50 mejores prácticas en la gestión de activos de TI
La gestión de activos de TI (ITAM) requiere la construcción cuidadosa de procesos comerciales que permitan la identificación, el seguimiento y la gestión de activos relacionados con TI para una organización. Para mantener la cantidad correcta de control sobre todos los activos, es importante que una empresa considere exactamente cómo implementará las herramientas de ITAM. Con consideraciones regulatorias, de seguridad y de protección que varían según las industrias y los negocios, estas decisiones son cruciales.
Dado que se espera que el mercado global de ITAM se duplique para 2026 y alcance un tamaño de mercado de más de $ 2 mil millones, existe un gran interés en estas tecnologías y sistemas. Un programa de gestión de activos de TI correctamente desarrollado requerirá la participación de toda la fuerza laboral para tener éxito. Mantener registros precisos, implementar etiquetas de activos (como etiquetas de activos de aluminio, etiquetas de activos Metalphoto® rígidas y etiquetas de activos de vinilo destructibles y a prueba de manipulaciones para evitar robos) y seguir los planes de mantenimiento preventivo son solo algunos de los muchos pasos necesarios a lo largo del proceso. camino.
En esta publicación, reunimos 50 mejores prácticas de ITAM que pueden ayudarlo a desarrollar un plan sólido de administración de activos de TI para su operación. Esta lista se centra en las consideraciones de hardware y cómo aprovechar mejor una plataforma de software y una fuerza laboral comprometida para monitorear y rastrear activos críticos. Esperamos que encuentre algunas ideas y conceptos geniales que puedan mejorar su enfoque actual de ITAM y encontrar nuevas formas de minimizar los costos y maximizar la productividad.
- Prácticas recomendadas para el inventario de activos de TI
- Gestión del uso de activos de TI por parte de los empleados
- Prácticas recomendadas para el etiquetado y seguimiento de activos de TI
- Prácticas recomendadas generales de gestión de activos de TI
Mejores prácticas para el inventario de activos de TI
1. Haga un inventario adecuado de sus componentes de TI . “Ahora, divida ese marco en sus componentes de TI individuales y cómo se relacionan con su propósito, estrategia y visión. Cree un inventario de componentes de TI, donde compare lo que quiere que haga TI con lo que ya está haciendo. Cree este inventario como una vista de alto nivel de lo que ofrece TI, similar a lo que vería en un organigrama. Está buscando áreas funcionales que definan su organización de TI”. – Joe Hertvik, Gestión del cambio organizacional (OCM):una plantilla para reorganizar la TI en torno a su visión, BMC; Twitter:@bmcsoftware
2. Elimina activos fantasmas y zombis . “Los activos fantasma son los que faltan o son robados o los activos que se mencionan en sus libros. Pero físicamente no están disponibles. Los activos zombis están físicamente allí pero no se mencionan en los libros. Ocurrieron debido a una práctica de gestión de activos no eficiente y ambos efectos en los impuestos. ¿Por qué el activo fantasma es un problema? Porque estás pagando impuestos por un activo que no estás usando”. – 7 mejores prácticas de gestión de activos para su empresa, AssetInfinity; Twitter:@assetinfinity
3. Inventariar adecuadamente los activos de "Traiga su propio dispositivo" . “El tercer paso es asegurarse de que sus activos móviles también sean rastreados. Inicialmente, es posible que no tenga una política de ITAM Traiga su propio dispositivo, pero siempre puede comenzar pidiendo a los usuarios que registren sus dispositivos personales para el seguimiento de MDM. Estos dispositivos personales están dentro y fuera de la red doméstica y, por lo tanto, requieren técnicas dinámicas de descubrimiento de activos”. – mejores prácticas de gestión de activos de TI, ManageEngine; Twitter:@manageengine
4. Sepa cuándo actualizar activos obsoletos . “No saber qué activos están disponibles para sus empleados puede tener un impacto negativo en su trabajo. Los equipos obsoletos en la red podrían estar causando ralentizaciones en las aplicaciones comerciales críticas o, de lo contrario, influir negativamente en la experiencia del usuario. El seguimiento de los ciclos de vida de los activos y la búsqueda de formas de actualizarlos o reemplazarlos de manera segura puede ayudar a mejorar la productividad”. – Eric Dosal, ¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM) y por qué es importante?, Compuquip; Twitter:@compuquip
