Entendiendo el MRO: Por Qué Importa para Tu Negocio

Actualizado el 23 de febrero de 2025

Tabla de Contenidos

• ¿Qué es MRO?
• Cuatro Categorías y Tipos de MRO
• ¿Por Qué es Importante la Gestión de MRO?
• Cómo Gestionar Efectivamente el MRO
• Software y Tecnología MRO
• Cinco Mejores Prácticas de MRO
• Conclusiones Finales
• Preguntas Frecuentes

Conclusión Principal

Implementar una estrategia efectiva de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) puede impactar significativamente la rentabilidad de una organización al agilizar procesos, reducir costes y mejorar la eficiencia en la gestión de activos y suministros usados en producción y mantenimiento de instalaciones.

Las funciones de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) son esenciales para cualquier departamento de adquisiciones u operación. Aunque estos artículos representan una porción relativamente pequeña de un presupuesto de adquisiciones general, aún pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad. Esto es especialmente cierto si los costes aumentan sin un sistema adecuado para identificar y hacer mejoras.

En esta publicación, discutiremos la definición de MRO y cómo estos artículos pueden gestionarse. Reducir gastos de MRO puede tener un impacto positivo en la rentabilidad a largo plazo de una operación.

Además de prácticas tradicionales de gestión de activos y mantenimiento, como rastrear activos con etiquetas y rastrear equipos con labels y etiquetas, etiquetas de activos para gestión de instalaciones, etiquetas de servicios públicos y otras soluciones de etiquetas de código de barras para agilizar procesos de mantenimiento y reparación, una estrategia MRO puede aportar una capa adicional de eficiencia.

¿Qué es MRO?

MRO es un acrónimo que significa mantenimiento, reparación y operaciones. Incluye las operaciones, procesos y actividades asociadas con el mantenimiento de una planta o instalación como mantenimiento de infraestructura física, equipos y sus procesos operativos asociados, y materiales y suministros que se usan para mantener infraestructura y equipos o en la producción de un producto o servicio.

Sin embargo, estos materiales no se clasifican de la misma manera que las materias primas que son parte de un producto terminado (como los metales usados para fabricar herramientas o pintura usada para terminar un producto de madera), que se considerarían costes directos.

En cambio, los materiales y suministros que caen bajo MRO se usan en la producción pero no son parte del producto final, como suministros usados para limpiar y mantener equipos.

Contexto Histórico y Evolución

El concepto de MRO tiene raíces que se remontan a la Revolución Industrial cuando el mantenimiento de maquinaria se volvió crucial para la producción sostenida. Inicialmente, el mantenimiento era en gran medida reactivo, con reparaciones realizadas solo después de fallos de equipos.

A medida que las industrias evolucionaron, también lo hicieron las prácticas de MRO:

1. Años 1950-1960: La aparición del mantenimiento preventivo, centrado en inspecciones regulares y servicio para prevenir averías.
2. Años 1970-1980: Introducción del Mantenimiento Centrado en Fiabilidad (RCM), enfatizando la fiabilidad y función de los equipos.
3. Años 1990-2000: Auge de los Sistemas Informatizados de Gestión de Mantenimiento (CMMS), permitiendo mejor seguimiento y planificación de actividades de mantenimiento.
4. Años 2010-Presente: Integración de Internet de las Cosas (IoT), Inteligencia Artificial (IA) y analítica predictiva, llevando a estrategias de mantenimiento basadas en condición y predictivo.

Alcance Moderno del MRO

Hoy, MRO abarca:

1. Mantenimiento Preventivo: Servicio programado para prevenir fallos.
2. Mantenimiento Correctivo: Reparaciones después de que ocurre un mal funcionamiento.
3. Mantenimiento Predictivo: Usar analítica de datos para anticipar y prevenir fallos.
4. Gestión de Inventario: Asegurar disponibilidad de repuestos y suministros.
5. Gestión de Activos: Rastrear y optimizar el ciclo de vida de equipos.
6. Cumplimiento y Seguridad: Asegurar que las operaciones cumplan estándares regulatorios.
7. Sostenibilidad: Implementar prácticas ecológicas en actividades de mantenimiento.

