Cómo dejar de perseguir tu cola Gasta

A medida que los departamentos de adquisiciones corporativas se han vuelto más y más ágiles, y se les ha pedido a los compradores que hagan más con menos, es lógico pensar que los gastos finales, con una prioridad de volumen de gasto relativamente bajo, tienden a no recibir la misma atención que recibirían. si los recursos de adquisiciones fueran más sólidos.

Sin embargo, el volumen de gasto bajo no necesariamente equivale a una falta de oportunidades de ahorro, ya que estas categorías menos administradas tienden a ser los lugares donde los márgenes de los proveedores son más abundantes.

Este es uno de los costos de las adquisiciones ajustadas:la incapacidad de aprovechar las buenas oportunidades en ciertas categorías de gastos finales.

Para que una planta funcione, el servicio de uniformes, el transportista de desechos y el técnico de control de plagas deben presentarse con regularidad. Esto no es negociable. Los uniformes deben ser entregados. Los desechos deben eliminarse. Las plagas deben controlarse. Entonces, cuando el contrato está a punto de expirar, hay un momento en el tiempo que tiende a superar cualquier inercia corporativa interna que generalmente prevalece en estas áreas.

Durante esos breves momentos, estos gastos de nivel inferior se mueven a la parte superior de la lista de prioridades de un comprador ocupado, aunque ese enfoque nunca dura mucho en un departamento de adquisiciones esbelto. Muy pronto, se firma un nuevo acuerdo o se concede una extensión, y el comprador vuelve a centrarse en prioridades más altas.

La estrategia, si se le puede llamar así, es completamente reactiva:el vencimiento inminente de un contrato exige atención. Se adquiere un nuevo compromiso. Luego, la atención se traslada a otra parte, hasta que se vuelve a exigir.

Cuando se trata de estos gastos generalmente mal administrados, la mayor fuente de competencia es la inercia corporativa interna. No asegurar los uniformes, el transporte de desechos o el control de plagas puede ser un desastre a nivel de la planta, pero nadie se convierte en una calabaza si no comienza a ahorrar 30% o 40% en esos servicios la próxima semana, incluso si es completamente posible hacerlo. entonces.

En los departamentos de adquisiciones ajustadas, muchos compradores solo están trabajando en lo que no es completamente negociable en ningún momento, y les falta algo más que una estrategia reaccionaria para la mayor parte de su cartera de gastos.

Si se pierde un trato en el nivel de administrador de categoría, la excusa es:"Estoy trabajando en MRO, energía o logística, así que no puedo mirar eso en este momento". Lo que se traduce en:"No tengo una estrategia para las cosas en las que no estoy trabajando activamente en este momento".

Los propietarios de pérdidas y ganancias, los líderes de adquisiciones y los gerentes de finanzas deben hacer las siguientes dos preguntas a los miembros del equipo de adquisiciones:

1. ¿En qué categorías está profundamente inmerso en este momento?
2. ¿Cuál es su estrategia para las categorías en las que no está profundamente inmerso?

Lo más probable es que no quede muy impresionado con la respuesta al número 2, y puede que surja un momento propicio para la enseñanza.

A menudo se dice que puede ser bueno en su trabajo si lo hace bien en sus categorías de mayor prioridad. Pero para ser excelente en su trabajo se requiere una estrategia en todo su portafolio, incluso en las categorías en las que no está trabajando activamente en este momento.

Tus proveedores saben que eres esbelto, lo que te convierte en un objetivo. En entornos donde cada vez se pide más al departamento de adquisiciones que haga más con menos, tener una estrategia que abarque todos los gastos, no solo las categorías de mayor prioridad en este momento, no debe ser negociable.

A medida que identifica las categorías que necesitan una estrategia, tome nota de esta realidad:el hecho de que un comprador no esté “trabajando activamente en” un gasto en particular no significa que no esté perdiendo un tiempo valioso en esa categoría.

Cuando se trata de distracciones, no todos los gastos son iguales, y el ámbito de los gastos finales está habitado por algunas categorías especialmente distractoras. Cuando los uniformes alquilados no se devuelven en la Planta 16, el problema llega a su comprador. La planta 11 se queja de los cargos por "sobrellenado de contenedores" en sus facturas de eliminación de desechos, y su comprador se ve involucrado en la disputa. El proveedor de control de plagas de Plant 5 dice que la ubicación necesita una fumigación de $ 200,000. ¿De verdad? ¿Y ese costo es correcto?

Su comprador no estaba "trabajando en" ninguna de estas categorías. Pero todas las distracciones seguramente están mermando la productividad en las iniciativas de mayor prioridad que en realidad están "en su radar".

Con la estrategia correcta, no solo puede ahorrar dinero en estas categorías. También puede mejorar la productividad de su equipo al reducir las distracciones continuas que emanan de esos gastos.

Esto es lo que pasa con muchos de estos gastos finales “que pasan desapercibidos”:son sigilosos, por definición. Atacan cuando no estás mirando. Y, como hemos comentado, no es solo su resultado final lo que está bajo ataque, sino también el preciado tiempo y el enfoque de la misión de su equipo. Por lo tanto, cualquier estrategia que no incorpore mecanismos de defensa contra estos ataques continuos será insuficiente.

La contratación eficaz por sí sola nunca será suficiente en estas categorías. Incluso un contrato óptimo no puede eludir la gama completa de esfuerzos de un proveedor para aumentar el gasto, ni puede evitar que las distracciones a nivel de campo reduzcan la productividad de su equipo. No son mejores contratos lo que necesita (aunque es posible que también los necesite), son mejores estrategias.

El mundo de la gestión de gastos ofrece una serie de soluciones para los departamentos de adquisiciones sobrecargados que sienten la presión de generar ahorros. Investigue sus opciones, pero tenga cuidado:muchas de las "soluciones" que se le ofrecen no resolverán los problemas más molestos y continuos con categorías complejas de gastos finales, y se encontrará lidiando con las mismas distracciones y la erosión de los resultados finales. siempre has soportado.

Su estrategia no puede terminar en el abastecimiento y la negociación. Con muchos gastos finales, cualquier estrategia que ofrezca adquisiciones sin administración no alcanzará el objetivo y lo dejará expuesto. Pero la estrategia correcta puede brindarle las ganancias rápidas que necesita y, al mismo tiempo, resolver áreas problemáticas persistentes para su negocio. Quizás entonces, finalmente puedas dejar de perseguirte.

Rich Ham es director ejecutivo de Fine Tune.