5. Utilice un proceso de descubrimiento de activos automatizado . “El uso de una funcionalidad automatizada de detección y administración de activos, junto con una herramienta de monitoreo de aplicaciones y servidores, permitirá a una organización ver los detalles del inventario de la computadora, todo mientras soluciona un problema de falla del servidor o de rendimiento de la aplicación. También se puede evaluar la detección del uso no autorizado y no conforme de hardware o software por parte de un empleado en su estación de trabajo empresarial”. – ¿Qué es la gestión de activos de TI? Mejores prácticas, DataVista; Twitter:@datavista_inc
6. Considere las herramientas de detección automática de activos . “Estos datos se almacenan en un repositorio central, cuya logística no siempre es práctica dado el tamaño de las pilas de tecnología de las organizaciones en la actualidad. Es por eso que el software y las aplicaciones de ITAM de terceros pueden ser beneficiosos para muchas empresas. Estas herramientas detectan automáticamente hardware, software y activos de red, mientras recopilan y almacenan datos para que las empresas puedan tomar decisiones inteligentes y optimizar su ROI”. – ¿Qué es la gestión de activos de TI?, Flujo de trabajo; Twitter:@ServiceNow
7. Use herramientas de inventario físico y automatizado . “Se requieren herramientas tanto de descubrimiento automatizado como de inventario físico, como el escaneo de códigos de barras, para garantizar la gestión continua de los activos a lo largo de las partes operativas y no operativas del ciclo de vida. Sin capacidades de inventario físico, es imposible respaldar ciertos procesos y mejores prácticas de administración de activos de TI, como la recepción y el inventario (físico) continuo”. – Gestión de activos de TI:se trata de procesos, Provance y Gartner. Twitter:@Provance
8. Adoptar prácticas estratégicas de planificación de inventario . “Cuando realiza un seguimiento del inventario que tiene en su infraestructura de TI, se vuelve más fácil planificar el gasto futuro en activos. Sin saber lo que existe actualmente en sus sistemas de usuario final, tanto de hardware como de software, es muy difícil planificar un presupuesto de adquisición. En realidad, puede terminar adquiriendo más activos, y aquellos que no son necesarios. La gestión de activos centralizada y optimizada le permite escanear toda su red y enumerar qué hardware y software está utilizando su sistema”. – Vinod Mohan, Beneficios y mejores prácticas de gestión de activos de TI, Solarwinds; Twitter:@solarwinds
9. No se olvide de la disposición de activos de TI . “La disposición de activos de TI (ITAD) es un negocio construido en torno a la disposición segura y ecológicamente responsable de productos de TI obsoletos, obsoletos o no deseados. A menudo ignorado incluso por organizaciones con departamentos de TI robustos, ITAD puede ser uno de los impulsores de valor más fuertes asociados con la gestión de activos de TI, ya que permite a las organizaciones recuperar costos significativos al deshacerse de equipos de TI que ya no se necesitan. Las organizaciones pueden aprovechar su sistema de gestión de activos de TI para mantener registros de uso de varios equipos de TI, determinando cuándo es necesario reemplazar el equipo”. – Mike Bollman, Gestión de activos de TI 101, Cherwell; Twitter:@Cherwell
10. Mantener un inventario centralizado . “Evaluar su departamento de TI es el primer paso hacia un proceso sólido de ITAM. Analice y registre sus activos para crear un inventario organizado. Considere todos los aspectos de TI, incluidos los centros de datos, las computadoras, los activos en la nube y las redes para crear una comprensión general de sus recursos disponibles. Con el software de administración de activos de TI, puede rastrear fácilmente su inventario actual y agregar nuevos productos o información a medida que se adquieren”. – 5 beneficios de la gestión de activos de TI y mejores prácticas para su negocio, tecnología Nearshore; Twitter:@nearshore_tech
11. Integre el cumplimiento y la gobernanza con ITAM . “En el pasado, los administradores de activos de TI eran vistos más como administradores de control de inventario, pero ese antiguo enfoque se ha transformado drásticamente a lo largo de los años para ahora abarcar obligaciones contractuales que incluyen cumplimiento y gobierno, obligaciones financieras como el retorno de la inversión (ROI) y el costo total. de propiedad (TCO) y los procesos de inventario, incluidos los controles, las prácticas contables, la seguridad de las marcas y los problemas de propiedad intelectual”. – Todd R. Weiss, Mejores prácticas para la gestión de activos de TI durante una pandemia, Gestión de activos de ciberseguridad; Twitter:@AxoniusInc