Importancia en Todas las Industrias

La importancia del MRO varía según los sectores:

• Fabricación: Crítico para mantener equipos de producción y minimizar tiempos de inactividad.
• Aviación: Esencial para garantizar seguridad de aeronaves y cumplir requisitos regulatorios estrictos.
• Sanidad: Vital para mantener precisión de equipos médicos y seguridad del paciente.
• Gestión de Instalaciones: Crucial para mantener edificios e infraestructura.
• TI y Telecomunicaciones: Importante para mantener infraestructura de red y hardware.

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Cuatro Categorías y Tipos de MRO

La mejor manera de definir el alcance de la designación MRO es explorar las cuatro categorías principales de artículos que típicamente se incluyen en evaluaciones. Cada negocio debe gestionar sus activos de una manera que optimice el rendimiento a través de toda la operación.

Organizar artículos MRO en categorías distintas agiliza el seguimiento y facilita la revisión de métricas financieras para clases de activos particulares.

1. Reparación y Mantenimiento de Infraestructura

Este tipo de función de mantenimiento, reparación y operaciones se refiere a equipos y materiales relacionados que se usan para mantener una instalación comercial completa en funcionamiento, como:

• Mantenimiento de equipos HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado)
• Equipos de seguridad
• Mobiliario
• Equipos informáticos

2. Reparación y Mantenimiento de Equipos de Producción

Los artículos MRO relacionados con producción se categorizan como todos los equipos y actividades necesarios para mantener sistemas de producción. Esta categoría MRO incluye equipos como:

• Compresores y motores
• Cintas transportadoras
• Maquinaria CNC

3. Mantenimiento de Equipos de Manipulación de Materiales

Los artículos de manipulación de materiales ayudan a mover materias primas y otros activos relacionados a las ubicaciones correctas para que puedan usarse con fines de producción. El mantenimiento de equipos de manipulación de materiales incluye suministros como:

• Válvulas y tuberías
• Ropa de trabajo y mascarillas
• Equipos de Protección Personal (EPP) como guantes

4. Herramientas y Consumibles

Todas las demás herramientas pequeñas y piezas consumibles usadas en operaciones diarias se capturan en esta categoría MRO, como:

• Suministros de oficina
• Juntas, tornillos y clavos
• Químicos
• Lubricantes
• Baterías
• Herramientas manuales

Incluso una operación relativamente pequeña podría tener miles de artículos individuales que encajan dentro de estas categorías MRO. Por esta razón, cada empresa debe mantener una biblioteca de activos organizada. Más allá de estas categorías amplias, la gestión efectiva de MRO implica la clasificación adecuada de activos de una manera más granular.

Hay varias taxonomías de clasificación MRO, siendo el Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas® (UNSPSC®) el más ampliamente usado. Otras taxonomías incluyen eCl@ss, a menudo usado en Europa, ETIM, el Sistema de Clasificación Industrial Estándar (SIC) y Códigos del Sistema Armonizado (HSC).

También hay taxonomías específicas de industria que a menudo se usan para gestión de MRO.

¿Por Qué es Importante la Gestión de MRO?

El MRO puede constituir casi la mitad (hasta el 47%) de los costes de adquisiciones de una organización típica. Muchos de estos costes están relacionados con procesos, y muchas empresas podrían beneficiarse de una revisión exhaustiva de su eficiencia de adquisiciones. Mejorar estrategias de adquisiciones puede llevar a ahorros de costes que impactan directamente la rentabilidad del negocio.

El desafío con muchos procesos MRO es que el trabajo puede ser reactivo y más difícil de predecir o proyectar a largo plazo. Lo que se puede controlar, sin embargo, es la forma en que se realiza el trabajo.

Sistemas de gestión de datos, automatización y otras tecnologías emergentes pueden ayudar a agilizar estas actividades y producir mejoras de eficiencia. La gestión de piezas de producto, materias primas y conciencia de seguridad puede impactar directamente en costes relacionados con MRO.

Cómo Gestionar Efectivamente el MRO

La asignación y control de gastos de MRO deberían tener propiedad clara asignada dentro del departamento de adquisiciones. Clarificar estas responsabilidades es un paso importante en la creación de una estrategia MRO integral que pueda ayudarte a identificar y controlar los riesgos asociados con estas áreas.

Algunos ejemplos de riesgos relacionados con MRO incluyen:

• Costes de envío excesivos
• Baja productividad de trabajo de mantenimiento
• Paradas de producción inesperadas
• Acumulación de inventario

Las empresas que fabrican bienes o proporcionan servicios relacionados son especialmente propensas a este tipo de problemas. Tener una estrategia MRO en su lugar crea mayor visibilidad para prácticas de gestión de proveedores e inventario. También ayuda a alinear a tu equipo de liderazgo en torno a estas prioridades clave de adquisiciones.

