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Una guía completa para crear una política de gestión de activos

Este artículo describe qué es una política de gestión de activos, por qué es importante y cómo crear e implementar una.

Tabla de contenido

  1. ¿Qué es la gestión de activos?
  2. ¿Qué es una política de gestión de activos?
  3. Beneficios de una política de gestión de activos
  4. Cómo crear una política de gestión de activos
  5. Plantilla de política de gestión de activos
  6. Cómo implementar una política de gestión de activos

Los activos de una instalación son el alma de la empresa, especialmente en la producción. Mientras estén sanos y trabajando, todas las partes de la organización pueden seguir siendo fuertes y productivas.

Pero si los activos son el elemento vital, las personas son el corazón. Todos los miembros de una organización pueden tener un impacto en los equipos con las decisiones que toman. Los ejecutivos invierten, los ingenieros diseñan, los gerentes planifican, los técnicos cuidan y los operadores utilizan.

Debido a que la toma de decisiones y la eficiencia de los activos están tan entrelazadas, debería haber pautas que las conecten. Ahí es donde entra en juego una política de gestión de activos.

¿Qué es la gestión de activos?

Para comprender qué es una política de gestión de activos, por qué es importante y cómo crear una, es fundamental comprender primero qué es la gestión de activos.

Un activo se refiere a todo lo que se utiliza en el funcionamiento normal de una organización. Puede referirse a objetos físicos, como edificios, equipos o materias primas, así como a cosas intangibles, como personal o dinero. La gestión de activos incluye no solo los activos utilizados para el mantenimiento, como maquinaria y repuestos, sino también los activos utilizados por toda la organización, como computadoras, personas e infraestructura.

Administrar estos activos significa aplicar un enfoque sistemático para mantener su ciclo de vida de una manera que optimice el valor. Esto incluye tener una estrategia para desarrollar, operar, mantener, actualizar y eliminar los activos de la mejor manera posible.

Al final del día, la gestión de activos implica aplicar procesos deliberados al diseño, uso y mantenimiento de activos físicos e intangibles para maximizar su valor, de principio a fin.

La guía definitiva para combinar activos y estrategias de mantenimiento

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¿Qué es una política de gestión de activos?

Una política de gestión de activos es uno de los requisitos centrales de la certificación ISO 55001:2014 y es la piedra angular de una estrategia de gestión de activos sólida y completa. Es como una brújula que indica a todos los miembros de su organización en la dirección correcta al tomar decisiones sobre los activos. Para ello, proporciona un conjunto de principios rectores, intenciones, objetivos y métodos para la gestión de activos para que todos se sientan seguros de sus elecciones y contribuciones a la instalación.

Para las personas y los equipos, la política proporciona una plantilla para la toma de decisiones, de modo que las personas puedan lograr los mejores resultados posibles para cada tarea mientras cumplen los objetivos de la organización. Cuando se aplica como un pilar central del negocio, actúa como una declaración de misión. No solo integra la gestión de activos en la cultura de una instalación, sino que también sirve como una señal del compromiso de la organización con la eficiencia y la sostenibilidad para quienes están fuera de la empresa.

A continuación, veremos la composición exacta de una excelente política de administración de activos, pero aquí hay algunas marcas comerciales de un plan para instalaciones de gran producción:

  • Son generales y contienen principios generales.
  • Identifican roles y responsabilidades, incluida la implementación de políticas.
  • Describen cómo se integra la gestión de activos dentro de la organización.
  • Establecen metas definidas, niveles de servicio, pautas de inventario y estándares de mantenimiento.

Beneficios de una política de gestión de activos

Crear una política de gestión de activos puede ser una gran tarea, por lo que la recompensa debe valer todo el trabajo. Afortunadamente, existen muchos beneficios potenciales que se derivan de la creación de estas pautas.

Estandarización y eficiencia

La creación de una política de gestión de activos elimina cualquier ambigüedad o brecha en el conocimiento de los activos. Es conciso y establece una dirección sólida y expectativas claras. El documento utiliza un lenguaje que permite a todos en su organización ver cómo se relaciona con ellos, su función y sus objetivos. También fomenta la mejora constante.

