Cómo garantizar que las facturas de flete sean correctas y se paguen rápidamente

Hay una buena razón por la que el pago del flete se considera la caja corrugada marrón de la industria de la cadena de suministro. Es un tema mediocre en un mundo plagado de complejidades regulatorias, restricciones de capacidad, desafíos geopolíticos, demanda creciente, pandemia global y comportamiento cambiante del consumidor. Dadas estas fuerzas del mercado, el pago del flete por lo general no se encuentra entre las 10 preocupaciones principales que enfrentan los transportistas.

Eso no quiere decir que el pago del flete no merezca mucha atención. Las facturas de los transportistas son notoriamente inexactas y amenazan con interrumpir el rendimiento del transportista y la disponibilidad de la capacidad si no se gestionan correctamente.

Pero, ¿qué tan inexactas son las facturas de los transportistas? Los analistas de la industria sitúan el número entre el 15% y el 66%, y un auditor de transporte de terceros informa que una de cada cuatro de las facturas que revisa se rechazan debido a errores. Entonces, ¿cómo se asegura de que las facturas de flete sean correctas y los transportistas paguen rápidamente para mantener la cadena de suministro ininterrumpida?

Por qué se rechazan las facturas de flete

Históricamente, los rechazos se han utilizado para impulsar el comportamiento del operador. Es totalmente apropiado responsabilizar a los transportistas por los estándares de calificación. Si no se proporciona un recibo de entrega, la factura debe rechazarse. Pero hacer que el transportista cumpla con un estándar de validación de facturas que incluya la entrega de información adicional, incluso cuando dicha información no se le proporcione de manera consistente, puede verse como una subrogación del proceso de contabilidad del remitente.

Nada de esto sugiere que deban aflojarse los estándares de validación. Existe una diferencia entre un error de facturación que permite un pago parcial (como un descuento incorrecto) y un rechazo total que resulta en ningún pago al operador. Los problemas que provocan el rechazo total de una factura (por ejemplo, la falta de documentación de respaldo) son raros y representan entre el 1% y el 2% de todos los rechazos. La mayoría de las facturas presentadas a un proveedor de pago de fletes pasan la primera prueba:¿Es esta la factura que debe pagar el cliente y es un transportista aprobado? Las validaciones adicionales, vinculadas a las reglas comerciales específicas del remitente, son donde ocurre la mayor parte de los rechazos y requieren el mayor esfuerzo para resolver. Por lo tanto, la precisión de la factura del transportista depende en gran medida de la información que proporcione el remitente. Si el transportista tiene un conocimiento de embarque del remitente, la factura solo será tan precisa como la información que figura en ella.

Umbral de rechazo de facturas

En términos generales, los rechazos de facturas no deberían ser superiores al 4% de todas las facturas recibidas, con un 2% como práctica recomendada. Si la tasa de rechazo de su organización es superior al 4%, es probable que el problema en cuestión no sea tanto la práctica de facturación del transportista como las reglas impuestas al proveedor de auditoría de fletes para administrar el proceso. Para que las facturas se paguen de forma correcta y rápida, se debe enviar la información correcta al transportista. Además, los remitentes deben considerar si una regla comercial ha trasladado la carga de la recopilación de datos, la contabilidad e incluso los requisitos de servicio al cliente final al transportista, que a menudo está mal equipado para resolver estos problemas. Además, otras fuerzas como un nuevo contrato, tarifas renegociadas o una nueva relación con el transportista pueden desencadenar fallas de información y comunicación que conducen al rechazo de la factura.

La causa más frecuente de rechazo de facturas es la aplicación de cargos de tasación adicionales o incorrectos a la factura. Por parte del transportista, debe verificar y cambiar los sistemas centrales cuando recibe comentarios de que una auditoría de facturas ha dado lugar a una factura rechazada para evitar futuros incidentes y retrasos en los pagos.

En última instancia, el remitente establece las reglas y los transportistas lo saben. Los rechazos añaden tensión a esta dinámica y, en última instancia, inclinan la balanza a favor de una de las partes a expensas de la otra. Para reducir las tasas de rechazo de facturas, el pago del flete requiere procesos sólidos, una amplia captura de datos, una auditoría rigurosa y el cumplimiento total de las reglas comerciales inculcadas por el cliente remitente.

Pasos para reducir el rechazo de facturas

Hay una variedad de pasos que los remitentes pueden tomar para disminuir las tasas de rechazo de facturas y evitar interrupciones en la cadena de suministro. Primero, verifique la información en el conocimiento de embarque, incluida la clase. Es común que los transportistas manejen múltiples entregas del mismo tipo, y un valor predeterminado en el sistema puede llevar a un error en la clasificación. Además, asegúrese de que cada vez que cambien las tarifas (debido a un nuevo carril, ubicación o contrato, etc.), valide que el transportista tenga la base de tarifas correcta y la fecha de vigencia del cambio. En tercer lugar, audite los pagos de flete, ya sea internamente o mediante un auditor externo, para asegurarse de que está monitoreando los cargos de tasación. Algunos cargos que aparecen en las facturas del transportista ni siquiera se aplican a los bienes que se transportan.

Por último, pero no menos importante, abrace el futuro digital. Los datos controlan todo, y un sistema de gestión de transporte (TMS) permite la automatización de envíos al tiempo que proporciona plantillas con los campos necesarios para establecer un conocimiento de embarque. También hay nuevas vías para explorar, como la visibilidad del envío, que brindan una confirmación de extremo a extremo de la mudanza con los documentos adjuntos. La información y la documentación se combinan en una vista unificada de la mudanza y, por lo tanto, de la factura.

Además de, o en lugar de, estas nuevas herramientas, la mejor protección contra la interrupción de la cadena de suministro es asignar el tiempo y los recursos para resolver los rechazos de manera proactiva. Mire qué se rechaza y por qué. Determine si se transfiere la información correcta al transportista y ayúdelo a comprender la importancia de esa información. Asegúrese de que sus empleados, proveedores y otras partes interesadas sigan sus protocolos al utilizar su red de proveedores.

Evitar dolores de cabeza por el pago del flete

Con la demanda en su nivel más alto en años, los transportistas se están ajustando a una menor capacidad disponible a tasas exponencialmente más altas. Una devolución de llamada para convertirse en el "remitente de elección" está ganando una importancia renovada, arrojando luz sobre el valor que el remitente y su proveedor externo aportan al proceso de back-office del transportista. Los operadores valoran los esfuerzos de colaboración que tienen en cuenta a ambas partes en el diseño de procesos, los requisitos de datos y la resolución de excepciones. No reconocer este cambio puede resultar perjudicial.

Los rechazos de facturas son un componente necesario del proceso de auditoría de fletes, pero no tienen por qué ser un dolor de cabeza abrumador. Las reglas inteligentes, las directivas claras y el enfoque planificado en la resolución rápida de los rechazos mantienen ininterrumpida la cadena de suministro financiera y física.

Roberta Tamburrino es presidenta de auditoría y pago de fletes, y Chet Richardson es presidente de LTL, en AFS Logistics.