Dominando la deuda de automatización: Guía práctica para eliminar ineficiencias

¿Qué es la deuda de automatización?

La automatización es tanto una idea de lo que la vida y el trabajo pueden ser como soluciones tangibles que entregan valor real para el negocio. Un programa de automatización exitoso requiere ambas cosas:

• Cualquier empleado en tu organización se siente empoderado y capaz de encontrar trabajo que pueda automatizarse
• Hay un modelo operativo en lugar para asegurar que esa solución se entregue

Cuando se identifican oportunidades de automatización y no se entregan, se convierten en deuda —deuda de automatización.

Con la mayor parte de mi carrera en TI, la deuda tecnológica no es nada nuevo para mí. He visto docenas de ideas de soluciones, tanto grandes como pequeñas, relegadas a un backlog interminable que alimentaba una hoja de ruta de cambios y mejoras de varios años. Soluciones temporales, arreglos rápidos, esfuerzos manuales y entrega retrasada de capacidades eran las ramificaciones típicas.

Con la deuda de automatización, no solo hablo de las partes de los procesos que no automatizaste, sino también de los procesos completos que ni siquiera han sido evaluados o priorizados para automatización. Especialmente esos procesos comunes que la mayoría de tus organizaciones pares en la industria ya han empezado a automatizar, escalar y reforzar estratégicamente para tener una ventaja competitiva en el mercado.

Ramificaciones de tener deuda de automatización

Está arraigado en nuestras mentes: la deuda es mala.

Pero, ¿por qué la deuda es mala?

La deuda nos pone en desventaja —un lugar donde "trabajamos" para el pasado y no para el futuro. Un lugar donde no podemos enfocar nuestra energía completa en crecimiento, innovación y aprovechar oportunidades. Para tu organización, la deuda de automatización tiene el mismo impacto y podría limitar a tu organización para alcanzar su máximo potencial.

El primer y más prevalente costo de no automatizar procesos que pueden automatizarse es el costo de oportunidad (lo discuto en uno de mis blogs previos que escribí a principios de este año). Simplemente, al esperar para automatizar procesos críticos de negocio, estás poniendo a tu organización en desventaja competitiva. Las organizaciones que adoptan la automatización en toda la empresa podrán escalar más rápido, más eficientemente y con mayor calidad.

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La cultura de empresa y el compromiso de los empleados son primordiales para una organización exitosa, pero estos también están en riesgo si un programa de automatización no puede escalar lo suficientemente rápido.

Si supieras que cualquier idea que vas a enviar simplemente se quedará en un backlog indefinidamente, ¿qué tan motivado estarías para enviar una nueva idea de automatización?

Si los asociados en tus unidades de negocio no sienten que sus ideas de automatización obtendrán solución, dejarán de enviar ideas y se desengancharán. Los programas de automatización, más que cualquier otro programa de tecnología que he presenciado, dependen totalmente del compromiso del negocio. Después de todo, estamos automatizando tareas que los empleados hacen hoy.

Los empleados tienen grandes ideas de automatización pero se frustrarán si el programa de automatización no puede ayudarles a obtener esas soluciones entregadas rápido o en algunos casos nunca porque los "ahorros" son demasiado pequeños comparados con otras oportunidades en el pipeline. Esto se ve agravado por empleados escuchando a sus pares de la industria sobre lo que sus organizaciones están haciendo para habilitarlos con automatización.

Tu backlog de automatización es construido por el negocio; no es construido por el equipo de desarrollo de automatización. Una de las propuestas de valor clave de la automatización robótica de procesos (RPA) y todas las demás partes de la Plataforma UiPath es la capacidad de crear soluciones de automatización rápidamente y ayudar a los usuarios de negocio a ser más eficientes, efectivos y satisfechos en sus roles.

Debes encontrar una forma de automatizar la mayoría de las oportunidades que el negocio presenta si quieres cumplir plenamente la promesa de la automatización a tus constituyentes de negocio.

Volviéndose libre de deuda

La relación entre tu programa de automatización y tus constituyentes de negocio será uno de los determinantes clave en tu éxito para lograr una empresa totalmente automatizada™. Para volverte libre de deuda requerirá que actúes rápida y deliberadamente, con mejores prácticas probadas disponibles. No será sorpresa que debes tener una inversión apropiada en el tamaño del equipo de entrega para seguir construyendo los procesos más grandes en tu pipeline de automatización rápidamente.

Cuando era cliente, no quería que nada se quedara en mi pipeline por más de seis meses. A veces, incluso conseguía procesos entregados dentro del trimestre porque eran oportunidades sensibles al tiempo. Tener un modelo de recursos flexible con un socio fue clave para automatizar procesos rápido. Fui capaz de incorporar desarrolladores/probadores de RPA calificados adicionales rápidamente cuando tenía un pico de demanda en mi pipeline.

Cada líder de programa de automatización debería tener un plan definido de cómo escalarán su capacidad de entrega para abordar un aumento significativo en la demanda.

Debes abordar los procesos probados por la industria, de alto valor, como procesamiento de facturas, cuentas por pagar, incorporación de empleados, configuración de nuevas cuentas, etc. Estos son los procesos que cada uno de tus pares de la industria probablemente ya han automatizado. Esto es parte de la deuda que necesitas eliminar para ponerte al día con tu competencia y para hacerlo, debes saber dónde buscar. Recomendaría contactar a un socio de consultoría certificado de UiPath o a tu ejecutivo de cuenta de UiPath para obtener más insights sobre esto.

El desarrollo ciudadano es un ganar, ganar, ganar

Muchos de tus empleados en todas las unidades de negocio saben dónde están las oportunidades de automatización. Sienten la monotonía e ineficiencia en su trabajo diario, y quieren aprender nuevas habilidades y tecnologías. El desarrollo ciudadano te permite encontrar oportunidades sólidas de automatización, aliviar puntos de dolor y capacitar a usuarios de negocio permitiéndoles construir sus propios robots.

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Debemos recordar que muchos de los asociados que realizan procesos hoy tienen una vista limitada de ese proceso. Conocen los pasos específicos que realizan. Esto significa que a veces las ideas de automatización se limitan a ese alcance y pueden ser pequeñas comparadas con algunas de las ideas de procesos de extremo a extremo presentadas.

Las ideas de automatización más pequeñas no clasificarán alto en el backlog para que el equipo de automatización las entregue, por eso son el tipo de ideas que son una oportunidad perfecta para el desarrollo ciudadano.

Estaré proporcionando orientación adicional sobre mejores prácticas para establecer y ejecutar un programa exitoso de desarrollo ciudadano en mi próximo blog, así que mantente atento.

En resumen, librarse de la deuda de automatización no es tan complicado, pero requerirá pasos audaces y patrocinio de tu equipo ejecutivo para que suceda.

Ahora es tu turno de ir a pagar esa deuda rápido. Dimensiona correctamente y asegura la escalabilidad de tu equipo de entrega, mete los procesos probados por la industria en tu backlog, e inicia el piloto y despliegue de tu programa de desarrollo ciudadano. Todos son más felices cuando están libres de deuda.

Únete a la conversación y comparte las formas en que tu organización está eliminando la deuda de automatización.