problema. Limble se convierte en su nueva forma de asignar tareas y seguir el progreso. Pero debido a que está usando Limble, una tarea que ha creado una vez se puede usar como procedimiento operativo estándar a partir de ese día .

Todo lo que Joe tiene que hacer para construir sus SOP es seleccionar un tipo de datos (por ejemplo, tal vez quiera que el técnico cargue una foto o marque el paso como hecho) y escriba las instrucciones para ese paso. Joe tiene todo tipo de tipos de datos para elegir (que profundizaremos a continuación).

Procedimiento operativo estándar para el mantenimiento de rutina

Resulta que Joe está bastante ocupado, por lo que comenzó a crear los procedimientos operativos estándar para su maquinaria ingresando solo unas pocas piezas de equipo en Limble. Creó un par de SOP de mantenimiento preventivo para tareas que él sabe que tienden a caer en el olvido. En este caso, el equipo de Joe debe completar cada uno una vez al mes.

Procedimiento operativo estándar para informar problemas

Joe también quiere que los empleados que operan las máquinas sigan los procedimientos operativos estándar cuando informan problemas, por lo que creó formularios de informes personalizados en Limble para los equipos por los que los operadores lo llaman con más frecuencia.

Desafortunadamente, es común que los operadores envíen informes que sean vagos o que omitan detalles importantes. Ahora, Limble les pide que incluyan todos de la información requerida.

Joe facilita a los operadores el acceso a los formularios imprimiendo el código QR personalizado exclusivo de Limble pegándolos directamente en el panel de control del operador. Ahora, lo escanean con sus teléfonos, responden algunas preguntas y hacen clic para enviarlo.

Conozca siempre el estado actual del trabajo

Cuando Joe llega a la planta el jueves por la mañana, mira la lista de trabajos a completar ese día, organizada por el miembro del equipo al que fue asignado. Algunos de ellos completaron todo su trabajo el día anterior y tienen listas vacías. Algunos miembros del equipo tienen tareas que aún están en curso. De un solo vistazo, Joe puede ver quién tiene qué trabajos, en qué equipo están trabajando y el estado actual.

Las notificaciones y los activadores automáticos hacen el trabajo por usted

Joe también ve que hay una nueva tarea pendiente:una inspección rápida de la cinta transportadora para ver si algo parece desgastado o suelto. Limble creó esta tarea basándose en el SOP de mantenimiento de rutina que hizo Joe porque ha pasado exactamente un mes desde que su equipo completó la lista de verificación por última vez. Con dos clics, Joe asigna la tarea a Rick.

De hecho, Limble había creado dos tareas esa mañana, pero cuando Joe originalmente hizo su segundo POE, revisar los desagües en busca de obstrucciones, le había dicho a Limble que lo asignara automáticamente al plomero de su equipo. Podía reasignarlo si fuera necesario, pero debido a que se asignó automáticamente, incluso si Joe hubiera sido llamado por una emergencia esa mañana, el plomero sabría que debía hacer el trabajo de drenaje.

Todo a tu alcance

Cuando Joe le asignó la tarea de inspección visual a Rick, Limble hizo ping al teléfono de Rick para avisarle. Cuando Rick hizo clic en la notificación, abrió el SOP completo y se dirigió directamente a la máquina.

Si a Rick lo llaman ausente por un momento, el SOP lo estará esperando en su lista de tareas de Limble.

Procedimiento operativo estándar multimedia

Rick se desplaza a través de las instrucciones en Limble e inmediatamente sabe qué hacer. Eso se debe a que Joe escribió cada paso e incluyó imágenes de cómo debería verse cada parte de la cinta transportadora. Incluso hay un video que muestra cómo quitar los paneles laterales cuando sea necesario.

Joe adjuntó el manual en formato pdf y hay un enlace al soporte técnico en el sitio web del fabricante en caso de que Rick lo necesite.

La verdadera magia:procedimiento operativo estándar interactivo

Obtener información enriquecida

Rick no solo lee su lista de verificación. Ingresa datos directamente en Limble para cada paso.

