El fabricante de productos aborda los pedidos personalizados con la actualización de ERP

Superando el crecimiento de su software ERP, un fabricante global de productos de energía se propuso eliminar los obstáculos que obstaculizaban los cambios comerciales esenciales. Con la ayuda de una función de planificación de requisitos de materiales (MRP) dedicada, la empresa pudo reducir el desabastecimiento, mejorar el tiempo de entrega de los pedidos y mejorar la experiencia del cliente.

C&C Power Inc. fabrica, instala y da servicio a fuentes de alimentación críticas para una cartera compleja de clientes, incluidas compañías Fortune 100, agencias gubernamentales y centros de datos globales. Además de sus instalaciones de fabricación de ingeniería a pedido y configuración a pedido, la organización ofrece servicios de posventa para gabinetes de baterías de acceso frontal, estándar, montaje en bastidor y repuestos, junto con cajas de aterrizaje, controladores commander plus, monitoreo de batería, telecomunicaciones y Sistemas de distribución integrados.

Como resultado, sus propios procesos comerciales internos deben calibrarse regularmente para garantizar una confiabilidad rápida y precisa.

El cambio era inminente

Desde 2019, C&C Power ha estado trabajando para reducir el tiempo de entrega de pedidos y completar reemplazos de baterías y otros trabajos de servicio de campo con su equipo interno de técnicos y contratistas externos. La empresa se encontró superando su plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP), que se complementaba con software de gestión de calidad y redacción de informes de terceros.

El cambio era necesario, por lo que la empresa contrató una consultora independiente de selección de software.

“Como negocio muy dinámico, teníamos algunos requisitos estrictos”, dice John Materse, gerente de operaciones de C&C Power. “Nuestros pronósticos eran limitados y, por lo general, solo se basaban en proyectos con cambios de configuración. Nuestros productos de bajo volumen, alta mezcla y alta configuración son específicos para cada cliente, sin embargo, los clientes esperan tiempos de entrega rápidos, debido en parte a las aprobaciones de especificaciones del cliente, cadenas de suministro ajustadas y una entrega rápida. Necesitábamos un sistema ERP que nos ayudara a planificar mejor el inventario y la mano de obra, y fuimos indulgentes para adaptarse a los cambios de los clientes, algunos que son de último momento ”.

Centrado en estas necesidades, C&C Power preseleccionó las soluciones de IFS AB, Microsoft Corp., Infor Inc. y Epicor Software Corp. Se eligió IFS.

MRP flexible

Antes de la implementación, C&C Power personalizó en gran medida sus sistemas para reducir el tiempo de entrega de la mayoría de los pedidos de hasta 60 días a 14 días, con menos de la mitad del envío en una semana. Los estándares de la empresa se establecieron altos. C&C Power quería poder brindar un excelente servicio al cliente, enviar productos de calidad y asegurarse de que sus colegas tuvieran acceso ininterrumpido al sistema, y ​​la funcionalidad de planificación de requisitos de materiales (MRP) de IFS estaba a la altura del desafío.

“Una cosa que necesitábamos que hiciera IFS era ayudarnos a reducir y mantener un tiempo de entrega más corto, sin que nos rompamos la espalda al tratar de adaptarse a eso”, dice Materse.

La empresa necesitaba una capacidad real de MRP en un sistema ERP para tomar decisiones rápidas y simular si tenía piezas en stock. Solo entonces C&C Power podría realmente dar servicio al cliente y brindar respuestas instantáneas en lugar de tener que hacer una lista de materiales (BOM) para ver qué partes podrían ser cuellos de botella para su finalización.

Después de una implementación acelerada de seis meses, C&C Power obtuvo gran parte de la flexibilidad que estaba buscando y ahora está en condiciones de administrar mejor los recursos y obtener un plan de capacidad detallado para la fabricación.

"Gran mejora"

De inmediato, C&C Power disfrutó de una visibilidad mejorada de los niveles de inventario y de cómo se ajustaban a los pedidos de los clientes, ventajas que su sistema ERP anterior no podía sostener. Por ejemplo, cuando el inventario se reservaba para un proyecto de cliente existente, el sistema heredado de la empresa no reflejaba eso, lo que en consecuencia conducía a desabastecimientos y retrasos en los pedidos de los clientes cuando el mismo inventario se vendía dos veces.

Ahora, la capacidad de C&C Power para manejar reservas de componentes ha "mejorado enormemente", dice Materse, y los equipos pueden confiar en una funcionalidad que realmente funciona. La compañía ha reducido los desabastecimientos en un 25% y espera que esto aumente a medida que el sistema adquiera más datos del historial de transacciones.

Personalización compleja

La solución ERP está demostrando ser una buena opción para el entorno de fabricación de alto volumen y mezcla de C&C Power, donde el producto y la lista de materiales relacionada se construyen en torno a los requisitos del cliente que a veces pueden cambiar a mitad de camino. Las operaciones de fabricación complejas pueden manejar estos cambios en los pedidos de los clientes, pero la flexibilidad es imprescindible, especialmente cuando se trata del manejo de personalizaciones de productos.

Los empleados pueden abrir un pedido y agregar una pieza cuando un cliente desea una configuración adicional. Estos cambios se pueden realizar hasta que los pedidos se entreguen para la fabricación sin causar ningún problema. Incluso durante el proceso de fabricación, la empresa puede realizar cambios para garantizar que cumple con las expectativas del cliente.

"El sistema ERP ha mejorado el proceso para que hagamos cambios lo suficiente como para que a veces podamos reducir nuestros costos de diseño para los clientes", dice Materse.

Servicio posventa

C&C Power hace más que diseñar y fabricar equipos para sus clientes:la compañía también brinda servicio posventa y soporte para sus fuentes de alimentación ininterrumpida, equipos de energía o baterías. La empresa confía en la funcionalidad de gestión de servicios de su solución ERP para aumentar la tasa de utilización de los técnicos y mejorar la experiencia del cliente en los contratos de mantenimiento anuales, trabajos de garantía, cambios de batería y reparación de averías.

“Uno de nuestros mayores desafíos es comprender los sitios de nuestros clientes, los obstáculos con los que tenemos que lidiar y dónde se ubica nuestro equipo”, dice Materse. Anteriormente, la empresa confiaba en Microsoft Excel para almacenar información de servicio, como encuestas del sitio y números de serie, pero este método manual presentaba desafíos.

Con IFS, “podemos configurar los sitios de los clientes para reflejar qué equipo hay en cada habitación para que se pueda reparar de manera más eficiente. Alquilamos equipos y ahora tenemos los sistemas para reconocer cuándo se alquilan, dónde están ubicados y cuándo facturarlos ”, dice Materse.

El nuevo sistema también permite que C&C Power sea más efectivo al cotizar, dice:“Si tenemos que pasar por un control de seguridad que demora tres horas, o la habitación está a una milla dentro del edificio, ahora estamos en condiciones de factorizar en ese tiempo ".

Sarah Nicastro es evangelista de servicio de campo en IFS.