La importancia del modelo operativo robótico (ROM) en RPA

"No todos en RPA saben lo que es un 'buen' proceso. Algunos se desarrollan con poca o ninguna beneficios comerciales o construidos con una lógica compleja destinada a causar problemas más adelante".

Cuando Benjamin Franklin dijo que "una onza de prevención vale una libra de cura", no se refería específicamente a la automatización robótica de procesos (RPA) y la importancia del modelo operativo robótico (ROM). Pero bien podría haberlo sido.

RPA se implementa mejor cuando el viaje completo se define por adelantado, en lugar de esperar hasta descubrir un error y luego corregirlo.

La ROM de Blue Prism se fundó para cumplir exactamente este propósito y se divide en siete pilares:

• Visión
• Organización
• Gobernanza y canalización
• Metodología de entrega
• Modelo de servicio
• Personas
• Tecnología

Cada pilar abarca las diversas consideraciones que debe tener en cuenta al implementar una solución RPA.

La adhesión a la ROM de Blue Prism garantiza que un Centro de Excelencia (CoE) de RPA prospere y crezca orgánicamente, en lugar de estancarse. Es lo que hace que RPA sea fácilmente escalable y evita que una empresa funcione con RPA antes de que pueda caminar.

Visión

Primero debe considerar la estrategia y el propósito de su implementación de RPA. ¿Está buscando mejorar la calidad de sus datos, ahorrar costos o mejorar la experiencia del usuario brindando respuestas más rápidas y precisas?
Cualquiera que sea su razonamiento, es importante comprender cómo su estrategia para RPA se alinea con la del negocio en general. De esta manera, cuando esté listo para escalar, ya tendrá el respaldo.

Una vez que haya establecido su visión, ¡salga y hágase escuchar! Asegure la aceptación desde la parte superior de la organización y verifique que se esté cayendo en cascada hacia abajo de manera positiva.

Encuentre un jefe de RPA con un entusiasmo contagioso por los objetivos de su organización que organizará presentaciones itinerantes, talleres y otras iniciativas para involucrar a las personas en todo el negocio. RPA Champions también puede correr la voz e identificar más oportunidades para la automatización.

¡Cuanto antes contrates a las personas adecuadas, mejor!

Organización

El siguiente paso consiste en planificar su modelo organizativo. ¿Dónde se ubicará RPA dentro del negocio y cuáles son sus planes de crecimiento? Un enfoque centralizado abarca toda la organización. Puede ser beneficioso integrar esto en un CoE existente. Sin embargo, si tiene un equipo de entrega limitado, deberá gestionar las expectativas cuando todos los rincones de la empresa llamen a su puerta para automatizar su proceso.

Un enfoque federado es donde la capacidad de RPA se encuentra dentro de una función particular pero se escala a través del negocio, con el equipo central controlando los estándares y las mejores prácticas. Esto se logra mediante la creación de módulos de entrega en toda la organización, responsables de la identificación y entrega de sus propios procesos automatizados regidos por el CoE.

Un enfoque divisional es menos favorable. Aquí es donde varias funciones de RPA se ejecutan por separado en toda la organización con infraestructura separada, gobernanza separada y equipos separados. No es rentable y evita la escala real.

Gobernanza y canalización

No todos en RPA saben lo que es un "buen" proceso. Algunos se desarrollan con pocos o ningún beneficio comercial o se construyen con una lógica compleja destinada a causar problemas más adelante.

Es importante tener claro lo que hace que un proceso sea realmente bueno. La lógica binaria, así como las aplicaciones de destino altamente transaccionales y confiables, son solo algunas de las cosas que debería estar buscando.

Una vez que tenga clara la definición de "bueno", puede identificar los procesos alimentados a través de la gobernanza. De esta manera, harás las preguntas correctas a la audiencia correcta.

