9 pasos para un equipo de mantenimiento de alto rendimiento

Cada gerente de ingeniería, mantenimiento y confiabilidad enfrenta las mismas presiones diarias en torno al tiempo de actividad, la producción, el presupuesto, las habilidades, las personas y cumplimiento. Los días en los que un gerente de mantenimiento solo se ocupaba del mantenimiento quedaron atrás. El gerente de departamento ahora debe ser el líder de una unidad de mini-negocios.

Las empresas con equipos de mantenimiento que tardan en adaptarse a esta nueva forma de trabajar se encuentran con unos costes de producción cada vez mayores y una rentabilidad cada vez menor. Estas organizaciones que operan de manera muy reactiva verán una alta rotación del personal de mantenimiento, y no es inusual que el gerente de mantenimiento reciba llamadas nocturnas, largas horas y la sensación de no progresar nunca.

Irónicamente, también es cierto que no importa cuán experimentado sea el líder del departamento, la mejora solo se puede lograr mediante la transformación del equipo de mantenimiento en un equipo de alto rendimiento.

Equipo de alto rendimiento

“Un grupo de personas interdependientes, estables y con roles definidos que comparten la responsabilidad, la confianza mutua y los valores, a la vez que tienen un liderazgo sólido y un enfoque claro en un objetivo común” - Wikipedia

Entre la investigación sobre equipos de alto rendimiento, hay algunos rasgos comunes:

Los 9 pasos

Hay cientos, si no miles, de diferentes sugerencias, métodos, herramientas y sistemas que se comercializan como la clave mágica para mejorar la confiabilidad y eficacia de los equipos. Si bien la mayoría de estas herramientas agregarán valor cuando se implementan correctamente, el verdadero potencial de cualquier mejora a menudo no se realiza, ya que el entorno en el que se introduce la iniciativa rechaza el cambio en la primera oportunidad.

Cualquier idea nueva que se presente a una fuerza laboral desvinculada, sin sistemas para mantener el proceso y sin apoyo empresarial para medir el impacto, finalmente fracasará. Sin embargo, cuando sepa cómo involucrar a su equipo en un propósito común, sistematizar todos los procesos y pasos que se necesitan y realizar el trabajo correcto en el momento adecuado, entonces tendrá todas las herramientas necesarias para mover rápidamente su departamento hacia el mantenimiento. excelencia.

A continuación se muestra un proceso de nueve pasos que puede utilizar para crear un equipo de mantenimiento de alto rendimiento que podrá liderar la mejora continua y una mayor rentabilidad en su organización.

Interactuar

Con solo el 34 por ciento de los trabajadores estadounidenses participando activamente en su trabajo, existe una clara oportunidad de aprovechar mejor la motivación de nuestra gente. Afortunadamente, es un proceso simple (pero no siempre fácil) revertir estas estadísticas dentro de su equipo. Utilice las técnicas a continuación para mejorar el compromiso, reducir la rotación y transformar la moral.

1. Establezca un propósito común

Con demasiada frecuencia, la visión de la empresa (hacia dónde vamos), la misión (cómo llegaremos allí) y los valores (cómo nos comportaremos en el camino) se producen y publican en un área de recepción y se olvidan rápidamente. Estos artefactos de la cultura de la empresa deben ser la base del lenguaje utilizado en la empresa y deben ser lo suficientemente inspiradores para involucrar y motivar a todo el personal.

Por lo general, está más allá del alcance del equipo de mantenimiento desarrollar y socializar la visión, misión y valores más amplios. Sin embargo, lo que se puede hacer para lograr el mismo propósito es el desarrollo del propósito y los estándares del departamento de mantenimiento.

Si bien un propósito y estándares definidos establecen una evaluación cuantitativa de la dirección departamental, esto también debe estar respaldado por una hoja de ruta cualitativa. Dado que la mayoría de los equipos de mantenimiento están formados por pensadores analíticos del cerebro izquierdo, esta hoja de ruta cualitativa proporcionará el puente entre la visión del departamento y las tácticas reales que se utilizarán para alcanzarla. Es esta hoja de ruta la que se puede utilizar para articular cómo se ve el futuro desde un punto de vista de números medibles y también puede incluir objetivos como aumentar el tiempo de actividad y reducir la rotación.

2. Medición del rendimiento, seguimiento y mejora, confianza y seguimiento

Por lo general, la queja que escucho cuando planteo la discusión sobre medidas e indicadores clave de rendimiento (KPI) es que "ya tenemos demasiados". A menudo, los trabajadores tienen razón. El problema radica en la forma en que algunos gerentes hacen un mal uso de las medidas de desempeño. En lugar de elegir medidas que están bajo el control del trabajador y que pueden usarse para impulsar la mejora hacia los objetivos estratégicos de la empresa, el gerente usa el marco de KPI como una herramienta de informes para realizar un seguimiento de las acciones que son un requisito del trabajo en lugar de una medida de mejora. .

El establecimiento de KPI significativos de los que cada trabajador puede poseer y asumir la responsabilidad debe ser un proceso estructurado y considerado en lugar de una lista de requisitos del puesto.

3. La reunión más grande

La reunión diaria es la herramienta más importante que posee el gerente de departamento para mantener el enfoque en el propósito común y los objetivos tácticos del equipo. Cuando veo grupos de personas por primera vez, generalmente veo una reunión en la que el gerente dirige una discusión unidireccional, donde los miembros del equipo se apartan y no contribuyen, o peor aún, donde toda la discusión gira en torno al desempeño empresarial de alto nivel. medidas.

Por el contrario, "la reunión más grande" es una reunión de 10 minutos del equipo de mantenimiento que, como una reunión en cualquier equipo deportivo, fortalece el vínculo de los compañeros de equipo y también prepara al equipo para el éxito en la siguiente jugada. Un grupo bien dirigido es la base de cada día exitoso en cualquier departamento de mantenimiento.