• Foto / video: Por seguridad, este SOP requiere apagar el equipo y bloquearlo para que otro empleado no pueda reiniciar el equipo mientras Rick lo está inspeccionando (llamado “bloqueo, etiquetado”). Limble le pide a Rick que cargue una foto de la cerradura en su lugar para que no pueda continuar sin haber dado este paso vital. Tomar y cargar la foto es fácil ya que Rick está usando Limble en su teléfono de todos modos.
• Texto / número: A continuación, Limble le pide a Rick que verifique el contador de "horas de funcionamiento" e ingrese el número.
  • Existe otro procedimiento operativo estándar para dar servicio al motor cada 5000 horas de tiempo de funcionamiento. Limble asignará automáticamente esa tarea si el recuento es lo suficientemente alto. Pero hoy no lo es.
• Menú desplegable / casilla de verificación: Rick usa un menú desplegable de sí / no para indicar si el cinturón se ve desgastado.
  • En este caso, lo hace, por lo que Limble le pide a Rick que informe el problema (completando todos los campos obligatorios) y envía el informe a Joe.

Vinculación de procedimientos operativos estándar

Joe ve que llega el informe del problema de la cinta transportadora. Todavía no ha creado un POE para reemplazar las cintas transportadoras deshilachadas, por lo que interviene y hace una plantilla de POE rápida.

Joe luego vincula ese SOP a un par de otros procesos para que lo activen automáticamente:

• Mantenimiento de rutina> Asignación de trabajo :Cualquier inspección futura que observe cinturones deshilachados incluirá automáticamente el nuevo SOP en la asignación para reemplazar el cinturón.

• Asignación de trabajo> Pedido de materiales :Este procedimiento utiliza repuestos fuera de inventario, por lo que Rick agrega esa parte al archivo del equipo, anotando cuántos hay actualmente en stock, cuándo volver a pedir y cuántos pedir. En otras palabras, crea un POE de inventario.

Procedimiento operativo estándar para solicitar materiales

Cuando Joe creó el SOP de inventario para las bandas transportadoras de repuesto, decidió que la planta necesita pedir más bandas una vez que el inventario actual caiga por debajo de 10, y que el pedido debería hacer que el inventario vuelva a subir a 20.

Efectivamente, solo había 10 cinturones en el inventario, por lo que cuando se completó la tarea de reemplazar el cinturón deshilachado actual, el inventario cayó a 9 y Limble creó automáticamente una nueva tarea para pedir más. Si hubiera sido una instalación más grande, la tarea se habría asignado automáticamente al departamento de compras o al coordinador de mantenimiento. Sin embargo, el equipo de Joe no es tan grande, por lo que estableció el SOP para asignarse todas las compras a él mismo.

Actualización de un procedimiento operativo estándar

Después de hacer la inspección varias veces, Rick pensó que sería más eficiente agregar aceite mientras tenía los paneles laterales quitados de todos modos, en lugar de que esa fuera una tarea independiente. Puso sus pensamientos en la misma forma que sus compañeros de trabajo usan para informar problemas para que se dirijan directamente a Joe. Joe pensó que era una gran idea y simplemente agregó el paso al POE de inspección.

Independientemente de cuándo Joe haga cambios, Rick siempre tiene acceso a la versión más actualizada .

Registros e informes

Unos meses después, Joe ingresó todo su equipo y creó SOP para cada rutina de mantenimiento. Limble registró automáticamente todo el trabajo de su equipo en el historial de trabajo del equipo, y Joe puede ver en sus informes qué equipo ocupa la mayor parte del tiempo de su equipo.

Su presupuesto se incrementó para poder reemplazar una máquina obsoleta de $ 200,000. Lo había estado pidiendo durante años, y finalmente se lo concedió porque pudo demostrar que la empresa gasta $ 50.000 al año en piezas y mano de obra para tratar de mantenerla viva, e incluso entonces su tiempo de inactividad le cuesta a la empresa $ 600.000 de ingresos perdidos por trimestre.

Joe no tenía que calcularlo él mismo y esperaba que la dirección le creyera. Se compiló automáticamente (hay esa palabra nuevamente) para él en función de las tareas que se completaron siguiendo sus procedimientos operativos estándar.

Recopile el conocimiento de los miembros del equipo

Observe cómo, al desarrollar sus procedimientos operativos estándar dentro de Limble, Joe documentó todo lo que había aprendido sobre el equipo durante sus décadas en la empresa. Al agregar las sugerencias de su equipo, los SOP se convirtieron en el único almacén de datos del departamento.