Por ejemplo, podría haber encontrado un proceso aparentemente ideal para la automatización, pero el representante de TI en su junta de gobierno le informa que hay un parche programado para la aplicación de destino dentro de dos meses. Deberá volver a espiar sus elementos y poner el proceso en espera hasta que se haya realizado el parche.

Entre otros temas discutidos en la Junta de Gobierno, cubrirá la generación de demanda, es decir, ¿cómo va a generar demanda de RPA dentro del negocio? Los incentivos de los empleados para identificar los procesos adecuados, las comunicaciones internas y la realización de talleres para la participación son solo algunas de las técnicas que recomendamos.

Metodología de entrega

Ahora que ha identificado todos estos procesos, ¿cómo va a entregarlos como soluciones automatizadas?

Capturar información incorrecta (u olvidarse de capturarla) en la fase de definición puede tener un impacto catastrófico, por lo que necesita una PYME bien informada para capturar la información del proceso. También vale la pena realizar un recorrido del proceso para la audiencia adecuada.

Es muy tentador que su desarrollador automatice la solución en Blue Prism lo más rápido posible. Sin embargo, a la larga, deseará haberse tomado un poco más de tiempo.

Primero, documente el proceso “a ser”. ¿En qué se diferenciará el proceso robótico del proceso humano? ¿Cuál es el plano para construir en Blue Prism?

Resuma los Business Objects que necesita para esta solución y compárelos con los Objects que ya existen en su entorno. Esto eventualmente adelantará sus tiempos de desarrollo a medida que expande su biblioteca de objetos reutilizables. El desarrollo puede comenzar una vez que se haya acordado el "futuro" con la empresa, y su autoridad de diseño/desarrollador principal haya aprobado el plan propuesto y haya realizado las revisiones por pares necesarias.

Firme las pruebas y asegúrese de que el negocio esté satisfecho. Hay otros entregables clave que deben producirse en las fases de prueba y lanzamiento, ¡y es crucial no descuidarlos!

Modelo de servicio

Una vez que sus procesos están en producción, necesita obtener el soporte adecuado para ellos.

¿Sus robots están devolviendo referencias comerciales al equipo operativo para la codificación manual? ¿Están disponibles los desarrolladores en caso de que los robots no actúen como se esperaba? ¿Cuenta con planes de recuperación ante desastres para evitar la pérdida de recursos robóticos?

Lo último que necesita es perder sus recursos robóticos debido a un modelo de servicio deficiente.

Personas

Todos los grandes equipos planifican el éxito futuro desde el principio. Sin embargo, si sus desarrolladores no tienen experiencia, tendrán dificultades para lidiar con los inevitables puntos débiles de RPA. Designar a un desarrollador líder de alta calidad es esencial, pero estas personas pueden ser extremadamente difíciles de encontrar en el mercado actual.

Los desarrolladores deberán estar capacitados al más alto nivel tanto en el desarrollo de Blue Prism como en el análisis de procesos. De esta manera, están listos para desempeñarse en un rol híbrido, mientras reciben soporte en el sitio de un consultor experimentado.

A medida que su equipo de desarrollo continúa creciendo, debe buscar designar una autoridad de diseño para garantizar que se mantengan los estándares y un monitor de sala de control para administrar sus robots de producción.

Por último, planifique cuándo necesitará contratar. Esto puede ayudar a mantener la continuidad y la calidad en todo su equipo de entrega.

Tecnología

El séptimo pilar implica consideraciones sobre qué enfoque técnico debe tomar. Se debe contemplar la configuración de máquinas virtuales, el aprovisionamiento de licencias para el escalado futuro y la recuperación ante desastres, además de elegir entre una solución basada en la nube y un host local.

Un problema común es no poder construir máquinas virtuales contra una imagen común, lo que significa que las técnicas de desarrollo como la Automatización de Superficie presentan una mayor amenaza de fallar.

Obtener cada pilar correctamente es esencial para el éxito en cualquier solución RPA.

Escrito por Rob Dawson, consultor principal, Robiquity