Las 5 principales lecciones del Centro de Excelencia de Automatización de UiPath en FY24 Q4 sobre IA y Automatización

La IA ha sido un tema de tendencia durante más de un año y ha surgido como prioridad estratégica para las empresas en 2024. La encuesta EY CEO Outlook Pulse encontró que la gran mayoría de las empresas (88%) invertirán en innovación impulsada para finales de este año.

La innovación impulsada por IA es verdaderamente parte del ADN de UiPath. Hemos estado aprovechando la IA en toda nuestra plataforma desde nuestro inicio, y nuestro uso de ella solo se ha intensificado en los últimos dos años. Por citar solo algunos ejemplos, la IA impulsa nuestras capacidades de minería de procesos, tareas y comunicaciones y permite a nuestros robots comprender y trabajar con documentos complejos en muchos sistemas y entornos diferentes. La IA generativa ha permitido una amplia gama de innovaciones recientes, por ejemplo, para acelerar la construcción de automatizaciones, desarrollo de pruebas y entrenamiento de modelos.

Como líder del Centro de Excelencia de Automatización de UiPath, tengo conocimiento de primera mano de los beneficios que las capacidades impulsadas por IA de nuestra plataforma pueden ofrecer. Estos incluyen:

• Capacidad para automatizar una gama más amplia de procesos
• Formas más rápidas y simples de construir automatizaciones de mayor calidad
• Mayor adopción de automatización e impacto más amplio, especialmente gracias a capacitar a los empleados con UiPath Autopilot™, un compañero personal de IA que ayuda con tareas tediosas en aplicaciones y sistemas de negocio

Las capacidades impulsadas por IA tejidas a lo largo de la UiPath Business Automation Platform nos han ayudado a ofrecer resultados muy positivos en nuestro informe trimestral del CoE. Al final del año fiscal 2024 (FY24) teníamos 716 automatizaciones operando, que liberaron 70.677 horas en el último trimestre de FY24. Como resultado, ahora hemos superado los $59 millones en evitación de costes acumulada y estamos viendo resultados en una variedad de áreas, incluyendo Finanzas, Ventas y Marketing, Operaciones de Personas y Operaciones. Y me emociona decir que las ideas de automatización provenientes de los empleados de UiPath y capturadas en Automation Hub continuaron creciendo a un nuevo máximo.

Pero estos números no son toda la historia, porque solo capturan nuestro rendimiento, lo que hemos logrado. No hablan de cómo lo hemos hecho, pero para muchos de nuestros clientes, cómo hacer las cosas es la parte más importante de la historia. Después de todo, en un estudio reciente de UiPath y Bain & Company, "El estado de la automatización impulsada por IA", el 70% de los ejecutivos afirmó que la automatización impulsada por IA es "muy importante" o "crítica" para cumplir los objetivos estratégicos de su organización. Con la ventaja estratégica y la competitividad en juego, no es de extrañar que la implementación de IA y automatización sea un tema tan consumidor para tantos de nuestros clientes.

Por esa razón, dedicaré el resto de este blog a centrarme en algunas de las lecciones importantes que hemos aprendido al implementar IA y automatización y obtener valor real a máxima velocidad de estas dos tecnologías transformadoras.

Para ilustrar nuestros aprendizajes, me centraré en un proceso importante en nuestro departamento de finanzas, cuentas por pagar. Cada mes, el equipo de cuentas por pagar recibe casi mil facturas que necesitan ser revisadas y pagadas a tiempo. Esto requiere abrir y leer facturas presentadas, extraer los datos necesarios, hacerlos coincidir con órdenes de compra existentes y abrirlos en nuestro sistema para proceder con el pago. Hecho manualmente, esta es una tarea repetitiva que exige mucha atención al detalle y desvía muchas horas-persona cada mes de trabajo de mayor valor. En otras palabras, representaba una oportunidad perfecta para dejar que nuestros robots se encargaran de la tarea.

