Por qué las empresas de impresión 3D deberían automatizar sus procesos de gestión de solicitudes y pedidos

En nuestro artículo anterior, exploramos cómo usted y sus clientes pueden beneficiarse del software de cotización instantánea (pista:aumentando sus ventas y mejorando la experiencia del cliente).

Sin embargo, muchas empresas de impresión 3D a veces todavía quieren que sus clientes envíen solicitudes para que su equipo las revise y fije el precio internamente.

En este artículo, analizaremos los desafíos que las empresas de impresión 3D pueden enfrentar en esta etapa y las soluciones que las ayudarán a administrar las solicitudes y los pedidos de manera más eficiente.

¿Cómo puede la gestión de solicitudes convertirse en un cuello de botella para su negocio de impresión 3D?

Hemos identificado cinco desafíos comunes que enfrentan los proveedores de servicios de impresión 3D cuando administran pedidos y solicitudes de impresión 3D.

1. Un proceso desorganizado para recibir solicitudes

Procesar, priorizar y rastrear las solicitudes de impresión 3D entrantes requiere mucho esfuerzo, especialmente cuando llegan a usted desde diferentes canales, como correos electrónicos y llamadas telefónicas.

Cuando los clientes envían sus archivos de diseño como archivos adjuntos por correo electrónico, junto con notas sobre sus requisitos, la gestión de esta avalancha de solicitudes puede llevar mucho tiempo y ser difícil de mantener a medida que su empresa crece.

Este proceso se vuelve aún más complicado cuando falta la información importante sobre la solicitud o se envía el tipo de archivo incorrecto. En esta situación, su equipo tiene que pasar mucho tiempo enviando un correo electrónico a un cliente para obtener las especificaciones correctas y esperar a que confirme o aclare sus requisitos.

Desde el punto de vista de los clientes, estos correos electrónicos de ida y vuelta distraen y afectan su experiencia general con su empresa.

2. Incapacidad para procesar más pedidos, más rápido

Los procesos manuales son un agujero negro para la productividad y el procesamiento de pedidos más rápido.

Cuando recibe archivos CAD, los jefes de proyecto primero deben verificar que los archivos del cliente se puedan imprimir. Este proceso a menudo implica el uso de una herramienta de reparación de archivos STL separada, donde debe cargar archivos manualmente y repararlos.

Una vez que se reparan los archivos, ingresa los datos de la solicitud en Excel o Google Sheets para calcular los costos y luego comunica esta información a los clientes.

Repetir este proceso para unas pocas solicitudes puede no parecer un problema importante. Sin embargo, si está tratando de lidiar con muchas más solicitudes, un escenario tan común rápidamente se vuelve altamente ineficiente, propenso a errores y no escalable.

Como resultado, se encontrará en un cuello de botella al no poder procesar más solicitudes. Puede decidir contratar a más personas para gestionar el aumento. Sin embargo, esto probablemente obstaculizará el crecimiento empresarial y creará muchos empleados estresados ​​y con exceso de trabajo.

3. Se necesita mucho tiempo para calcular los costos de las piezas impresas en 3D y enviar cotizaciones a los clientes.

Los clientes valoran la capacidad de respuesta y la velocidad cuando se trata de obtener información como estimaciones de costos. Sin embargo, los procesos de cotización manual consumen mucho tiempo de su equipo, mientras que sus clientes se ven obligados a esperar horas o incluso días antes de recibir una cotización de impresión 3D.

Las cotizaciones de impresión 3D instantáneas o casi instantáneas y el seguimiento de pedidos en tiempo real son ahora una capacidad fundamental para generar valor en el negocio de la impresión 3D. Si las empresas no pueden ofrecer este servicio, es posible que descubran que sus conversiones y la lealtad de los clientes se ven afectadas negativamente.

4. Falta de una vista centralizada y en tiempo real de las solicitudes y los pedidos

En cada punto de contacto manual en el procesamiento de solicitudes y pedidos, pierde la transparencia que necesita para una gestión eficaz de un negocio de impresión 3D.

Sin visibilidad, no puede responder preguntas básicas sobre un pedido sin tener que buscar la información correcta. ¿Cuándo se realizó el pedido? ¿Cuál fue el monto de la factura? ¿Cuándo se envió?

