Una guía sobre el análisis de costes en caso de necesidad para crear mejores productos

La capacidad de obtener estimaciones de costos precisas de manera constante para nuevos productos y repuestos es difícil de alcanzar. Las estimaciones de costos son intrínsecamente imprecisas y los factores subyacentes pueden cambiar a diario en función del precio de un solo material, un nuevo contrato sindical o una interrupción de la cadena de suministro. Es un desafío crítico para los fabricantes que trabajan en ventanas de desarrollo de productos más ajustadas y con una presión cada vez mayor sobre los márgenes de ganancia.

Las empresas pueden superar parte de la incertidumbre a la que se enfrentan en la estimación del costo del producto con una práctica denominada "costo adecuado", y ofrecer un diseño más inteligente, abastecimiento estratégico y un tiempo de comercialización más rápido.

Definición del costo obligatorio

Un costo obligatorio es una proyección del costo total de un componente dado si se fabrica y distribuye de manera eficiente. Representa una gran cantidad de factores que incluyen mano de obra, materiales, gastos generales y margen de beneficio, y generalmente es administrado por ingenieros de costos dedicados.

Un modelo de costos debidos es un proceso y un conjunto de herramientas para calcular los costos debidos. Esto puede variar desde simples hojas de cálculo que cuentan las estimaciones de materia prima hasta software basado en la física impulsado por simulación que analiza los factores de costo a un nivel muy granular.

Si se hace de manera efectiva, el costo debería servir como un punto de referencia estratégico para la ingeniería de costos y proporcionar un precio de adquisición objetivo para ayudar a obtener componentes de manera más estratégica, anclar las negociaciones con los proveedores en datos cuantitativos y estimar los costos de adquisición para nuevos diseños sin esperar las cotizaciones del proveedor.

Dada la complejidad subyacente de los generadores de costos de los productos, las estimaciones de los costos debidos pueden variar ampliamente en comparación con las reales, pero aún brindan inteligencia valiosa como punto de referencia para los esfuerzos de optimización de costos de los proveedores, especialmente porque la mayoría de las cotizaciones de los proveedores son tremendamente imprecisas para empezar. Los fabricantes suelen ver variaciones de +/- 40% para la misma pieza de tres proveedores diferentes.

Análisis de gastos

Los fabricantes utilizan muchos componentes diferentes, por lo que realizar un análisis exhaustivo del costo de cada artículo no es práctico ni vale la pena. El análisis de gastos es una forma de priorizar los esfuerzos de reducción de costos mediante el análisis de las compras, la identificación de las categorías funcionales que generan más gastos, la búsqueda de las causas fundamentales de los valores atípicos de los costos y la priorización de las acciones correctivas. En estas áreas, lograr incluso una pequeña reducción del costo marginal mediante la negociación, la asignación de recursos o la reingeniería puede resultar en ahorros sustanciales en dólares.

Los siguientes pasos proporcionan una descripción general de alto nivel sobre cómo realizar un análisis de gastos:

1. Determine el alcance . Segmentar el gasto por proceso de fabricación y material. Analice el gasto total en estas categorías para identificar prioridades para un análisis más profundo.
2. Recopilar datos . Un análisis de gastos exhaustivo puede requerir modelos 3D de componentes analizados, datos sobre el volumen de producción u otros detalles del producto.
3. Lleve a cabo un análisis de costos obligatorios . Esto puede ir desde hacer algunos cálculos usando un software de hoja de cálculo hasta analizar diseños usando un sofisticado software de estimación de costos. La estimación del costo debería es el punto de referencia que se utiliza para identificar los valores atípicos de los costos y los componentes o categorías de componentes que exceden el costo debería en la mayor parte.
4. Revise los valores atípicos iniciales . Antes de sumergirse en un esfuerzo de reducción de costos, una revisión final de cualquier valor atípico es una mejor práctica para verificar si hay datos defectuosos.
5. Elimine los valores atípicos de costos . Diferentes problemas hacen que un componente exceda su costo normal y las acciones correctivas requeridas varían en consecuencia. En algunos casos, es una falta de negociación o de compra de precios. En otros, las características únicas del diseño de un componente pueden crear costosos problemas de producción. Puede ser necesario un rediseño, potencialmente en colaboración con el proveedor correspondiente. O tal vez, un proveedor no está produciendo un componente de manera eficiente. Puede ser necesario un cambio de proveedor o un proceso de producción / distribución más optimizado.
6. Actúe . Las estimaciones de costos debidos son una excelente manera de fomentar negociaciones y relaciones más efectivas con los proveedores. El software de simulación de fabricación digital puede ayudar a identificar los factores precisos que hacen que un componente supere los objetivos de costo, ya sea un exceso de peso que impulsa los altos costos de transporte hasta un requisito de soldadura manual que eleva los costos de mano de obra.
7. Validar ahorros . Analice los resultados para confirmar una reducción de costos exitosa.