Ahora, el equipo de Joe dedica menos tiempo a las preguntas, es más fácil para Joe tomar vacaciones y hay mucha menos ansiedad por el hecho de que Joe está planeando jubilarse en los próximos 5 años.

Más que un documento

Para que tenga un impacto, un POE debe ser más que un documento:es una herramienta de gestión que:

• Automatiza: Ejecuta tareas repetitivas y comunicación,
• Garantiza la minuciosidad: Garantiza que nada se pierda,
• Ofrece información valiosa: Revela oportunidades para aumentar la productividad y reducir los costos.

Se convierte en una plataforma que no solo les dice a las partes interesadas qué hacer, sino que les ayuda a hacerlo. Los SOP de Limble son a prueba de fallas porque integran procedimientos en el trabajo diario y brindan valor en todos los niveles de la organización:

• Administradores: Agiliza el trabajo administrativo
• Técnicos: Proporciona expectativas claras
• Ejecutivos y propietarios de empresas: Da visibilidad a las fortalezas y debilidades financieras de las operaciones diarias

Más de lo que esperaba

Si esperaba aprender acerca de las páginas de título y las tablas de contenido, esta introducción a los procedimientos operativos estándar puede haber sido una sorpresa. Con suerte, ha captado todo el alcance de lo que los SOP digitales, interactivos e integrados de Limble pueden hacer por su organización:

Administre sus equipos e instalaciones

Limble se convierte en la única fuente de información sobre todos los activos. Esto facilita aprovechar al máximo el equipo en cada fase de su ciclo de vida.

Aligere su carga de trabajo

Limble crea automáticamente tareas (completas con SOP) basadas en una variedad de factores desencadenantes. Su diseño fácil de usar y el enrutamiento de asignaciones reducen el tiempo dedicado a administrar de horas a segundos.

Garantía de calidad

Limble es un sistema de control de calidad / garantía de calidad que mantiene a su equipo funcionando de manera constante y revela problemas potenciales antes de que surjan.

Optimice el inventario

Limble rastrea el uso y activa las compras cuando el inventario cae por debajo de los límites establecidos. Arreglará el equipo más rápido con las piezas adecuadas en la mano.

Cumplimiento estricto

Limble asegura que el trabajo regulado es:

• planeado para
• completado
• registrado

luego guarda el historial de aprobación con:

• captura de firmas
• marcas de tiempo
• verificación multimedia

Recompensa el desempeño

Limble realiza un seguimiento del trabajo de todos los miembros del equipo para que pueda recompensar a los mejores y mantener a los miembros rezagados del equipo en sus tareas. (Comparta métricas con todo el equipo para la presión positiva de los compañeros).

Planifique para el futuro

Limble está disponible para todos los empleados en todo momento, lo que significa que el equipo no depende demasiado del conocimiento de una sola persona. El departamento puede seguir funcionando sin problemas independientemente de las circunstancias cambiantes.

Otros tipos comunes de procedimientos operativos estándar

Si decide ir a la vieja escuela, tiene algunos tipos diferentes de SOP para elegir. En los siguientes párrafos, discutimos los pros y los contras de cada tipo de documento SOP.

1) Procedimiento paso a paso

Un POE paso a paso es el método más simple. Como su nombre lo indica, funciona como una lista de verificación fácil de seguir de instrucciones paso a paso, describiendo cada acción que un empleado deberá realizar para completar la tarea en cuestión.

Cuándo utilizar un POE paso a paso: Utilice este tipo de POE cuando la tarea sea sencilla y siempre deba ejecutarse de la misma manera.

Ventajas:

• Fácil de entender, crear y usar.
• Ideal para tareas rutinarias.

Contras:

• No aplica para procesos complejos o aquellos que requieran toma de decisiones.

2) Procedimiento operativo estándar jerárquico

Un SOP jerárquico es una mejor opción para procedimientos complejos que necesitan más estructura e información adicional. It provides further details within each step . While a step-by-step SOP may list steps 1, 2, and 3, etc., this would also include hierarchical steps 1a and 1b; 2a and 2b, then 3a and 3b. It can also come in the form of a checklist or bullet point list.