Demasiada información almacenada en demasiados lugares también conduce a la incapacidad de identificar y priorizar los pedidos urgentes.

Las empresas no pueden abordar y responder a las principales necesidades de los clientes y los volúmenes de pedidos fluctuantes y, por lo tanto, no pueden enviar pedidos rápidamente o ser más proactivos, perdiendo una ventaja competitiva significativa.

5. Insatisfacción del cliente

Un área clave para las empresas de impresión 3D es comprender a su cliente y gestionar sus demandas de forma eficaz. Capturar con precisión las solicitudes y los pedidos de sus clientes es fundamental para el cumplimiento eficaz de los pedidos.

Para cumplir con las crecientes expectativas de los clientes, debe aumentar sus entregas a tiempo y mejorar la coherencia y precisión de sus promesas a los clientes.

Con los procesos manuales, no puede prometer fechas con precisión en función de los tiempos de entrega y las estimaciones de la planificación del cumplimiento. Además, los tiempos de respuesta prolongados a las consultas de los clientes y la falta de conexión con sus clientes pueden reducir la confianza del cliente y la pérdida de negocios repetidos.

¿Por qué debería automatizar mi proceso de gestión de pedidos y solicitudes?

Si los desafíos anteriores le resultan familiares, deberá ser más inteligente en cuanto a cómo administrar sus solicitudes de impresión 3D entrantes.

Aquí es donde el software de automatización del flujo de trabajo de impresión 3D puede ayudar.

La superación de las ineficiencias en la etapa de gestión de solicitudes a menudo proviene de la automatización del proceso tanto como sea posible.

Para ayudarlo a comprender mejor los beneficios de usar el software de flujo de trabajo, a continuación exploramos cómo puede ayudarlo a automatizar las particularidades de su solicitud y el proceso de administración de pedidos.

Cinco formas clave de utilizar el software de flujo de trabajo de impresión 3D para mejorar la gestión de solicitudes

1. Seguimiento de pedidos centralizado para mejorar la visibilidad

Uno de los mayores beneficios de utilizar un software de gestión de flujo de trabajo es el mayor nivel de visibilidad y organización que se deriva de él.

Cuando todas sus solicitudes llegan en un solo lugar, en lugar de estar dispersas a través de correos electrónicos, notas adhesivas u hojas de cálculo, no se pierde ni se olvida nada.

Una vista única de todos los proyectos de solicitudes de impresión 3D también da como resultado un mayor control de datos, un mejor servicio al cliente y un procesamiento de pedidos más eficiente.

“ Los equipos de proyecto y producción ahora pueden usar su tiempo de manera más efectiva, con el tiempo dedicado a generar presupuestos y procesar archivos significativamente reducido. Esto significa que el equipo de Paragon puede brindar un mejor servicio al cliente a sus clientes, mientras continúa brindando los tiempos de respuesta más rápidos posibles . ”

Lea el estudio de caso de Paragon>>

2. Cálculos simplificados de costos de impresión 3D

El software de flujo de trabajo de impresión 3D lo ayuda a acelerar los cálculos de costos internos y a enviar cotizaciones a los clientes más rápidamente.

Puede configurar sus fórmulas de precios y calcular fácilmente los precios en función de los parámetros seleccionados, como la tecnología de impresión 3D, los materiales, la cantidad, el tiempo de producción y los servicios de posprocesamiento.

Además, el software de automatización de flujo de trabajo avanzado también ofrece herramientas integradas de análisis y reparación de archivos. Esto significa que el proceso de verificación de que los archivos CAD son adecuados para la impresión 3D está totalmente automatizado, lo que ahorra tiempo y esfuerzos.

Con gran parte del flujo de trabajo de cálculo de costos de impresión 3D automatizado, su equipo puede cotizar piezas en minutos, en lugar de horas, procesando más solicitudes y respondiendo a los clientes más rápido.

3. Comunicación más eficiente con los clientes

Otra forma de acelerar la respuesta del cliente a través del software de flujo de trabajo es la comunicación automatizada con la ayuda de plantillas.

