Fabricantes: Por qué la adopción de la nube es crítica para la ventaja competitiva

Para muchas organizaciones, la nube se limita aún a almacenamiento y copias de seguridad. Quienes van más allá descubren que puede ser transformadora, permitiendo a las empresas competir eficazmente en un mercado dominado por grandes corporaciones.

¿Por qué empezar por las cuentas a pagar?

Tradicionalmente, los fabricantes reciben un gran volumen de facturas de proveedores. Procesarlas manualmente consume mucho tiempo y recursos, tanto humanos como financieros. Además, lograr precisión total en procesos manuales es difícil, ya que siempre existe margen de error.

Esta dificultad se agrava en el entorno manufacturero actual, donde las facturas llegan en distintos formatos desde diversas ubicaciones: papel, sistemas online, correos electrónicos, PDFs. Los procesos manuales complejos pueden alargar el ciclo de tramitación más de 14 días, arriesgando recargos por pago tardío y perdiendo la oportunidad de beneficiarse de descuentos por pronto pago y de mejorar las relaciones con proveedores.

Aunque estadísticamente las grandes empresas son las que peor pagan a tiempo, disponen de efectivo y capacidad financiera para absorber recargos. No ocurre lo mismo con muchas organizaciones que tienen menos acceso a financiación fiable y menos efectivo disponible. Una gestión eficaz de cuentas a pagar evita dañar relaciones con proveedores que podrían negarse a futuros acuerdos si perciben falta de fiabilidad.

El éxito depende de la producción

El éxito de un negocio manufacturero depende de la eficacia de sus líneas de producción. Automatizar procesos administrativos libera recursos que pueden destinarse a servicios de mayor valor añadido, como mantener la producción local y reducir la externalización. Cuando la producción ya está distribuida en varias sedes globales, las facturas pueden subirse localmente, procesarse automáticamente y gestionarse desde la central.

Cimientos de la automatización financiera

Sentar las bases de la automatización con cuentas a pagar permite a una organización empezar por el proceso nuclear antes de extenderlo a toda la suite financiera. Los fabricantes pueden automatizar luego el procesamiento de órdenes de venta, albaranes de entrega y solicitudes de compra. Construir la automatización financiera de este modo maximiza tanto la productividad como el retorno de la inversión.

¿Cómo ayuda la nube?

La nube es la infraestructura donde una aplicación puede ejecutarse simultáneamente en muchos ordenadores. Normalmente se refiere a Internet: la empresa proveedora aloja el software en su servidor central en lugar de entregar una copia física al cliente. Este accede al software conectándose a Internet e iniciando sesión en el servidor seguro. Es el modelo Software as a Service (SaaS).

Al ejecutarse el software en el servidor central del proveedor, el cliente no necesita almacenarlo ni ejecutarlo en su propio equipo, liberando memoria y mejorando el rendimiento.

Cuentas a pagar en la nube

Usar SaaS basado en la nube para automatizar la función back-office de cuentas a pagar permite adoptar una solución completa de captura y procesamiento de facturas con mínima implicación de TI y sin inversión adicional en hardware y software.

Las soluciones más eficaces extraen datos de los documentos automáticamente, distinguiendo, por ejemplo, entre un texto que es una dirección o nombre de empresa y un número de orden de compra. Al automatizar la extracción, los fabricantes pueden cotejar facturas con órdenes de compra y albaranes automáticamente. Cuando todos los documentos están disponibles y la información coincide, el software tramita el pago y almacena la información de forma segura en la nube.

Acceso democratizado a la automatización

Los fabricantes están hoy en mejor posición que nunca para automatizar completamente sus procesos de negocio. Históricamente, se requerían costosos hardware, software e infraestructura adicionales desde el inicio, reservando la automatización integral a grandes organizaciones. El modelo SaaS permite a fabricantes más pequeños obtener los mismos resultados sin la inversión inicial y con un tiempo de implementación extremadamente rápido. En pocas semanas, los gestores pueden aprobar facturas externamente, incluso fuera de la oficina.

Seguridad y cumplimiento

Para muchas organizaciones, mover la automatización de procesos de negocio a la nube mejora la seguridad. Garantizar los niveles de seguridad y redundancia que un proveedor SaaS o de nube tiene en su infraestructura local resulta extremadamente costoso. Por tanto, migrar de una configuración TI local a un servicio basado en la nube puede mejorar la seguridad y, a la vez, impulsar la eficiencia empresarial.

Posicionamiento para el crecimiento

Además de procesar facturas, gestionar pagos, planificar tesorería y mantener la fluidez de la cadena de suministro, los fabricantes necesitan un rastro documental eficaz para auditorías. La funcionalidad en la nube permite agilizar las funciones financieras y reducir drásticamente el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento. Los servicios de automatización en la nube permiten a empresas de cualquier tamaño escanear cada factura al recibirla, asegurando inmediatamente una copia almacenada de forma segura online. Los sistemas de facturación en la nube posicionan a los fabricantes para el crecimiento, permitiéndoles aprovechar el despliegue flexible de recursos y la capacidad de reescalar la actividad empresarial eficientemente. Ahorros de tiempo del 75 % en funciones financieras son habituales, especialmente en empresas con muchos proveedores que procesan más de 5.000 facturas al año.

El procesamiento de facturas ya no consume el valioso tiempo de los directivos. Estos pueden centrarse en el pequeño número de excepciones que identifica el software, aprobándolas desde cualquier lugar: smartphone, PC o tablet. En lugar de dedicar horas de oficina a procesar pilas de facturas, los directivos pueden hacer crecer el negocio, mejorar relaciones con proveedores y competir con los mejores del mercado.

Una investigación de ReadSoft reveló que el 77 % de los fabricantes consideraba que el crecimiento se veía frenado por el procesamiento manual de órdenes de venta, y el 61 % seguía recibiendo órdenes en papel que requerían tramitación manual. Al automatizar el proceso nuclear de cuentas a pagar, las organizaciones se posicionan para el crecimiento mediante tecnología. Es entonces un paso claro y sencillo hacia la automatización de órdenes de venta y una reducción del 42 % en el retraso de cumplimiento de las mismas.