Usabilidad como criterio de selección de EAM

Después de décadas de desarrollo continuo, las aplicaciones para toda la empresa han llegado a ofrecer una funcionalidad muy completa. Con un presupuesto y recursos organizativos suficientes, un fabricante de tamaño mediano a grande probablemente puede encontrar software empresarial que incluya funcionalidad para prácticamente cualquier proceso comercial en el que pueda estar involucrado.

Pero ya sea que estemos hablando del área amplia y abarcadora de la planificación de recursos empresariales (ERP) o del mundo más centrado de la gestión de activos empresariales (EAM), mientras que la funcionalidad puede estar disponible para satisfacer diversas necesidades, lo que ha faltado es la atención adecuada. a la usabilidad. Algunos proveedores de software empresarial están comenzando a prestar atención a la usabilidad con respecto al ERP, pero es igualmente importante en el área de EAM. Dentro de una aplicación EAM, es posible que exista una funcionalidad que permita a los técnicos recuperar e ingresar datos y permitir que los ejecutivos evalúen el estado de los activos, pero si estas tareas son difíciles o requieren mucho tiempo, ese sistema EAM agotará los valiosos recursos de la empresa en lugar de aportar valor empresarial.

En este artículo, examinaremos los diferentes problemas de usabilidad que los fabricantes encuentran con el software EAM, cómo estos problemas agotan los recursos de la empresa y las características y características específicas de EAM que pueden conducir a una usabilidad mejorada.

Sistemas dispares
Por el momento, los problemas de usabilidad más comunes que se encuentran con EAM se deben a la falta de aplicaciones completamente integradas.

Lo que veo con frecuencia dentro de los departamentos de mantenimiento de fabricación y las organizaciones de mantenimiento, reparación y revisión (MRO) es que los técnicos utilizan una solución de un punto para administrar sus órdenes de trabajo, programación y planificación, y un sistema completamente diferente para administrar su inventario y potencialmente otro sistema para manejar. su compra. Sin embargo, se utilizan otros sistemas para administrar los recursos humanos y para rastrear las credenciales y la disponibilidad de personas capaces de realizar tipos específicos de trabajo. Los técnicos, gerentes y ejecutivos que trabajan en dos o tres sistemas diferentes se ven obligados a aprender dos o tres esquemas de navegación y flujos de proceso completamente únicos. Esto hace que los sistemas sean menos intuitivos, aumenta la cantidad de capacitación necesaria y evita que los usuarios tengan el tiempo y la inclinación para explorar y aprovechar completamente la funcionalidad más avanzada y de gama alta que pueden ofrecer sus diversos paquetes de software. ¿Quién tiene tiempo para convertirse en un usuario avanzado no solo de uno, sino de dos, tres o más paquetes de software? Esto supone una pérdida de tiempo profesional para los técnicos y ejecutivos y también asegura que no se darán cuenta del valor total o la capacidad de ninguno de los sistemas en los que dependen porque simplemente carecen del ancho de banda para hacerlo.

La usabilidad se reduce aún más cuando se utiliza una colección de soluciones puntuales para EAM debido a la cantidad potencialmente enorme de reingreso y reelaboración de datos necesarios para mantener múltiples sistemas actualizados. Casi inevitablemente habrá algún nivel de entrada doble, si, por ejemplo, en una orden de trabajo, utilicé una pieza que realmente necesita ser emitida por un segundo sistema.

En algunas otras situaciones, los fabricantes pueden estar ejecutando sistemas locales que, a medida que se desarrollaron, expandieron y agregaron internamente durante un período de años, se volvieron cada vez más complejos y complicados. El software empaquetado puede, de manera similar, aumentar en complejidad con el tiempo y sufrir un diseño subóptimo, lo que presenta desafíos de usabilidad. De hecho, algunos paquetes de software utilizados para EAM consisten en paquetes de soluciones de puntos que han sido adquiridos por el proveedor e integrados de forma punto a punto. Por supuesto, esto puede eliminar algunas modificaciones, pero aún presenta los desafíos de usabilidad descritos anteriormente.

