Cómo garantizar la preparación para emergencias en el almacén

La pandemia interrumpió los negocios en todas las industrias, provocando una serie de reglas, procedimientos y requisitos de emergencia que se reevaluaron e implementaron. Para muchos líderes empresariales, fue una llamada de atención al revelar la calidad y el nivel de su preparación para emergencias. Un año después, los almacenes en particular todavía enfrentan escasez de mano de obra, precauciones de seguridad y otras interrupciones asociadas con un desastre que pueden arruinar las operaciones normales del almacén.

Todo esto está sucediendo simultáneamente, en un momento en que la gestión ininterrumpida del almacén es esencial para mantener funcionales las cadenas de suministro, garantizar la viabilidad comercial y servir a las comunidades. Si bien todavía no estamos fuera de peligro, las cosas se ven más positivas. Y con la vida comenzando a volver a alguna versión de la normalidad, los equipos de administración del almacén pueden tomar algunos pasos simples para reevaluar e implementar un nuevo protocolo de preparación para emergencias para evitar contratiempos futuros.

Para los almacenes y centros de distribución de todo el país, la seguridad es la máxima prioridad, quizás incluso más que la mayoría de los otros lugares de trabajo. Debido a la naturaleza del trabajo, es una práctica estándar que se establezcan reglas y regulaciones para prevenir accidentes de maquinaria o vehículos, y para educar a los trabajadores sobre la mejor manera de prevenir lesiones. Sin embargo, ninguna instalación es verdaderamente segura, a menos que exista un plan completo de evacuación de emergencia.

¿Qué es un desastre?

A nadie le gusta pensar en los peores escenarios posibles, pero como hemos visto el año pasado, es fundamental para su sustento y la salud y seguridad de sus empleados. Al sentarse a hacer la planificación de preparación para emergencias, es importante identificar primero qué podría ser un desastre. Esto dependerá del tipo de negocio en el que trabaje y de la ubicación de su almacén. OSHA sugiere hacer una lluvia de ideas sobre situaciones de emergencia.

Los desastres son intrínsecamente inesperados, por lo que es importante ser creativo y prever no solo emergencias comunes como incendios en depósitos, sino también fuentes de desastre menos obvias. Involucrar a todo el personal puede marcar la diferencia entre un susto y una crisis. Si no identifica lo que podría suceder, no estará listo cuando suceda.

¿Está cerca de una ruta donde se transportan materiales peligrosos? ¿Qué pasaría si hubiera un derrame tóxico? ¿Estás en una zona donde ocurren huracanes? Inundaciones ¿Terremotos?

¿Está preparado para posibles accidentes relacionados con el almacén? ¿Qué haría si hubiera un incendio eléctrico o una explosión accidental? Desafortunadamente, vivimos en un mundo en el que debes considerar la posibilidad de que alguien entre en tu espacio de trabajo amenazando con violencia.

Independientemente de cuán grande o pequeña sea su empresa, es importante abordar los "Qué pasaría si". Como dice la Cruz Roja:"Desarrollar un plan de preparación para emergencias es una de las decisiones estratégicas más importantes que tomará como propietario de una pequeña empresa".

Prepare a su personal

Cualquier lugar de trabajo debe tener planes de emergencia adaptados a diferentes posibles desastres. Algunas situaciones pueden requerir una reunión de seguridad dentro de la instalación, como un tornado, mientras que un incendio en un almacén requeriría una evacuación a una zona segura afuera.

Cuando se trata de desastres, no hay posibilidad de una respuesta adecuada si usted y su personal no están bien capacitados. Además, el personal mal preparado corre el riesgo de empeorar el desastre. Pueden crear daños innecesarios a la propiedad y la comunidad circundante también podría sufrir esta falta de preparación. Por lo tanto, es fundamental que al planificar la seguridad en el almacén, incluya la preparación para emergencias.

Siempre debe haber una clara cadena de mando de emergencia establecida antes de que ocurra cualquier problema. Cada departamento debe tener un líder designado y un respaldo que será responsable de reunir a los empleados en el lugar apropiado. El lugar de la reunión debe conocerse y acordarse con anticipación, y cada jefe de sección debe realizar un recuento del personal cuando el grupo llega al lugar predeterminado.

