6 mejores prácticas para el seguimiento efectivo de activos de TI

Las empresas gastan millones cada año en mantener a su personal equipado con el equipo técnico necesario para respaldar sus roles organizacionales. Parte de esos costos implica reemplazar tecnología desgastada u obsoleta. Algunos se deben a que las empresas no realizan un seguimiento adecuado de los activos de TI.
Perder el rastro de los equipos de TI significa que su organización podría terminar gastando dinero en equipos o licencias que ya posee. Las cosas se pierden cuando los empleados cambian a roles que requieren diferentes herramientas o abandonan la empresa por completo. También es fácil perder el rastro de los artículos cuando se actualiza el equipo utilizado por un área comercial.

La mejor manera de evitar que la empresa pierda dinero en costos de equipos innecesarios es seguir una TI sólida prácticas de seguimiento de activos. Las empresas se benefician de:

• Reducción de los costes de mantenimiento
• Optimización del uso de licencias
• Ayudándole a elaborar un presupuesto más preciso
• Permitiéndole tomar buenas decisiones de compra de equipos
• Dejándolo preparado para las auditorías

¿No está satisfecho con el proceso actual de seguimiento de activos de TI de su empresa? Piense en una solución adecuada para su organización utilizando estas prácticas recomendadas.

1. Realice una auditoría exhaustiva del inventario
2. Capture toda la información relevante
3. Haga un mapa de los ciclos de vida de los activos
4. Establecer reglas
5. Asegúrese de cumplir con las normas
6. Encuentre la solución automatizada adecuada

1. Realice una auditoría exhaustiva del inventario

La idea de tratar de ubicar todos los activos dentro de su empresa puede ser desalentadora. No solo estamos hablando de computadoras de escritorio. Debe ubicar todos los teléfonos de escritorio, dispositivos móviles, impresoras personales e incluso auriculares proporcionados por la empresa que se utilizan actualmente dentro de su organización.
Reduzca las cosas utilizando programas ya instalados en su software para ubicar activos de red. Los métodos para hacer esto incluyen:

• Encontrar dispositivos Windows haciendo un escaneo de dominio
• Realizar un escaneo de red para impresoras, computadoras Linux, Mac, máquinas virtuales e impresoras
• Hacer exploraciones de agentes en su red doméstica en busca de software registrado y otros elementos
• Identificación de dispositivos móviles registrados

Estos pasos deberían ayudarlo a identificar una gran parte de su inventario. Haga un seguimiento confirmando con los empleados que actualmente están en posesión de activos específicos.

Activos de TI para localizar

• Servidores
• Teclados
• Ratón
• Software y licencias asociadas
• Paquetes de servicios
• Tabletas
• Teléfonos inteligentes
• Teléfonos fijos
• Estaciones de trabajo
• Ordenadores portátiles
• Escáneres
• Enrutadores
• Proyectores
• Tabletas

Termine con un barrido de piso a piso para detectar cualquier activo que pueda estar fuera de línea o que no esté conectado a un software capaz de rastrearlo, lo que también puede ayudar a identificar el hardware de TI en la sombra.

2. Capture toda la información relevante

Una vez que haya localizado cada uno de los activos de su empresa, comience a extraer datos de identificación de cada uno. La información más importante que debe recopilar incluye:

• Una descripción del artículo
• Números de marca y modelo
• Quién es el fabricante
• El costo de compra del artículo
• El departamento donde se encuentra actualmente
• El propietario designado
• La condición del artículo

Tener esta información en su lugar permite a los gerentes y otros ejecutivos evaluar adecuadamente las necesidades de equipos adicionales. Sabrán que ya tienen el equipo interno o si realmente es necesario comprarlo.
Etiquete cada activo con una etiqueta que contenga un código de barras único con toda la información relevante almacenada en su solución de software de seguimiento de activos. Escanear este código debería decirle todo lo que necesita saber sobre el equipo. (Consejo útil:si le preocupa el robo o la manipulación, las etiquetas de seguridad pueden ayudar a disuadir estas actividades).

3. Mapee los ciclos de vida de los activos

¿Qué tipo de rendimiento espera de su activo desde el momento de la compra hasta la jubilación? Exponga esas expectativas en etapas y asigne un estado específico a cada una. Use esas clasificaciones para evaluar dónde se encuentra actualmente su activo en esa metodología.

Ejemplo de mapeo del ciclo de vida

• Solicitud del activo
• Aprobando su compra
• Obtención del activo
• Instalar o implementar el recurso (software, hardware, teléfono nuevo, servidor)
• Uso del activo
• Almacenar o reparar el activo
• Permitir que se retire el activo
• Disposición del activo

El ciclo de vida de los diferentes activos variará. A veces, las estaciones de trabajo pueden usarse durante unos meses para un contratista y luego almacenarse hasta que se vuelvan a necesitar. Ciertos usuarios pueden actualizar a una versión diferente del software, liberando la versión anterior para que la use otro empleado.
Realice un seguimiento cuidadoso de los intercambios de este tipo. No deje que las cosas se caigan por las grietas durante los períodos de cambio o transición.

4. Establecer reglas

Asegúrese de contar con procedimientos claros cuando se trata de verificar, asignar y desmantelar activos. No permita el paso de un departamento a otro sin hacer cumplir algún tipo de estándares sobre:

• Quién está tomando el control de un activo
• Decisiones para devolver un activo a TI
• Cualquiera que informe problemas con el activo
• Cualquier solicitud para dar de baja un activo

Considere establecer un departamento específico responsable de estos procesos. Las empresas más pequeñas aún deben designar roles para el seguimiento de activos de TI para ciertos empleados o áreas.

5. Asegúrese de cumplir

Un aspecto que se pasa por alto en el seguimiento de activos de TI es garantizar que los artículos cumplan con los estándares establecidos. ¿Cuándo fue la última vez que su red recibió una inspección exhaustiva? ¿Ha examinado el software de terceros puesto en uso en busca de agujeros de seguridad? ¿Qué tan seguro está de haber encriptado los dispositivos móviles para evitar transferencias accidentales o intencionadas de datos de la empresa?
Su proceso de seguimiento de activos de TI se puede convertir en una herramienta valiosa para mantener segura a su organización. Inicie inventarios de auditoría periódicos y haga que la catalogación de este tipo de información forme parte de sus procedimientos estándar.

6. Encuentre la solución automatizada adecuada

Iniciar el seguimiento de activos de TI con procesos manuales lo expone a un mayor riesgo de error humano. También es más difícil coordinar el estado del equipo entre diferentes departamentos. El empleo de un proceso automatizado le permite integrar su seguimiento de activos con otros sistemas de la empresa. Etiquetar activos de TI valiosos significa que se pueden escanear fácilmente con lectores de códigos de barras, lo que elimina el error humano y acelera la documentación.
Esto permite que otras áreas recuperen fácilmente datos para sus propios usos, como generar informes o elaborar presupuestos. También facilita la colaboración con otros miembros del equipo responsables de cargar y validar datos de activos.
Mejore la eficiencia de su organización implementando algún tipo de sistema de seguimiento de activos de TI. Ahorrará dinero a su empresa y ayudará a organizar y optimizar la utilización de activos en toda su empresa.