Por qué la usabilidad es importante durante la selección
Los técnicos de mantenimiento son lo suficientemente inteligentes como para descubrir los sistemas EAM bizantinos y confusos que podrían verse obligados a usar, y ciertamente no queremos desacreditar la capacidad intelectual de las personas que usan estos sistemas. Después de todo, son personas talentosas que tienen la capacidad de reparar sistemas complejos. Pero las empresas de fabricación que emplean a estos técnicos no los contrataron como operadores de computadoras, sino para utilizar sus habilidades para mantener en funcionamiento los sistemas de producción y mantener operativos los equipos de capital para el uso previsto. El técnico no está empleado para satisfacer las necesidades del sistema EAM, sino que el sistema EAM está ahí para ayudar al técnico a realizar su trabajo de la manera más eficiente posible y, por lo tanto, debe seleccionarse porque es la herramienta adecuada para ese trabajo. .

Esto significa que una consideración principal al seleccionar EAM debe ser garantizar que los técnicos no necesiten pasar una cantidad excesiva de tiempo navegando por el sistema, ya sea para encontrar y acceder a la información necesaria para realizar su trabajo o para ingresar información en el sistema en el curso de presentación de informes sobre el trabajo que han completado. Es esencial que un comité de selección considere la cantidad de pulsaciones de teclas o clics que deben realizar para obtener información dentro o fuera del sistema.

También es importante considerar la cantidad de conocimiento específico del sistema necesario para realizar estas tareas. ¿Cuánta capacitación es necesaria para comprender los conceptos básicos de cómo funciona el sistema EAM? Después de todo, la forma en que se reparan las cosas no ha cambiado fundamentalmente en los últimos 100 años. Algo está roto y lo arreglamos. La complejidad de los activos de capital y los componentes en los que estamos trabajando ha aumentado con el tiempo, y las innovaciones más recientes nos permiten recopilar datos que nos permiten predecir cuándo algo está a punto de romperse para poder reemplazarlo de manera proactiva. EAM respalda este proceso asegurándose de que se nos notifique que algo anda mal, obteniendo una descripción del problema, brindándonos la información necesaria para realizar las reparaciones y definiendo cuáles fueron esas reparaciones, incluida la cantidad de tiempo invertido y los materiales y herramientas utilizados. Luego, esa información debe ser visible para otros en la organización responsables de las finanzas, los inventarios de mantenimiento, la programación del personal y otras disciplinas relacionadas, incluidas las operaciones de fabricación. Un sistema EAM debe ser muy intuitivo y fácil de entender por cualquiera que esté íntimamente familiarizado y experimentado con estos procesos centrales.

Pero en los muchos departamentos de mantenimiento que he visitado o en los que he trabajado a lo largo de los años, he visto los mismos problemas de usabilidad subóptimos una y otra vez que generalmente reducen un turno de ocho horas para un técnico a solo cinco horas. Lo que he visto es que el técnico o planificador se ve obligado a trabajar en uno o varios sistemas cada vez que surge un evento de mantenimiento, y ya sea una actividad de mantenimiento planificada o una actividad de mantenimiento inminente, estos sistemas subóptimos consumen tiempo y energía y ralentizan por la reparación. Una vez que se completa el trabajo, los técnicos deben tomarse más tiempo para ingresar datos sobre la reparación en el sistema, lo que ralentiza su tiempo de respuesta para la próxima orden de trabajo que debe ejecutarse.

Un punto de referencia estándar para la disponibilidad de mano de obra en un turno de ocho horas es aproximadamente seis horas de tiempo productivo. Si parte de esas seis horas de tiempo productivo se dedica a la entrada en la computadora, realmente no hay forma de alcanzar ese punto de referencia. Ahora ha reducido esas seis horas y ahora tiene potencialmente 5.5 o incluso cinco horas en un turno. ¡Esa es una pérdida productiva de casi el 17 por ciento! La productividad de los técnicos de mantenimiento y los planificadores de mantenimiento ha disminuido porque están gastando más tiempo trabajando como operadores de computadoras, que por supuesto no es para lo que fueron contratados.

