Por qué el Modelo Operativo Robótico (ROM) es esencial para el éxito de la RPA

"No todos en RPA saben qué es un proceso 'bueno'. Algunos se desarrollan con pocos o ningún beneficio empresarial o construidos con lógica compleja destinada a causar problemas más adelante."

Cuando Benjamin Franklin dijo "una onza de prevención vale una libra de cura", no se refería específicamente a la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y la importancia del Modelo Operativo Robótico (ROM). Pero bien podría haberlo hecho.

La RPA se implementa mejor cuando el viaje completo se define por adelantado, en lugar de esperar a descubrir un error y luego corregirlo.

El ROM de Blue Prism se fundó para servir a este propósito exacto y se divide en siete pilares:

• Visión
• Organización
• Gobernanza y Canal
• Metodología de Entrega
• Modelo de Servicio
• Personas
• Tecnología

Cada pilar abarca las diversas consideraciones que necesita hacer al implementar una solución RPA.

La adherencia al ROM de Blue Prism asegura que un Centro de Excelencia (CoE) de RPA prospere y crezca orgánicamente, en lugar de estancarse. Es lo que hace que la RPA sea fácilmente escalable y evita que una empresa corra con RPA antes de poder caminar.

Visión

Primero necesita considerar la estrategia y el propósito de su implementación de RPA. ¿Busca mejorar la calidad de sus datos, ahorrar costes o mejorar la experiencia del usuario proporcionando respuestas más rápidas y precisas?
Sea cual sea su razonamiento, es importante entender cómo su estrategia para RPA se alinea con la del negocio en general. Así, cuando esté listo para escalar, ya tendrá el respaldo.

Una vez establecida su visión —salga y hágase oír! Consiga la adhesión desde la cima de la organización y verifique que se está cascando hacia abajo de forma positiva.

Encuentre un Jefe de RPA con un entusiasmo contagioso por sus objetivos organizacionales que organice roadshows, talleres y otras iniciativas para involucrar a gente en todo el negocio. Los Campeones de RPA también pueden difundir la buena palabra e identificar más oportunidades de automatización.

¡Cuanto antes consiga a las personas adecuadas a bordo, mejor!

Organización

El siguiente paso implica planificar su modelo organizativo. ¿Dónde se situará la RPA dentro del negocio y cuáles son sus planes de crecimiento? Un enfoque centralizado abarca toda la organización. Puede ser beneficioso integrarlo en un CoE existente. Sin embargo, si tiene un equipo de entrega limitado, ¡deberá gestionar expectativas cuando todos los rincones del negocio llamen a su puerta para que su proceso sea automatizado!

Un enfoque federado es donde la capacidad de RPA se sitúa dentro de una función particular pero se escala por el negocio, con el equipo central controlando estándares y mejores prácticas. Esto se logra creando pods de entrega por toda la organización, responsables de la identificación y entrega de sus propios procesos automatizados gobernados por el CoE.

Un enfoque divisional es el menos favorable. Aquí es donde múltiples funciones de RPA corren separadas por la organización con infraestructura separada, gobernanza separada y equipos separados. No es rentable y evita la verdadera escala.

Gobernanza y canal

No todos en RPA saben qué es un proceso 'bueno'. Algunos se desarrollan con pocos o ningún beneficio empresarial o construidos con lógica compleja destinada a causar problemas más adelante.

Es importante ser claro sobre qué hace un proceso verdaderamente bueno. Lógica binaria, así como aplicaciones objetivo altamente transaccionales y fiables, son solo algunas de las cosas que debería buscar.

Una vez que esté claro en la definición de 'bueno', puede identificar procesos alimentados a través de gobernanza. Así, hará las preguntas correctas a la audiencia correcta.

Por ejemplo, podría haber encontrado un proceso aparentemente ideal para automatización pero el representante de TI en su junta de gobernanza le informa que hay un parche programado para la aplicación objetivo dentro de dos meses. Necesitará re-espiar sus elementos y poner el proceso en espera hasta que se haya realizado el parche.

Entre otros temas discutidos en la Junta de Gobernanza, cubrirá generación de demanda, es decir, ¿cómo va a generar demanda para RPA dentro del negocio? Incentivos para empleados para identificar procesos adecuados, comunicaciones internas y talleres de compromiso son solo algunas de las técnicas que recomendaríamos.

Metodología de entrega

Ahora ha identificado todos estos procesos, ¿cómo va a entregarlos como soluciones automatizadas?

Capturar información incorrecta (u olvidarse de capturarla del todo) en la fase de definición puede tener impacto catastrófico, así que necesita un experto en la materia (SME) conocedor para capturar información del proceso. También vale la pena hacer un recorrido del proceso para la audiencia correcta.

Es muy tentador que su desarrollador automatice la solución en Blue Prism lo más rápido posible. A la larga, sin embargo, deseará haber dedicado un poco más de tiempo.

Primero, documente el proceso "a-ser". ¿En qué diferirá el proceso robótico del humano? ¿Cuál es el plano para construir en Blue Prism?

Describa los Objetos de Negocio que necesita para esta solución y compárelos con Objetos que ya existen en su entorno. Esto eventualmente adelantará sus tiempos de desarrollo a medida que expanda su biblioteca de objetos reutilizables. El desarrollo puede comenzar una vez que el "a-ser" haya sido acordado con el negocio, y su autoridad de diseño/líder desarrollador haya aprobado el plano propuesto y realizado las revisiones por pares necesarias.

Firme las pruebas y asegúrese de que el negocio está satisfecho. Hay otros entregables clave que deben producirse en las fases de prueba y lanzamiento —y es crucial no descuidarlos!

Modelo de servicio

Una vez que sus procesos están en producción, necesita obtener el soporte adecuado alrededor de ellos.

¿Sus robots devuelven referencias de negocio al equipo operativo para entrada manual? ¿Hay desarrolladores a mano por si los robots no actúan como se espera? ¿Tiene planes de recuperación ante desastres para prevenir pérdida de recursos robóticos?

Lo último que necesita es perder sus recursos robóticos debido a un mal modelo de servicio.

Personas

Todos los grandes equipos planifican el éxito futuro desde el principio. Si sus desarrolladores no son experimentados, lucharán para lidiar con los inevitables puntos de dolor de RPA. Nombrar un líder desarrollador de alta calidad es esencial, pero estas personas pueden ser extremadamente difíciles de encontrar en el mercado actual.

Los desarrolladores necesitarán ser entrenados al más alto nivel tanto en desarrollo Blue Prism como en análisis de procesos. Así, estarán listos para desempeñar un rol híbrido, todo mientras reciben soporte in-situ de un consultor experimentado.

A medida que su equipo de desarrollo continúe creciendo, debería buscar nombrar una Autoridad de Diseño para asegurar que se mantengan los estándares y un Monitor de Sala de Control para gestionar sus robots de producción.

Por último, planifique cuándo necesitará contratar. Esto puede ayudar a mantener continuidad y calidad en todo su equipo de entrega.

Tecnología

El séptimo pilar implica consideraciones sobre qué enfoque técnico toma. Configuración de máquinas virtuales, aprovisionamiento de licencias para escalado futuro, y recuperación ante desastres deben contemplarse, así como elegir entre una solución basada en la nube y alojamiento on-premise.

Un problema común es no construir máquinas virtuales contra una imagen común, lo que significa que técnicas de desarrollo como Automatización de Superficie suponen una amenaza mayor de fallar.

Lograr cada pilar correctamente es esencial para el éxito en cualquier solución RPA.

Escrito por Rob Dawson, consultor principal, Robiquity