Dominando la gestión del gasto cola: Guía práctica para profesionales de aprovisionamiento

A medida que los departamentos de aprovisionamiento corporativos se han vuelto más y más delgados, y se pide a los compradores hacer más con menos, es lógico que los gastos de cola, con prioridad de volumen de gasto relativamente baja, tienden a no recibir la misma atención que recibirían si los recursos de aprovisionamiento fueran más robustos.

El bajo volumen de gasto no necesariamente equivale a falta de oportunidad de ahorro, aunque, ya que estas categorías menos gestionadas tienden a ser donde los márgenes de proveedores son más abultados.

Este es un coste del aprovisionamiento delgado: la incapacidad de actuar sobre buenas oportunidades en ciertas categorías de gasto cola.

Para que una planta opere, el servicio de uniformes, el transportista de residuos y el técnico de control de plagas deben presentarse de forma regularmente programada. No es negociable. Los uniformes deben entregarse. Los residuos deben retirarse. Las plagas deben controlarse. Y así, cuando el contrato está por expirar, hay un momento que tiende a superar la inercia corporativa interna que suele prevalecer en estas áreas.

Durante esos breves momentos, estos gastos de nivel inferior suben a la cima de la lista de prioridades de un comprador ocupado, aunque ese foco nunca dura mucho en un departamento de aprovisionamiento delgado. Pronto se firma un nuevo acuerdo o se concede una prórroga, y el comprador vuelve a centrarse en prioridades mayores.

La estrategia, si se le puede llamar así, es enteramente reactiva: una expiración de contrato inminente exige atención. Se hace un nuevo compromiso. Luego la atención se mueve a otro lado, hasta que se exige de nuevo.

Cuando se trata de estos gastos típicamente mal gestionados, la mayor fuente de competencia es la inercia corporativa interna. No conseguir uniformes, retirada de residuos o control de plagas podría ser un desastre a nivel de planta, pero nadie se convierte en calabaza si no empiezan a ahorrar un 30% o 40% en esos servicios la próxima semana —incluso si es completamente posible hacerlo.

En departamentos de aprovisionamiento delgados, muchos compradores solo trabajan en lo que es completamente no negociable en un momento dado, y carecen de nada más que una estrategia reactiva para la mayor parte de su cartera de gastos.

Si se pierde un acuerdo a nivel de gestor de categoría, la excusa es: "Estoy trabajando en MRO, o energía, o logística, así que no puedo mirar eso ahora". Lo que se traduce a: "No tengo estrategia para las cosas en las que no estoy trabajando activamente en este momento".

Los propietarios de P&L, líderes de aprovisionamiento y gerentes de finanzas deberían hacer a los miembros del equipo de aprovisionamiento las siguientes dos preguntas:

1. ¿En qué categorías estás profundamente inmerso ahora mismo?
2. ¿Cuál es tu estrategia para las categorías en las que no estás profundamente inmerso?

Lo probable es que no te impresione terriblemente la respuesta al número 2, y pueda surgir un momento educativo.

A menudo se dice que puedes ser bueno en tu trabajo haciendo buen trabajo en tus categorías de mayor prioridad. Pero para ser excelente en tu trabajo se requiere una estrategia en toda tu cartera —incluso las categorías en las que no estás trabajando activamente en este momento.

Tus proveedores saben que eres delgado, lo que te convierte en un objetivo. En entornos donde al aprovisionamiento se le pide cada vez más hacer más con menos, tener una estrategia en todos los gastos —no solo en tus categorías de mayor prioridad en este momento— debe ser no negociable.

Al identificar las categorías que necesitan una estrategia, ten en cuenta esta realidad: Solo porque un comprador no esté "trabajando activamente en" un gasto particular no significa que no estén perdiendo tiempo valioso en esa categoría.

Cuando se trata de distracciones, no todos los gastos son iguales, y el reino de los gastos de cola está habitado por categorías especialmente distractoras. Cuando los uniformes alquilados no se devuelven en la Planta 16, el problema se escala a tu comprador. La Planta 11 se queja de cargos por "sobrellenado de contenedor" en sus facturas de eliminación de residuos, y tu comprador es arrastrado a la disputa. El proveedor de control de plagas de la Planta 5 dice que la ubicación necesita una fumigación de 200.000 dólares. ¿Realmente? ¿Y ese coste es correcto?

Tu comprador no estaba "trabajando en" ninguna de estas categorías. Pero todas las distracciones están indudablemente mermando la productividad en las iniciativas de mayor prioridad que están "en su radar".

Con la estrategia correcta, no solo puedes ahorrar dinero en estas categorías. También puedes mejorar la productividad de tu equipo, reduciendo las distracciones continuas que emanan de esos gastos.

Aquí está la cuestión sobre muchos de estos gastos de cola "bajo el radar": Son sigilosos, por definición. Atacan cuando no estás mirando. Y como hemos discutido, no solo tu línea de resultados está bajo ataque —también lo está el tiempo precioso y el foco de misión de tu equipo. Así que cualquier estrategia que no incorpore mecanismos de defensa contra estos ataques continuos será insuficiente.

Una contratación efectiva por sí sola nunca será suficiente en estas categorías. Incluso un contrato óptimo no puede defender contra toda la gama de esfuerzos de un proveedor para aumentar el gasto, ni puede prevenir distracciones a nivel de campo que carcomen la productividad de tu equipo. No son mejores contratos lo que necesitas (aunque podrías necesitarlos también), son mejores estrategias.

El mundo de la gestión de gastos ofrece una hostia de soluciones para departamentos de aprovisionamiento sobrecargados sintiendo la presión de entregar ahorros. Investiga tus opciones, pero ten cuidado: Muchas de las "soluciones" que se te ofrecen no resolverán los problemas más vexantes y continuos con categorías complejas de gasto cola, y te encontrarás lidiando con las mismas distracciones y erosión de resultados que siempre has soportado.

Tu estrategia no puede terminar en sourcing y cierre de acuerdos. Con muchos gastos de cola, cualquier estrategia que ofrezca aprovisionamiento sin gestión fallará el objetivo y te dejará expuesto. Pero la estrategia correcta puede entregar los quick wins que necesitas mientras también resuelve áreas problemáticas persistentes para tu negocio. Quizás entonces, finalmente puedas dejar de perseguir tu cola.

Rich Ham es CEO de Fine Tune.