Pros y contras del software de seguimiento de órdenes de trabajo

¿Ha visto esos videos de YouTube sobre cómo configurar hojas de cálculo para administrar y rastrear órdenes de trabajo? Tener que preocuparse por los anchos de columna de los gerentes de mantenimiento no siempre fue una gran pérdida de tiempo, pero seguro que lo es ahora.

Al principio de cualquier industria, hay mucho trabajo tedioso pero necesario. Hippo es una empresa de software de cmms, así que tomemos un ejemplo de la informática. Imagínese:años de estudio diligente seguidos de toneladas de tiempo en la pizarra trabajando en algoritmos complejos. Un día, la inspiración golpea como un rayo con "Eureka" estampado en un costado. ¿Qué pasa después? La abrumadora y laboriosa tarea de perforar diminutos agujeros en miles de tarjetas de papel.

En ese momento, esa era la forma de escribir software. Cuando se desarrolló una tecnología más rápida, más fácil y más confiable, todos abandonaron las tarjetas perforadas lo más rápido posible. El tiempo y el esfuerzo que ahorraron podrían invertirse en un trabajo más importante. Lo mismo ocurre con el uso de hojas de cálculo para el seguimiento de las órdenes de trabajo.

Ventajas de la hoja de cálculo, algunas

Las hojas de cálculo fueron un paso adelante en comparación con tratar de rastrear todo con lápiz y papel. Los discos duros ocupan mucho menos espacio que los archivadores. Ingrese algunas fórmulas y el software hará todos los cálculos por usted. Y debido a que las hojas de cálculo son digitales, es fácil hacer y distribuir copias. Con un clic, puede hacer una copia de seguridad y compartirlos. Además de todos los beneficios, los gerentes de mantenimiento usaban hojas de cálculo porque la mayoría de las empresas ya las tenían. Las hojas de cálculo están en todas partes en los negocios, utilizadas por personas de arriba a abajo en el organigrama corporativo; la fácil disponibilidad los convirtió en una opción fácil.

Inconvenientes de las hojas de cálculo, muchos

Hubo beneficios reales. Pero también hay muchos problemas. Para empezar, debe idear un diseño y luego construir todo usted mismo, un proceso que requiere mucho tiempo. Cuando ve los tutoriales en YouTube, la gente sabe lo que está haciendo y no comete ningún error a medida que avanza, y aún lleva mucho tiempo lograr que algo se acerque a ser semi-útil. Para el gerente de mantenimiento promedio, armar un diseño de hoja de cálculo es una tarea lenta y difícil. E incluso si logra elaborar un diseño bueno y fácil de entender con todos los campos correctos agrupados correctamente, seguirá teniendo problemas rápidamente.

Imagine que necesita hacer una orden de trabajo para una bomba rota. Lo primero que debe hacer es sentarse frente a su computadora (si no está cerca de su oficina, en realidad lo primero que debe hacer es caminar hasta allí), abrir la plantilla de orden de trabajo de la hoja de cálculo y comenzar a escribir. Está bien. ¿Captaste el error? Primero, debe hacer una copia de la plantilla y luego comenzar a escribir. No querrás estropear tu plantilla. Entonces, tiene su orden de trabajo bien escrita y ahora necesita asignarla a un técnico. Puede imprimirlo o enviarlo como un archivo adjunto de correo electrónico.

Si lo imprimió, simplemente borró todos los beneficios de usar hojas de cálculo en primer lugar. Ha vuelto a los días propensos a errores de los sistemas de lápiz y papel. ¿Qué hay de enviarlo por correo electrónico como un archivo adjunto? Bueno, esa es una pregunta capciosa porque en realidad no puedes enviarla por correo electrónico como un archivo adjunto. Alguna vez. Solo puede enviar una copia del mismo. Y aquí es donde empiezan tus problemas. Tan pronto como envíe ese correo electrónico, habrá dos copias de su orden de trabajo. Pero solo puedes ver uno de ellos, que es el que está atrapado en tu computadora. La copia del técnico está en algún lugar salvaje.

Órdenes de trabajo de hoja de cálculo:gemelos separados al nacer

Hablando de videos de YouTube, ¿has visto los de gemelos separados al nacer y luego criados por separado? Como adultos, se ven iguales y comparten algunas cualidades, pero en la mayoría de los casos son diferentes. Bueno, lo mismo va a pasar con sus órdenes de trabajo. Comenzarán igual, pero con el tiempo, comenzarán a verse muy diferentes. Cada vez que actualiza su versión, se desincroniza un poco más con la copia del técnico. Y cada vez que le hacen algo a la suya, por ejemplo cerrarla, se desincroniza aún más. Esas órdenes de trabajo comenzaron como gemelos idénticos pero terminaron como primos lejanos.