12. Cree un proceso formal de retiro de activos . “Dependiendo de su país, hay una serie de formas legales y rentables de deshacerse del hardware antiguo. Hay organizaciones que comprarán el hardware antiguo de la organización y luego lo venderán como "renovado". También hay empresas de reciclaje, organizaciones benéficas y escuelas a las que la organización puede donar su hardware antiguo. Es importante recordar que debe borrar todos los datos del hardware antes de deshacerse del activo. Esto debe ser parte del proceso de jubilación”. – David Foxen, La importancia de una gestión de activos de hardware (HAM) eficaz, The ITAM Review; Twitter:@itamreview
Gestión del uso de activos de TI por parte de los empleados
13. Evite las prácticas de TI en la sombra entre el personal . “Cada vez más, las aplicaciones, las licencias y otros activos de TI se compran, administran y utilizan en “las sombras”, sin el conocimiento del equipo central de TI. El software que facilita la colaboración puede mantener a la TI al tanto, permitiendo que otros equipos sean más productivos y evitando riesgos y costos innecesarios”. – ¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?, Atlassian; Twitter:@atlassian
14. Optimizar el uso de recursos individuales . “La gestión de activos de hardware se centra en aprovechar al máximo los activos de una organización mediante el uso de activos inactivos o infrautilizados. Utilice el software para realizar un seguimiento preciso de su inventario para no gastar de más. Por el contrario, obtenga alertas oportunas cuando el inventario alcance un umbral de pedido bajo. La creación de estándares mediante el uso de dicha información permite a las empresas comprar solo lo que es necesario y evitar dejar de lado los activos de hardware”. – 6 maneras en que el software de gestión de activos de hardware beneficia a su empresa, AssetSonar; Twitter:@assetsonar
15. Establezca políticas de gobierno claras . “Queremos creer que contamos con procesos sólidos, pero nuestra estructura organizativa de TI no permite que ningún grupo dentro de TI establezca un proceso sólido. Tener un enfoque sólido en la buena gobernanza solucionaría estos problemas. Los altos directivos deben reconocer que los procesos fallan sin gobernanza. Establecer objetivos específicos para el programa que incluyan la definición y gestión del alcance. Los cambios en el liderazgo y el negocio afectarán el alcance y la prioridad. Tenemos que revisar los objetivos, las políticas y los procesos cuando cambian las prioridades comerciales”. – Patricia Adams, mejores prácticas de administración de activos de TI para ayudarlo a dormir por la noche, Ivanti; Twitter:@GoIvanti
16. Administrar la experiencia del usuario final . “A menudo, los activos pueden actualizarse simplemente porque los usuarios solicitan reemplazos, ya que nadie realiza un seguimiento de cuánto tiempo han estado en uso. Alternativamente, los activos se usan hasta que se rompen o aumenta la frustración del usuario debido a los tiempos de rendimiento de la aplicación y el almacenamiento limitado en los modelos más antiguos. Tener un sistema automatizado implementado, con fechas de actualización establecidas y uno que capture los tickets y solicitudes de servicios de TI, señalará los problemas de rendimiento y brindará una experiencia de usuario más productiva”. – Ian Aitchison, ¿Cuáles son algunas estrategias eficaces de gestión de activos de TI?, MobiChord; Twitter:@MobiChord
17. Fomentar la colaboración entre los empleados . “Empodere a sus empleados. Los activos compartidos se pueden utilizar de manera más efectiva a través de comentarios e ideas colaborativos. Además, los empleados pueden proporcionar información útil sobre temas relacionados con la gestión de activos. Esto incluye referencias a la seguridad del producto, el desarrollo de habilidades y otros materiales de la base de conocimientos que los empleados pueden actualizar y consultar”. – Beneficios de la gestión de activos de TI:una buena idea para las empresas, EZOfficeInventory; Twitter:@OfficeInventory
18. Empoderar a los empleados para que utilicen la información de ITAM . “Frente a un volumen abrumador de decisiones críticas que deben tomarse casi de inmediato, los líderes sienten la necesidad de limitar la autoridad y reforzar los controles. Sin embargo, capacitar a los equipos correctos y aprovechar la información contenida en su sistema de gestión de activos de TI es un mejor enfoque. Nuestro mundo todavía está cambiando a un ritmo increíblemente rápido, por lo que usted y sus planes deben ser flexibles y sus decisiones deben basarse en información oportuna y precisa”. – Posicione a su empresa para la resiliencia global, SunView; Twitter:@sunviewsoftware
19. Considere los impactos del trabajo remoto . “En el futuro, todo se medirá de manera diferente porque los empleados están en casa. Su nivel de satisfacción con su departamento de TI será lo fácil que les resulte recibir el hardware y los activos que necesitan. Las empresas necesitan repensar las operaciones y el valor que buscan obtener de sus sistemas digitales y de TI”. – Gestión de activos de hardware en el entorno de trabajo desde casa, AMI; Twitter:@AMITracks
