Las cinco lecciones principales del CoE de automatización del cuarto trimestre del año fiscal 24 de UiPath sobre inteligencia artificial y automatización

La IA ha sido un tema de tendencia durante más de un año y se ha convertido en una prioridad estratégica para las empresas en 2024. La encuesta CEO Outlook Pulse de EY encontró que la gran mayoría de las empresas (88 %) invertirán en innovación impulsada por la IA a finales de este año.

La innovación impulsada por la IA es realmente una parte del ADN de UiPath. Hemos estado aprovechando la IA en toda nuestra plataforma desde nuestros inicios, y nuestro uso solo se ha intensificado en los últimos dos años. Por citar solo algunos ejemplos, la IA potencia nuestras capacidades de minería de procesos, tareas y comunicaciones y permite que nuestros robots comprendan y trabajen con documentos complejos en muchos sistemas y entornos diferentes. La IA generativa ha permitido una amplia gama de innovaciones recientes, por ejemplo, acelerar la creación de automatización, el desarrollo de pruebas y la capacitación de modelos. 

Como líder del Centro de Excelencia de Automatización de UiPath, tengo conocimiento de primera mano de los beneficios que pueden ofrecer las capacidades impulsadas por IA de nuestra plataforma. Estos incluyen:

• Capacidad para automatizar una gama más amplia de procesos  

• Formas más rápidas y sencillas de crear automatizaciones de mayor calidad 

• Mayor adopción de la automatización y mayor impacto, especialmente gracias a que los empleados cuentan con UiPath Autopilot™, un compañero personal de IA que ayuda con tareas tediosas en aplicaciones y sistemas empresariales

Las capacidades impulsadas por IA integradas en la plataforma de automatización empresarial UiPath nos han ayudado a obtener resultados muy positivos para nuestro informe trimestral de CoE. Al final de todo el año fiscal 2024 (FY24), teníamos 716 automatizaciones en funcionamiento, lo que liberó 70.677 horas en el último trimestre del FY24. Como resultado, ahora hemos superado los $59 millones en ahorro de costos acumulados y estamos viendo resultados en una variedad de áreas, incluidas Finanzas, Ventas y Marketing, People Ops y Operaciones. Y me emociona decir que las ideas de automatización provenientes de UiPathers y capturadas en Automation Hub continuaron creciendo hasta alcanzar un nuevo máximo.

Pero estos números no son toda la historia, porque sólo capturan nuestro desempeño:lo que hemos logrado. No hablan de cómo hemos logrado que esto suceda, pero para muchos de nuestros clientes, cómo hacer las cosas es la parte más importante de la historia. Después de todo, en un estudio reciente de UiPath y Bain &Company, "El estado de la automatización impulsada por la IA", el 70% de los ejecutivos afirmó que la automatización impulsada por la IA es "muy importante" o "crítica" para cumplir los objetivos estratégicos de su organización. Con la ventaja estratégica y la competitividad en juego, no es de extrañar que la implementación de la IA y la automatización sea un tema tan importante para muchos de nuestros clientes. 

Por esa razón, dedicaré el resto de este blog a centrarme en algunas de las lecciones importantes que hemos aprendido al implementar la IA y la automatización y a obtener valor real a la máxima velocidad de estas dos tecnologías transformadoras.  

Para ilustrar nuestros aprendizajes, me centraré en un proceso importante de nuestro departamento de finanzas:las cuentas por pagar. Cada mes, el equipo de cuentas por pagar recibe casi mil facturas que deben revisarse y pagarse a tiempo. Esto requiere abrir y leer las facturas enviadas, extraer los datos necesarios, compararlos con las órdenes de compra existentes y abrirlos en nuestro sistema para proceder con el pago. Realizada manualmente, esta es una tarea repetitiva que exige mucha atención a los detalles y desvía muchas horas-persona cada mes de trabajos de mayor valor. En otras palabras, representó una oportunidad perfecta para dejar que nuestros robots asumieran la tarea. 

