Gestión comercial estratégica para mitigar retos de cadena de suministro por COVID-19

Mientras el impacto económico de la COVID-19 sigue afectando a fabricantes y proveedores en todo el mundo, muchas empresas enfrentan vientos en contra financieros significativos.

Las empresas que sufren tales dificultades a menudo buscan formas de extraer valor adicional de, o trasladar costes a, su cadena de suministro, particularmente donde hay un desequilibrio en el poder de negociación que favorece al cliente.

Tales esfuerzos generalmente caen en dos categorías: concesiones comerciales y reclamaciones de responsabilidad. Este artículo examina ambas y proporciona una visión general de consideraciones clave que los proveedores deben tener en cuenta al recibir tales demandas de sus clientes.

Concesiones comerciales

La primera categoría consiste en solicitudes —o, en algunos casos, exigencias— de concesiones comerciales. Aunque los términos comerciales de cualquier contrato de suministro están sujetos a negociación, este artículo se centra en solicitudes para alterar un acuerdo existente, no en discusiones para nuevos contratos o negocio nuevo.

Tales solicitudes pueden tomar muchas formas. Por ejemplo, clientes pueden pedir reducciones de precio, plazos de pago extendidos o alivio de obligaciones mínimas de compra. Aunque pueden tomar muchas formas, la característica común que comparten es que alteran el status quo de manera que beneficia al cliente a costa del proveedor, ya sea reduciendo pagos al proveedor, o trasladando coste o riesgo al proveedor.

Al recibir una solicitud de concesión, los proveedores deben primero revisar sus contratos para asegurarse de entender plenamente los derechos y obligaciones respectivos. Aunque la mayoría de contratos no permiten cambios unilaterales en términos comerciales, provisiones que lo permiten en ciertas circunstancias no son inauditas, especialmente donde el contrato se basa en términos y condiciones estándar del cliente.

Si los contratos aplicables permiten al cliente hacer el cambio solicitado de forma unilateral, las opciones del proveedor pueden ser limitadas. Sin embargo, solo porque un cliente señale provisiones particulares en apoyo de su solicitud no significa que el proveedor deba tomarlo al pie de la letra. El proveedor debe revisar el contrato y confirmar si las provisiones en cuestión apoyan claramente los derechos que el cliente reclama, o si el proveedor tiene fundamentos para disputar la reclamación.

Incluso si el contrato no da al cliente un derecho claro a la concesión solicitada, esto no necesariamente termina la discusión. Otras consideraciones y formas de apalancamiento a menudo entran en juego, ya que los proveedores deben considerar el «panorama general» de la relación con el cliente. Incluso si un proveedor gana la batalla y resiste la solicitud, puede perder la guerra proverbial si su éxito le cuesta negocio futuro.

Por ejemplo, en situaciones donde el cliente puede reabastecer fácilmente el negocio —ya sea porque opera con acuerdos a corto plazo o porque el contrato da derecho de terminación anticipada— el cliente puede reemplazar fácilmente a un proveedor que no acepte términos revisados que sus competidores sí aceptarían. Proveedores de «commodities» fungibles pueden ser particularmente vulnerables.

La pérdida inmediata puede ser menos preocupante para proveedores cuyos productos son difíciles de reabastecer a corto plazo, ya sea por términos contractuales u otras barreras, como derechos de propiedad intelectual o lead times altos / coste alto de reabastecimiento. Sin embargo, incluso estos pueden perder negocio a medio-largo plazo si caen en desgracia con el cliente y pierden nuevo negocio o renovación futura.

Además del riesgo de perder negocio futuro si se niegan a ceder, los proveedores deben considerar qué otros problemas pueden existir en la relación y si pueden volverlos a su favor. Por ejemplo, si el proveedor enfrenta reclamaciones potenciales del cliente (ver abajo), puede intercambiar acuerdo en concesiones por liberación de tales reclamaciones. Alternativamente, si el proveedor puja por nuevo negocio con el cliente, puede apalancar el acuerdo en concesiones para una ventaja en conseguirlo, como un derecho de última negativa. En cualquier caso, una mejor práctica es asegurar que cualquier acuerdo se reduzca a un escrito apropiado —no confiar en la buena voluntad, o entendimiento o acuerdo no escrito. Estas garantías menos tangibles a menudo no son legalmente exigibles y carecen de durabilidad conforme las memorias se desvanecen y los empleados se van.

