Por qué las instituciones religiosas están implementando un software de administración de instalaciones

No todas las iglesias pueden ser la Capilla Sixtina. Pero incluso los lugares de culto más modestos se benefician de un software de administración de instalaciones implementado correctamente.

A diferencia de muchas empresas comerciales, las organizaciones religiosas a menudo tienen que lidiar con una mayor incertidumbre financiera y una fuerza laboral compuesta por voluntarios entusiastas pero transitorios. En cada caso, el software de administración de instalaciones lo ayuda a tomar el camino correcto.

Ahorra dinero

Cuando las personas se sientan a planificar un presupuesto familiar, lo primero que hacen es sumar todo el dinero que ingresa cada mes. Luego dividen esa suma entre sus diversos gastos, y todo lo que queda se destina a los ahorros. Pero la casa de culto promedio a menudo no puede darse el lujo de saber cuánto dinero habrá mes a mes. Siempre hay una cantidad diferente en la caja de donación. A veces, la venta de pasteles es un gran éxito. Otras veces, la participación es menor de lo esperado. Es posible que las familias de la congregación de repente necesiten asistencia financiera. Alternativamente, un miembro puede disfrutar de una ganancia inesperada y decidir hacer una gran donación.

Debido a que su situación financiera puede cambiar rápidamente, los lugares de culto siempre deben ser frugales, ahorrando hoy contra la incertidumbre del mañana. Los lugares de culto ahorran dinero con un sistema de gestión de instalaciones al:

• Aumento de la vida útil de los activos mediante el mantenimiento preventivo
• Reducción de costos con seguimiento de inventario
• Presupuesto por adelantado para reparaciones y reemplazos

Aumentar la vida útil de los activos

Una de las grandes fortalezas de un software de administración de instalaciones con todas las funciones es que le permite programar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (PM). En lugar de esperar a que las cosas se rompan, el modelo de mantenimiento preventivo lo mantiene un paso adelante, lo que le permite encontrar y solucionar pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas grandes y costosos. Es la misma idea detrás de revisar el aceite y rotar las llantas de tu auto.

Un buen ejemplo son los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado de su edificio. Requieren inspecciones periódicas y, en la mayoría de los casos, limpieza estacional. Puede configurar PM que luego le recordarán con alertas de correo electrónico que el trabajo vence. El software también puede enviar MP a proveedores externos.

Reduzca costos con seguimiento de inventario

Reemplazar incluso una pieza pequeña y barata puede volverse costoso cuando tiene que enviarlo de la noche a la mañana. El seguimiento de inventario lo ayuda a evitar este problema asegurándose de tener lo que necesita cuando lo necesita. Cuando configure por primera vez su sistema de administración de instalaciones, realizará una auditoría de su inventario de piezas y materiales y luego cargará esos números en el software. Cada vez que genera una orden de trabajo, puede enumerar lo que planea usar. Cuando se cierra la orden de trabajo, las piezas y los materiales se restan automáticamente de sus totales. Aquí está la mejor parte:puede establecer umbrales para cada uno. Tan pronto como el inventario cae por debajo del punto establecido, recibe una alerta por correo electrónico. En un sistema de gestión de instalaciones con todas las funciones, puede configurar el software para que solicite automáticamente más suministros a los proveedores.

Un software de administración de instalaciones de la iglesia también se asegura de que no tenga más de lo que necesita. Es fácil olvidar que tener demasiado inventario puede ser tan costoso como tener muy poco. Tome las bolsas de vacío, por ejemplo. Nunca querrás que te atrapen sin suficientes bolsas, así que pides tantas como te permita tu presupuesto. Has resuelto un problema pero has creado dos más. Primero, ahora cómo encontrar un lugar para guardar todas esas bolsas. El término técnico para esto es costos de mantenimiento. En segundo lugar, corre el riesgo de que su vieja aspiradora sea reemplazada antes de que haya terminado su suministro. Y recuerda, esas bolsas solo se ajustan a ese modelo. Una vez que hayas reemplazado la vieja máquina con algo más nuevo y agradable, las bolsas se volverán inútiles.