En esencia, se trataba de un proyecto de procesamiento inteligente de documentos (IDP), que requería que aprovecháramos UiPath Document Understanding. Esa es la IA que permite a nuestros robots UiPath leer y comprender documentos complejos y variados y tomar medidas de un extremo a otro en múltiples sistemas, departamentos y tecnologías. (Para obtener más información sobre nuestras capacidades de IDP, haga clic aquí).  

Nos centramos en cinco cosas para garantizar un resultado exitoso para este proyecto.

Cinco elementos para una implementación exitosa de la IA

1. Estrecha colaboración entre el CoE y el equipo empresarial

La implementación exitosa de la automatización depende de una sólida asociación entre el CoE y el equipo empresarial. La automatización no puede ocurrir en el vacío; debe reflejar y ser informado por los usuarios comerciales que conocen los procesos y sistemas y, en última instancia, serán los usuarios y beneficiarios de la automatización. 

Dado que el 32 % de su fuerza laboral está compuesta por asistentes digitales, el equipo de finanzas y contabilidad está liderando el camino en la adopción de la automatización en UiPath. Para este proyecto, recurrimos a nuestros colegas de finanzas para que nos ayudaran a identificar las etapas clave del proceso de cuentas por pagar y proporcionar todos los detalles necesarios para construir una automatización y entrenar el modelo de IA. Esto incluyó información sobre los tipos de facturas que suelen recibir, la información específica que necesitan extraer y otros detalles pertinentes.

También buscamos información que nos ayudara a mirar más allá del flujo de procesos existente para identificar oportunidades de optimización y optimizar la eficiencia operativa. Nos brindaron información sobre el proceso general de creación de facturas en Coupa y nos abrieron los ojos a la posibilidad de abordar otros flujos automatizados, como la facturación electrónica, todo dentro de un contexto empresarial más amplio.

2. Medir el éxito más allá de los KPI de automatización "estándar"

En colaboración con el equipo de finanzas, identificamos un conjunto de métricas para medir el éxito de nuestro proyecto de automatización que iba mucho más allá de los KPI de automatización tradicionales, como horas ahorradas, reducción de costos o mayor precisión de la producción. Queríamos criterios que evaluaran el impacto del proyecto en la eficiencia empresarial y que estuvieran alineados directamente con las métricas financieras más amplias con las que medimos el desempeño de nuestra empresa.  

Para este proyecto, nos centramos principalmente en un conjunto granular de medidas que podrían revelar el impacto directo de la automatización en la eficiencia operativa. Estos incluyeron el seguimiento del tiempo de procesamiento de facturas antes y después, el costo por factura procesada, la tasa de coincidencia por primera vez, la tasa de excepción de facturas y órdenes de compra, y las tasas de procesamiento electrónico.

3. Comunicarse proactivamente con los equipos empresariales y de liderazgo

Mientras trabajábamos con el equipo de finanzas, proporcionamos un plan de acción detallado, para que nuestros colegas tuvieran visibilidad de las fases del proyecto, los plazos, las funciones clave y los elementos de acción para ellos. 

Al mismo tiempo, brindamos una descripción general del proyecto de alto nivel a nuestros patrocinadores ejecutivos y partes interesadas clave para delinear nuestra visión. Como parte de eso, nos aseguramos de comunicar el impacto positivo potencial del proyecto en métricas financieras clave que estos ejecutivos son responsables de cumplir. Queríamos asegurarnos de que nuestros patrocinadores ejecutivos pudieran comprender cómo esta automatización podría ayudarlos a cumplir sus KPI y, por lo tanto, brindar valor a la empresa en su conjunto.

4. Reducir errores y garantizar una alta precisión con las mejores prácticas de IA

Garantizar la precisión de los datos es una de las tareas clave de esta automatización, y hay dos factores que contribuyen a ello:la automatización con un modelo de IA y la validación humana. Cuando se trata de entrenar un modelo de IA, debes asegurarte de tener datos de muestra grandes y diversos para maximizar la eficiencia del entrenamiento.