En un sistema EAM subóptimo, normalmente es difícil automatizar la captura de datos utilizando herramientas como RFID o escaneo de códigos de barras en dispositivos de mano. Esto significa que los técnicos deben tomar notas largas a mano en las libretas que guardan en un bolsillo en sus monos e ingresar manualmente esos datos al final de su turno. Esa desconexión entre el trabajo y la entrada de datos crea la oportunidad de errores humanos y, por defecto, obliga a los técnicos a registrar su trabajo dos veces:una en su bloc de notas y otra en un sistema EAM o CMMS. La administración del trabajo, el inventario, los recursos humanos y otras funciones separadas, como mínimo, hacen que sea mucho más costoso resolver este problema, ya que los desafíos de integración de sistemas se vuelven considerables.

Figura 1. El software EAM necesita simplificar el proceso de ingreso de datos sobre el trabajo realizado. Aquí está la pantalla Informe rápido en el trabajo de IFS Applications.

Cómo evaluar la usabilidad durante la selección de software
Obviamente, el requisito básico para la usabilidad del software EAM es una suite integrada que incluye las diversas disciplinas y funcionalidades que los planificadores, técnicos y ejecutivos necesitan tocar. La funcionalidad más completa que diferencia a EAM de la administración del trabajo simple o de los sistemas de administración de mantenimiento computarizados (CMMS) incluye:

• Inventario y gestión de la cadena de suministro para reunir las piezas y los materiales necesarios para mantener el activo.
• Funcionalidad de recursos humanos para asegurar la disponibilidad de trabajadores calificados para realizar el trabajo requerido.
• Funcionalidad financiera para que se pueda analizar el costo total de mantenimiento y operación del activo y el ciclo de vida del activo se pueda administrar estratégicamente.
• Integración con las operaciones de fabricación para que la programación de modo que la programación de mantenimiento y producción pueda encajar sin problemas.
• A veces, integración con CRM para que las tareas de mantenimiento se puedan programar para permitir pedidos urgentes de clientes u otras necesidades.

Una vez que todas estas funciones se alojan en un entorno empresarial unificado, preferiblemente desarrollado como parte de una suite EAM completa, se dedica menos tiempo a aprender diferentes sistemas con diferentes esquemas de navegación. Se dedica menos tiempo a volver a introducir datos. Y la naturaleza unificada de la funcionalidad hace que automatizar la captura de datos sea más fácil y significativamente más asequible, lo que elimina gran parte del tiempo que los técnicos dedican a trabajar en el sistema EAM. Si pueden usar un dispositivo de mano simple para capturar datos sobre las piezas y materiales utilizados a medida que los usan, y tal vez incluso registrar su tiempo y hacer otras anotaciones que se ingresan directamente en el sistema de forma inalámbrica, el trabajo sin valor agregado se elimina automáticamente y el sistema EAM se vuelve más fácil de usar en un orden de magnitud.

Los sistemas integrados y la automatización pueden permitir que los técnicos dediquen menos tiempo al uso del sistema EAM. Pero cuando los técnicos, planificadores, gerentes y ejecutivos necesitan usar el sistema EAM, lo encontrarán mucho más fácil si ese sistema refleja la funcionalidad de la computadora con la que ya están familiarizados. Casi cualquier sistema EAM requerirá que los usuarios finales pasen por al menos un nivel mínimo de capacitación. Pero si la navegación general, la apariencia de una aplicación empresarial pueden tomar prestados conceptos clave de las convenciones de navegación web, se requerirá menos capacitación y los usuarios se sentirán más cómodos con su dominio del entorno de software EAM.

Por supuesto, incluso la web no era el lugar más fácil de usar antes de los motores de búsqueda basados ​​en texto como Google y Alta-Vista. Antes de la búsqueda, la web era un lugar donde, para encontrar algo, ya era necesario saber dónde estaba. Ésa es una de las razones por las que tantos sitios web de la década de 1990 presentaban páginas con "enlaces". En la mayoría de las organizaciones, un sistema EAM o ERP funciona de la misma manera. Hay pantallas específicas que los usuarios deben conocer y en las que deben navegar para consultar y encontrar varios datos. Incluso puede haber páginas de "enlaces" donde las personas pueden almacenar enlaces a las pantallas que utilizan con más frecuencia.

