Usabilidad: criterio clave para seleccionar software de Gestión de Activos Empresariales (EAM)

En las últimas décadas, las aplicaciones empresariales han evolucionado para ofrecer funcionalidad notablemente completa. Con presupuestos y recursos adecuados, los fabricantes medianos y grandes ahora pueden encontrar soluciones empresariales que cubren casi todos los procesos de negocio que necesitan gestionar.

Sin embargo, ya sea en el amplio ámbito de la planificación de recursos empresariales (ERP) o en el dominio más enfocado de la gestión de activos empresariales (EAM), la funcionalidad por sí sola ya no garantiza valor. La usabilidad a menudo recibe atención insuficiente. Incluso si un sistema EAM permite a los técnicos recuperar e ingresar datos o a los ejecutivos monitorizar la salud de activos, una interfaz torpe puede drenar recursos en lugar de agregar valor.

Este artículo explora desafíos comunes de usabilidad que enfrentan los fabricantes con software EAM, el impacto en la productividad y las características que pueden transformar un sistema EAM en un verdadero habilitador de productividad.

Sistemas Dispares: El Problema de Usabilidad Más Común

En muchos departamentos de mantenimiento de fabricación y organizaciones MRO, los técnicos usan una solución punto-de-venta para órdenes de trabajo, planificación y programación, un sistema diferente para inventario, y otro para compras. Plataformas separadas también pueden gestionar recursos humanos y credenciales de empleados. Técnicos, planificadores y ejecutivos deben navegar múltiples flujos de proceso únicos y esquemas de navegación.

Esta fragmentación aumenta el tiempo de formación, reduce la intuitividad y desanima a los usuarios a explorar funciones avanzadas. El resultado es un drenaje en tiempo profesional y un fracaso para realizar el valor completo de cualquier sistema individual.

Además, un ecosistema fragmentado fuerza la re-entrada de datos. Por ejemplo, una orden de trabajo puede requerir piezas emitidas a través de un segundo sistema, necesitando entrada duplicada de datos y aumentando el riesgo de errores.

Algunos fabricantes dependen de soluciones caseras heredadas que crecen en complejidad con el tiempo. De igual forma, el software EAM empaquetado puede volverse convoluto, especialmente cuando los proveedores integran múltiples soluciones puntuales de manera punto-a-punto. Incluso entonces, los desafíos de usabilidad persisten.

Por Qué la Usabilidad Importa Durante la Selección

Los técnicos de mantenimiento son solucionadores de problemas hábiles, no operadores de computadora. Su rol principal es mantener sistemas de producción en marcha y mantener equipos de capital. Un sistema EAM debería ser, por tanto, la herramienta que les permita realizar sus trabajos más eficientemente, no una barrera.

Consideraciones clave incluyen:

• El número de pulsaciones o clics requeridos para recuperar o ingresar información.
• La cantidad de conocimiento específico del sistema necesario para operación básica.
• La integración de captura de datos automatizada (ej. RFID, escaneo de códigos de barras) para eliminar entrada manual de datos.

En muchos entornos, la ventana productiva de un técnico en un turno de ocho horas es de unas seis horas. El tiempo dedicado a entrada de datos puede erosionar esta ventana en un 17% o más, reduciendo la productividad general.

Evaluando la Usabilidad en la Selección de Software

Soluciones EAM efectivas deberían proporcionar una suite unificada que abarque:

• Gestión de inventario y cadena de suministro para asegurar piezas necesarias.
• Funcionalidad de recursos humanos para verificar disponibilidad de mano de obra calificada.
• Capacidades financieras para análisis de coste de ciclo de vida completo.
• Integración de operaciones de fabricación para alinear horarios de mantenimiento y producción.
• Integración CRM opcional para mantenimiento urgente impulsado por clientes.

Cuando todas estas funciones coexisten en un solo entorno, los usuarios gastan menos tiempo aprendiendo múltiples sistemas, evitan entrada redundante de datos y pueden automatizar captura de datos más fácilmente. Dispositivos portátiles que capturan uso de piezas, tiempo y notas directamente en el sistema eliminan trabajo sin valor agregado.

Además, un sistema que refleja navegación web familiar —menús intuitivos, diseños predecibles y ayuda contextual— reduce tiempo de formación y acelera la adopción. Potentes herramientas de búsqueda integradas que permiten a los usuarios encontrar información en todo el sistema con una sola consulta —muy parecido a una búsqueda de Google— mejoran significativamente la usabilidad.

Las figuras siguientes ilustran cómo la búsqueda integrada y la visualización avanzada pueden agilizar el acceso a datos y la toma de decisiones en IFS Applications.

Figura 1. Pantalla Quick Report In Work de IFS Applications demuestra entrada de datos simplificada.

Figura 2. Resultados de búsqueda integrada para "Wet End" y para órdenes de trabajo asignadas a un empleado específico.

Figura 3. Resultados de búsqueda destacando órdenes de trabajo y tareas relevantes.

Grandes volúmenes de datos de activos requieren organización inteligente y visualización. Mapas de árbol y paneles completos permiten a ejecutivos realizar gestión por excepción —detectando rápidamente problemas críticos y profundizando para detalle.

Figura 4. Mapa de árbol de IFS Applications donde tamaño de fallo y criticidad se visualizan.

Figura 5. Pantalla ejecutiva consolidada con capacidades de drill-down.

Figura 6. Vista clara de paradas de producción codificadas por razón.

Conclusión

Elegir un sistema EAM basado en usabilidad es directo cuando mantiene estos principios centrales en mente:

• Opte por una suite unificada que cubra todas las funciones esenciales —inventario, RRHH, finanzas, operaciones y CRM opcional— para eliminar retrabajo y agilizar captura de datos.
• Seleccione un sistema con navegación estilo web y motor de búsqueda integrado y potente para reducir tiempo de formación y acelerar adopción.
• Asegure que la plataforma ofrezca herramientas de visualización avanzadas para convertir datos brutos en insights accionables para gerentes y ejecutivos.

Sobre el autor:
Mike Auer es analista de negocio senior en IFS North America con más de 25 años de experiencia en aeroespacial, generación de energía y fabricación de alta velocidad. Se especializa en implementar procesos de mantenimiento predictivo y preventivo. Antes de IFS, Mike ocupó roles en mantenimiento industrial e ingeniería en Pergo Inc., Commonwealth Edison, Ford Aerospace y otras grandes corporaciones. Obtuvo un grado en gestión empresarial de la Universidad de Georgia.

Las herramientas EAM generan vastas cantidades de datos. Software que presenta opciones de visualización inteligente facilita a ejecutivos y gerentes acceder a datos de rendimiento de activos en tiempo real y tomar decisiones informadas.