Cuando se establecen estos elementos, se puede lograr una alineación completa dentro de una instalación. Todos pueden trabajar juntos hacia los mismos objetivos y usar las mismas pautas para su trabajo. La unidad y la eficiencia se crean en toda la organización. Cuando las decisiones sobre activos están estandarizadas y son eficientes, pueden generar todo tipo de beneficios importantes para cada unidad de negocio, pero especialmente para el equipo de mantenimiento. Se reduce la acumulación, los costos se reducen, el inventario es más fácil de administrar y más.

Fiabilidad y seguridad

Una política de gestión de activos destaca las mejores prácticas que son específicas de la organización para la que está diseñada. Debido a esto, fomenta la excelencia operativa y elimina cualquier espacio para que las personas se desvíen de su mejor trabajo. Garantiza que no se deje nada al azar en lo que respecta al manejo de activos.

Esto tiene un impacto directo en el éxito de la operación de mantenimiento. Al establecer expectativas claras, todos los miembros del equipo comprenden y ejecutan procesos y procedimientos que producen los mejores resultados para los activos. Aquí es cuando los equipos y las personas alcanzan su máximo potencial. El mantenimiento está optimizado para que los activos experimenten la máxima confiabilidad y menos mantenimiento no planificado. Las tareas también se realizan con miras a ser el mejor en todas las áreas, lo que significa que la salud y la seguridad no se sacrifican por la velocidad o el costo.

Patrocinio ejecutivo

La gestión de activos se ha considerado tradicionalmente como dominio exclusivo del equipo de mantenimiento. Pero debido a que todos en una organización tienen un impacto en los activos, esta visión estrecha ha hecho que la gestión de activos excepcional sea difícil de lograr. Tener el patrocinio ejecutivo del documento le otorga un poder inmenso y hace que todos rindan cuentas. Esto fomenta la conciencia de la importancia de la gestión de activos en toda la empresa.

Todos los miembros de una organización pueden tener un impacto en los equipos con las decisiones que toman. Los ejecutivos invierten, los ingenieros de confiabilidad diseñan, los gerentes planifican y los técnicos ejecutan.

Tener un ejecutivo a bordo también puede ayudar a comunicar el compromiso de la organización con la gestión de activos excepcional a las partes interesadas externas. Los clientes, accionistas y socios comprenderán que estos principios, los mejores en su clase, son parte del ADN del negocio. Esto puede ser de gran ayuda para aumentar el conocimiento y la confianza en una marca y su liderazgo.

El respaldo ejecutivo también puede proporcionar un refuerzo para un equipo de mantenimiento que se ha estirado demasiado. Una política sólida crea aliados dentro de la organización en los que el equipo de mantenimiento puede confiar para garantizar que los activos estén al frente y al centro en la toma de decisiones.

Cómo crear una política de gestión de activos

Los siguientes son los elementos más importantes de una política de gestión de activos eficaz. A continuación se muestra un ejemplo de una política de gestión de activos que utiliza estos elementos.

Resuma la intención

Esta debería ser la primera sección de su política de gestión de activos. Establece el tono para el resto del documento al basar la gestión de activos en los objetivos generales de la organización. Establecer el objetivo de la organización de forma clara y sucinta. Utilice la declaración de misión o los valores fundamentales de la empresa como punto de partida. Vincular la gestión de activos a esta declaración con una breve declaración de su importancia para lograr los objetivos de la organización. Esta sección debe tener una a tres oraciones.

Indique el alcance

Esta sección describe los activos, servicios y unidades de negocio o roles a los que se aplica la política. Dedique tiempo a pensar en todos los activos, servicios y personas que podrían verse afectados por esta política. Hable con los miembros de cada unidad de negocio para comprender de qué activos son responsables y su importancia. Esta sección es de vital importancia ya que elimina la ambigüedad, comienza a establecer expectativas y refuerza la rendición de cuentas. Esta sección debe tener de dos a cinco oraciones.

Articular los resultados previstos

Esta sección describe los objetivos de alto nivel para la gestión de activos en su organización. Esto define aún más los objetivos que desea lograr con esta política y su estrategia completa de gestión de activos. Debe resumir el fundamento de la política y los objetivos más específicos en lo que respecta a los activos y la gestión de activos, como una mayor confiabilidad o una mayor rendición de cuentas. Esta sección debe tener de tres a cinco oraciones.