For example, let’s imagine that a new employee needs to sign up for benefits online. If step 1 tells them to create an account, step 1a may give directions on creating a username while step 1b will guide them to create a unique password before proceeding.

When to use a hierarchical SOP:  Use this type of SOP when the workflow you outlined needs an extra layer of instructions. Hierarchical SOPs allow you to include all the required steps in a tidy format, without having to create lengthy descriptions that are hard to follow.

Pros:

• They provide additional information while keeping things simple.
• Each step provides the background and context for the next one, so there’s no need for lengthy explanations.

Contras:

• Updating hierarchical SOPs can be time-consuming, especially if the change in one step means you have to make changes in other steps.
• Not a good fit for any business process that requires decision making.

3) Flowchart standard operating procedure

Flowcharts are images that explain what path to follow depending on the situation . These processes are not linear — the outcome of one step will determine the course of action for following steps.

When to use a flowchart SOP:  Flowchart SOPs apply to complex situations. They could be used when troubleshooting engine problems or addressing a complaint. They allow users to visualize workflow steps and quickly proceed with the job at hand.

Ventajas:

• They are great for understanding the big picture behind complex processes.
• They minimize confusion for staff when deciding how to proceed.
• Flowcharts make it easy to improve business processes. It is easy to see ways to combine or rearrange steps. In the end, you can reduce waste, eliminate bottlenecks, get more done, optimize the amount of time needed for the desired outcome, and so on.
• They are a great choice for processes where the outcomes can be hard to predict, such as customer service calls.

Contras:

• Updating flowchart SOPs can be a serious hassle. If you make a bigger change, you may have to redraw the entire flowchart or a substantial part of it.
• Long flowcharts can look clumsy and messy, making it difficult for users to understand and follow through. They need to be well-thought-out and structured to be useful.

4) Management standard operating procedure

In a nutshell, a management SOP is an SOP for writing SOPs. That probably sounds weird — let’s clarify this.

For organizations with a large number of SOPs, it’s best to have a document that explains how to write and manage new standard operating procedures . This document is known as the management SOP. It serves as a template that outlines how SOPs should be structured. Its job is to ensure that new procedures are consistent with older SOPs.

A management SOP will cover topics like presentation and layout, and how to review, approve, maintain, and carry out new SOPs.

When to use a management SOP:  These are most helpful to large companies. This is especially true if there are many procedures to document and multiple staff who write the SOPs.

Ventajas:

• They get rid of the problem of conflicting procedures and help ensure that all SOPs comply with best practices.
• They speed up the SOP creation process by using a template. Having a management SOP takes out the guesswork, and saves your staff from having to memorize all the steps for creating SOPs from scratch every time.

Cons: 

They add an extra layer of work because, like other SOPs, you have to regularly review and update management SOPs.

How to structure an SOP document?

Traditionally, here is what you would expect to see in a standard operating procedure document (not necessarily in this order):

Title page

Includes:

• Procedure’s name (for example, “Air Conditioning Unit:Changing the air filter”)
• Unique SOP ID number
• Date created or updated
• Department or team the SOP applies to
• Names and signatures of everyone involved in creating the SOP

Revision history

Information about when the SOP was created and what was changed the last time it was updated.

Table of contents

Summarizes the document and helps the user quickly find what they are looking for. Helpful when the document is very large.

Purpose and scope

Describes why the SOP was created, which processes are covered, and what the document aims to accomplish.

Roles and responsibilities

Lists the people (employees, managers, etc.) who will need to follow this SOP. Outlines their responsibilities. This helps avoid confusion and keeps everyone accountable.

Procedures

The core content that forms the bulk of your SOP. This section outlines the work to be completed, including all the information relevant to each task. This can include pictures, charts and other helpful images.

Health and safety information

SOPs for industrial processes must include:

Resources

• Safety warnings
• Protective gear
• Steps for avoiding hazards

A list of related training materials, websites, or reference guides to your SOP. This is another feature that comes in handy when getting new team members up to date.

Glossary

Every industry has its unique vocabulary, including acronyms. Explain it all here.

Approval signatures

Show the signatures of anyone who was required to approve the SOP.

