¿Qué es un sistema de gestión de inventario? Definición de sistemas de gestión de inventario, beneficios, mejores prácticas y más

• Un sistema para identificar cada artículo del inventario y su información asociada, como etiquetas de código de barras o etiquetas de activos.
• Herramientas de hardware para leer etiquetas de códigos de barras, como lectores de códigos de barras portátiles o teléfonos inteligentes con aplicaciones de lectura de códigos de barras.
• Software de gestión de inventario, que proporciona una base de datos central y un punto de referencia para todo el inventario, junto con la capacidad de analizar datos, generar informes, pronosticar la demanda futura y más.
• Procesos y políticas de etiquetado, documentación e informes. Esto debe incluir una técnica de gestión de inventario como Justo a tiempo, Análisis ABC, Primero en entrar, primero en salir (FIFO), Revisión de existencias u otra metodología comprobada.
• Personas que se capacitaron para seguir estas políticas y procesos.

SearchERP define la gestión de inventario como “la supervisión de activos no capitalizados (inventario) y artículos en stock”. La gestión de inventario es un componente de la gestión de la cadena de suministro que supervisa el flujo de artículos (productos, bienes, etc.) a medida que pasan del fabricante al almacén y luego al punto de venta. “Una función clave de la gestión de inventario es mantener un registro detallado de cada producto nuevo o devuelto a medida que ingresa o sale de un almacén o punto de venta”, explica SearchERP, que señala la importancia de tener un sistema de gestión de inventario claro y establecido para garantizar que el proceso y la documentación sean lo más ágiles y eficientes posible, así como minimizar los errores.
Beneficios de los sistemas de gestión de inventario
Sin un sistema de gestión de inventario, los bienes y productos que fluyen a través de una organización inevitablemente estarán desordenados. Un sistema de gestión de inventario permite a una empresa mantener un registro centralizado de cada activo y artículo bajo el control de la organización, proporcionando una única fuente de verdad para la ubicación de cada artículo, información de proveedores y proveedores, especificaciones y el número total de un artículo en particular actualmente en stock.
Debido a que el inventario a menudo consta de activos móviles, los sistemas de administración de inventario son fundamentales para controlar los niveles de existencias actuales y comprender qué artículos se mueven más rápido y cuáles se mueven más lentamente, lo que a su vez permite a las organizaciones para determinar cuándo es el momento de reordenar con mayor precisión. En general, un sistema completo de gestión de inventario ofrece innumerables beneficios a las empresas, entre ellos:

• Flujo de caja mejorado
• Mejores capacidades de generación de informes y pronósticos
• Reducción de los costes de almacenamiento (overhead)
• Costos de mano de obra reducidos
• Reducción del stock muerto
• Mejor organización
• Transparencia mejorada
• Relaciones mejoradas con proveedores, proveedores y socios

Desafíos de los sistemas de gestión de inventario
Los sistemas de gestión de inventario pueden tener un efecto dramático en la productividad y la eficiencia cuando se implementan correctamente. La mayoría de los desafíos asociados con los sistemas de gestión de inventario surgen de no seguir las mejores prácticas o confiar en métodos obsoletos, como documentación manual y diseños y procesos de almacenamiento inconsistentes. En estos casos, una revisión completa de la gestión del inventario puede ser necesaria para agilizar la gestión del inventario y agregar claridad y coherencia al proceso en toda la empresa.

Un buen sistema de gestión de inventario reduce el error humano al eliminar la documentación manual mediante el uso de etiquetas de código de barras, escáneres de códigos de barras y software de gestión de inventario, lo que reduce errores costosos como:

• Tener demasiado inventario de movimiento lento en stock, ocupando un valioso espacio de almacenamiento y afectando los resultados de la empresa.
• Quedarse sin existencias inesperadamente de un artículo de inventario esencial, lo que puede retrasar la cadena de suministro debido a pedidos atrasados.
• Registros inexactos (números de pieza incorrectos, recuentos de inventario incorrectos) que surgen de errores de documentación manual.
• Horas de trabajo desperdiciadas dedicadas a rastrear artículos que están almacenados en ubicaciones incorrectas. El almacenamiento de inventario que no está optimizado para la eficiencia (debido a diseños deficientes de almacén o sala de almacenamiento) también puede aumentar el tiempo de selección de existencias, lo que también aumenta los costos de mano de obra.

Prácticas recomendadas para sistemas de gestión de inventario
Cleary Inventory explica que un buen sistema de administración de inventario puede ayudar a mejorar la productividad, pero solo si lo configura con algunos elementos esenciales básicos, que incluyen:

• Nombres de ubicaciones
• Etiquetas de ubicación fáciles de leer
• Números únicos de identificación de artículos
• Unidades de medida
• Un conteo inicial
• Una solución de software que supervisa y realiza un seguimiento de la actividad de forma eficaz
• Políticas y procesos claros para toda la empresa
• Personas que saben cómo respaldar estas políticas y procesos

La implementación de un sistema integral de gestión de inventario puede ser compleja. No se trata simplemente de comprar un buen programa de software; un sistema de gestión de inventario debe abordar las personas, los procesos y las tecnologías de principio a fin. Seguir las mejores prácticas para establecer un sistema integral de administración de inventario para toda la empresa es una inversión que se amortizará una y otra vez a través de una mayor eficiencia y un impulso a los resultados finales.