En nuestro caso, proporcionamos el modelo de comprensión de documentos listo para usar con nuestros propios tipos de facturas y lo capacitamos para identificar y extraer datos en varios escenarios. También probamos el modelo con diferentes volúmenes de datos, simulamos períodos pico y evaluamos su precisión en diferentes configuraciones. Además, utilizando UiPath Action Center, creamos un proceso de validación humana en el flujo de trabajo de automatización para permitir que nuestros colegas de finanzas intervengan según sea necesario y ayuden al modelo de IA.

Si bien la capacitación exhaustiva de un modelo de IA solía ser un obstáculo en la implementación de IDP (que requería semanas o meses de tiempo para los usuarios comerciales), descubrimos que el proceso era mucho más corto y más fácil que nuestras suposiciones iniciales. Esto se debe a que pudimos utilizar nuestra nueva capacidad de Aprendizaje Activo, que combina elementos de aprendizaje supervisado y no supervisado para crear mejores modelos de IA en menos tiempo. (Obtenga más información sobre cómo el aprendizaje activo acelera la automatización de la IA aquí).

5. Seguimiento y mejora continua

Hemos aprendido que no podemos detenernos una vez que se implementa un proceso automatizado impulsado por IA. Para este proyecto, continuamos trabajando en asociación con el equipo de finanzas para monitorear los resultados y recopilar comentarios para las próximas iteraciones. La implementación de un ciclo de retroalimentación y aprendizaje garantiza un ciclo continuo de mejora en el que se utilizan nuevos conocimientos para perfeccionar el proceso de automatización, mejorar la precisión del modelo e impulsar un impacto empresarial aún mayor. 

Estas cinco lecciones han sido fundamentales para nuestra capacidad de ofrecer automatizaciones de alto rendimiento y obtener valor real de la IA. Pero espere, hay una cosa más que contribuyó enormemente a nuestra capacidad para ejecutar este proyecto de manera efectiva y rápida. Entonces, aquí tienes una idea adicional por leer hasta aquí:

(Consejo adicional) Aprovechar los componentes prediseñados 

Descubrimos que implementar proyectos de automatización de un extremo a otro no tiene por qué ser un proceso largo y complejo, especialmente si podemos utilizar algunos de nuestros más de 70 aceleradores de soluciones. Se trata de marcos modulares prediseñados diseñados para casos de uso de alto impacto e incorporan las mejores prácticas de la industria y nuestras propias. Con estos componentes listos para usar en nuestro arsenal, es mucho más fácil actuar rápidamente para ofrecer resultados de automatización de alto rendimiento.

Como ejemplo, para nuestro proyecto de cuentas por pagar, utilizamos el acelerador "Procesamiento de facturas de cotejo bidireccional para Coupa". Esto eliminó gran parte del desarrollo personalizado y al mismo tiempo garantizó una solución de alta calidad para esta parte de la automatización. (Otra ventaja:también pudimos probar este acelerador e identificar formas de mejorarlo aún más. En el futuro, lanzaremos una versión actualizada que incorporará los conocimientos adquiridos a partir de nuestra experiencia de implementación).  

Estas son algunas de las prácticas más importantes que hemos desarrollado para implementar la IA y la automatización. Pero puede aprender mucho más del contenido centrado en CoE que UiPath compartió durante nuestro reciente evento DevCon, que ahora puede ver a pedido registrándose aquí.

El camino que le espera a UiPath CoE

Me gustaría cerrar este blog con un vistazo rápido a algunos desarrollos interesantes para UiPath CoE. Como ya sabrá, el año pasado, UiPath y SAP ampliaron su asociación para permitir que organizaciones de todo el mundo aceleren su transformación digital. En enero, UiPath y Deloitte anunciaron una expansión de la alianza para crear una colaboración de mercado de co-innovación, la primera en su tipo, que combina el conjunto de habilidades de implementación de SAP de Deloitte y su profundo grupo de talentos en IA con UiPath AI y tecnología de automatización.  

UiPath CoE será el "cliente cero" en esta colaboración Deloitte-UiPath, y estoy muy entusiasmado con lo que aprenderemos y las cosas nuevas que podremos hacer. Espero poder compartir nuestros aprendizajes e innovaciones con usted. ¡Estén atentos!