Software de gestión de inventario:características y ventajas

Cuando la mayoría de la gente piensa en un software de gestión de inventario, piensan en aplicaciones minoristas. Pero el software se usa en una amplia variedad de industrias, incluidas la fabricación, la atención médica, la educación y el gobierno. El software de gestión de inventario es más grande y mejor de lo que cree.

Entonces, para este artículo, veamos qué es el software de administración de inventario y luego sus características y beneficios.

¿Qué es el software de gestión de inventario?

El software de gestión de inventario es una herramienta que le permite rastrear, administrar y controlar el inventario y los activos de su instalación en cualquier momento y desde cualquier lugar. El software de gestión de inventario agiliza y centraliza el proceso de control del flujo y mantenimiento del inventario para garantizar que la cantidad correcta de inventario esté disponible en el momento adecuado y al costo correcto. Es una herramienta para organizar datos de inventario que antes se almacenaban generalmente en copias impresas o en hojas de cálculo.

Características del software de gestión de inventario

Gestión de inventario

El software de gestión de inventario centraliza las funciones de almacén más básicas y necesarias. Con él, su organización puede ver los detalles completos del inventario, como los niveles de existencias, el historial del producto y otras especificaciones del producto. Estos datos, cuando se sincronizan con todas las demás partes de su sistema, ayudan a que todos sus departamentos funcionen con la misma información. Por ejemplo, una vez que el departamento de contabilidad puede ver los niveles de existencias, puede planificar y presupuestar mejor. Trabajar con la misma información en el mismo formato garantiza la colaboración entre sus equipos en un grado mucho mayor que si tuvieran que trabajar con sistemas individuales, lo que conduce a silos de datos inevitables.

Seguimiento de inventario

El seguimiento del inventario es importante en cada etapa. Un sistema de administración de mantenimiento computarizado le permite rastrear su inventario por números de serie, etiquetas RFID y códigos de barras. Estas herramientas facilitan el procesamiento rápido de datos de inventario cuando el inventario llega por primera vez a su almacén. También proporcionan una auditoría de todos los movimientos de inventario. Esto es especialmente importante para las industrias que se ocupan de productos perecederos. Si el inventario es perecedero, tiene una fecha de uso definida y los dueños de negocios deben prestar más atención a los ciclos de demanda de inventario que los dueños de negocios que manejan artículos no perecederos. El seguimiento, por ejemplo, de huevos en una panadería industrial es diferente al seguimiento de paletas de barras de refuerzo.

Alertas de inventario

Las alertas de inventario, también conocidas como alertas de stock, notifican a su organización cuando ha habido un cambio significativo en los niveles de inventario. Muchas empresas aprovechan las alertas de existencias bajas, pero también existen otros tipos, incluidas alertas para:

• Nuevos envíos
  Los administradores pueden suscribirse a esta alerta para mantenerse informados sobre los envíos que deben administrarse.
• Punto de pedido de inventario
  Los gerentes pueden configurar alertas de inventario bajo para controlar su inventario. Una alerta de existencias bajas es el umbral en el que debe volver a pedir más de un artículo del inventario.

Qué alerta es mejor para usted dependerá de la naturaleza de sus operaciones de mantenimiento. Por ejemplo, el módulo de software de gestión de inventario CMMS de Hippo tiene una función de alerta de existencias que normalmente envía una notificación a una persona o a un grupo de personas cuando un artículo alcanza su cantidad mínima.

Informes y análisis

Los informes y análisis son excelentes herramientas para tener a mano a medida que crece su negocio. Las herramientas de análisis evalúan patrones en sus procesos y, por lo tanto, se pueden usar para pronosticar la demanda futura, y predecir la demanda es una forma de reducir el inventario de seguridad y los costos de transporte. Mantener el inventario simplemente por razones de seguridad ya no es necesario cuando tiene una idea de cuánto necesitará realmente. También puede utilizar estos datos para evitar roturas de existencias, lo que puede provocar la pérdida de oportunidades de mantenimiento. Los informes toman datos sin procesar y brindan información que es fácil de comprender y compartir.

Beneficios del software de gestión de inventario

Niveles de inventario administrado

El exceso de existencias puede agotar los recursos de su organización al gastar dinero para llevar un inventario que no está utilizando. Los desabastecimientos pueden resultar en actividades de mantenimiento desequilibradas. No está cerrando PM en los momentos correctos porque no tiene las piezas y los materiales correctos a mano. Para solucionar esto, los gerentes de inventario pueden consultar los datos de CMMS para asegurarse de saber dónde están los niveles de inventario y luego tener las piezas y los materiales listos cuando los necesiten.

Eficiencia mejorada

El software de gestión de inventario realiza un seguimiento de los datos a lo largo del tiempo, lo que hace que las operaciones de mantenimiento e instalaciones sean más eficientes. Con dispositivos de gestión de inventario adecuados, como lectores de códigos de barras, su organización puede mejorar drásticamente su eficiencia y productividad. Estos dispositivos ayudan a eliminar los procesos manuales para que sus empleados puedan concentrarse en un trabajo más importante. Por ejemplo, es mucho más rentable tener técnicos trabajando en el mantenimiento en lugar de perder el tiempo buscando repuestos o rastreando manualmente cuánto de este o aquel material usaron.

Fácil transferencia de ubicación

El software de gestión de inventario permite a las organizaciones realizar un seguimiento de su inventario a medida que se traslada a diferentes sitios y facilita. A diferencia de un sistema de hoja de cálculo, un buen software de administración de inventario se basa en una base de datos central a la que se puede acceder desde cualquier computadora de escritorio o dispositivo móvil conectado a Internet. El software CMMS utiliza el seguimiento de inventario en tiempo real para registrar todos los elementos del inventario (piezas y otros materiales) y ayudar a los usuarios a saber siempre dónde están las cosas.

Reducción del tiempo de inactividad del equipo

El sistema de gestión de inventario rastrea información clave sobre repuestos utilizados para mantener y reparar equipos. Al determinar el punto de reorden para cada pieza de repuesto en función de su precio, criticidad, tiempo de entrega y nivel de uso, un buen CMMS puede ayudarlo a determinar el punto óptimo donde siempre hay suficientes repuestos para las necesidades de su organización al determinar el reorden. punto y cantidad de reorden. Por ejemplo, si usa una pieza por semana y el stock de reposición tarda cuatro semanas en llegar, entonces necesita cuatro de esas piezas en el inventario en cualquier momento.

Conclusión

Ahora que conoce los beneficios del excelente software de administración de inventario, es hora de ver cómo puede lograrlos. Determinar la solución de gestión de inventario adecuada para su instalación requiere evaluar sus necesidades actuales, así como sus planes de crecimiento futuro. A medida que su empresa crece, ¿puede escalar su sistema de inventario junto con ella? A medida que su negocio evoluciona, ¿su sistema actual ofrece la flexibilidad que necesitará para administrar el cambio?

Recuerde, parte del proceso de toma de decisiones debe implicar hablar con su proveedor actual de CMMS. No solo son expertos en la materia, sino que también podrán decirle cuál es la mejor manera de utilizar su software. Si aún no tiene un CMMS, ahora es el momento de obtener uno. Comience a comunicarse con los proveedores. Una vez que tengan una idea de sus necesidades, podrán hablar con usted acerca de las soluciones.