12 plantillas de mantenimiento y cómo usarlas

El equipo de mantenimiento de Scott Britton se estaba ahogando en el trabajo administrativo.

“Quien estaba terminando su turno de 12 horas escribía páginas de notas para la persona que comenzaba el siguiente turno”, dice Scott, Gerente General de Operaciones en Rambler Metals &Mining.

Escribir y revisar estas notas tomó una hora al principio y al final del turno de cada persona. Para empeorar las cosas, las solicitudes de mantenimiento se escribirían en Post-its o trozos de papel. El equipo de mantenimiento dedicaría una inmensa cantidad de tiempo a revisar montones de notas y priorizar el trabajo.

Fue un caos total. Y aunque estaba claro que mejores procesos ofrecerían alivio, eso llevaría tiempo. Esta elección entre dos proyectos que requieren mucho tiempo es común. Y a menudo acaba favoreciendo el statu quo. Así que te quedas viviendo con procesos rotos y una creciente frustración.

Vea cómo el equipo de Scott salió de la montaña de trabajo administrativo aquí

Afortunadamente, existe una manera más fácil de llevar a su equipo de mantenimiento de un infierno administrativo a una máquina bien engrasada:las plantillas.

Crear nuevos procesos desde cero es difícil. Las plantillas de mantenimiento reducen el nivel de esfuerzo de 10 a cinco. Aún necesita tomar decisiones clave, pero tiene una base sobre la que trabajar.

Este artículo destaca 12 plantillas de mantenimiento (más descargas gratuitas) que lo ayudarán a crear políticas, programas, presupuestos y más de primera clase. También le dará una breve introducción sobre cómo usar estas plantillas y finalmente pondrá fin a sus frustraciones diarias.

Tabla de contenido

• Diseñe una política de gestión de activos
• Cree su estrategia de mantenimiento perfecta
• Calcular la importancia de los activos
• Cree listas de verificación de mantenimiento preventivo
• Priorice su trabajo pendiente de mantenimiento
• Una lista de verificación para la compra y gestión de piezas
• Una plantilla para equipar piezas
• Cree un presupuesto de mantenimiento
• Cree su programa de mantenimiento
• Presenta tu próximo gran proyecto de mantenimiento
• Realice un análisis eficaz de la causa raíz
• Diseñe un modo de falla y análisis de efectos

1. Una plantilla para diseñar una política de gestión de activos

Descargue su plantilla de política de gestión de activos

¿Qué es esta plantilla?

Una política de gestión de activos proporciona un conjunto de principios rectores, intenciones, objetivos y métodos para la gestión de activos. Es una forma de que todos en su empresa se sientan seguros de sus elecciones y sus contribuciones a las instalaciones.

La política proporciona una plantilla para la toma de decisiones, de modo que las personas puedan lograr los mejores resultados posibles para cada tarea mientras se cumplen los objetivos de la organización. No solo integra la gestión de activos en la cultura de una instalación, sino que también sirve como una señal del compromiso de la organización con la eficiencia y la sostenibilidad para quienes están fuera de la empresa. Una política de gestión de activos contiene:

• Principios generales sobre la gestión de activos
• Funciones, responsabilidades y una guía para la implementación de políticas
• Un resumen de cómo se integra la gestión de activos dentro de la organización
• Objetivos, niveles de servicio, pautas de inventario y estándares de mantenimiento

Declaración de política

Al administrar los activos que pertenecen a (Insertar empresa), nos comprometemos a:

• Tomando medidas para conectar los departamentos, funciones y actividades de apoyo correspondientes a fin de construir relaciones de trabajo efectivas y fomentar el intercambio de información.
• Uso de la toma de decisiones de gestión de activos para generar un valor óptimo para los clientes.
• Asegurar que las decisiones se tomen en colaboración. Asegúrese de que las decisiones consideren todas las etapas del ciclo de vida y las interrelaciones entre los activos, el rendimiento operativo y el servicio.
• Centrarse en la toma de decisiones que reconoce la naturaleza interconectada de los sistemas de activos y cómo las decisiones sobre un conjunto de activos pueden potencialmente interactuar o afectar a los activos controlados por otros departamentos y funciones.