20. Mantenga a los empleados informados de las actualizaciones . “Un proceso eficiente de gestión de activos también garantiza que pueda cumplir con las reglamentaciones relacionadas con los equipos, así como responder a cualquier requisito de auditoría. Además, al alertar a su equipo sobre las próximas necesidades (como actualizaciones de software, mantenimiento de rutina periódico o dispositivos que llegan al final de su vida útil), puede recomendar acciones de manera proactiva para los tomadores de decisiones, lo que aumenta la eficiencia de su empresa”. – Cómo demostrar el valor de la gestión de activos de TI, SolarWinds; Twitter:@SolarWinds
21. Tenga en cuenta las necesidades normativas y de seguridad . “La mayoría de los empleados que trabajan en una oficina tienen computadoras de escritorio proporcionadas por la empresa, y las empresas cuentan cada vez más con TI móvil, como teléfonos inteligentes y tabletas. Una solución de gestión de activos de TI ayuda a evitar robos y transferencias no deseadas, agiliza la coordinación del mantenimiento y permite reemplazos rápidos cuando fallan los activos. Ciertas empresas e incluso empresas de TI que brindan servicios de terceros a industrias altamente reguladas pueden necesitar una solución de seguimiento de activos de TI que cumpla con los estándares mínimos”. – Seguimiento de activos:sistemas y soluciones personalizados para monitorear y rastrear activos en una variedad de industrias, Camcode; Twitter:@camcode
22. Recopile comentarios continuos . “Su proceso de ITAM no es estático. Busque mejorar y refinar continuamente su proceso. Mantenga una comunicación abierta con su equipo de ITAM designado. Solicite sus comentarios sobre cómo van las cosas y qué necesitan de usted para operar de manera más efectiva. Solicite comentarios de los empleados fuera del equipo de ITAM y pregúnteles cómo perciben que está funcionando el programa”. – Administración exitosa de activos de TI:5 mejores prácticas, Tech Dump; Twitter:@TechDumpMN
Prácticas recomendadas para el etiquetado y seguimiento de activos de TI
23. Mantenga información importante para cada activo . “La información almacenada contra cada activo de hardware debe garantizar al menos que el activo pueda identificarse de forma única. Para optimizar los activos de hardware, los administradores de TI necesitan mantener información adicional con respecto a la garantía, los contratos de soporte, el mantenimiento y otras variables. La gestión de activos de hardware también debe incluir datos para admitir SAM”. – Cómo gestionar eficazmente su inventario de TI, Comparesoft; Twitter:@comparesoft
24. Realice un seguimiento de todo el ciclo de vida de los activos de TI . “Uno de los procesos principales de la gestión de activos de TI es el seguimiento del ciclo de vida completo de sus activos. Esto incluye las solicitudes de los empleados para un nuevo activo, la aprobación de la gerencia, la adquisición, el aprovisionamiento, el reciclaje y el retiro. Una estrategia de ITAM ayuda a establecer los procedimientos adecuados para que estos procesos se desarrollen sin contratiempos. La gestión de cada parte del ciclo de vida de los activos ayuda a TI a proporcionar a los empleados un servicio de calidad y los mantiene informados para tomar las decisiones correctas”. – ¿Qué son los procesos de gestión de activos de TI?, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud
25. Comprenda el costo real de cada activo . “Todo activo tiene un costo, y el dinero es el idioma de los negocios. Integre ITAM con la gestión financiera de TI para ganar más respeto del resto de su negocio. Podrá comunicar los costos de forma regular a través de facturas de devolución o contracargo y utilizar la gestión financiera para administrar la demanda e impulsar una cultura consciente de los costos”. – Brian Hollandsworth, 10 consejos sobre cómo ganar el desafío de gestión de activos de TI, Network World; Twitter:@networkworld
26. Estandarice su definición de activos de TI . “El software y los equipos de TI no estándar pueden costar mucho dinero a una organización. Hace que el personal de TI sea menos productivo porque carece de experiencia en la gestión de activos no estándar, por lo que cada problema da como resultado un proceso de aprendizaje. La aplicación de estándares a los activos de TI no solo hace que el personal de TI sea más productivo, sino que los usuarios también son más productivos al interactuar con sistemas y datos con los que están familiarizados”. – ¿Qué es la gestión de activos de TI?, Freshworks; Twitter:@freshserviceapp