Systemize

Para mantener el impulso de un equipo altamente comprometido y motivado, es importante crear rápidamente los sistemas y el marco que el departamento necesitará para generar resultados e impacto rápidos y significativos en el negocio. Uno de los mayores obstáculos para crear un equipo de mantenimiento de alto rendimiento es la inconsistencia en cómo se prepara el trabajo para los comerciantes y cómo se comunica el trabajo que se está realizando al resto de la empresa.

4. Gestión de información y CMMS

La elección y el uso de un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) eficaz es un aspecto importante del éxito del equipo. Sin embargo, también es posible que los grandes equipos operen sin ningún sistema computarizado. Lo importante es que el equipo comprenda qué información se necesita y cómo se puede recopilar, organizar y utilizar. En esencia, la mayoría del software de mantenimiento solo está diseñado para formatear y escupir la información que se le ha introducido (información deficiente, instrucciones inútiles).

5. Tácticas de mantenimiento

Si bien una gran parte del trabajo del equipo de mantenimiento de alto rendimiento se dedicará a actividades de mejora, también es necesario que el equipo desarrolle, implemente y respalde un programa de mantenimiento preventivo eficaz.

Para los inexpertos, un programa de mantenimiento preventivo puede verse como la solución milagrosa para reparar una planta poco confiable. Sin embargo, la verdad es muy diferente. En la mayoría de las plantas poco confiables, la causa real de las fallas es bien conocida y el desarrollo de más inspecciones y servicios hará poco para acelerar la corrección de problemas.

La táctica de mantenimiento correcta a utilizar variará de una empresa a otra y de una máquina a otra, y debe incluir atención básica del operador, servicio basado en el tiempo, monitoreo basado en la condición e incluso enfoques de ejecución hasta fallar.

6. Planificación

La planificación del mantenimiento y el papel del planificador de mantenimiento a menudo se malinterpretan. Este malentendido lleva a que el trabajo se transfiera a los trabajadores de primera línea antes de que esté listo para comenzar. Un comerciante que recibe una orden de trabajo cuando faltan piezas o el trabajo no se comprende completamente rápidamente se desconecta del proceso y la visión del equipo.

La planificación del trabajo de mantenimiento puede verse como el qué y el cómo de lo que se debe hacer. En equipos verdaderamente eficientes, el proceso de planificación es responsable de tomar un trabajo identificado (ya sea un defecto, una mejora o un trabajo planificado) y llevar ese trabajo al punto en que se pueda completar. Este proceso incluye la determinación del alcance del trabajo y la identificación de los recursos, herramientas, materiales e incluso permisos y procedimientos necesarios.

Acción

Con un equipo altamente comprometido a bordo y sistemas establecidos para garantizar que se esté haciendo el trabajo correcto de la manera correcta, la pieza final del rompecabezas es tomar una acción diaria y constante para generar un impacto masivo en la empresa, de modo que los miembros del equipo de mantenimiento estén vistos como los líderes de la mejora empresarial y los modelos a seguir de cómo se debe administrar un departamento.

7. Programación del trabajo

Con mucho, el mayor error con la programación del trabajo es cuando se da trabajo a los oficios de primera línea para que lo completen en el momento que elijan. Peor aún es la necesidad de que cada comercio se comunique con las operaciones para encontrar el mejor momento para realizar las tareas.

Si la planificación define el qué y el cómo de un trabajo, la programación se trata en gran medida de quién y cuándo. Al igual que en una línea de producción, el planificador de mantenimiento debe trabajar duro para que los trabajos estén listos para programar. A partir de aquí, es responsabilidad del programador de mantenimiento encontrar el tiempo y la persona adecuados para completar el trabajo.

Un planificador de trabajo eficaz no solo es un experto en hacer malabares con varios compromisos y prioridades, sino que también es un negociador hábil, capaz de encontrar oportunidades y ventanas de mantenimiento donde otros no pueden ver la brecha.

8. Completa el trabajo

Cuando el trabajo está bien planificado, programado de manera adecuada y se transfiere a un equipo de oficios altamente comprometido que comprende por qué están haciendo lo que se les pide, la finalización del trabajo debe ser un proceso simple. Por supuesto, esto solo es cierto cuando solo hay un trabajo por completar a la vez. La realidad de las organizaciones modernas es muy diferente. Con prioridades en competencia, eventos inesperados y la presión de los cierres de mantenimiento de alta intensidad, es un arte hacer más cada semana.

Para mantener una alta tasa de finalización de trabajo, el enfoque tradicional de trabajar más duro y más rápido y la microgestión simplemente no será suficiente. En cambio, dentro del equipo de mantenimiento de alto rendimiento, cada oficio, supervisor y gerente comprende el papel que deben desempeñar y cómo pueden apoyarse mutuamente para obtener el mejor resultado.

9. Acelere la mejora

El equipo de mantenimiento de alto rendimiento debe poder desempeñarse a un nivel excepcional todos los días, independientemente de los desafíos que se enfrenten. Esto solo se puede hacer si existe una mentalidad y una actitud diferentes a las que a menudo existen en la mayoría de las otras organizaciones. La mentalidad requerida es una de mejora continua, donde el equipo ve cada desafío como una oportunidad y siempre busca encontrar la manera de hacer que el día de hoy sea mejor que el de ayer.

Por supuesto, la creación de una cultura de mejora continua lleva tiempo y debe ser sostenida por un equipo comprometido que trabaje con sistemas estructurados y soporte empresarial para tomar medidas todos los días.

Este artículo se publicó anteriormente en las actas de la conferencia Reliable Plant 2019.