Cómo auditar el inventario del almacén (con lista de verificación)

Para los gerentes de almacenes ocupados, la perspectiva de realizar una auditoría de inventario puede ser una tarea desalentadora que podría inspirarlos a tomar atajos. Aunque es natural que los trabajadores en este puesto importante deseen centrarse únicamente en las operaciones diarias, descuidar los datos duros puede conducir a errores prevenibles que podrían poner en peligro el crecimiento o incluso la supervivencia de la empresa.

Porque queremos que usted y sus empleados salgan de cada auditoría sintiéndose determinados y bien informados , y lo más importante, energizado , hemos compilado una lista de mejores prácticas que está diseñada para ayudarlo a analizar en profundidad su inventario de la manera más holística posible. Descargue nuestra útil lista de verificación de auditoría de inventario de almacén para obtener un resumen interactivo de los pasos esenciales en el proceso de auditoría de inventario. Aquí tienes una vista previa de cómo deberían ser tus pasos:

1. Defina sus objetivos.
2. Realizar recuentos de inventario del almacén.
3. Observe las operaciones del almacén.
4. Entreviste a los empleados clave del almacén.
5. Sintetizar datos de inventario.
6. Evaluar los resultados de la auditoría de inventario.

Defina sus objetivos de auditoría de inventario

Incluso si un gerente de almacén ha realizado innumerables auditorías en su carrera, uno bueno reconocerá que no se deben ejecutar dos exactamente de la misma manera. Esto significa que, antes de realizar la auditoría, el gerente debe estar en contacto con los poderes fácticos para garantizar que desarrollen su auditoría para incluir puntos específicos que la empresa puede estar tratando de mejorar o desarrollar.
Cada auditoría debe incluir los conceptos básicos, como recuentos de inventario y análisis de datos. Pero aparte de lo básico, puede haber algunos casos en los que la empresa se esté preparando para nuevas normas de seguridad, por ejemplo, lo que significa que el auditor debe prestar especial atención a los protocolos de seguridad actuales y cómo se pueden implementar los nuevos de la mejor manera posible.

Realizar recuentos de inventario de almacén

Ya sea que la empresa se base en un período o en un sistema de inventario perpetuo, es importante que realice -comprobaciones incluso de las redes más avanzadas tecnológicamente para garantizar que se contabilicen todos los elementos. Esto se puede hacer como un recuento total o parcial del inventario según la organización del almacén y la precisión de las auditorías anteriores.
En términos de estrategia, es clave que el gerente del almacén tenga en cuenta múltiples factores, especialmente si elige hacer un conteo parcial. Para una auditoría más completa y precisa, deben asegurarse de haber tenido en cuenta cualquier cambio importante en el inventario debido a ventas, calendarios de vacaciones o liquidaciones.
Por ejemplo, los auditores a menudo prueban el inventario de movimiento lento para aplicar la menor de costo o regla de mercado:un procedimiento de contabilidad generalmente aceptado que exige que las empresas registren el costo del inventario como la menor de dos cifras:el costo original real o el valor de mercado actual. Del mismo modo, los auditores normalmente probarán artículos de alto valor y artículos propensos a errores para confirmar que los registros son precisos y que se utilizan métodos de contabilidad consistentes. Todas estas variables deben tenerse en cuenta para que no haya confusión ni posibilidad de discrepancia para cuando llegue la próxima auditoría.

Observar operaciones de almacén

Incluso los gerentes de almacén más atentos pueden perder el contacto con las idas y venidas diarias de su almacén durante los momentos particularmente ocupados. Para enmendar esto, es importante que se realice una observación cuidadosa y paciente de las operaciones del almacén.
Por supuesto, cada observación variará de un negocio a otro, ya que no hay dos exactamente iguales, pero cada una debe incluir una visión completa de la proceso de cumplimiento, si lo hay, y evaluaciones de seguridad para garantizar que todos se mantengan fuera de peligro y se adhieran a todas las medidas reglamentarias.
Al hacer esto, los gerentes de almacén también pueden experimentar un "momento ajá". Al sentarse y ver las operaciones desde una perspectiva externa, verán más fácilmente los puntos débiles, a menudo ocultos, que podrían estar afectando la eficiencia. Por supuesto, este líder también debe tomar notas completas durante este proceso, que utilizará en el último paso del proceso de auditoría.

Entrevista a empleados clave del almacén

Esto puede incluir a todos, desde la mano derecha del gerente del almacén hasta el recolector temporal que trabaja en el piso. Independientemente del puesto, las conversaciones cara a cara y de mente abierta pueden ser el paso más revelador de la auditoría, detrás del análisis de datos duros.
Aquí hay algunas preguntas que deben cubrirse en el proceso de la entrevista:

1. ¿Tiene claras todas las políticas de cumplimiento de seguridad? ¿Se siente constantemente seguro mientras está en el trabajo?
2. ¿Ha notado algún inconveniente en el sistema que cree que podría estar ralentizando el flujo de trabajo?
3. ¿Conoce algún inventario adicional o suministros no utilizados que podrían no haber sido parte del conteo inicial en esta auditoría?
4. ¿Cómo se toman notas de inventario dañado o perdido en el sistema de inventario? Y, ¿siente que tiene suficiente acceso al sistema de inventario para hacer su trabajo de manera eficiente?

Sintetizar datos de inventario

Dependiendo de las habilidades del sistema de inventario establecido, los deberes del gerente de almacén pueden variar en esta etapa, desde simplemente analizar los datos recopilados a través de un sistema automatizado hasta ingresar manualmente todos los conteos en una hoja de cálculo personalizada.
Dicho esto, no hay excusa para apresurarse mientras se sintetizan los datos. El gerente debe asegurarse de que se observen todos los factores, incluidos el robo, la pérdida, las discrepancias en el conteo, los problemas de salud y seguridad y las entrevistas con los empleados. Después de eso, los hallazgos se pueden organizar en el sistema de inventario para que la auditoría se pueda consultar rápida y fácilmente para compararla en el futuro.

Evaluar los resultados de la auditoría de inventario

Ahora que se completó la auditoría física y se ingresaron todos los resultados de los datos, es hora de evaluar los hallazgos. En esta fase final, se debe considerar lo siguiente:

1. Controles de costos que podrían necesitar modificaciones
2. Sugerir mejoras a los procesos establecidos que podrían promover la productividad del almacén
3. Desarrollar propuestas para actualizaciones de software y hardware de almacén
4. Tómese el tiempo para analizar las horas de almacén y realizar posibles cambios en los turnos

Al final del día, las auditorías exitosas ocurren cuando los meticulosos gerentes de almacén hacen su parte para mantener estrictos registros diarios de actividades. Hacer esto hará que la auditoría de inventario sea mucho más efectiva y completa que se puede usar como plantilla en el futuro. ¿Está buscando una lista de pasos procesables en el proceso de auditoría de inventario? Descargue nuestra lista de verificación de auditoría de inventario de almacén interactiva.