El software le permite crear una biblioteca personalizada de plantillas PDF y configurar activadores para correos electrónicos automatizados a los clientes.

Un ejemplo del uso de esta función es vincular el estado del pedido a una plantilla de correo electrónico. Una vez que cambia el estado del pedido, por ejemplo, cuando el pedido se confirma para producción, se envía un correo electrónico automatizado a un cliente, informándole sobre este estado.

“ Nuestra eficiencia mejorada [con la ayuda de AMFG] significa que también podemos brindar un servicio mejorado y personalizado a los clientes que tienen proyectos más complejos o cuando requieren servicios posteriores adicionales. ¡Es una victoria, una victoria! ”

Rupert Sleightholme, director de proyectos de ARRK Europa

El simple hecho de usar una plantilla de correo electrónico puede mejorar significativamente su proceso de comunicación con el cliente.

Primero, le permite a su equipo dedicar más tiempo al trabajo de impresión 3D real y menos tiempo al tedioso ir y venir.

En segundo lugar, las plantillas de correo electrónico le ayudan a mantener la coherencia. Las plantillas personalizables le brindan una forma de construir su marca directamente en la propia plantilla, incluidos sus colores, logotipo e idioma.

Por último, las plantillas de correo electrónico le ayudan a eliminar una parte importante de los errores humanos y el riesgo de enviar mensajes incorrectos con consecuencias potencialmente importantes.

Además de usar plantillas, algunas herramientas de automatización del flujo de trabajo le permiten escribir y enviar correos electrónicos a través de la plataforma. Esto ayuda a centralizar la mensajería y realizar un seguimiento de los hilos de correo electrónico con mayor facilidad.

4. Priorización de solicitudes de impresión 3D

Algún software de gestión del flujo de trabajo de impresión 3D le permite priorizar las solicitudes, lo que puede ser muy beneficioso. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que su mejor cliente siempre esté contento procesando sus solicitudes primero.

El software de flujo de trabajo de AMFG, por ejemplo, permite asignar solicitudes a diferentes usuarios y establecer niveles de prioridad, lo que facilita la priorización de solicitudes urgentes y plazos que se acercan rápidamente.

La priorización de solicitudes también ayuda al equipo a trabajar de manera más eficiente porque no van y vienen entre las bandejas de entrada, tratando de decidir qué hacer a continuación.

5. Colaboración dentro del equipo

Además de los beneficios de gestión del flujo de trabajo que mencionamos anteriormente, las soluciones de automatización del flujo de trabajo de impresión 3D pueden mejorar la colaboración en equipo.

Las herramientas de comunicación integradas permiten a su equipo agregar notas de reuniones, notas de producción y anotaciones a las partes, manteniendo toda la información necesaria en un solo lugar y actualizada en tiempo real.

Entonces, por ejemplo, cuando un cliente tiene requisitos específicos como color, material o orientación de la pieza, un gerente de proyecto puede agregar notas a las piezas.

Luego, estas notas se pueden compartir con los ingenieros de producción, lo que les permite recibir datos relevantes y oportunos sobre las piezas. Esto, en última instancia, ayuda a garantizar que las piezas se impriman en 3D con las especificaciones correctas.

La comunicación con el equipo a través del software de flujo de trabajo lo ayuda a mantener a todos informados. De esta manera, no solo se mantiene alineado con el equipo, sino que también reduce el reproceso y crea un enfoque en la entrega continua y rápida de piezas de alta calidad.

Impulse la automatización en la gestión de solicitudes y pedidos con el software MES de AMFG

En conjunto, todos estos beneficios pueden revisar de forma masiva sus procesos de gestión de pedidos y solicitudes de impresión 3D.

Sin los beneficios del software de automatización del flujo de trabajo, las empresas de impresión 3D tendrán dificultades para superar las limitaciones de los pasos manuales y fragmentados al gestionar las solicitudes.

El software MES de AMFG ayuda a automatizar los procesos relacionados con las solicitudes, y mucho más, para que pueda acelerar el cumplimiento de los pedidos y brindar a sus clientes el mejor servicio que se merecen.

Experimente todos los beneficios de la automatización del flujo de trabajo y mejore la etapa de solicitud de impresión 3D con AMFG