Establezca los principios de la gestión de activos

Esta sección describe los principios rectores, las prácticas y las reglas generales para la gestión de activos. Sirve como modelo para la toma de decisiones y proporciona instrucciones sobre cómo aplicar la política de gestión de activos a las tareas diarias. También debe proporcionar algunos ejemplos muy generales de cómo se deben aplicar los principios, como la entrega de recursos y los estándares de presentación de informes. Si alguien no está seguro de cómo tomar una decisión con respecto a la gestión de activos, esta sección debería poder orientarle en la dirección correcta. Esta sección debe tener de cuatro a seis oraciones.

Definir responsabilidades

Ésta es una parte importante de su política de gestión de activos. Designa quién es responsable de todos los aspectos de la política y la gestión de activos en general, incluida la aprobación, la asignación de recursos, la implementación, la definición de prioridades y cualquier otra acción relevante de alto nivel. Esta sección debe tener de dos a cuatro oraciones.

Mejora continua y cumplimiento normativo

Parte de una gran política de gestión de activos es establecer el compromiso de la organización de mejorar continuamente su programa y lograr el cumplimiento de los estándares de terceros. Esto ayuda a reducir la complacencia y mantiene el plan como una estrategia viva, respirable y procesable, en lugar de un documento vago y olvidable. A medida que las instalaciones crecen, los requisitos de auditoría cambian y la tecnología se desarrolla, los procesos también deberían cambiar. Por eso es muy importante hacer una promesa de mejora continua. Fortalece la búsqueda interminable de sus instalaciones para mejorar en todas las áreas, lo que beneficia a todos desde el punto de vista financiero y de seguridad. Esta sección debe tener dos o tres oraciones.

Complemento con recursos adicionales

Termine la política de gestión de activos agregando información aclaratoria y lectura adicional. Esta sección incluye una lista de contactos y detalles administrativos, como la fecha de vigencia de la póliza, el propietario de la póliza y la firma del patrocinador ejecutivo. También incluye cualquier documento relacionado, como una política de salud y seguridad, regulaciones y estándares asociados, como ISO 55001, y definiciones, términos y abreviaturas con los que los lectores pueden no estar familiarizados.

Cree, revise y perfeccione con las partes interesadas

La creación de una política de gestión de activos es un proceso largo. Se necesitarán algunos borradores para hacerlo bien. Es fundamental colaborar con las partes interesadas clave de todas las unidades de negocio al crear, revisar y perfeccionar las directrices. Identifique un patrocinador en la alta dirección que pueda brindar apoyo y supervisión al proyecto. Hágalo breve, fácilmente digerible y coherente con otras políticas que tenga su organización, como una política de salud y seguridad. Por encima de todo, asegúrese de tomarse el tiempo para revisar y actualizar la estrategia con frecuencia, incluso después de que se haya publicado.

Plantilla de política de gestión de activos

La siguiente es una plantilla de política de gestión de activos básica. La plantilla se puede ajustar a la industria y organización específicas. También puede descargar la plantilla aquí.

Propósito

Esta política busca describir las pautas y prácticas que rigen las decisiones sobre la gestión de activos en (Insertar empresa) para garantizar que (Insertar empresa) cumpla su misión de proporcionar productos de alta calidad en un entorno sostenible y seguro.

Alcance

Esta política de gestión de activos se aplica a todos los activos propiedad de (Insertar empresa) y todos los aspectos de cada activo, incluido el diseño, la construcción, la operación, el mantenimiento y la eliminación. Esta política se aplica a todos los empleados, contratistas y consultores de (Insertar empresa). Además, (Insertar empresa) puede depender de activos naturales u otros activos que no sean de su propiedad. Cuando las operaciones estén respaldadas por estos activos, trabajaremos en colaboración con los propietarios de los activos y promoveremos los principios descritos en esta política.