Steps for writing effective standard operating procedure

To ensure your effort doesn’t go to waste, you need to think ahead. Start by doing foundational work:

• Be prepared for change management:  Introducing changes can be difficult. Clarify your company’s goals and explain why you need SOPs. This will give your team the drive to keep going if they run into obstacles along the way.
• Select processes you want to standardize:  Avoid the distraction of trying to create an SOP for every single procedure in your company. Focus on the core processes and those activities that impact health and safety, quality, and the bottom line.
• Organize the SOP team:  Select a team that will be accountable for creating the document and meeting deadlines. Don’t forget that, sooner or later, you’re going to need input from people that will be using these procedures.

Once all that is out of the way, use the following steps to create an actionable standard operating procedure for the tasks you picked.

1) Decide on the scope of your SOP

For every process, think about what exactly you intend to document and how detailed the SOP needs to be. This is largely influenced by:

• How important the topic is to your operations (such as health and safety considerations).
• The intended audience for the SOP you plan to write (for instance, an SOP for new employees would likely require more information than one for more experienced staff).
• The complexity of the business process itself.

2) Collect necessary information

Every standard operating procedure should be created with the end-user (staff) in mind. That means the person outlining the procedure needs to be aware of the existing workflows, best practices, and workplace limitations. Many of these details will have to be sourced from experienced employees who know the process inside and out.

Consider including this vital information:

• Schematics or instruction booklets, and OEM manuals.
• Required equipment, gadgets, materials, and tools needed to execute a specific task.
• Personal protective equipment (PPE).
• Potential safety hazards and safety warnings need to be mentioned.
• List of the actual steps in the task workflow.
• The number of people required to complete the job.
• Any additional details that need to be included to successfully execute the task.

The main difference between an industrial SOP and an office SOP is the type of information that needs to be included. For example, a heavy equipment operator needs PPE and safety guidelines along with standardized work instructions. In contrast, a help desk worker or a junior marketing manager might need login information for a tool they need to complete their task.

After this, you can review all the information with the maintenance supervisor or other stakeholders to fine tune the list. Some processes that you may want to create SOPs for are:

• routine maintenance tasks
• commonly executed repairs and troubleshooting processes
• what to do in the case of emergency maintenance
• procedures for submitting maintenance tickets, reviewing work requests, scheduling planned and unplanned maintenance work
• taking and returning tools and parts from inventory
• quality control and other specific tasks

3) Choose an SOP type

Earlier on, we discussed the major types of SOPs (Step-by-step, Flowchart, and Hierarchical list) and when to use each type. Assess your operations and choose a suitable SOP type for the process you’re outlining.

4) Write the first draft

With all the above steps completed, you can get down to writing the actual SOP. Depending on the type of SOP you’re writing, a simple document editor like Microsoft Word will be sufficient for the job. For complicated processes with flowcharts, you might need a dedicated flowchart software (we recommend Lucidchart) or one of the tools we list in a standalone section below) or a well-structured template.

5) Distribute and review the first draft

The document may require several reviews, especially if this is your company’s first attempt at SOP writing. Don’t rush this step. It’s important to have employees at different levels available to review the procedures and ensure that they align with your organizational objectives and current workflow.

6)  Publish and implement the SOP

We advise that you put the SOPs through a testing phase where your staff will use them and offer feedback. After getting substantial feedback, commit to tracking how effective the documents are, then make more adjustments and tweaks if necessary.

7) Staff training

To further help ensure compliance with the SOP, you must fully train all staff to use the SOPs for the techniques and procedures relevant to their work. Be sure to document who completed which training.

A few standard operating procedure examples from the industrial space

Curious to see some standard operating procedure examples from the manufacturing space? Here are a few.

Standard operating procedure example #1:Determining silt concentration

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Standard operating procedure example #2:Performing prechecks on gas forklift

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Standard operating procedure example #3:Testing tanks for vessel entry

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One thing you should learn from these examples is that you do not have to follow a set format. You just need to make sure that the document contains all relevant information.

Fast-track your team with digital, interactive, integrated standard operating procedures

Standard operating procedures are the secret behind the world’s most effective teams. But you have to do more than a document; you have to provide your team with the tools that make doing great work the path of least resistance .

Still don’t think you have time?

Not ready to implement full-scale standard operating procedures? Maintenance professionals can still move their departments forward with a smart preventive maintenance plan. Save yourself days of work with this free download.