27. Tenga en cuenta y minimice el hardware perdido . “Otros costos incluyeron detección, análisis forense, pérdida de productividad, pérdida de propiedad intelectual, violación de datos y gastos legales, de consultoría y regulatorios. Casi la mitad (46 por ciento) de las computadoras portátiles perdidas contenían datos confidenciales. Es probable que la cantidad de computadoras portátiles que faltan y los costos asociados sean más altos hoy que hace una década. El problema se ve agravado por un número récord de empleados que trabajan desde casa utilizando una variedad cada vez mayor de dispositivos”. – El papel fundamental de la gestión de activos de TI en un mundo de trabajo desde casa, Technologent; Twitter:@technologent
28. Comience con un subconjunto de recursos . “Comenzar con un subconjunto más pequeño le brinda la oportunidad de seleccionar los activos con el mayor impacto, ej. estaciones de trabajo Pero al enfocarse en las estaciones de trabajo, puede poner en acción esos procesos en el paso uno y ver cómo funcionan. Puede desarrollar una mejor relación de trabajo con el equipo de soporte y la mesa de servicio en torno a las situaciones de "Qué hacer si". Una vez que se resuelven todos los problemas, puede comenzar a administrar el siguiente subconjunto de activos en su lista. El próximo lote será más fluido y podrá acelerar la gestión de esos activos más rápido”. – Yvette Mathews, Consejos para una gestión eficaz de activos de TI, ITS; Twitter:@ITS_Partners
29. Utilice códigos de barras para mejorar la asignación de activos . “Junto con el sistema de registro de entrada/salida, un escáner de código de barras tiene la capacidad de sugerir automáticamente la ubicación del activo en función del rol, puesto o departamento del nuevo usuario. Por ejemplo, Demi de Recursos Humanos necesita tomar prestada una computadora portátil durante tres días. En función de su departamento, el flujo de trabajo de salida sugiere la ubicación de activos Sala 305, que es la ubicación de Recursos Humanos. Como resultado, siempre sabes quién tiene qué y dónde está. Hacer un seguimiento de la ubicación de los activos garantiza que las organizaciones mantengan el control sobre su programa de préstamos”. – Aumente la eficiencia de la gestión de activos de TI con lectores de códigos de barras, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud
30. Seleccione métricas importantes para realizar un seguimiento . “Además de la información general, como proveedores, datos de configuración de red, ubicaciones, información de usuario, licencias, información de compra y eliminación e información financiera, se deben identificar las métricas clave vinculadas a sus objetivos para generar informes. Por ejemplo, si el objetivo es mejorar las decisiones de compra, realice un seguimiento de métricas como la tasa de depreciación de los activos, el costo promedio de mantenimiento y el promedio de multas pagadas por incumplimiento de arrendamiento”. – Farida Ali, 7 MEJORES PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN DE ACTIVOS DE TI (ITAM), Dinámico; Twitter:@DynamicFutureIT
31. Decida si los activos de TI deben administrarse o no administrarse . “De acuerdo con los riesgos que están asociados a ellos, los activos de TI deben clasificarse como administrados o no administrados. La primera categoría debe incluir computadoras portátiles, de escritorio, dispositivos móviles, servidores. Estos deben registrarse diariamente. La categoría no administrada debe incluir activos de TI que no contengan datos confidenciales:concentradores, monitores, impresoras”. – Elena Georgescu, Mejores prácticas de gestión de activos de TI:una descripción general, Heimdal Security; Twitter:@HeimdalSecurity
32. Comprenda la condición de cada activo. “Tenga en cuenta la condición de los activos mediante el seguimiento de las métricas más importantes. Estas métricas no solo rastrearán información básica; harán un seguimiento de los datos clave vinculados a los objetivos comerciales. Si tiene una buena comprensión de la condición de los activos, estará más preparado para las auditorías y cualquier otro desafío inesperado que pueda surgir durante el ciclo de vida de los activos. Esto conduce a una mejora en el servicio a los usuarios finales, el cumplimiento y el gasto en la compra y gestión de activos”. – Guía de mejores prácticas de gestión de activos de TI (ITAM), Crossfuse; Twitter:@crossfuze