En su corazón, este fue un proyecto de procesamiento inteligente de documentos (IDP), que requería que aprovecháramos UiPath Document Understanding. Esa es la IA que permite a nuestros UiPath Robots leer y comprender documentos complejos y variados y tomar acción de extremo a extremo a través de múltiples sistemas, departamentos y tecnologías. (Para más información sobre nuestras capacidades IDP, haga clic aquí).

Nos centramos en cinco cosas para asegurar un resultado exitoso para este proyecto.

Cinco elementos de una implementación exitosa de IA

1. Colaboración estrecha entre el CoE y el equipo de negocio

La implementación exitosa de automatización depende de una fuerte asociación entre el CoE y el equipo de negocio. La automatización no puede ocurrir en el vacío; debe reflejar e informarse por los usuarios de negocio que conocen los procesos y sistemas y que finalmente serán los usuarios y beneficiarios de la automatización.

Con el 32% de su fuerza laboral consistiendo en asistentes digitales, el equipo de finanzas y contabilidad está liderando el camino en la adopción de automatización en UiPath. Para este proyecto, recurrimos a nuestros colegas de finanzas para ayudarnos a identificar las etapas clave del proceso de cuentas por pagar y proporcionar todos los detalles necesarios para construir una automatización y entrenar el modelo de IA. Esto incluía insights sobre los tipos de facturas que suelen recibir, la información específica que necesitan extraer y otros detalles pertinentes.

También buscamos información para ayudarnos a mirar más allá del flujo de proceso existente para identificar oportunidades de optimización y agilizar la eficiencia operativa. Nos dieron insights sobre el proceso general de creación de facturas en Coupa y nos abrieron los ojos a la posibilidad de apuntar a otros flujos automatizados, como la facturación electrónica, todo dentro del contexto empresarial más amplio.

2. Medir el éxito más allá de los KPIs de automatización "estándar"

En colaboración con el equipo de finanzas, identificamos un conjunto de métricas para medir el éxito de nuestro proyecto de automatización que iba mucho más allá de los KPIs de automatización tradicionales como horas ahorradas, reducción de costes o mayor precisión de salida. Queríamos criterios que evaluaran el impacto del proyecto en la eficiencia del negocio, y que estuvieran firmemente alineados con las métricas financieras más amplias con las que medimos el rendimiento de nuestra empresa.

Para este proyecto, nos centramos principalmente en un conjunto granular de medidas que pudieran revelar el impacto directo de la automatización en la eficiencia operativa. Estos incluían rastrear el tiempo de procesamiento de facturas antes y después, coste por factura procesada, tasa de coincidencia a la primera, tasa de excepciones de PO y factura, y tasas de procesamiento electrónico.

3. Comunicación proactiva con los equipos de negocio y liderazgo

A medida que trabajábamos con el equipo de finanzas, proporcionamos un plan de acción detallado, para que nuestros colegas tuvieran visibilidad sobre las fases del proyecto, plazos, roles clave y elementos de acción para ellos.

Al mismo tiempo, proporcionamos una visión general del proyecto de alto nivel a nuestros patrocinadores ejecutivos y partes interesadas clave para esbozar nuestra visión. Como parte de eso, nos aseguramos de comunicar el impacto positivo potencial del proyecto en las métricas financieras clave por las que estos ejecutivos son responsables. Queríamos asegurar que nuestros patrocinadores ejecutivos pudieran comprender cómo esta automatización podría ayudarles a cumplir sus KPIs, y así, entregar valor a la empresa en su conjunto.

4. Reducir errores y garantizar alta precisión con mejores prácticas de IA

Garantizar la precisión de los datos es una de las tareas clave de esta automatización, y hay dos factores que contribuyen a ella: automatización con un modelo de IA, y validación humana. Cuando se trata de entrenar un modelo de IA, necesita asegurarse de tener una muestra de datos grande y diversa para maximizar la eficiencia del entrenamiento.