Intención

(Insert Company) ofrece una amplia gama de productos y servicios a los clientes que requieren propiedad y operación responsable y mantenimiento de activos físicos, incluidos terrenos, edificios, equipos, transporte y desechos. La intención de esta política es garantizar que todos los empleados y funciones de (Insertar empresa) estén alineados con los objetivos de (Insertar empresa) en lo que respecta a la gestión de activos y garantizar que los activos se gestionen de una manera que maximice los beneficios, reduzca el riesgo y proporcione niveles satisfactorios de servicio a los clientes de manera segura y sostenible.

Declaración de política

En la gestión de los activos pertenecientes a (Insertar empresa), nos comprometemos a:

  • Tomar medidas para conectar los departamentos, las funciones y las actividades de apoyo correspondientes a fin de construir relaciones de trabajo efectivas y fomentar el intercambio de información.
  • Utilizar la toma de decisiones de gestión de activos para generar un valor óptimo para los clientes.
  • Asegurar que las decisiones se tomen en colaboración. Asegúrese de que las decisiones consideren todas las etapas del ciclo de vida y las interrelaciones entre los activos, el rendimiento operativo y el servicio.
  • Centrarse en la toma de decisiones que reconoce la naturaleza interconectada de los sistemas de activos y cómo las decisiones sobre un conjunto de activos pueden potencialmente interactuar o afectar los activos controlados por otros departamentos y funciones.

Aplicación de la política

(Insertar Compañía) desarrollará y mantendrá planes apropiados para la renovación, compra, construcción y desmantelamiento de activos. Esto incluye:

  • Desarrollar proyecciones a largo plazo de las necesidades de inversión y aplicar un análisis riguroso, incluida la consideración del riesgo, para identificar las necesidades a corto plazo.
  • Implementar procesos para asegurar que las inversiones aborden las necesidades de manera eficiente y efectiva, y abordar las implicaciones presupuestarias operativas de las inversiones de capital.
  • Explorar oportunidades de eficiencia cuando sea apropiado, incluidas nuevas tecnologías.
  • Analizar los planes de inversión y los requisitos de financiación asociados y establecer mecanismos para garantizar la sostenibilidad financiera a largo plazo.
  • Evaluar decisiones de inversión de activos relevantes basadas en la consideración de los costos asociados con la administración de un activo a lo largo de todo su ciclo de vida.
  • Desarrollar planes de inversión de capital priorizados que reflejen las expectativas de la comunidad y las partes interesadas con respecto al nivel de servicio y otros objetivos estratégicos.

Compromiso con la mejora continua y el cumplimiento

(Insertar empresa) considera que la mejora continua y el cumplimiento de la legislación y los estándares reconocidos internacionalmente son una parte clave de nuestro enfoque de gestión de activos. Nuestro compromiso para lograr estos objetivos incluye:

  • Impulsar la innovación en el desarrollo de herramientas, técnicas y soluciones.
  • Monitorear y revisar la efectividad de los procesos de administración de activos y el sistema de administración de activos más amplio para respaldar la entrega de objetivos estratégicos.
  • Evaluar las competencias necesarias para implementar una gestión de activos adecuada y brindar apoyo, educación y capacitación para cumplir con estas competencias.
  • Revisar esta política y realizar los ajustes necesarios anualmente.

Funciones y responsabilidades

Los roles y responsabilidades para ejecutar esta política incluyen lo siguiente:

  • El comité ejecutivo es responsable de aprobar la política de gestión de activos, articular los valores organizacionales, definir prioridades, aprobar la financiación y los recursos para implementar la política de gestión de activos y los requisitos asociados, y aprobar la financiación de activos a través de planes financieros plurianuales y de largo plazo.
  • El director de confiabilidad es responsable de liderar la implementación de esta política en toda la organización.
  • Los gerentes departamentales son responsables de liderar la adopción de esta política dentro de sus departamentos y de asignar los recursos adecuados para su implementación.
  • Todo el personal involucrado en la aplicación de la gestión de activos es responsable de observar los requisitos de esta política.

