6 Señales de que es hora de actualizar su aplicación CMMS.

Los gerentes de mantenimiento no son mejores que sus herramientas, y las herramientas físicas no son más importantes que las virtuales:los sistemas que albergan órdenes de trabajo, tareas y documentos de activos. ¿Cuándo fue la última vez que realizó una evaluación exhaustiva de su software CMMS?

Si no sabe que CMMS significa "software de gestión de mantenimiento computarizado", es una apuesta segura que está utilizando flujos de trabajo en papel o un sistema de hoja de cálculo. Eso en sí mismo es una razón para actualizar. Pero incluso si ya tiene un sistema centralizado, debe evaluar periódicamente su estado y rendimiento, tal como lo haría con sus instalaciones.

A medida que la revolución SaaS y móvil se extendió por la industria de TI, muchos sistemas empresariales, incluido el CMMS, han evolucionado. El mercado sigue en expansión. Se espera que el software de gestión de mantenimiento e instalaciones supere los $ 43 mil millones para 2019, según MarketsandMarkets. Si no ha estudiado recientemente el panorama de los proveedores de software para comparar las nuevas características de la aplicación CMMS y las opciones de precios flexibles, ahora podría ser el momento.

¿Qué tan bien su aplicación CMMS actual satisface sus necesidades? Aquí hay seis señales de que puede ser hora de actualizar la aplicación CMMS.

Falta de visibilidad

¿Cuánto sabe sobre el rendimiento y mantenimiento de sus activos e instalaciones, en un momento dado? Si toma un día completo solo para redactar un informe de estado básico, ¿cómo tomará una decisión rápida cuando el destino de su trabajo, la continuidad del servicio o la seguridad de los trabajadores dependan de ello?

Una aplicación de CMMS moderna y fácil de usar debe proporcionar visibilidad en tiempo real mediante el seguimiento y la generación de informes sobre cualquier cantidad de métricas de instalaciones y equipos, desde códigos de falla de CMMS hasta tiempo de inactividad, finalización de órdenes de trabajo, horas de uso e inventario de piezas. Por supuesto, no todos los usuarios necesitarán estas métricas durante cada procedimiento, pero reunir todos sus datos en un solo sistema brinda un acceso conveniente para los gerentes de las instalaciones y otros tomadores de decisiones. El acceso basado en permisos brinda a los usuarios la capacidad de utilizar funciones específicas mientras bloquea el acceso a funciones que no necesitan. Los permisos se pueden modificar fácilmente para reflejar las necesidades de cada usuario, lo que ayuda a despejar la interfaz y simplificar su tarea inmediata.

Problemas de cumplimiento

En cada industria, existen códigos y regulaciones que rigen la seguridad, el mantenimiento y los niveles de servicio funcional. En un mundo basado en papel, cumplir con estas normas requiere mucho esfuerzo manual y, muy probablemente, un administrador de instalaciones con una mente como una trampa de acero.

El software de administración de mantenimiento computarizado adecuado puede automatizar gran parte de este proceso para aumentar las tasas de cumplimiento y minimizar la mano de obra redundante. Realice un seguimiento del estado de su equipo, vehículos o instalaciones a través de nuestra aplicación CMMS y configure notificaciones para recordarle los vencimientos de la garantía y las inspecciones de rutina. También puede registrar el historial de reparaciones, almacenar todos los documentos de activos y equipos, incluidos los manuales de operación y mantenimiento, hojas de especificaciones, etiquetas de identificación e imágenes de modelos de equipos, y mantener un registro de auditoría limpio para futuras inspecciones o solicitudes.

Cambios en el trabajo que afectan el mantenimiento

Si solo administra algunos equipos o una instalación más pequeña, es posible que no sienta la necesidad de un sistema de software dedicado. Te las arreglas bien con hojas de cálculo y un archivador. Por el momento, eso puede ser cierto. Pero si las circunstancias cambian (vehículos/equipos nuevos, instalaciones mejoradas o nuevos desafíos regulatorios), sus flujos de trabajo actuales podrían volverse insuficientes repentinamente.

