Verifique y pague facturas de flete rápidamente: Guía completa

Hay una buena razón por la que el pago de flete se considera la caja de cartón ondulado marrón de la industria de la cadena de suministro. Es un tema poco atractivo en un mundo lleno de complejidades regulatorias, restricciones de capacidad, desafíos geopolíticos, demanda creciente, pandemia global y comportamiento del consumidor cambiante. Dadas estas fuerzas de mercado, el pago de flete típicamente no se registra entre las 10 principales preocupaciones que enfrentan los cargadores.

Eso no quiere decir que el pago de flete no merezca atención cercana. Las facturas de transportistas son notoriamente inexactas, amenazando con interrumpir el rendimiento del transportista y la disponibilidad de capacidad si no se gestionan adecuadamente.

Pero, ¿qué tan inexactas son las facturas de transportistas? Los analistas de la industria ponen el número en cualquier lugar entre el 15% y el 66%, con un auditor de flete de terceros reportando que una de cada cuatro facturas que revisa son rechazadas debido a errores. Entonces, ¿cómo asegura que las facturas de flete sean correctas y los transportistas pagados rápidamente, para mantener la cadena de suministro ininterrumpida?

Por qué se rechazan las facturas de flete

Los rechazos se han usado históricamente para impulsar el comportamiento del transportista. Es completamente apropiado mantener a los transportistas responsables a estándares de calificación. Si no se proporciona un recibo de entrega, la factura debería ser rechazada. Pero mantener al transportista a un estándar de validación de factura que incluya la entrega de información adicional, incluso cuando tal información no se le proporciona consistentemente, puede verse como una subrogación del proceso contable del cargador.

Nada de esto sugiere que los estándares de validación deban aflojarse. Hay una diferencia entre un error de facturación que permite un pago parcial (como un descuento incorrecto) y un rechazo total que resulta en ningún pago al transportista. Los problemas que causan que una factura sea rechazada totalmente — falta de documentación de apoyo, por ejemplo — son raros, representando entre el 1% y el 2% de todos los rechazos. La mayoría de las facturas presentadas a un proveedor de pago de flete pasan la primera prueba: ¿Es esta la factura del cliente para pagar, y es este un transportista aprobado? Validaciones adicionales, atadas a reglas de negocio específicas del cargador, son donde ocurre la mayor parte de los rechazos, y requieren el mayor esfuerzo para resolver. Por tanto, la precisión de la factura del transportista depende en gran medida de la información que el cargador proporciona. Si el transportista tiene una carta de porte del cargador, la factura solo será tan precisa como la información en ella.

Umbral de rechazo de facturas

En general, los rechazos de facturas no deberían ser más altos que el 4% de todas las facturas recibidas, con el 2% como mejor práctica. Si la tasa de rechazo de su organización es más alta que el 4%, es probable que el problema en cuestión no sea la práctica de facturación del transportista tanto como las reglas impuestas al proveedor de auditoría de flete para gestionar el proceso. Para obtener facturas pagadas correctamente y rápidamente, la información correcta tiene que ser enviada al transportista. Además, los cargadores necesitan considerar si una regla de negocio ha trasladado la carga de recopilación de datos, contabilidad e incluso requisitos de servicio al cliente final al transportista, que a menudo está mal equipado para resolver estos problemas. Además, otras fuerzas como un nuevo contrato, tarifas renegociadas o una nueva relación con un transportista pueden desencadenar lapsos de información y comunicación que llevan al rechazo de facturas.

La causa más frecuente de rechazo de factura son cargos assessoriales incorrectos o adicionales aplicados a la factura. Del lado del transportista, debería hacer una verificación puntual y cambiar sistemas centrales cuando reciba retroalimentación de que una auditoría de factura ha llevado a una factura rechazada para prevenir futuros incidentes y pagos retrasados.

En última instancia, el cargador establece las reglas y los transportistas lo saben. Los rechazos añaden tensión a esta dinámica, finalmente inclinando la balanza a favor de una parte a expensas de la otra. Para reducir las tasas de rechazo de facturas, el pago de flete requiere procesos sólidos, captura extensiva de datos, auditoría rigurosa y cumplimiento total con las reglas de negocio inculcadas por el cliente cargador.

Pasos para reducir el rechazo de facturas

Hay una variedad de pasos que los cargadores pueden tomar para disminuir las tasas de rechazo de facturas y evitar disrupciones en la cadena de suministro. Primero, verifique la información en la carta de porte incluyendo la clase. Es común que los transportistas manejen múltiples entregas del mismo tipo, y un valor por defecto en el sistema puede llevar a un error en la clasificación. También, asegúrese de que cada vez que las tarifas cambien (debido a un nuevo carril, ubicación o contrato, etc.), valide que el transportista tiene la base de tarifa correcta y la fecha efectiva del cambio. Tercero, audite pagos de flete — ya sea internamente o a través de un auditor de terceros — para asegurarse de que está monitorizando cargos assessoriales. Algunos cargos que aparecen en facturas de transportistas ni siquiera se aplican a los bienes que se están transportando.

Último pero ciertamente no menos importante, abrace el futuro digital. Los datos lo impulsan todo, y un sistema de gestión de transporte (TMS) permite la automatización de envíos mientras proporciona plantillas con campos necesarios para establecer una carta de porte. También hay nuevas avenidas para explorar, como la visibilidad de envíos, que proporcionan confirmación de extremo a extremo del movimiento con los documentos adjuntos. La información y la documentación se combinan en una vista unificada del movimiento, y por tanto de la factura.

Además de, o en lugar de, estas nuevas herramientas, la mejor protección contra la disrupción de la cadena de suministro es asignar el tiempo y recursos para resolver rechazos proactivamente. Mire qué se está rechazando y por qué. Determine si la información correcta se transfiere al transportista, y ayúdele a entender la importancia de esa información. Asegúrese de que sus empleados, proveedores y otras partes interesadas siguen sus protocolos al usar su red de transportistas.

Evitando dolores de cabeza en el pago de flete

Con la demanda en su punto más alto en años, los cargadores se están ajustando a menos capacidad disponible a tasas exponencialmente más altas. Un llamado a convertirse en el "cargador de elección" está ganando importancia renovada, brillando una luz sobre el valor que el cargador y su proveedor de terceros aportan al proceso de back-office del transportista. Los transportistas valoran esfuerzos colaborativos que toman en cuenta a ambas partes en diseño de proceso, requisitos de datos y resolución de excepciones. No reconocer este cambio puede resultar perjudicial.

Los rechazos de facturas son un componente necesario del proceso de auditoría de flete, pero no necesitan ser un dolor de cabeza abrumador. Reglas inteligentes, directivas claras y foco planificado en la resolución rápida de rechazos mantiene la cadena de suministro financiera y física ininterrumpida.

Roberta Tamburrino es presidenta de auditoría y pago de flete, y Chet Richardson es presidente de LTL, con AFS Logistics.