Negociación de costes debidos

Cuanto más detallada, precisa y procesable sea una estimación de costos en caso de necesidad, más valor proporciona. Las negociaciones de costes debidos están estrechamente relacionadas con el concepto de negociación basada en hechos:centrar las negociaciones con los proveedores en datos mutuamente beneficiosos en lugar de en el juego. El costo debería ser fundamental para desarrollar los "hechos" para estas negociaciones.

La generación de hechos procesables sobre los costos de los productos de los proveedores requiere una visión detallada de los factores subyacentes, incluidos los costos de materiales, los costos del proceso de fabricación, los costos de mano de obra, los gastos generales y las inversiones en herramientas / instalaciones. Calcular cómo interactúan estas áreas para contribuir al costo final de un componente puede ser un desafío analítico complejo. Una selección de material modificada, por ejemplo, puede requerir un proceso de fabricación diferente solo disponible en una instalación diferente con costos de alquiler y transporte mucho más altos.

Con estos conocimientos en la mano, una negociación con el proveedor puede transformarse de "este costo es demasiado alto" a "¿podría utilizar un láser para esta operación en lugar de estampar?" o “Nuestro sistema de estimación de costos de fabricación sugiere que esta pieza podría ser más de un 50% más barata. ¿Qué aspecto de nuestro diseño está impulsando esta discrepancia? " o "Nuestro análisis sugiere que hay un método de producción más económico disponible para este componente. ¿Podemos establecer un cronograma para cambiar la producción / precio a este enfoque? "

La idea no es solo reducir el costo de los componentes directamente, sino eliminar las negociaciones adversas a favor de una colaboración de reducción de costos con los proveedores. Las estimaciones detalladas de los costos deberían ayudar a dejar de "acusar" a un proveedor de tener un precio demasiado alto y a investigar por qué el precio es tan alto. A medida que se integran más relaciones con los proveedores con este enfoque, los componentes pueden obtenerse del proveedor que tiene la capacidad de producción más eficiente en lugar del proveedor que hizo la cotización más agresiva.

El análisis de gastos es solo un caso de uso valioso para un análisis de costos debidos. Otros incluyen:

• Ingeniería más rápida . Los proveedores pueden tardar semanas en devolver las cotizaciones, lo que es un obstáculo cuando se introducen nuevos productos en el mercado. Las estimaciones de costo deberían permitir a los ingenieros de diseño generar estimaciones sólidas de lo que debería costar un componente sin esperar a los proveedores. Si bien aún será necesario cotizar las necesidades de suministro del diseño final, la capacidad de comparar alternativas de diseño por adelantado puede acelerar sustancialmente el tiempo de comercialización.
• Cotizaciones simplificadas . De manera similar, cuando los clientes solicitan cotizaciones, las estimaciones de costos deberían permitir un retorno mucho más rápido de estimaciones mucho más precisas, lo que a menudo agiliza el cronograma de cotizaciones de semanas a días.
• Rediseño enfocado . Al rediseñar para abordar los valores atípicos de costos, los ingenieros ya no tienen que adivinar si han descubierto todas las ineficiencias relevantes; El cálculo de costos debe proporcionar un objetivo útil para la reingeniería de los esfuerzos de reducción de costos.

Herramientas de software

Las herramientas tecnológicas adecuadas son un habilitador esencial para un análisis riguroso de los costos debidos. Si no se basa en un análisis detallado a nivel de diseño, una estimación de los costos debidos se convierte en otro objetivo arbitrario de reducción de costos. Además de trabajar mucho más rápido que los procesos manuales de cálculo de costos basados ​​en hojas de cálculo, las herramientas avanzadas de estimación de costos de fabricación brindan información detallada sobre los factores que impulsan los costos dentro del diseño en sí.

Los diferentes tipos de fabricantes y líderes de adquisiciones están utilizando el costo de pago para generar estimaciones de costos que ayuden a construir mejores productos, anclar las relaciones con los proveedores y acelerar el tiempo de comercialización. Aplique los pasos descritos anteriormente a un proyecto en su organización para ver el valor que puede ofrecerle.

Stephanie Feraday es directora ejecutiva de aPriori, un proveedor de software de simulación de fabricación digital.