Consideraciones clave para gestionar las demandas comerciales impulsadas por COVID-19

A medida que las consecuencias económicas de COVID-19 continúan afectando a los fabricantes y sus proveedores en todo el mundo, muchas empresas se enfrentan a importantes obstáculos financieros.

Las empresas que sufren tales dificultades a menudo buscarán formas de extraer valor adicional de su cadena de suministro o reducir los costos a su cadena de suministro, especialmente cuando existe un desequilibrio en el poder de negociación que favorece al cliente.

Estos esfuerzos generalmente se dividen en dos categorías:concesiones comerciales y reclamos de responsabilidad. Este artículo examina ambas categorías y proporciona una descripción general de algunas consideraciones clave que los proveedores deben tener en cuenta cuando reciben tales demandas de sus clientes.

Concesiones comerciales

La primera categoría consiste en solicitudes - o, en algunos casos, demandas - de concesiones comerciales. Si bien los términos comerciales de cualquier contrato de suministro están sujetos a negociación, este artículo se centra en las solicitudes para modificar un acuerdo existente entre las partes, no en las discusiones que puedan estar teniendo lugar para nuevos contratos o nuevos negocios.

Estas solicitudes pueden adoptar muchas formas. Por ejemplo, los clientes pueden solicitar reducciones de precio, plazos de pago extendidos o exención de las obligaciones mínimas de compra. Si bien estas solicitudes pueden adoptar muchas formas, la característica común que comparten todas es que alteran el status quo de una manera que beneficia al cliente a expensas del proveedor, ya sea reduciendo los pagos al proveedor o desplazando el costo o riesgo a el proveedor.

Al recibir una solicitud de concesión comercial, los proveedores deben examinar primero sus contratos para asegurarse de que comprenden plenamente los derechos y obligaciones respectivos de las partes. Si bien la mayoría de los contratos no permiten cambios unilaterales en los términos comerciales, las disposiciones que permiten dichos cambios en algunas circunstancias no son desconocidas, particularmente en los casos en que el contrato se basa en los términos y condiciones estándar del cliente.

Si los contratos aplicables permiten al cliente realizar el cambio solicitado en la relación de forma unilateral, las opciones del proveedor pueden ser limitadas. Sin embargo, el hecho de que un cliente señale disposiciones particulares del contrato en apoyo de su solicitud no significa que el proveedor deba creerle al cliente su palabra. El proveedor aún debe tener cuidado de revisar el contrato y confirmar si las disposiciones en cuestión respaldan claramente los derechos que el cliente reclama, o si el proveedor tiene motivos para disputar el reclamo.

Incluso si el contrato en cuestión no otorga al cliente un derecho claro a la concesión solicitada, esto no necesariamente pone fin a la discusión. Otras consideraciones y formas de apalancamiento a menudo entrarán en juego, ya que los proveedores deben considerar el “panorama general” de la relación con el cliente. Incluso si un proveedor gana la batalla y se resiste con éxito a la solicitud de concesiones del cliente, el proveedor puede perder la guerra proverbial si su éxito termina costando su negocio en el futuro.

Por ejemplo, en situaciones en las que el cliente tiene la capacidad de recurrir fácilmente al negocio, ya sea porque realiza negocios en una serie de acuerdos a corto plazo o porque el contrato proporciona al cliente el derecho de rescisión anticipada, el cliente puede reemplazar fácilmente a un proveedor que no está dispuesto a cumplir con los términos comerciales revisados ​​que sus competidores pueden estar dispuestos a ofrecer. Los proveedores de "productos básicos" fungibles pueden ser particularmente vulnerables a este tipo de recursos.

Tal pérdida inmediata de negocios puede ser una preocupación menor para los proveedores cuyos productos son más difíciles de obtener en el corto plazo, ya sea debido a los términos del contrato o debido a otras barreras para la obtención de recursos, como derechos de propiedad intelectual o plazos de entrega prolongados. alto costo de recursos. Sin embargo, incluso los proveedores cuyos productos son difíciles de encontrar pueden sufrir pérdidas comerciales a mediano y largo plazo si pierden el favor de un cliente y pierden nuevos negocios o una futura renovación de contrato.

Además del riesgo de perder negocios en el futuro si se niegan a aceptar las demandas de los clientes, los proveedores deben considerar qué otros problemas pueden existir en la relación y si el proveedor puede aprovecharlos. Por ejemplo, si el proveedor se enfrenta a posibles reclamaciones de su cliente (consulte la discusión a continuación), es posible que pueda negociar un acuerdo sobre concesiones comerciales para la liberación de dichas reclamaciones. Alternativamente, si el proveedor está haciendo una oferta para nuevos negocios con el cliente, el proveedor puede aprovechar el acuerdo sobre concesiones comerciales para obtener una ventaja para asegurar nuevos negocios, como un derecho de último rechazo. En cualquier caso, una mejor práctica es asegurarse de que dicho acuerdo se reduzca a una redacción adecuada, no dependa de la buena voluntad del cliente o de un acuerdo o entendimiento no escrito. Estas garantías menos tangibles a menudo no se pueden hacer cumplir legalmente y carecen de durabilidad a medida que los recuerdos se desvanecen y los empleados abandonan la empresa.