33. Use códigos de barras y RFID para el etiquetado de activos . “Si bien el número de serie es un punto de datos clave para todos los activos, no debe usarse como el punto de datos estándar para fines de seguimiento e informes de forma aislada. El código de barras es la ruta preferida. This allows for a consistent, key identifier for all assets in a standard format. Bar coding also allows for a more controlled inventory. Tags can be tracked and assets visually confirmed as well as being captured within the inventory. RFID asset tags are becoming more standard in the datacentre and server environment, and also with other assets that organizations don’t want to leave the premises. Overall, having an RFID and Barcoded asset tagging solution will bring greater management and security to hardware assets.” – David Foxen, Quick guide to Hardware Asset Tagging, The ITAM Review; Twitter:@itamreview
34. Use structured documentation . “There’s more to IT asset management than just writing stuff down. That sort of flat documentation doesn’t really add a ton of value. Structured documentation does, because it enables you to link things together in meaningful ways. So you know which user has which hardware, which software and which passwords. Flat documentation can tell you that your client has ten computers. Structured documentation tells you which user has which computer, what that computer is connected to, and what they use it for. Being able to flow seamlessly through different asset types allows you to get actual value from the documentation you’re using.” – IT Asset Management Best Practices, IT Glue; Twitter:@itglue
35. Identify underused IT assets . “Underused IT assets lead to wasted time and money, preventing the most efficient flow of work and critical processes. And with all the complex multi-cloud environments, cybersecurity threats and compliance requirements to address, organizations are realizing that ITAM is now a business necessity. To reap the many benefits of ITAM, organizations should carefully vet Asset Management offerings to ensure that they contain the key elements for successful IT asset management.” – Dr. Akhil Sahai, How better asset management can take your business to the next level, ITProPortal; Twitter:@ITProPortal
General IT Asset Management Best Practices
36. Streamline hardware and software. “When managing your assets, you’ll need to have both the correct hardware and software, and you’ll need to ensure the two are well-integrated. They should work well in tandem without any compatibility issues. Your hardware is just as important as the software component within your asset management system.” – 5 Asset Management Best Practices, Wasp; Twitter:@waspbarcode
37. Plan ahead for maintenance needs . “While it’s nice to think that technology will just work the way it should all the time, that’s not practical or realistic. You should plan for maintenance—both regularly scheduled maintenance and unexpected maintenance. That could mean having one or two laptops on hand as ready-to-go replacements, or it might be as simple as having a plan for what employees should do if their tech equipment keeps them from routine tasks for a while.” – The quick guide to hardware asset management, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsult
38. Protect your assets from theft . “The theft of fixed assets is a multifaceted security challenge that different types of organizations have to confront day to day. From medical devices in hospitals and computers in schools or business premises to bulldozers on construction sites and inventories in warehouses—there is the need to implement technical, physical, and logical antitheft measures to prevent the loss of expensive and business-critical tools.” – 7 Ways to Protect Fixed Assets Against Theft, GoCodes; Twitter:@gokodes
39. Conduct audits to avoid compliance penalties . “More than likely, companies that face penalty fees don’t intend to operate their IT assets outside of compliance, but the consequences are the same regardless of intent. To ensure compliance and avoid costly vendor penalties, IT Asset Managers should conduct regular internal audits to get out front of compliance risks. – Lauren Suggett, The Role of Compliance in IT Asset Management, Nitro Software
40. Review ISO standards for IT asset management . “The International Standards Organization (ISO) maintains the officially recognized standards for IT asset management. Before addressing your IT assets, examine the ISO standards, and consider the processes and IT software tools to put into place. This upfront planning is worth the effort. A successful IT asset management implementation helps you make the most of your organization’s technology adoption and growth.” – Robert Izquierdo, A Beginner’s Guide to IT Asset Management, The Blueprint
41. Consider using a configuration management database (CMBD) . “Do you have a CMDB? It’s not necessary for all organizations, but it can be a useful way to:
- Manage configuration items (Cis), including IT assets
- Understand how CIs and assets are interconnected and what services they support.
