El papel crítico de la documentación precisa en el éxito de la ingeniería

Instrucciones de trabajo mal escritas, procedimientos operativos estándar, dibujos y planos incorrectos, fijaciones mal construidas, equipos de producción inapropiados y diseños deficientes de puestos de trabajo son solo algunos ejemplos que contribuyen al error humano. Estas documentaciones mal escritas añaden problemas que podrían haberse evitado. No es inaudito encontrar componentes fabricados según instrucciones obsoletas porque la información correcta se ha retrasado en llegar al trabajador. La mala calidad de diseño y documentación es una causa mayor de ineficiencias en procesos de producto, llevando directamente a retrasos, retrabajo y variaciones, y contribuyendo a aumentar tiempo y coste del proyecto, tanto para el cliente como para su empresa. Pero, la documentación adecuada no se restringe solo a papeleo de ingeniería, no, involucra a cada persona que trabaja en esa empresa. Veamos cómo la mala documentación puede retrasar incluso a las mejores empresas.

---

Cómo funciona

La calidad del diseño y documentación producida tiene una influencia mayor en el rendimiento general y eficiencia de proyectos de producción. Los diseñadores proporcionan los planos básicos para representar ideas y conceptos que los fabricantes necesitan para hacer productos realidad. Sin embargo, es la calidad de la documentación proporcionada la que determina qué tan efectivo y eficiente es el tiempo de respuesta para producción. Diseño y documentación inadecuados y deficientes impactan la eficiencia del proceso de producción llevando a retrasos, retrabajo y variaciones, contribuyendo a aumentos en tiempo y coste del proyecto. Pero, hay niveles antes de la fabricación que pueden retrasar este proceso, o incluso parar la producción.

Categorías de documentación

Hay innumerables documentos usados en toda empresa. Pueden ir desde aseguramiento de calidad a fabricación. Sin recorrer una lista completa de toda documentación que una empresa usaría, resumiremos la documentación en varias categorías.

• Documentación de gestión incluye planificación, soporte y documentos de planificación, documentación organizativa y actas de reuniones.
• Documentos de aseguramiento de calidad incluyen política y procedimientos de calidad, definiciones, estándares, plantillas e instrucciones definidas para soportar el manejo de todos los documentos, asegurar que se preparen consistentemente y mantengan para soportar desarrollo óptimamente.
• Documentación de ingeniería incluyen especificaciones de ingeniería, dibujos de ingeniería, ilustraciones técnicas y se preparan para establecer el diseño. Estos documentos forman la base para desarrollo llevado a cabo por institutos, contratistas, proveedores y fabricación.
• Documentos de fabricación, ensamblaje, prueba e instalación se preparan para soportar y documentar el desarrollo y validación de equipos, particularmente aquellos desarrollados y fabricados para finalización.

Veamos cada categoría y veamos los efectos de mala documentación y cómo puede costar tiempo y dinero.

Documentación de gestión

Enfocarse en el negocio es función primaria de la gestión y hacer seguimiento de todo es una tarea que puede abrumar incluso a los mejores. Documentar adecuadamente cada transacción, quién está a cargo de qué asignaciones y programar plazos son vitales para dirigir una empresa productiva.

Con cualquier negocio, transacciones financieras desde depósitos a suministros se conducen. Mantener un registro claro y debidamente documentado de recibos, facturas y cargos es importante para informes de gastos e ingresos empresariales. Lo último que nadie quiere es revolver y buscar recibos de gastos que se han extraviado. Para empresas grandes la gestión se mueve a través de ingresos y gastos a ritmo acelerado. Tener un sistema de documentación bien desarrollado ahorraría tiempo y problemas luego.

Tiempo fuera del equipo y para reunir papeleo puede llevar a fallo, si no se conduce correctamente. Tiempo fuera del equipo, realmente significa que la gestión no se dedica a sus tareas de liderazgo. Y peor si llegan al punto donde rastrear documentación roba tiempo de otras tareas cruciales, las cosas pueden empeorar con plazos acercándose.

Documentación de aseguramiento de calidad

El aseguramiento de calidad es un medio para prevenir errores o defectos en productos fabricados, y evitar problemas al entregar productos o servicios a clientes. QA se aplica a pre-producción físicamente completada para verificar que el producto cumple especificaciones y requisitos, y durante corridas de producción manufacturera validando una porción de muestras y que cumplen control de calidad específico. QA juega un papel crítico en proyectos documentados de alto volumen y asegura que estándares se cumplan mientras restricciones de coste y tiempo se alcanzan, o mejoran.

Gran parte de la calidad requerida es dictada por el cliente o especificaciones de diseño dadas al ingeniero. Documentación adecuada es necesaria para adherirse a estas especificaciones. Si las muestras seleccionadas se evalúan basándose en criterios incorrectamente declarados en el documento de especificación de producto, entonces la validación de la muestra se basaría en información incorrecta.

El aseguramiento de calidad es el último paso antes de que producción reciba luz verde para un lote de producción. ¿Qué pasa si los documentos son incorrectos y la validación se completó basada en especificación incorrecta?

En este punto el empleado de QA solo verifica que el producto cumple o supera la especificación objetivo. Si la información se introdujo incorrectamente en la hoja de diseño, el empleado de QA aprobaría el lote ya que cumple las especificaciones declaradas.