Hojas de cálculo, propensas a ser generalmente horribles

Ese es solo uno de los problemas con el uso de hojas de cálculo. Hay un montón más. Por ejemplo, las hojas de cálculo son notoriamente imprecisas. Un estudio citado a menudo encontró que el 88% de las hojas de Excel contienen errores. Una gran parte del problema es lo fácil que es ingresar información incorrecta u olvidarse de incluir celdas al configurar las fórmulas. Es tan fácil, de hecho, que un par de investigadores famosos de Harvard hicieron exactamente eso con uno de sus estudios emblemáticos. Si las hojas de cálculo pueden hacer tropezar a los profesores de Harvard, es muy probable que también causen estragos en su departamento de mantenimiento.

CMMS y órdenes de trabajo actuales

¿Por qué la gente aguantó las hojas de cálculo para hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo y gestionar los departamentos de mantenimiento? Tuvieron que. Al igual que cuando los programadores usaban tarjetas perforadas de computadora y mucho, mucho tiempo atrás, cuando los directores financieros usaban ábacos, no había ninguna alternativa. Pero ese ya no es el caso. Ni siquiera cerca.

Un moderno CMMS basado en la nube con todas las funciones le permite generar, priorizar, delegar, aprovechar y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo de forma rápida y sencilla. Debido a que el software de órdenes de trabajo está diseñado específicamente para la gestión de mantenimiento, uno bueno tiene todo lo que necesita ya incorporado. No tiene que preocuparse por las soluciones alternativas o tratar de averiguar qué fórmulas agregar por su cuenta. Y como es una solución basada en la nube, todo está disponible desde cualquier dispositivo conectado a Internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Todos acceden a la misma base de datos, por lo que solo hay una versión actualizada de sus datos. La orden de trabajo que ve es la misma que ve el técnico. No más gemelos separados al nacer.

Genera órdenes de trabajo fácilmente

Cuando alguien envía un ticket, puede revisarlo antes de convertirlo en una orden de trabajo activa. O simplemente puede hacer sus propias órdenes de trabajo según las necesidades actuales. Lo importante es que puedes hacerlo desde cualquier lugar. En lugar de volver corriendo a la oficina para escribir todo en una hoja de cálculo, puede crear y administrar órdenes de trabajo desde su dispositivo móvil.

Un buen software CMMS le permite incluir rápidamente todo lo que un técnico necesita para cerrar de manera eficiente, incluyendo:

• mapas de piso interactivos
• fotografías del activo
• manuales y esquemas de operación y mantenimiento de activos
• historial de reparación y mantenimiento de activos
• instrucciones paso a paso y listas de verificación
• piezas y materiales asociados

Podrán encontrar e identificar el activo rápidamente, saber cómo repararlo, seguir los estándares y las mejores prácticas de su departamento y tener todas las piezas y materiales correctos con ellos desde el principio. No más viajes para matar el tiempo de regreso a la oficina.

Una vez que haya creado la orden de trabajo, puede asignarla fácilmente a través del CMMS. El técnico ve la misma orden de trabajo, no una copia. Esto es crucial para el siguiente paso, el seguimiento de las órdenes de trabajo.

Haga un seguimiento de las órdenes de trabajo desde cualquier lugar

Debido a que usted y el técnico están viendo la misma orden de trabajo, puede realizar un seguimiento de su progreso. Por ejemplo, sabrá si marcaron los pasos personalizables que configuró para la tarea y usaron las piezas y los materiales correctos. Al final, el seguimiento efectivo de las órdenes de trabajo hace que todo sea más transparente y que todos sean más responsables. De un vistazo, sabe lo que se ha hecho y lo que queda por hacer. Sabrás quién hizo qué y cuánto tiempo les tomó.

Genera informes de órdenes de trabajo sin problemas

Un CMMS con todas las funciones hace más que solo organizar y rastrear sus órdenes de trabajo. También utiliza esos datos para crear informes, brindándole una visión general del rendimiento de su departamento. Al realizar un seguimiento de los KPI de las órdenes de trabajo, obtiene información sobre:

• costos laborales
• costos de piezas y materiales
• tasas de cierre de órdenes de trabajo
• depreciación de activos

¿Puede responder estas preguntas sobre su instalación?

• ¿Qué activo ha costado más mantener en funcionamiento durante los últimos seis meses?
• ¿Qué activo está más cerca del final de su vida útil?
• ¿Qué técnico ha cerrado la mayor cantidad de órdenes de trabajo en la última semana?

El seguimiento de las órdenes de trabajo y luego el uso del CMMS para generar informes podría ayudarlo a responderlas todas. Por ejemplo, dado que las piezas y la mano de obra están incluidas en la orden de trabajo, sabrá qué activo le ha costado más en los últimos seis meses. Armado con la información correcta, puede tomar medidas concretas para reducir costos y aumentar el tiempo de actividad.

Siguientes pasos

Aunque tienen un lugar en otros departamentos, los gerentes de mantenimiento deben tratar las hojas de cálculo como reliquias históricas. Solían ser la solución correcta, pero su momento llegó y se fue.

Si aún no tiene un CMMS, ahora es el momento de obtener uno. Los proveedores de soluciones modernas basadas en la nube parchean y actualizan el software, protegen y respaldan la base de datos por usted. Los problemas se han resuelto con la tecnología. Tus datos permanecen seguros y fácilmente accesibles.