Implementar Sistemas de Seguimiento de Activos para Optimizar la Gestión de MRO

Las empresas pueden ganar mejor visibilidad en el uso y mantenimiento de activos MRO implementando sistemas de seguimiento de activos para agilizar procesos de mantenimiento y reparación y gestionar el ciclo de vida completo del activo. Los datos obtenidos a través de un sistema de seguimiento de activos eficiente permiten a los líderes empresariales tomar decisiones basadas en datos como cuándo es más rentable reemplazar un activo en lugar de repararlo.

Adicionalmente, las soluciones de seguimiento de activos permiten una gestión eficiente de mantenimiento preventivo, permitiendo a las organizaciones optimizar el rendimiento de equipos y maximizar la vida útil de sus activos para reducir costes de mantenimiento y adquisiciones. Las etiquetas de activos pueden imprimirse con códigos de barras que permanecen legibles a lo largo de la vida útil del activo y sincronizarse con software de gestión de activos para permitir clasificación precisa de activos y automatizar identificación y documentación de activos.

Con una variedad de etiquetas de activos disponibles para varias aplicaciones, como etiquetas de activos de servicios públicos, etiquetas de activos para gestión de instalaciones, etiquetas de trabajo en proceso, etiquetas resistentes a químicos, etiquetas de código de barras de alta temperatura, etiquetas de equipos y más, las organizaciones pueden rastrear eficientemente equipos, activos e inventario para agilizar la documentación y mejorar la gestión de MRO.

Desarrollar y Rastrear Indicadores Clave de Rendimiento

Otra sugerencia es desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPIs) que definan claramente las áreas que pretendes controlar. Las siguientes métricas se han mostrado alineadas con la mayoría de planes de mejora de MRO.

• Gasto MRO. La cantidad de financiación dirigida hacia la categoría MRO debería representar el 10% o menos del presupuesto total de adquisiciones. Estas métricas financieras simples son una excelente base para reducir costes y mejorar la eficiencia de MRO.
• Roturas de Stock (Stock Outs). Una operación que experimenta rutinariamente roturas de stock probablemente está experimentando uno o más problemas de proceso mayores relacionados con producción, adquisiciones o cumplimiento. Rastrear el número de roturas de stock puede usarse como indicador rezagado de problemas sistémicos.
• Inventario MRO Disponible versus Rotación. Una buena regla general para inventario MRO disponible es apuntar a una rotación de 30 días. El exceso de inventario puede añadir costes innecesarios adicionales.
• Ratio de Pedidos Urgentes a Reposición. Una operación debería experimentar un bajo número de pedidos urgentes versus órdenes de reposición estándar. Una buena regla general es que no más del 8-10% de todos los pedidos deberían ser urgentes.

Rastrear gastos MRO y reducir costes puede ser un desafío significativo para los equipos de adquisiciones. Tomar tiempo para desarrollar una estrategia MRO puede ayudar a alinear a todos los involucrados y proporcionar referencias claras para la mejora.

En última instancia, controlar estos costes puede llevar a mejoras significativas en eficiencia y rentabilidad.

Software y Tecnología MRO

Los avances en tecnología están revolucionando las prácticas de MRO a través de industrias. Aquí están las áreas clave donde el software y la tecnología están teniendo un impacto significativo:

Sistemas Informatizados de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

El software CMMS es la columna vertebral de las operaciones MRO modernas.

• Gestión de Órdenes de Trabajo: Agilizar solicitudes de mantenimiento y asignación de tareas
• Seguimiento de Activos: Mantener registros detallados de ubicación, historial y especificaciones de equipos
• Gestión de Inventario: Optimizar inventario de repuestos y procesos de reorden
• Informes y Analíticas: Generar insights sobre rendimiento y costes de mantenimiento

Internet de las Cosas (IoT) en MRO

La tecnología IoT está permitiendo prácticas de mantenimiento más proactivas y eficientes.

• Monitorización en Tiempo Real: Usar sensores para rastrear continuamente el rendimiento de equipos
• Mantenimiento Predictivo: Analizar patrones de datos para pronosticar fallos potenciales
• Diagnóstico Remoto: Solucionar problemas sin presencia física
• Alertas Automatizadas: Notificar a técnicos de problemas críticos o necesidades de mantenimiento

Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático

La IA y el ML están mejorando la toma de decisiones y automatización en MRO.