¿Qué pasa una vez que el producto llega al mercado y resulta que no conformaba realmente a estándares regulatorios? Esto es especialmente malo para empresas que fabrican productos que pueden involucrar directa o indirectamente seguridad pública. En un escenario menor la empresa se daría cuenta del error y retiraría el pedido antes de víctimas inmediatas. Pero, a menudo ocurre el error que resulta en víctimas humanas, convirtiendo un simple error de documentación en crisis empresarial.

Retiros implementados antes de desastre a menudo solo necesitan reemplazar la pieza con el componente validado. Pero, en el peor escenario la pieza resultó en la muerte de alguien y ahora reemplazar el componente sería lo menos de las preocupaciones de la empresa.

El aseguramiento de calidad es la etapa final antes de que productos lleguen al mercado, y si la validación no es correcta las consecuencias podrían ser tremendas. Esta es la etapa final que puede dar cuenta de error humano a lo largo del camino desde diseño a fabricación para verificar estándares y especificaciones de producto.

Documentación de diseño e ingeniería

El diseño e ingeniería de proyectos es un proceso complejo y desafiante, y su éxito depende en gran medida de buena comunicación entre miembros de equipos de diseño e ingeniería. Un buen diseño es efectivo cuando sirve su propósito previsto y se produce dentro de presupuesto deseado, restricciones de tiempo y seguridad. Para comunicar efectivamente el diseño a personal de fabricación requiere un documento que defina claramente en gran detalle el modo de producirlo, efectivamente y sin obstáculos.

La comunicación de la documentación de diseño actual, por ejemplo consiste típicamente en un dibujo generado 2D o 3D, mostrando la estructura física, junto con especificaciones mostrando proceso de producción e instalación. Surgen problemas cuando ocurre lo siguiente:

• Información necesaria parece faltar en dibujos de diseño.
• Información incompleta de especificaciones
• Discrepancias dentro de planos de dibujo de diseño y detalles entre dibujos y especificaciones.
• Métodos para producción no son posibles y fabricación solicita uso de soluciones alternativas.

Esto es resultado de mala documentación o de la comprensión del ingeniero sobre capacidades de instalación de fabricación. Cuando surgen problemas como estos, el retrabajo usualmente se hace para rectificar el problema. Retrabajar dibujos de diseño y especificaciones incompletas podría no tomar demasiado tiempo, pero cada día retrabajando es mejor que tener a alguien usar documentación de un proyecto iterado y toparse con problemas similares o peores. De cualquier forma, retrabajar procedimientos de producción y ensamblaje resulta en tiempo retrasado para que producto llegue a mercado, y puede afectar coste total de producción.

Tener la documentación adecuada es esencial desde el principio. Desarrollar mejores prácticas para detectar estos errores temprano ahorrará tiempo y dinero luego.

Documentación de fabricación, ensamblaje, prueba e instalación

La fabricación es donde diseño e ingeniería alcanzaron un punto de fabricabilidad. El producto ha sido diseñado a especificación del cliente y está listo para desarrollo. La fabricación requiere información significativa antes de empezar fabricación. Usualmente necesitarán documentos incluyendo especificación de dibujo, métodos de fabricabilidad, y requisitos de tolerancia declarados que los fabricantes deben cumplir.

La documentación de fabricación necesita transmitir la información y diseño de ingenieros a empleados de fabricación completamente, sin que tengan que hacer muchas preguntas sobre el diseño. Si la información no se transmite con precisión el producto podría desarrollarse con dimensiones incorrectas, piezas fuera de tolerancia, y produciendo un componente que no cumpla con estándares y regulaciones actuales.

Documentación y validación de equipos para fabricación es necesaria para asegurar al cliente la dedicación de la empresa a productos de alta calidad. Si equipos de prueba o fabricación no han sido verificados por empresas de calibración certificadas y aún se usan para producción podría resultar en malos resultados o fabricación incorrecta. Empresas de calibración deberían ser siempre elegidas como las que produjeron el equipo o están acreditadas, en lugar de tener un tercero verificarlo con documentos que podrían no estar actualizados.

De cualquier forma la documentación es esencial para completar producto precisamente, efectivamente y con alta calidad. Un lote de piezas fabricadas que no cumplan estándards requerirá retrabajo. Y entender si esto es un problema con documentación de diseño/ingeniería o certificación de equipos puede requerir tiempo fuera del proyecto, resultando en tiempo muerto hasta que se determinen soluciones, costando más dinero y tiempo.

El coste de la mala comunicación

En general, la documentación está diseñada para ser un medio de comunicar información entre pares y trabajadores. Proporcionan información valiosa que puede responder innumerables preguntas para que otros completen su trabajo. La documentación es importante para mantener actualizada, consistente y completa. Documentos que no son coherentes afectan eficiencia de producción y tiempo de finalización. La mala documentación puede resultar en:

• Retrabajo
• Retrasos
• Rediseño
• Análisis de fallos/resolución de problemas
• Repruebas y re-inspección
• Tiempo de inactividad de equipos

Estos asuntos pueden venir de mala gestión o documentación de ingeniería y causar problemas como:

• Quejas de clientes
• Reputación dañada
• Pérdida de buena voluntad del cliente
• Reparación de bienes y rehacer servicios
• Configuraciones extra y horarios de producción interrumpidos
• Tiempo de gestión perdido y horas extra inesperadas
• Pérdidas por reducción de ventas

---

De cualquier forma que se mire, la importancia de la documentación adecuada es importante. Los ejemplos en este artículo son una generalización de la documentación real usada en cada empresa. Solo está para mostrar la importancia que tienen los documentos y cómo los efectos pueden filtrarse y causar tiempo muerto serio, o carga financiera en cualquier empresa.

---