La usabilidad mejora cuando las búsquedas se vuelven intuitivas, como lo es hoy en día una búsqueda de Google, donde simplemente ingresa una cadena de búsqueda en un motor de búsqueda único y centralizado y el sistema EAM encuentra todos los lugares diferentes en los que ocurre la cadena. Esto significa que no necesita encontrar el lugar correcto en la aplicación para realizar su búsqueda, definir numerosos parámetros y, con suerte, obtener la información que necesita. En su lugar, puede ingresar un número de solicitud, el nombre del cliente, el número de factura o el nombre del proveedor y obtener inmediatamente la información adecuada. Las herramientas de búsqueda integradas avanzadas le permiten especificar más el tipo de datos que le gustaría encontrar para ofrecer resultados más específicos.

Un sistema EAM que ofrece un potente motor de búsqueda como función integrada ofrece un alto grado de usabilidad. La otra forma de ofrecer una función de búsqueda completamente funcional es agregando complejidad y costo con un software de búsqueda empresarial complementario.

Figura 2. Arriba se muestran los resultados de una búsqueda integrada de aplicaciones empresariales IFS para "Wet End". Y a continuación, se muestran los resultados de búsqueda de órdenes de trabajo y tareas para un empleado específico que trabaja en IFS Applications.

Figura 3.

La ubicación de bits específicos de información en un sistema EAM enorme es una tarea de usabilidad que debe considerarse. Pero dar sentido a grandes bloques de datos es otra. Ya sea que esté ingresando todos los datos manualmente o tenga una captura automática de datos que proporcione información sobre fallas directamente en un sistema EAM, entender grandes cantidades de datos de activos es otro desafío de usabilidad. Un sistema EAM de usabilidad mejorada proporcionará a los gerentes y ejecutivos formas inteligentes de organizar y visualizar los datos de los activos para respaldar la toma de decisiones.

Los mapas de árboles son una herramienta útil para la gestión por excepción porque permiten, de un vistazo rápido, la separación de los pocos elementos críticos que requieren atención de los muchos elementos que no. Los ejecutivos en un entorno intensivo en activos a menudo administran por excepción. Cuando los activos se ejecutan dentro de los parámetros normales, no requieren atención. Pero cuando las operaciones se desvían de estos parámetros, un ejecutivo o gerente debe conocer y poder determinar rápidamente qué medidas correctivas deben tomarse.

Figura 4. En este mapa de árbol de IFS Applications, el número de fallas se representa por tamaño y la criticidad por color. Los usuarios pueden profundizar en los grandes cuadrados rojos para encontrar las razones detrás de los problemas.

Figura 5. En algunos casos, un gerente o ejecutivo puede recibir mucha más información en una sola pantalla, pero puede desglosarlos para revelar más detalles sobre elementos críticos. A continuación, se muestra un ejemplo de una pantalla tan completa en IFS Applications.

Figura 6. Esta pantalla dentro de IFS Applications proporciona una vista simple y comprensible de las paradas de producción codificadas por motivo.

Conclusión
Seleccionar el software EAM sobre la base de la usabilidad puede ser relativamente simple si recordamos nuestros puntos principales anteriores.

• EAM debe ofrecer todas las funciones clave necesarias para respaldar el activo en un único sistema unificado. Esto elimina la repetición del trabajo, evita que los usuarios se vean obligados a aprender varios sistemas y facilita la adición de captura de datos automatizada, lo que reduce aún más el tiempo dedicado al sistema.
• Se necesita una navegación similar a la web y una potente búsqueda integrada para reducir la cantidad de capacitación necesaria. Es más fácil de reconocer que de recordar, por lo que si los usuarios pueden entender intuitivamente cómo usar el sistema EAM basándose en sus experiencias con la Web, la usabilidad aumenta enormemente.

Acerca del autor:
Mike Auer, analista de negocios senior de IFS North America, tiene más de 25 años de experiencia en las industrias aeroespacial, de generación de energía y de fabricación de alta velocidad, y se especializa en la implementación de procesos de mantenimiento predictivo / preventivo. Antes de unirse a IFS, ocupó puestos de mantenimiento industrial, ingeniería y otros puestos en Pergo Inc., Commonwealth Edison, Ford Aerospace y otras corporaciones importantes. Tiene un título en administración de empresas de la Universidad de Georgia.

Las herramientas EAM contienen una enorme cantidad de datos. El software EAM que presenta opciones inteligentes para la visualización de estos datos será más útil para los ejecutivos y gerentes que buscan datos de desempeño de activos en tiempo real para respaldar sus decisiones.