Cada empleado debe ser capacitado y probado sobre los planes de emergencia para evacuar el edificio. Los gerentes de almacén deben mantener visibles copias múltiples de estos planes en toda la instalación, y se debe recordar al personal con frecuencia adónde deben ir y qué deben hacer. Nunca se debe permitir que los trabajadores regresen a un edificio evacuado o que salgan de una zona segura designada hasta que el personal de emergencia los haya autorizado para hacerlo. Los administradores deben tener un plan claro para comunicarse con esos funcionarios a la primera señal de una amenaza o desastre.

Y lo que es más importante, la preparación para emergencias no es un plan de tipo `` configúrelo y olvídelo ''. Asegúrese de revisar los procedimientos, especialmente si trabaja en un almacén con una alta rotación de empleados o personal estacional. Es importante revisar, reevaluar y asegurarse de que todos sepan qué hacer y dónde estar en diferentes situaciones de emergencia.

Su entorno de trabajo siempre está cambiando. Las diferentes épocas del año presentarán diversos tipos de posibles emergencias. Evalúe con frecuencia su plan de emergencia y realice los cambios necesarios. Varios trabajadores deberían formar parte de un grupo de trabajo centrado en la preparación para emergencias. Las posibilidades de lo que puede salir mal son infinitas. Para mantener a todo su personal preparado para emergencias, incluya la concientización sobre emergencias en rotación regular en sus momentos de seguridad. Puede ser algo tan simple como pedirle a cada empleado que identifique dónde está su extintor de incendios más cercano. Esto ayuda a mantener al personal atento a las emergencias.

Para hacer un esfuerzo adicional, realice simulacros de emergencia con regularidad, y todos deberían tratar estos simulacros como si fueran reales. Y, como en el caso real, es importante que sorprenda periódicamente a su personal con estos ejercicios. Cuanto más realistas sean, mejor. Donde no pueda simular circunstancias, como el humo y el calor de un fuego, recuerde a la gente cómo se vería la escena. En un incendio, por ejemplo, la visibilidad puede ser escasa y puede resultar difícil respirar. Incluya algunas circunstancias inesperadas en sus simulacros y haga que su equipo descubra cómo manejarlas.

Los simulacros también son un buen momento para probar sistemas de alerta como alarmas y sistemas de megafonía. Los trabajadores necesitan saber cómo suena su sistema de alerta. También es importante que todos los empleados conozcan todo el edificio. Camine periódicamente por el espacio con su fuerza laboral y señale las características de seguridad en todas partes. ¿Dónde están las salidas de emergencia? ¿Los extintores? ¿Los kits de desfibrilador externo automático (DEA)?

Prepare el almacén

Eso nos lleva al punto importante de asegurarnos de que el espacio físico del almacén también esté preparado. Llevar a los empleados a un lugar seguro durante una emergencia es la máxima prioridad, pero hay otras consideraciones a tener en cuenta para el negocio. Los documentos e información importantes deben guardarse en una caja con cerradura a prueba de fuego u otro contenedor seguro que pueda resistir cualquier tipo de desastre, desde inundaciones hasta terremotos. La Administración de Salud y Seguridad Ocupacional establece que todos los trabajadores deben completar una hoja de contacto de emergencia que debe mantenerse en un archivo digital y se puede acceder desde cualquier lugar en caso de que alguien permanezca desaparecido después de una evacuación.

Si las operaciones del almacén deben cerrarse manualmente durante una evacuación, es importante saber con anticipación quién del personal realizará las tareas necesarias. Es más difícil tomar estas decisiones en este momento, por lo que es fundamental que los procedimientos se establezcan con anticipación. La mayoría de las conversaciones sobre seguridad en el almacén se centran en problemas comunes de seguridad en el lugar de trabajo, como prevenir tropiezos y caídas o usar las herramientas correctamente. Pero, ¿y si ocurre un desastre?