Ejemplo de una declaración de política en una política de gestión de activos

Cómo utilizar esta plantilla

Una política de gestión de activos puede servir como base para proyectos más grandes de mantenimiento, gestión de activos o confiabilidad. Las secciones de alcance, intención y roles y responsabilidades son particularmente útiles para guiar proyectos futuros. ¿Quiere implementar un nuevo sistema para las solicitudes de mantenimiento en varios sitios? Eso no es un cambio pequeño. El uso de este marco para delinear el proyecto lo ayudará a medir el progreso, evitar confusiones y detener el avance del alcance.

2. Una plantilla para crear su estrategia de mantenimiento perfecta

Descargue su plantilla de estrategia de mantenimiento

¿Qué es esta plantilla?

Hay muchas ventajas para los equipos de mantenimiento que pueden vincular su trabajo con los objetivos más importantes de la empresa. Esta plantilla le ayuda a establecer esta conexión. Describe un proceso de cuatro pasos para crear una estrategia de mantenimiento que se alinee con el trabajo que se realiza en toda la organización. Esto incluye establecer estos objetivos de alto nivel, averiguar cómo el mantenimiento puede afectar este objetivo y luego crear métricas y áreas de enfoque que lo ayuden a generar resultados.

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Cómo utilizar esta plantilla

La plantilla de estrategia de mantenimiento también puede ayudarlo a diseñar mejores procesos. Por ejemplo, comience enumerando sus métricas y estrategias ideales. Si no cuenta con los procesos o sistemas adecuados para obtener esas métricas o ejecutar esas estrategias, haga un plan para implementarlas. Diseñe sus órdenes de trabajo para recopilar los datos que necesita o configure sensores y software de mantenimiento para que pueda pasar del mantenimiento basado en el calendario al mantenimiento basado en la condición.

De esta manera, tiene dos conjuntos de planes de mantenimiento:uno para el estado actual de su programa de mantenimiento y otro para el que está trabajando. Mostrar cómo estos cambios lo ayudan a lograr objetivos más amplios para la empresa le brinda una mejor oportunidad de obtener la aceptación y el presupuesto que necesita para implementar su plan.

3. Una plantilla para calcular la criticidad de los activos

Descargue su plantilla de criticidad de activos

¿Qué es esta plantilla?

La plantilla de criticidad de los activos le ayuda a calcular el impacto que tiene un equipo en su organización y las consecuencias de la falla de ese equipo. Hay dos formas de evaluar la criticidad de los activos. El primero es medir la probabilidad de falla y el impacto de la falla. Cada uno se puntúa de uno a seis. Las puntuaciones se multiplican para encontrar el número de prioridad de riesgo del activo y el nivel de criticidad del activo correspondiente.

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El otro método es la criticidad por consecuencia. Este marco de criticidad de los activos solo tiene en cuenta el impacto de la falla de los activos. Mide el impacto de las fallas en tres áreas:salud y seguridad, medio ambiente y operaciones. Cada área se califica en una escala del uno al cinco. Cuando se multiplica, obtiene la criticidad total de sus activos. Cuanto mayor sea el número, más crítico es.

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Cómo utilizar esta plantilla

La criticidad de los activos influye en muchas decisiones diferentes que tomará sobre su programa de mantenimiento. El escenario más común es cuando está creando un programa de mantenimiento preventivo. Pero también es útil para optimizar ese mismo programa.

Si está gastando mucho tiempo y / o dinero en una tarea de mantenimiento de rutina sin ver resultados (es decir, encontrar fallas, mejorar el rendimiento de la máquina), es posible que desee reducir la frecuencia de esta tarea. Estos gráficos pueden ayudarlo a decidir si el riesgo de un menor mantenimiento vale la pena. Por ejemplo, si un activo tiene un RPN de nueve, puede que valga la pena correr el riesgo. Si el RPN es 24, probablemente no lo sea.

Por otro lado, puede utilizar una plantilla de análisis de criticidad para planificar emergencias. Por ejemplo, si el puntaje de criticidad de un activo es 100, puede equipar piezas para fallas comunes en esa máquina. Si ocurre una emergencia, puede solucionarlo más rápido y reducir el impacto en la operación.