Administración de políticas

Efectivo desde 22 de enero de 2019 Propietario de la póliza Jane Doe Administrador de la póliza John Smith Solicitud Todas las políticas y programas de (Insertar empresa) Fecha de última revisión - Fecha de próxima revisión 22/01/2019 - 22/01/2020 Versión, Referencia de archivo 1.0, (Insertar número de archivo) Publicado externamente Sí / No Aprobado por y firma de aprobación ( Inserte el nombre y la firma del director ejecutivo)

Documentos relacionados y normas y estándares asociados

  • Plan estratégico
  • Política de salud y seguridad
  • ISO 55001:2014 Sistemas de gestión de activos:requisitos; y
  • ISO 55002 Sistemas de gestión de activos:directrices para la aplicación de ISO 55001

Plantilla de política de gestión de activos

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Cómo implementar una política de gestión de activos

La creación de la política de gestión de activos real es solo el primer paso. Ahora viene la parte difícil; hacer que los principios y procedimientos descritos en el documento formen parte del ADN de la instalación. Si los principios se olvidan rápidamente, la gestión de activos seguirá siendo una ocurrencia tardía y el rendimiento de los activos no alcanzará su máximo potencial. Los siguientes son tres pasos clave que garantizarán que la política de gestión de activos se implemente correctamente y con el impacto deseado.

Comunicación y accesibilidad

La comunicación es vital para el éxito de su política de gestión de activos. Debe comunicar la política a todo el personal, especialmente la intención y los próximos pasos. Si nadie es consciente de cómo se ve afectado por la política, no habrá responsabilidad y será difícil lograr la implementación. Considere la posibilidad de crear un documento más corto de una página que describa los elementos clave para que todos los empleados puedan leerlo y comprenderlo fácilmente.

También es fundamental que la política de gestión de activos sea accesible. Publíquelo en su lugar de trabajo y asegúrese de que sea visible. Hágalo disponible para ver en una variedad de formatos, como resúmenes del equipo o un video corto. Y asegúrese de que los empleados que tengan sugerencias para revisar la política puedan hacerlo sin demasiados problemas.

Seguimiento y mejora

Cada proyecto necesita un líder para que se ejecuten los planes y se completen las tareas. Una política de gestión de activos no es diferente. Identifique a un miembro del personal que defenderá el plan y desarrollará una estrategia para su implementación. Esta persona puede ser usted o un comité que divide el trabajo y las responsabilidades. El propietario de este proyecto se asegura de que se siga el plan de implementación, responde cualquier pregunta del personal y ajusta los procesos.

. . . una política de gestión de activos fomenta la excelencia operativa y elimina cualquier espacio para que las personas se desvíen de su mejor trabajo. Garantiza que no se deje nada al azar en lo que respecta al manejo de activos.

El compromiso de mejora continua está integrado en su política de gestión de activos y debe mantenerse. El individuo o comité encargado de ser el propietario de la estrategia también debe dedicar tiempo a buscar formas de mejorar la política. Esto puede tomar la forma de una revisión anual, reuniones periódicas de partes interesadas u otros foros que identifican e implementan mejoras.

Aprovechamiento del software

Comunicar y rastrear cualquier cosa es difícil de hacer sin un sistema con el que hacerlo. Ahí es donde el software puede resultar útil. Tener un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es una solución digital que puede ayudar a que la implementación de su política sea mucho más fácil al tiempo que aumenta su impacto.

Tener un software de mantenimiento profesional permite a las instalaciones capturar más información, usar herramientas poderosas para analizar estas métricas y aplicar sus hallazgos con menos dolores de cabeza. Hay muchas herramientas de captura de datos disponibles a través de software, como listas de verificación, historiales de órdenes de trabajo e informes detallados. Estas herramientas hacen que sea más fácil y preciso determinar la progresión y el impacto de la implementación de políticas. Por ejemplo, una lista de verificación puede describir los pasos adecuados para reparar un activo y también puede incluir cualquier pauta o redacción de la política de gestión de activos. Mediante el uso de software, esta lista de verificación se puede digitalizar, adjuntar a un activo y realizar un seguimiento, de modo que los técnicos puedan recordar con frecuencia la política y ponerla en práctica.

Por último, el software CMMS facilita el acceso a una versión digital del documento más actualizado para que el personal no tenga que buscar en sus correos electrónicos o en un archivador para encontrar la política cada vez que necesite consultarla. Esto también facilita mucho la comunicación de actualizaciones a la política para que todos sepan qué ha cambiado y qué significan esos cambios para ellos.


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