Pero con un sistema automatizado implementado, puede ver cuántas bolsas ha estado usando en promedio (y cuánta vida útil probablemente queda en esa vieja aspiradora), y hacer el pedido en consecuencia. Con un poco de suerte, llenas tu última bolsa justo cuando la aspiradora exhala su último aliento.

Presupuesto por adelantado para reparaciones y reemplazos

En el corazón de un sistema de gestión de instalaciones se encuentran las órdenes de trabajo, que incluyen una descripción del problema y cualquier información adicional necesaria para realizar la reparación o completar el reemplazo. Debido a que el sistema mantiene un registro de todo el trabajo realizado, es mucho más fácil observar cualquier activo y predecir cuándo será necesario reemplazarlo.

Tome el sistema de megafonía. Al observar las órdenes de trabajo para ese activo, puede ver una tendencia clara. Durante los primeros tres años, todo lo que tenía que hacer era reemplazar un poco de cable deshilachado aquí y allá. Pero durante los últimos seis meses, ha tenido problemas con el micrófono y uno de los altavoces se conecta y desconecta durante los servicios. Con el historial de órdenes de trabajo presentado frente a usted, puede predecir que será necesario reemplazarlo pronto y comenzar a ahorrar. En lugar de recibir una factura inesperada que quizás deba cubrir con un préstamo o haciendo recortes en otra parte del presupuesto, estará preparado financieramente.

Organizar voluntarios

La empresa promedio con fines de lucro disfruta de una fuerza laboral estable que les permite establecer y mantener flujos de trabajo consistentes. Las casas de culto, sin embargo, a menudo dependen en gran medida de los voluntarios. Estas organizaciones necesitan procesos simples que brinden mucha orientación a su fuerza laboral transitoria.

El software de gestión de instalaciones ayuda a los lugares de culto a realizar su trabajo mediante la gestión coherente de las órdenes de trabajo y la protección de la memoria institucional.

Gestione las órdenes de trabajo de manera consistente

Cuando un miembro de la congregación nota una bombilla quemada junto a la puerta trasera, ¿hay una manera simple y consistente de avisarle? ¿O se lo mencionarán a la jefa del auxiliar de mujeres, quien promete mencionárselo a su esposo, el jefe del ministerio juvenil, quien rápidamente se olvidará de todo?

El software de administración de instalaciones resuelve este problema al crear un sistema simple y confiable para informar problemas. Usando un portal web abierto accesible a través del sitio web de la organización, los miembros de la congregación pueden enviar un ticket, que es solo una breve descripción del problema y su ubicación. Alternativamente, los tickets pueden ser creados por cualquier miembro del personal que primero se entere del problema. Una vez enviado el ticket, se reenvía automáticamente a quien esté a cargo del mantenimiento. Luego se puede integrar en una orden de trabajo completa, con información adicional, incluidos planos de planta interactivos, listas de verificación y materiales y piezas necesarios. La orden de trabajo está lista para ser asignada, aceptada y, una vez que se completa el trabajo, se cierra.

Salvaguardar la memoria institucional

Con tantos voluntarios yendo y viniendo, es fácil que una organización olvide colectivamente cómo hacer ciertas tareas. Pero debido a que puede agrupar tanta información en órdenes de trabajo, el software de gestión de instalaciones crea un conocimiento colectivo duradero.

Podemos volver a esa bombilla quemada junto a la puerta trasera como ejemplo. Cuando un voluntario mira la orden de trabajo, puede ver los pasos específicos que deberá seguir, todo dispuesto en una lista de verificación. Hay información sobre la ubicación de la bombilla muerta, pero también sobre dónde encontrar los repuestos. Si hay dos escaleras en el edificio y solo la más pequeña cabe en el pasillo trasero, esa información también puede estar en la orden de trabajo.

Siguientes pasos

Implementar un software de gestión de instalaciones puede parecer desalentador al principio, pero tiene beneficios claros. Sus esfuerzos son recompensados ​​y le da más tiempo para concentrarse en las partes de la misión de su organización que más le importan.