4. Una plantilla para crear listas de verificación de mantenimiento preventivo

Descargue su plantilla de lista de verificación de mantenimiento preventivo

¿Qué es esta plantilla?

El equipo de mantenimiento medio gestiona más de 2000 tareas planificadas cada año. Poner todo ese trabajo en papel (o en su software de mantenimiento) podría llevarle un tiempo. Esta plantilla le brinda un marco para crear listas de verificación de mantenimiento preventivo. Esto le permite formalizar o estandarizar sus procesos en una fracción del tiempo. Incluye ocho pasos que son comunes a la mayoría del mantenimiento de rutina y las tareas correspondientes y los suministros necesarios para cada uno. También ofrece algunas indicaciones para ayudarlo a proporcionar toda la información crítica a los técnicos.

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Cómo utilizar esta plantilla

Para ser extremadamente preciso al completar esta plantilla, siga a un técnico experimentado mientras realiza la tarea. Anote las tareas que hacen, el orden en que las hacen y los suministros que utilizan.

Si desea ayudar a su equipo a eliminar los cuellos de botella en sus días, agregue dos secciones junto a cada tarea en esta plantilla:tiempo esperado para completar y tiempo real para completar. Una vez que se haya realizado un seguimiento de esta información durante unos meses, puede mirar hacia atrás e identificar cualquier paso en una tarea que, con frecuencia, requiere más tiempo del esperado en completarse. Luego explore la razón por la cual.

Quizás no tuvo en cuenta el tiempo que lleva ponerse el equipo de seguridad. O podría ser difícil encontrar piezas en su almacén, lo que agrega tiempo al trabajo. Esta es una buena manera de detectar ineficiencias en su operación y corregirlas.

5. Una plantilla para priorizar su trabajo pendiente de mantenimiento

Descargue la plantilla de la lista de trabajos pendientes de mantenimiento

¿Qué es esta plantilla?

Una pequeña acumulación de mantenimiento es saludable. Pero hay una línea muy fina entre una pequeña acumulación de trabajos pendientes y una que se ha salido de control. Esta plantilla lo ayudará a priorizar su trabajo de mantenimiento diferido para que pueda averiguar qué tareas debe realizar su equipo primero. El marco elimina los prejuicios y las conjeturas, que a menudo pueden afectar la toma de decisiones cuando estás mirando una enorme lista de tareas pendientes y solo puedes elegir un par de elementos para completar.

La plantilla equilibra el impacto de la tarea (utilizando un gráfico de análisis de criticidad) con el retraso de la tarea para dar como resultado una puntuación de prioridad final. La tarea con la puntuación más alta debe ir al principio de su lista de tareas pendientes.

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Cómo utilizar esta plantilla

No es frecuente que tenga el tiempo y los recursos para abordar incluso las tareas de mayor prioridad en su cartera de pedidos. En primer lugar, hay una razón por la que su cartera de pedidos se ha incrementado. Si se encuentra en esta situación, combine los datos de esta plantilla con la información que puede recopilar de otras plantillas para determinar las acciones mínimas que deben tomarse.

Por ejemplo, consulte su FMEA (plantilla n. ° 12) para ver los activos con una puntuación de alta prioridad. Identifique los componentes más riesgosos y priorice el mantenimiento de esos componentes primero. Eso podría significar no completar toda la tarea, pero le permite reducir el riesgo de falla en ese activo.

6. Una lista de verificación para la compra y gestión de piezas

Descargue su lista de verificación de administración de inventario de MRO

¿Qué es esta plantilla?

Si muchos de sus procesos de gestión de inventario son del tipo no escrito, esta plantilla es para usted. Está lleno de indicaciones para ayudarlo a crear y estandarizar los procesos de su almacén. Se divide en cinco categorías que incluyen:

• Compra de piezas
• Piezas y órdenes de trabajo
• Seguridad del almacén
• Organizar y optimizar el inventario
• Recepción de piezas

Después de terminar esta plantilla, tendrá un documento que usted y su equipo pueden consultar en cualquier momento en que haya una pregunta sobre la compra, recepción, uso o seguimiento de piezas.