Reclamaciones de clientes

Además de las solicitudes de consideraciones comerciales, se encuentran las situaciones en las que un cliente puede tener un reclamo legal afirmativo por un desempeño deficiente (o supuestamente deficiente) basado en la recuperación por parte del proveedor. Tales afirmaciones pueden adoptar diversas formas. Sin embargo, algunos de los problemas más comunes a menudo involucran reclamos de garantía por productos defectuosos, demoras en la entrega o fallas en los ahorros anuales de productividad. En tiempos mejores, los clientes pueden haber pasado por alto estos problemas, o haberlos dejado en un segundo plano, por la salud de la relación. Sin embargo, en tiempos de escasez, algunos clientes pueden considerar tales afirmaciones como un medio para extraer dólares adicionales de sus proveedores y mejorar sus propios resultados. Tales problemas pueden ser una preocupación particular cuando son impulsados ​​por gerentes de compras o ejecutivos del cliente que pueden estar enfrentando presión interna para fortalecer sus métricas personales para el trimestre o año.

Los esfuerzos de un cliente para perseguir tales reclamos históricos pueden involucrar problemas adicionales que pueden no estar presentes cuando se trata de otros reclamos presentados de manera más oportuna. Por ejemplo, los proveedores pueden verse obstaculizados en su capacidad para defenderse de tales reclamos debido a una mayor dificultad para recopilar la información necesaria. Con el paso del tiempo, los recuerdos se desvanecen, los empleados siguen adelante y es posible que los documentos ya no estén disponibles. Si bien estos mismos problemas también pueden afectar la información disponible para el cliente para respaldar su reclamo, pueden ser particularmente agudos para un proveedor que intenta establecer por qué no tiene la culpa legalmente de un producto que puede haberse roto o fallado. durante el uso.

Sin embargo, no todos los problemas que surgen en relación con un reclamo antiguo presentan una desventaja para el proveedor. Al reconocer las dificultades que pueden existir a la hora de defenderse de tales reclamaciones, la ley a menudo proporciona a los proveedores defensas legales adicionales. Por ejemplo, en el caso de contratos que involucran la venta de bienes, la Sección 2-607 del Código Comercial Uniforme (que ha sido promulgado en los 50 estados) requiere que los compradores notifiquen las reclamaciones por incumplimiento "dentro de un tiempo razonable" después de descubrir incumplimiento, o de lo contrario perderá los recursos a los que de otro modo hubiera tenido derecho. Si bien lo que constituye un "tiempo razonable" para dar aviso está sujeto a disputa, si un cliente no notificó adecuadamente la infracción cuando ocurrió un problema por primera vez, los proveedores pueden argumentar que el cliente ahora no puede continuar con su reclamo.

Además de los requisitos de notificación, la mayoría de las jurisdicciones imponen un estatuto de limitaciones que requiere que las reclamaciones se presenten dentro de un período de tiempo particular, independientemente de si se notificó cuando surgió el problema por primera vez. La cantidad de tiempo permitido bajo el estatuto de limitaciones aplicable varía ampliamente según la jurisdicción y el tipo de reclamo. Sin embargo, en el caso de contratos para la venta de bienes regidos por el Código Comercial Uniforme, el plazo de prescripción generalmente será de cuatro años.

Además de las defensas legales, puede haber problemas adicionales menos tangibles que se acumulen en beneficio del proveedor. Si bien no es una regla absoluta de ninguna manera, las afirmaciones históricas a menudo pueden tener un mérito incierto. En pocas palabras, la mayoría de las reclamaciones en las que la responsabilidad del proveedor es clara se resuelven en el curso del negocio y no se quedan en el estante proverbial durante años antes de que se planteen. Además de los méritos, los proveedores deben considerar los motivos del cliente. Si la motivación principal de un cliente para hacer valer un reclamo parece basarse en un esfuerzo por mejorar el desempeño financiero, el proveedor puede resolver el reclamo con un descuento mayor si está dispuesto a resolver el reclamo rápidamente.

Todas las disputas deben abordarse a la luz de los contratos específicos y las circunstancias involucradas. Sin embargo, los problemas que se presentan en este artículo representan consideraciones clave que los proveedores y clientes deben considerar al intentar gestionar el impacto de COVID-19 en sus relaciones comerciales.

Nicholas Ellis es abogado de Foley &Lardner LLP.