C&C Power Inc. mejora el fulfillment de pedidos personalizados con actualización de ERP

Al superar su software ERP, un fabricante global de productos de energía se propuso eliminar obstáculos que impedían cambios empresariales esenciales. Con la asistencia de una funcionalidad dedicada de planificación de requerimientos de materiales (MRP), la empresa logró reducir faltantes de stock, mejorar el tiempo de respuesta de pedidos y mejorar la experiencia del cliente.

C&C Power Inc. fabrica, instala y da servicio a suministro de energía crítico para una cartera compleja de clientes, incluyendo empresas Fortune 100, agencias gubernamentales y centros de datos globales. Además de sus instalaciones de manufactura engineer-to-order y configure-to-order, la organización ofrece servicios de posventa para gabinetes de baterías de acceso frontal, estándar, montaje en rack y repuestos, junto con cajas de aterrizaje, controladores commander plus, monitoreo de baterías, telecom y sistemas de distribución integrados.

Como resultado, sus propios procesos internos de negocio deben calibrarse regularmente para asegurar confiabilidad rápida y precisa.

El cambio era inminente

Desde 2019, C&C Power ha estado trabajando para reducir el tiempo de respuesta de pedidos y completar reemplazos de baterías y otro trabajo de servicio de campo con su equipo interno de técnicos y contratistas externos. La empresa se encontró superando su plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP), que era complementada por software de escritura de reportes de terceros y gestión de calidad.

El cambio era necesario, y así la empresa contrató a una consultoría independiente de selección de software.

"Como un negocio muy dinámico, teníamos algunos requisitos estrictos", dice John Materse, gerente de operaciones de C&C Power. "Nuestros pronósticos eran limitados y típicamente solo basados en proyectos con cambios de configuración. Nuestros productos de bajo volumen, alta mezcla, altamente configurados son específicos para cada cliente, sin embargo los clientes aún esperan tiempos de respuesta rápidos, debido en parte a aprobaciones de especificaciones del cliente, cadenas de suministro lean y esperando entrega rápida. Necesitábamos un sistema ERP para ayudarnos a planificar mejor inventario, mano de obra y que fuera flexible para acomodar cambios del cliente —algunos de muy último minuto".

Centrado en estas necesidades, C&C Power preseleccionó soluciones de IFS AB, Microsoft Corp., Infor Inc. y Epicor Software Corp. Se eligió IFS.

MRP flexible

Antes de implementar, C&C Power personalizó fuertemente sus sistemas para reducir el tiempo de respuesta para la mayoría de pedidos de hasta 60 días a dentro de 14 días, con poco menos de la mitad enviándose dentro de una semana. Los estándares de la empresa eran altos. C&C Power quería poder proporcionar excelente servicio al cliente, enviar productos de calidad y asegurar que sus colegas tuvieran acceso ininterrumpido al sistema —y la funcionalidad de planificación de requerimientos de materiales (MRP) de IFS estuvo a la altura del desafío.

"Una cosa que necesitábamos que IFS hiciera era ayudarnos a reducir y mantener un tiempo de entrega más corto —sin que nos rompiéramos la espalda intentando acomodar eso", dice Materse.

La empresa necesitaba capacidad real de MRP en un sistema ERP para tomar decisiones rápidas y simular si tenía piezas en stock. Solo entonces C&C Power podría realmente servir al cliente y proporcionar respuestas instantáneas en lugar de tener que hacer una lista de materiales (BOM) para ver qué piezas podrían ser cuellos de botella para la finalización.

Después de una implementación acelerada de seis meses, C&C Power ganó gran parte de la flexibilidad que buscaba, y ahora está en posición de gestionar mejor recursos y obtener un plan de capacidad detallado para manufactura.

"Grandemente mejorado"

De inmediato, C&C Power disfrutó de una visibilidad mejorada de los niveles de inventario y cómo cuadraban con los pedidos de clientes —ventajas que su sistema ERP anterior no podía sostener. Por ejemplo, cuando el inventario era reservado para un proyecto de cliente existente, el sistema heredado de la empresa no lo reflejaba, lo que consecuentemente llevaba a faltantes de stock y retrasos en pedidos de clientes cuando el mismo inventario se vendía dos veces.

Ahora, la capacidad de C&C Power para manejar reservas de componentes es "grandemente mejorada", dice Materse, y los equipos pueden confiar en una funcionalidad que realmente funciona. La empresa ha reducido faltantes de stock en un 25% y espera que esto aumente a medida que el sistema adquiera más datos de historial de transacciones.

Personalización compleja

La solución ERP resulta ser un buen ajuste para el entorno de manufactura de bajo volumen, alta mezcla de C&C Power, donde el producto y la BOM relacionada se construyen alrededor de los requisitos del cliente que a veces pueden cambiar a mitad de camino. Las operaciones de manufactura complejas pueden manejar estos cambios en pedidos de clientes, pero la flexibilidad es obligatoria, especialmente cuando se trata del manejo de personalizaciones de productos.

Los empleados pueden abrir un pedido y agregar una pieza cuando un cliente quiere una configuración adicional. Estos cambios pueden hacerse hasta que los pedidos sean liberados para manufactura sin causar un problema. Incluso durante el proceso de manufactura, la empresa puede hacer cambios para asegurar que cumple con las expectativas del cliente.

"El sistema ERP ha mejorado el proceso para nosotros para hacer cambios lo suficiente que a veces podemos reducir nuestros costos de diseño para clientes", dice Materse.

Servicio de posventa

C&C Power hace más que diseñar y fabricar equipo para sus clientes —la empresa también proporciona servicio y soporte de posventa para sus fuentes de alimentación ininterrumpida, equipo de energía o baterías. La empresa confía en la funcionalidad de gestión de servicios en su solución ERP para aumentar la tasa de utilización de técnicos y mejorar la experiencia del cliente en contratos de mantenimiento anual, trabajo de garantía, cambios de baterías y reparaciones de averías.

"Uno de nuestros mayores desafíos es entender los sitios de nuestros clientes, los obstáculos con los que tenemos que lidiar, y dónde está colocado nuestro equipo", dice Materse. Anteriormente, la empresa dependía de Microsoft Excel para almacenar información de servicio, como estudios de sitio y números de serie —pero este método manual presentaba desafíos.

Con IFS, "podemos configurar sitios de clientes para reflejar qué equipo está en qué habitación para que pueda ser servido más eficientemente. Alquilamos equipo, y ahora tenemos los sistemas en su lugar para reconocer cuándo está alquilado, dónde está ubicado y cuándo facturarlo", dice Materse.

El nuevo sistema también permite a C&C Power ser más efectivo al cotizar, dice: "Si tenemos que pasar por un punto de control de seguridad que toma tres horas, o la habitación está a una milla dentro del edificio —ahora estamos en posición de factorizar ese tiempo".

Sarah Nicastro es evangelista de servicio de campo en IFS.