Reclamaciones de clientes

Separadas de solicitudes de consideraciones comerciales están situaciones donde un cliente puede tener una reclamación legal afirmativa por recuperación basada en rendimiento deficiente (o presuntamente deficiente) del proveedor. Tales reclamaciones pueden tomar varias formas. Sin embargo, algunos de los problemas más comunes a menudo involucran reclamaciones de garantía por productos defectuosos, retrasos en entrega, o déficits en ahorros anuales de productividad. En mejores tiempos, los clientes pueden haber pasado por alto tales problemas, o los habrán dejado en un segundo plano, por la salud de la relación. Sin embargo, en tiempos difíciles, algunos clientes pueden buscar tales reclamaciones como medio para extraer dólares adicionales de sus proveedores y mejorar su propia línea de fondo. Tales problemas pueden ser una preocupación particular donde son impulsados por gerentes de compras o ejecutivos del cliente que enfrentan presión interna para fortalecer sus métricas personales para el trimestre o año.

Los esfuerzos de un cliente por perseguir tales reclamaciones históricas pueden involucrar problemas adicionales que pueden no estar presentes al tratar otras reclamaciones presentadas oportunamente. Por ejemplo, los proveedores pueden verse obstaculizados en su capacidad de defenderse debido a la mayor dificultad de recopilar información necesaria. Dado el paso del tiempo, las memorias se desvanecen, los empleados se van y los documentos pueden no estar disponibles. Aunque estos mismos problemas también pueden afectar la información disponible para el cliente para apoyar su reclamación, pueden ser particularmente agudos para un proveedor intentando establecer por qué no son legalmente culpables por un producto que pudo haber fallado durante el uso.

Sin embargo, no todos los problemas que surgen con una reclamación antigua presentan desventaja para el proveedor. Reconociendo las dificultades que pueden existir al defenderse, la ley a menudo proporciona defensas legales adicionales. Por ejemplo, en contratos de venta de bienes, la Sección 2-607 del Código Uniforme de Comercio (vigente en los 50 estados) requiere que los compradores notifiquen reclamaciones por incumplimiento «dentro de un tiempo razonable» tras descubrir el incumplimiento, o pierdan los remedios a los que podrían tener derecho. Aunque lo que constituye un «tiempo razonable» es discutible, si un cliente no dio aviso adecuado cuando ocurrió el problema, los proveedores pueden argumentar que el cliente no puede perseguir su reclamación ahora.

Además de requisitos de notificación, la mayoría de jurisdicciones imponen un estatuto de limitaciones que requiere que las reclamaciones se presenten dentro de un período particular, independientemente de si se dio aviso cuando surgió el problema. El tiempo permitido varía ampliamente según jurisdicción y tipo de reclamación. Sin embargo, en contratos de venta de bienes regidos por el Código Uniforme, el estatuto típicamente será de cuatro años.

Además de defensas legales, puede haber problemas adicionales, menos tangibles, que beneficien al proveedor. Aunque no es regla absoluta, las reclamaciones históricas a menudo pueden ser de mérito incierto. Simplemente, la mayoría de reclamaciones donde la responsabilidad del proveedor es clara se resuelven en el curso del negocio, y no se quedan en la estantería proverbial por años antes de ser planteadas. Además del mérito, los proveedores deben considerar los motivos del cliente. Si la motivación principal parece basarse en un esfuerzo por mejorar el rendimiento financiero, el proveedor puede resolver la reclamación a un descuento mayor si está dispuesto a resolverla rápido.

Todas las disputas deben abordarse a la luz de los contratos y circunstancias específicas. Sin embargo, los problemas presentados representan consideraciones clave que proveedores y clientes deben considerar al gestionar el impacto de la COVID-19 en sus relaciones comerciales.

Nicholas Ellis es abogado en Foley & Lardner LLP.