¡Planificadores, dejen la radio y planifiquen!

Un crujido llega a través de una radio que está sobre el escritorio. Un técnico está tratando de conseguir un planificador en el otro extremo para ayudar a encontrar piezas para una reparación de emergencia. El planificador responde y rápidamente comienza a buscar en el CMMS la información de la pieza, luego rápidamente pasa a una llamada frenética con los proveedores para tratar de acelerar la entrega de las piezas. ¿Le suena familiar? Si es así, necesita que sus planificadores dejen la radio y se concentren en lo que fueron contratados para hacer, que es planificar.

Comencemos por comprender qué es un planificador, ya que a menudo el personal tiene un título de planificador, pero en realidad, no son realmente planificadores. Hay planificadores para crear planes de trabajo, lo que incluye definir los recursos (como herramientas, piezas y mano de obra) necesarios para realizar un trabajo.

El planificador también identifica los pasos del procedimiento para realizar ese trabajo específico, junto con cualquier información relevante, como especificaciones, dibujos o lista de materiales. Luego, el planificador lo ensambla en un plan de trabajo, que el técnico usará para realizar el trabajo.

Estos planes de trabajo deben almacenarse en una biblioteca, lo que reduce la cantidad de esfuerzo para planificar trabajos iguales o similares la próxima vez que ocurran. Por último, un planificador debe actualizar estos planes de trabajo basándose en los comentarios de los técnicos que realizaron el trabajo. Suena bastante simple, ¿no? Entonces, ¿por qué los planificadores tienen una radio, para empezar?

Los planificadores a menudo se involucran en el día a día (junto con las llamadas de radio) por una amplia variedad de razones. Por lo general, faltan roles y responsabilidades definidos. Quizás los supervisores de mantenimiento se han cargado con otras tareas y ya no apoyan al frente tanto como deberían. O, dado que el planificador está muy familiarizado con el CMMS, puede encontrar la información requerida más rápido que otros.

Cualquiera sea la razón, las organizaciones deben concentrarse en reducir el tiempo que los planificadores pasan en la radio, junto con las actividades reactivas a las que están respondiendo. ¿Por qué los planificadores deberían dejar la radio y planificar? Están ayudando con emergencias y reduciendo el tiempo de inactividad no planificado, ¿correcto? Bueno, técnicamente, tiene razón, pero los planificadores tienen el potencial de aportar un valor mayor a la organización cuando se centran exclusivamente en la planificación.

Se ha observado que por cada hora que un planificador dedique a planificar, ahorrará de 3 a 4 horas de tiempo del técnico. Esto se logra mediante una reducción en la búsqueda de piezas, información y viajes que se produce con el trabajo no planificado. Es un rendimiento bastante bueno, pero esa no es la única razón para que los planificadores planifiquen y no respondan a la radio.

Al planificar adecuadamente el trabajo, las organizaciones a menudo obtienen una mejora significativa en el nivel de calidad del trabajo y una reducción en el reproceso de mantenimiento. Esto se debe a que los técnicos tienen toda la información relevante dispuesta en pasos organizados, lo que elimina los deslices y lapsos (problemas de desempeño humano) mientras realizan el trabajo. Los planes de trabajo también pueden contener listas de verificación que funcionan como un método para garantizar que todos los pasos requeridos se hayan realizado correctamente.

Además, dado que el trabajo está planificado, el trabajo es más seguro. A menudo, el trabajo planificado tiene peligros específicos identificados, incluidos el bloqueo / etiquetado y otra información sobre permisos. Al proporcionar la información de seguridad relevante, el técnico tiene la capacidad de ser consciente de los peligros y mitigar cualquiera de los riesgos. La mejora en la seguridad ha sido probada a través de varios estudios realizados por Ron Moore.

Entonces, con los beneficios identificados, ¿cómo dejan la radio los planificadores? En primer lugar, es necesario que existan algunos roles y responsabilidades definidos (que generalmente vienen junto con la definición de los procesos comerciales). Además, debe haber un período de transición en el que los planificadores remitan las consultas a los supervisores de mantenimiento, pero permanecen disponibles para brindar asistencia si el supervisor tiene problemas.

Después de este período de transición, las radios deben recopilarse de los planificadores. En algunos casos, los planificadores se han trasladado a su propia oficina lejos de la tienda, o los supervisores, por lo que no pueden participar en las actividades del día a día.

Los planificadores deben centrarse en la planificación y no en apoyar el trabajo diario. Si bien esto es difícil, generará una rentabilidad significativa para la empresa a largo plazo. Si está luchando con este problema, la transición o si desea que escriba sobre cualquier otro tema, hágamelo saber en [email protected].