• Reconocimiento de Patrones de Fallo: Identificar patrones complejos que pueden llevar a averías de equipos
• Optimización de Programación de Mantenimiento: Usar IA para determinar los programas de mantenimiento más eficientes
• Procesamiento de Lenguaje Natural: Mejorar la precisión de descripciones de órdenes de trabajo y diagnóstico de problemas
• Automatización de Procesos Robóticos: Automatizar tareas administrativas rutinarias en gestión de MRO

Realidad Aumentada (AR) y Realidad Virtual (VR)

Las tecnologías AR y VR están transformando la formación y ejecución de tareas de mantenimiento.

• Formación Virtual: Proporcionar experiencias de formación inmersivas para procedimientos de mantenimiento
• Asistencia Remota: Permitir a expertos guiar técnicos in-situ a través de reparaciones complejas
• Gemelos Digitales: Crear réplicas virtuales de activos físicos para simulación y análisis
• Visualización de Procedimientos de Mantenimiento: Superponer instrucciones paso a paso en equipos físicos

Cinco Mejores Prácticas de MRO

Implementar estas mejores prácticas puede mejorar significativamente la eficiencia y efectividad de las operaciones de MRO:

1. Planificación Estratégica y Establecimiento de Objetivos

Alinear prácticas MRO con objetivos generales del negocio.

• Desarrollar KPIs Claros: Establecer indicadores de rendimiento medibles para actividades MRO
• Revisión y Ajuste Regular: Evaluar y refinar continuamente estrategias MRO
• Colaboración Interfuncional: Involucrar operaciones, finanzas y adquisiciones en planificación MRO

2. Optimización de Inventario

La gestión eficiente de inventario es crucial para el éxito de MRO.

• Análisis ABC: Categorizar artículos de inventario basados en criticidad y uso
• Inventario Just-in-Time (JIT): Implementar principios JIT para artículos no críticos
• Inventario Gestionado por Proveedor: Asociarse con proveedores para gestionar niveles de inventario
• Auditorías Regulares: Realizar conteos físicos periódicos para asegurar precisión

3. Mantenimiento Preventivo y Predictivo

Cambiar de estrategias de mantenimiento reactivo a proactivo.

• Desarrollar Programas PM Completos: Crear y adherirse a programas de mantenimiento regulares
• Implementar Mantenimiento Basado en Condición: Usar datos en tiempo real para disparar actividades de mantenimiento
• Análisis de Causa Raíz: Investigar problemas recurrentes para prevenir futuras ocurrencias
• Mejora Continua: Revisar y actualizar regularmente procedimientos de mantenimiento

4. Formación y Desarrollo de Habilidades

Invertir en las capacidades de tu equipo de MRO.

• Programas de Formación Regulares: Mantener al personal actualizado en nuevas tecnologías y mejores prácticas
• Formación Cruzada: Desarrollar técnicos versátiles capaces de manejar varias tareas de mantenimiento
• Certificación y Cumplimiento: Asegurar que el personal cumpla todos los requisitos regulatorios necesarios
• Gestión del Conocimiento: Implementar sistemas para capturar y compartir conocimiento institucional

5. Toma de Decisiones Basada en Datos

Aprovechar analítica de datos para mejorar el rendimiento de MRO.

• Implementar Recopilación de Datos Robusta: Asegurar recopilación de datos precisa y completa
• Utilizar Analítica Avanzada: Aplicar analítica predictiva y prescriptiva a datos MRO
• Informes Regulares: Generar y revisar informes clave de rendimiento
• Benchmarking: Comparar rendimiento contra estándares de la industria y mejores prácticas

Conclusiones Finales

En resumen, el Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) juegan un papel vital en asegurar la eficiencia, fiabilidad y seguridad de equipos a través de varias industrias. Al entender las diversas prácticas adaptadas a sectores específicos, aprovechar software y tecnología avanzados, e implementar mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar sus estrategias de MRO.

Esto no solo mejora el rendimiento operativo sino que también contribuye a ahorros de costes significativos y mejor longevidad de activos. A medida que las industrias continúan evolucionando, mantenerse informado sobre las últimas tendencias e innovaciones en MRO será esencial para mantener una ventaja competitiva.

Adoptar estos principios empoderará a las empresas para navegar las complejidades del mantenimiento y reparación con confianza y previsión.

Preguntas Frecuentes