En nuestro caso, suministramos el modelo Document Understanding listo para usar con nuestros propios tipos de facturas y lo entrenamos para identificar y extraer datos en varios escenarios. También probamos el modelo con diferentes volúmenes de datos, simulamos períodos pico y evaluamos su precisión bajo diferentes configuraciones. Además, usando UiPath Action Center, construimos un proceso de validación humana en el flujo de trabajo de automatización para permitir a nuestros colegas de finanzas intervenir cuando sea necesario y asistir al modelo de IA.

Si bien el entrenamiento extensivo de un modelo de IA solía ser un obstáculo en la implementación de IDP, tomando semanas o meses del tiempo de los usuarios de negocio, descubrimos que el proceso fue mucho más corto y fácil que nuestras suposiciones iniciales. Eso es porque pudimos usar nuestra nueva capacidad de Aprendizaje Activo, que combina elementos de aprendizaje supervisado y no supervisado para crear mejores modelos de IA en menos tiempo. (Aprenda más sobre cómo el Aprendizaje Activo acelera la automatización de IA aquí.)

5. Monitoreo y mejora continua

Hemos aprendido que no podemos detenernos una vez que un proceso automatizado impulsado por IA se despliega. Para este proyecto, continuamos trabajando en asociación con el equipo de finanzas para monitorear resultados y recopilar retroalimentación para las próximas iteraciones. Implementar un ciclo de retroalimentación y aprendizaje asegura un ciclo continuo de mejora donde nuevos insights se usan para refinar el proceso de automatización, mejorar la precisión del modelo e impulsar un impacto empresarial aún mayor.

Estas cinco lecciones han sido centrales para nuestra capacidad de entregar automatizaciones de alto rendimiento y obtener valor real de la IA. Pero espera, hay una cosa más que se sumó en gran medida a nuestra capacidad de entregar este proyecto de manera efectiva y rápida. Así que aquí hay una idea extra por leer hasta aquí:

(Consejo extra) Aprovechar componentes preconstruidos

Hemos descubierto que implementar proyectos de automatización de extremo a extremo no tiene por qué ser un proceso complejo y largo, particularmente si podemos usar algunos de nuestros más de 70 Aceleradores de Solución. Estos son marcos modulares preconstruidos adaptados para casos de uso de alto impacto e incorporan mejores prácticas de la industria y nuestras propias. Con estos componentes listos para usar en nuestro arsenal, es mucho más fácil moverse rápido para entregar resultados de automatización de alto rendimiento.

Como ejemplo, para nuestro proyecto de cuentas por pagar, usamos el acelerador 'Procesamiento de facturas de coincidencia bidireccional para Coupa'. Esto eliminó mucho desarrollo personalizado, al tiempo que aseguraba una solución de alta calidad para esta parte de la automatización. (Otro extra: también pudimos probar a presión este acelerador e identificar formas de mejorarlo aún más. De cara al futuro, lanzaremos una versión actualizada que incorporará los insights ganados de nuestra experiencia de implementación.)

Estas son algunas de las prácticas más importantes que hemos desarrollado para implementar IA y automatización. Pero puede aprender mucho más del contenido enfocado en CoE que UiPath compartió durante nuestro reciente evento DevCon, que ahora puede ver bajo demanda registrándose aquí.

El camino por delante para el CoE de UiPath

Me gustaría cerrar este blog con una rápida mirada a algunos desarrollos emocionantes para el CoE de UiPath. Como puede saber, el año pasado, UiPath y SAP extendieron su asociación para permitir a organizaciones de todo el mundo acelerar su transformación digital. Este enero, UiPath y Deloitte anunciaron una expansión de la alianza para crear una colaboración de co-innovación de mercado sin precedentes, combinando el conjunto de habilidades de implementación de SAP de Deloitte y su profundo grupo de talento en IA con la tecnología de IA y automatización de UiPath.

El CoE de UiPath será el "cliente cero" en esta colaboración Deloitte-UiPath, y estoy muy emocionado por lo que aprenderemos y qué nuevas cosas podremos hacer. Espero compartir nuestros aprendizajes e innovaciones con ustedes. ¡Manténganse atentos!