- Normalize data from multiple sources.
Be thoughtful about what data you choose to feed the CMDB. While it can be an important single source of truth, it doesn’t need to contain every piece of data you have. Only include what adds value.” – Kirstie Magowan, 7 Tips for Efficient IT Hardware Inventory Management, BMC; Twitter:@bmcsoftware
42. Govern the entire IT asset management process . “You constantly face mounting pressure to forecast and budget IT resources, cut costs, and improve departmental efficiency. To be successful, you need to control the entire asset management process, budget and risks against the desired performance of the assets. Your best shot at being efficient is to centralize this activity using a cross-functional team.” – Norm Brien, IT asset management:How to be efficient, CIO; Twitter:@CIOonline
43. Keep assets up-to-date . “The best security measure against cyberattacks is to ensure your IT hardware and software is up-to-date with the latest firewall and other cybersecurity measures. It starts with IT asset management! Regular monitoring of IT assets would keep you informed of the lifecycle of your hardware and software so that you can update them as needed.” – Haziqa Ishtiaq, How important Is IT Asset Management for an Organization?, GoodFirms; Twitter:@GoodFirms
44. Avoid unnecessary IT expenses . “After an audit, either internal or external, some stakeholders are dismayed to find a striking gap between what they thought they had at their disposal and what their assets and inventory actually are. The ability to run accurate economic, sales, and marketing models is invaluable. It makes negotiations with third parties and clients easier and more profitable. In addition, when accurate numbers are in place, decision makers can relocate, sell, update or reorganize IT assets. Any one of these options will make a tremendous difference in a company’s budget.” – IT Asset Management:Benefits and How to Get Started, Go Codes; Twitter:@gokodes
45. Consolidate IT assets . “When planning for your future technology needs, it’s important to consider cleaning up and streamlining your existing IT infrastructure. IT consolidation is a process by which redundant systems are merged together and simplified. By merging systems together, you can reduce your IT costs, streamline your support tasks and increase the overall productivity of your business.” – Planning for future technology and IT needs, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsulting
46. Adopt an asset management mindset . “Asset management practices define the actions to be taken to protect and preserve technology assets – from physical locks on equipment to inventory tags. In conjunction, policy provides the “asset management mindset”. This mindset acknowledges that”technology assets are important to us and we take them seriously enough to put up with protective controls”. To realize all of the intended benefits, this mindset must be integrated into daily operations and the corporate culture — and this is achieved through adopted policy.” – Protecting Business Interests With Policies for IT Asset Management, IT Toolkit; Twitter:@ittoolkitcom
47. Apply ITAM learning to the budgeting process . “IT hardware asset management entails the tracking of physical components of computers and networks in order to create an inventory of all hardware assets in the IT department. This inventory helps you track the lifecycle of hardware including how long you’ve had components, expiration of components, etc. With this information, you can make better budgetary decisions for the future based on what you think you will need.” – What Are The Best Practices for ITAM?, Insource; Twitter:@InsourceInc
48. Carefully manage ITAM investments as a small business . “Every penny counts for small businesses, and it’s easy for many to fall into the trap where a hesitancy to invest in IT asset management costs them much more in the long-run. Getting started typically involves conducting an internal audit to identify all IT assets the organization currently owns. This can be a daunting and time-consuming job, even with tools available that can help. For that reason, outsourcing IT asset management and other IT responsibilities to a managed services provider can often be a more cost-effective and efficient solution.” – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter:@NinjaRMM
49. Don’t confuse ITAM and configuration management . “In most cases, configuration information is simply not suitable or not reliable enough for IT asset management purposes. For example, Configuration Manager determines the primary user of a computer, however, this can be determined based on how the administrator has configured the setting—either most recent, frequent or primary. Similarly, using an IP address to determine a computer’s physical whereabouts isn’t always precise or accurate; few IT organizations optimize IP address subnet allocation to readily map to locations as they’re defined for IT asset management.” – Brian Field, Don’t Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter:@provance
50. Form a dedicated IT asset management team . “Select a small but knowledgeable group of IT professionals and task them to identify the organization’s needs. This core group should define the goals of the program, determine what information the ITAM process should provide, who needs the output, research available ITAM tools and establish a budget. They will need to work with other parts of the organization and have the authority to make decisions regarding the ITAM practice. Once the plan is approved, the ITAM team would be responsible for full implementation.” – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter:@x_assets
