Los 3 Principales Beneficios de Cambiar a la Facturación Electrónica

Con los procesos de la cadena de suministro volviéndose más automatizados, muchas organizaciones tienen la visión de digitalizar el ciclo order-to-cash (pedido a cobro). El proceso a menudo se divide en tres pasos de digitalización: adquisición, recepción de mercancías, y factura entrante y pago.

El problema de las facturas en papel

Muchas empresas han comenzado el viaje, pero se estancan en sus esfuerzos por completarlo. Constituyentes en competencia dificultan el cambio organizacional. No es raro tener tres o cuatro vicepresidentes senior o ejecutivos de nivel C involucrados en la iniciativa.

Los esfuerzos estancados de digitalización a menudo tienen raíces en prioridades conflictivas. Una empresa podría dar mayor énfasis al crecimiento de ingresos que a optimizar el flujo de caja o reducir gastos generales. Pero para quienes persiguen estos dos últimos objetivos, la facturación electrónica puede ofrecer beneficios poderosos.

La recepción de una factura en papel es problemática. A menudo llega en una variedad de formatos, como archivos PDF por correo electrónico, faxes, o hojas de papel enviadas por correo. El acto de introducir la información en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser costoso, consumir mucho tiempo y propenso a errores. Por el contrario, transferir datos de una factura digital vía EDI o XML al ERP elimina la necesidad de interacción humana, evita errores de entrada y acelera la aprobación y el pago de facturas.

Tres beneficios clave adicionales

Hay tres otros beneficios importantes que se obtienen una vez que una factura entrante ha sido digitalizada:

1. Capacidad para aprovechar descuentos de proveedores

Las empresas que se aprovechan de descuentos de proveedores pueden acelerar el flujo de caja y reducir gastos operativos. Pero muchas no pueden hacerlo porque el proceso de introducir la factura en el ERP y, posteriormente, aprobarla, consume demasiado tiempo. Digitalizar facturas entrantes acelera el proceso de entrada y limpia datos defectuosos. El esfuerzo elimina la perspectiva de que un ERP rechace una factura porque le falta un número de identificación único, y no puede procesarse dentro de ciertos límites de tiempo.

2. Automatización de la conciliación de facturas

La mayoría de los sistemas ERP tienen la capacidad de automatizar la conciliación de dos o tres vías una vez que los datos están digitalizados. Pero aquellos con múltiples sistemas a menudo no pueden automatizar el intercambio de datos entre sistemas internos. Las empresas que no han invertido en un ERP y aún usan software de contabilidad, tendrán dificultades para digitalizar el proceso de conciliación.

La buena noticia es que un proceso order-to-cash digitalizado, usando una empresa de integración en la nube, puede proporcionar conciliación automatizada de dos o tres vías en la nube, sin necesidad de depender de un ERP para esa función. Una conciliación de dos vías puede comparar la factura con la orden de compra, mientras que una de tres vías añade la recepción de mercancías. Cualquier discrepancia en cantidad o producto puede identificarse y destacarse rápidamente antes del pago. Como resultado, las empresas no pagan facturas "inválidas".

3. Reducción de gastos de mano de obra

Además del gasto de introducir una factura en un ERP o sistema contable, hay costes ocultos asociados con proveedores que buscan el estado de aprobación y pago de facturas. No es raro recibir múltiples llamadas telefónicas de un proveedor por el pago de una sola factura. Si el proceso está digitalizado, es más fácil producir paneles de control específicos del proveedor que muestren el estado de la factura y la fecha de pago. Tales paneles digitales eliminan el coste oculto de comunicarse con proveedores sobre un proceso que normalmente les está oculto.

Digitalizar el proceso de facturas entrantes ofrece una serie de beneficios potenciales, algunos obvios y otros no totalmente apreciados. Si reducir gastos, optimizar el flujo de caja y mejorar el proceso order-to-cash es importante para tu negocio, investiga la digitalización de tus facturas entrantes.

Steve Scala es vicepresidente ejecutivo de desarrollo corporativo en DiCentral, proveedor global de servicios gestionados de integración B2B (B2Bi).