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Cómo utilizar esta plantilla

Lo primero es lo primero, si no puede responder una de las preguntas de esta plantilla, establezca como prioridad completar ese espacio en blanco. Esa incógnita es el punto de confusión más probable y conlleva el mayor riesgo.

Esta plantilla también puede ayudarlo a crear un ciclo de retroalimentación con su equipo de mantenimiento. Un ciclo de retroalimentación le permite recopilar información de su equipo sobre los procesos y realizar mejoras continuas en ellos. La primera versión de esta plantilla es su línea de base. Tenga reuniones periódicas de equipo o individuales con los miembros de su equipo y pídales comentarios sobre cada área de esta plantilla.

Por ejemplo, ¿con qué frecuencia se retrasan las piezas porque está esperando la aprobación de la compra? Si el proceso de aprobación está causando cuellos de botella en el mantenimiento, revise sus procesos relacionados con las compras y busque formas de eliminar las demoras.

7. Una plantilla para equipar piezas

Descargue su plantilla de kit de piezas

¿Qué es esta plantilla?

No hay casi nada más frustrante que estar en medio de un día ajetreado o una reparación crítica y pasar 10, 20 o 30 minutos buscando piezas en el almacén. Esta plantilla le ayuda a organizar su inventario de mantenimiento en juegos de piezas para que pueda reducir el tiempo dedicado a buscar suministros para el trabajo de mantenimiento. Menos tiempo en el almacén significa tiempos de respuesta más rápidos, más tiempo de llave, menos costos de mantenimiento y activos más saludables.

Esta plantilla agrupa las partes por activo y evento. Supongamos que hay un reemplazo quincenal programado en un activo crítico. Esta plantilla le permite documentar qué piezas necesita para ese mantenimiento de rutina para que pueda construir un kit de piezas para ello. Tener todas las piezas disponibles en un solo lugar puede ahorrar cinco o 10 minutos del trabajo. En el transcurso de un año, eso es más de cuatro horas de tiempo ahorrado.

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Cómo utilizar esta plantilla

Preparar piezas no es la tarea más difícil, pero puede llevar tiempo. Si está buscando priorizar sus esfuerzos de equipamiento de piezas, eche un vistazo a sus FMEA (y consulte la plantilla n. ° 12 para obtener un marco de FMEA). Identifique cualquier falla que represente la trinidad del peligro:

• Es difícil de detectar
• Tiene una alta probabilidad de que suceda
• Tiene un gran impacto en las operaciones

No hay mucho que pueda hacer para prevenir este tipo de fallas. Pero puede implementar algunas medidas para responder a estas averías más rápidamente y limitar su impacto. Una forma de hacerlo es con el kit de piezas. Los cinco o 10 minutos que ahorra al tener las piezas para la reparación fácilmente accesibles podrían significar ahorrar miles de dólares cada vez que la máquina se avería.

8. Una plantilla para crear un presupuesto de mantenimiento

Descargue su plantilla de presupuesto de mantenimiento

¿Qué es esta plantilla?

La creación y el seguimiento de un presupuesto de mantenimiento es una tarea llena de tensión, especialmente si se ha recortado su presupuesto. Y luego siempre está la pregunta de si alcanzará sus objetivos sin sobrepasar el presupuesto. Esta plantilla no necesariamente alivia todas esas ansiedades, pero le brinda una cosa menos en la que pensar cuando llega el momento del presupuesto al brindarle un marco para predecir y rastrear costos.

La plantilla desglosa todos los gastos en áreas funcionales y tipo de mantenimiento por mes. Por ejemplo, le ayuda a realizar un seguimiento de cuánto gasta en materiales por emergencia y mantenimiento de rutina, así como por proyectos de capital. También rastrea su gasto objetivo y su gasto real para que pueda vigilar las áreas donde pasó. Al final del mes, trimestre y año, puede sumar y analizar lo que gastó en cada área y tipo de mantenimiento.

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Cómo utilizar esta plantilla

Además de realizar un seguimiento de los costos y asignar los recursos en consecuencia, esta plantilla de mantenimiento puede ayudarlo a tomar muchas otras decisiones. Por ejemplo, si gasta más en contratistas en el transcurso de un año, podría valer la pena contratar a alguien en su equipo que tenga las habilidades de esos contratistas. Esto le permitirá ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.