Si alguno de estos cambios está en el expediente durante los próximos seis meses, es una buena idea comenzar a buscar soluciones ahora y poner en marcha un sistema. Con la aparición de más proveedores de SaaS que ofrecen aplicaciones CMMS asequibles, incluso las operaciones más pequeñas pueden beneficiarse de la gestión optimizada de órdenes de trabajo y una base de datos de contratistas externos. Las aplicaciones CMMS también son escalables y pueden crecer fácilmente con un negocio para reflejar las necesidades operativas cambiantes. Al investigar las opciones ahora o comenzar con las funciones simples de la aplicación CMMS, estará a la vanguardia cuando llegue el momento de tomar decisiones de implementación a mayor escala.

Para obtener consejos sobre cómo ahorrar tiempo investigando aplicaciones CMMS, descargue nuestra guía CMMS gratuita.

Sus técnicos llevan portapapeles

No hay nada "malo" en usar un portapapeles en sí mismo. Los técnicos y el personal de mantenimiento han trabajado con papel durante décadas antes de la llegada del software comercial moderno. Pero si posee una aplicación CMMS y sus trabajadores todavía duplicando sus esfuerzos con procesos basados ​​en papel y reingreso de datos, puede ser hora de considerar una actualización.

Un sistema de nube híbrido o basado en la nube debería eliminar la necesidad de flujos de trabajo antiguos y redundantes al proporcionar acceso en tiempo real a datos e informes desde cualquier ubicación. Muchos proveedores incluso ofrecen aplicaciones móviles nativas para que los técnicos puedan leer, enviar, modificar y completar órdenes de trabajo desde sus teléfonos inteligentes y tabletas.

Falta de integración

¿Su CMMS actual intercambia datos con otros sistemas comerciales relevantes, como la gestión de inventario, la gestión de propiedades y la contabilidad? Si está utilizando un producto basado en servidor de 10 años de antigüedad cuyo proveedor dejó de publicar actualizaciones, la respuesta probablemente sea no. Este tipo de integración horizontal es importante para asegurarse de que su unidad de mantenimiento apoye al resto del negocio.

Con ese fin, busque una aplicación CMMS que admita la integración nativa con los sistemas que utiliza (plug and play) o proporcione una API (interfaz de programa de aplicación) flexible para la integración personalizada. Si todo lo demás falla, asegúrese de que sus datos de mantenimiento se puedan extraer fácilmente de su base de datos sin una multa por hacerlo.

Proceso de orden de trabajo fallido

Las órdenes de trabajo son el elemento vital de casi cualquier operación de mantenimiento, por lo que administrarlas de manera eficiente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso como unidad de negocios. Si su tasa de reparación por primera vez (FTF) es baja y sus órdenes de trabajo se retrasan con frecuencia, generalmente puede atribuir el problema a flujos de trabajo defectuosos o a una gestión de datos deficiente.

Por ejemplo, su aplicación CMMS actual no ofrece una función de inventario integrada conectada a las órdenes de trabajo, por lo que sus técnicos suelen llegar a la mitad de un trabajo antes de darse cuenta de que no tienen las piezas o los materiales necesarios. A medida que investiga los sistemas, intente encontrar uno que sea compatible con sus flujos de trabajo actuales y pueda aportar mejoras donde sea necesario. También es importante que la función de órdenes de trabajo amplíe el acceso de los usuarios al personal de la empresa y a los clientes, cualquiera que tenga una participación en sus instalaciones y equipos.

Tal vez la verdadera pregunta que debe hacerse no sea ¿Cuándo es el momento de actualizar? pero ¿Qué me detiene? A medida que las aplicaciones de CMMS se vuelven cada vez más asequibles y accesibles, las unidades de mantenimiento de todas las industrias están adoptando nuevos sistemas para mejorar su forma de trabajar y reducir los costos generales. No espere hasta que sea demasiado tarde para encontrar su próxima aplicación CMM. Si te identificas con alguno de los síntomas de esta lista, es momento de comenzar a investigar y comparar productos.