Hay varias precauciones que todos los lugares de trabajo deben implementar:

• Un plan de evacuación,
• Una lista de contactos de emergencia,
• Un procedimiento para informar a los empleados de una emergencia,
• Un botiquín de primeros auxilios bien surtido,
• Extintores de incendios actualizados,
• Un punto de encuentro al aire libre seguro,
• Trabajadores designados para desempeñar funciones clave de liderazgo en situaciones de emergencia, y
• Una lista de equipos de almacén de lo que debe cerrarse.

Sin embargo, más allá de lo básico, varias personas en la fuerza laboral deben contribuir a crear protocolos que se apliquen a las posibilidades de desastre específicas de su almacén.

Elaborar un plan de gestión de riesgos

La gestión de riesgos y la planificación de la mitigación deben ser un proceso continuo, que incluya actualizaciones continuas en respuesta a los cambios en la tecnología, la mano de obra, la variedad de productos y el mercado. Por supuesto, las emergencias específicas a menudo presentan riesgos únicos, como ciertamente es el caso del brote de COVID-19. La administración del almacén debe basarse en los protocolos y procedimientos existentes y, al mismo tiempo, revisar y actualizar los planes con todas las partes responsables a través de una plataforma de teleconferencia. Los temas a considerar incluyen:

• Interrupciones en la cadena de suministro ascendente. Pregunte por los planes de producción de sus proveedores y de sus proveedores. Analice si es posible que deba cancelar algún pedido existente, disminuir la cantidad de pedidos entrantes o encontrar un proveedor alternativo para productos y servicios con el objetivo de garantizar un flujo constante de suministros críticos.
• Relaciones con los clientes. Comuníquese de manera proactiva con sus clientes para abordar sus inquietudes. Abra una línea de comunicación para que puedan obtener respuestas a sus preguntas.
• Logística de entrada y salida. ¿Qué tan estables son sus puertos, corredores, transportistas, etc.? Cuando sea necesario, colabore con los transportistas para implementar recogidas y entregas 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Escasez de mano de obra . Si la demanda aumenta o las ausencias aumentan debido a enfermedades o mandatos gubernamentales de refugiarse en el lugar, ¿tendrá suficientes empleados para llevar a cabo las operaciones? Considere los departamentos de capacitación cruzada para prepararlos para asumir nuevos roles, si es necesario. Planifique formas de mantener la plantilla existente y evitar despidos si la demanda disminuye, incluidas tácticas como la reducción de horas individuales.
• Equipo y soporte tecnológico. Asegúrese de que los suministros y las piezas que utiliza su equipo de mantenimiento interno estén suficientemente abastecidos y actualizados. Comuníquese con los proveedores de sistemas y hardware y los equipos de soporte para obtener información sobre la disponibilidad. Si no ha actualizado su tecnología por un tiempo, podría ser un buen momento, ya que el software más moderno tiene la capacidad no solo de hacer el trabajo de manera más eficiente, sino también de proporcionar una plataforma de comunicación que se puede implementar durante una emergencia. .
• Higiene y seguridad sanitaria. Esto se ha convertido en una prioridad para todas las empresas. Las pandemias, los brotes y las enfermedades endémicas que involucran enfermedades altamente infecciosas requieren precauciones especiales. Para las empresas que permanecen abiertas, se necesitan mejores prácticas estrictas de higiene y saneamiento, incluidos los requisitos de lavado de manos, uso de equipo de protección personal y otras prácticas de higiene para los asociados. Abastecerse de toallitas antisépticas, desinfectante de manos, jabón, termómetros digitales y productos relacionados. Permita que el personal trabaje desde casa cuando sea posible e implemente reglas de distanciamiento social para todos los que trabajan dentro del almacén.

Puede requerir una inversión para asegurarse de que la preparación para emergencias de su almacén esté actualizada de manera regular, pero la tranquilidad que proviene de la seguridad y protección resultantes de su negocio y su equipo es invaluable.

Gabe Grifoni es director ejecutivo y cofundador de Rufus Labs.