De manera similar, si se están agotando varias áreas de su presupuesto, puede buscar compensar los altos costos con una inversión en capacitación o software. Supongamos que las tareas administrativas le están costando mucho más de lo que esperaba. La compra de software para automatizar algunas de estas tareas puede ayudarlo a reducir los gastos administrativos durante todo el año y en el futuro.

9. Una plantilla para crear su programa de mantenimiento

Descargue su plantilla de programa de mantenimiento

¿Qué es esta plantilla?

Esta plantilla de programa de mantenimiento lo ayuda a responder algunas partes importantes de su programa de mantenimiento y el día de su equipo:

• ¿Quién trabaja y durante cuánto tiempo?
• Qué debe hacerse y cuánto tiempo llevará
• Qué sucedió en un día y qué significa eso para el resto de la semana / mes

Esta plantilla no solo te ayuda a asignar trabajo. También le permite realizar un seguimiento del trabajo que se completó y le brinda la oportunidad de anotar ideas para mejorar trabajos similares en el futuro. Uno de los aspectos más valiosos de esta plantilla de programa de mantenimiento es que divide el trabajo por prioridad y tipo de mantenimiento. Esto permite que su equipo se ponga a trabajar más rápido y les brinda una guía básica sobre qué priorizar si se encuentran con obstáculos en su día.

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Cómo utilizar esta plantilla

Hay una gran cantidad de datos que puede extraer de esta plantilla de programa de mantenimiento para ayudarlo a justificar un aumento en su presupuesto de mantenimiento. Una de las mejores piezas de información viene en forma de las horas pendientes que realiza un seguimiento todos los días. Si la cantidad de horas que tiene disponible con su fuerza laboral actual es consistentemente menor y la cantidad de horas que necesita para completar todas sus tareas, le ayuda a construir un argumento sólido para contratar a una persona adicional en su equipo.

También puede utilizar datos históricos de su programa para determinar si un proceso de mantenimiento específico está roto. Por ejemplo, si una tarea de mantenimiento de rutina siempre toma más tiempo del esperado, puede haber una razón para ello, como que las piezas sean demasiado difíciles de encontrar o las instrucciones sean difíciles de entender. Los datos de su programa pueden orientarlo en las direcciones correctas para que pueda encontrar y reparar estos procesos interrumpidos.

10. Una plantilla para presentar su próximo gran proyecto de mantenimiento

Descarga tu plantilla de presentación

¿Qué es esta plantilla?

Tiene muchas ideas sobre cómo mejorar su programa de mantenimiento. Algunas de esas ideas son pequeñas, como el seguimiento de una métrica adicional o dos. Otras ideas son grandes, como implementar un nuevo software o reorganizar completamente su proceso de compra de inventario. Pero todos requieren dos ingredientes:la aceptación de los que están por encima de usted y el presupuesto adecuado.

Obtener dinero y soporte para sus proyectos de mantenimiento no es una tarea fácil. El mantenimiento a menudo se considera un centro de costos o un mal necesario. Por tanto, invertir en él no siempre resulta atractivo para los líderes empresariales. Esta plantilla te ayudará a luchar contra esta percepción. Es un marco que puede utilizar para crear una presentación que convencerá a su jefe (y a su jefe) de que vale la pena invertir tiempo y dinero en su proyecto. Le ayuda a delinear los siguientes elementos de un lanzamiento exitoso:

• El problema y sus costos
• La solución y sus beneficios
• Cómo se alinea su proyecto con los objetivos comerciales
• Prueba de concepto para su proyecto
• Un plan de proyecto
• Riesgos y formas de mitigarlos
• Costos del proyecto y retorno de la inversión
• Próximos pasos inmediatos

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Cómo utilizar esta plantilla

Esta plantilla funciona mejor cuando está impulsada por números y contexto. Por ejemplo, al explicar el problema, intente cuantificarlo y explique qué significa ese número en el panorama general. En lugar de detenerse a explicar el problema por tener demasiado tiempo de inactividad no planificado, aquí hay algunos pasos siguientes que puede seguir:

• Muestre cuánto tiempo de inactividad está experimentando
• Compare sus números de tiempo de inactividad con sus competidores o comparativas de la industria
• Destaque cuánto ha aumentado el tiempo de inactividad año tras año
• Describa cuánto cuesta cada hora de tiempo de inactividad y qué porcentaje es de su presupuesto de mantenimiento
• Descubra cuánto tiempo de producción está perdiendo debido al tiempo de inactividad y qué significa esto para los resultados de la empresa

Usar números para describir la escala y la gravedad del problema y contar la historia de cómo el problema te afecta a ti y a tu equipo (es decir, tuve que venir los domingos por la noche casi todas las semanas) es una combinación ganadora.

Este mismo discurso también puede modificarse ligeramente y usarse para obtener la aceptación del cambio en toda la organización, incluidos sus compañeros y su equipo.

Obtenga más consejos para convencer a su jefe (y a su jefe) de que inviertan en software de mantenimiento

11. Una plantilla para realizar un análisis de causa raíz eficaz

Descargue su plantilla RCA

¿Qué es esta plantilla?

Un análisis de la causa raíz es una herramienta fundamental para limitar las fallas de los activos y mantener el equipo lo más saludable posible durante el mayor tiempo posible. Pero los RCA a menudo caen en la trampa de otras mejores prácticas:usted sabe que debe hacerlas, pero simplemente no tiene tiempo en su día. Esta plantilla de análisis de causa raíz le brinda un punto de partida para sus RCA para que pueda reducir la cantidad de tiempo que dedica a su análisis.

Esta plantilla sigue el proceso básico de análisis de la causa raíz de los 5 porqués. La plantilla está configurada para ayudarlo a formular y responder una serie de preguntas hasta llegar a la raíz del error. Luego le brinda secciones para describir la solución y un plan para implementar esa solución.

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Cómo utilizar esta plantilla

No siempre existe una solución para un problema. Por eso es importante limitar su investigación de RCA a una vía o serie de preguntas. Una forma de reducir al mínimo los prejuicios y las suposiciones es incluir a un grupo diverso de personas en este proceso. Eso no significa un grupo grande, solo un grupo de personas que pueden tener diferentes perspectivas sobre el problema, la causa y la solución. Intente dar una versión de esta plantilla a varias personas y pedirles que la llenen por separado para evitar el pensamiento de grupo. Reúnase para discutir los diferentes enfoques y determinar cuál tiene más sentido para la situación.

12. Una plantilla para un modo de falla y análisis de efectos

Descargue su plantilla FMEA

¿Qué es esta plantilla?

La falla del equipo es inevitable. Es solo una cuestión de cuándo y qué hacer cuando suceda. Ambas preguntas se pueden responder con el modo de falla y la plantilla de análisis de efectos. Esta plantilla lo guía a través de los pasos para crear un AMEF para sus activos. Esto incluye medir la gravedad y la probabilidad de falla, qué tan fácil es detectar una falla potencial y qué se debe hacer para prevenir o responder a una falla. En resumen, es su plan de juego para mantener los activos críticos y prepararse para averías cuando ocurran.

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Cómo utilizar esta plantilla

Un FMEA es una herramienta valiosa para crear medidas de emergencia para hacer frente a averías en equipos críticos.

Empiece por observar las fallas que tienen el mayor impacto y ocurren con mayor frecuencia. De esta lista, elija los modos de falla que son difíciles de detectar. Tendrá un grupo de modos de falla que son difíciles de detectar y causan un gran lío. Desarrolle un plan de respuesta de emergencia para estas averías.

Su plan de respuesta a emergencias debe incluir cualquier información que reduzca los tiempos de respuesta y reparación, incluyendo:

• Preparar piezas para reducir el tiempo dedicado a recuperar repuestos y equipo de protección personal
• Creación de una lista de tareas detallada o sugerencias para la resolución de problemas
• Adjuntar diagramas, manuales, fotos y otras ayudas visuales a las órdenes de trabajo
• Describir una lista de técnicos o contratistas que pueden completar la reparación
• Establecer una forma de comunicarse con los técnicos rápidamente, como el software CMMS

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