Tres razones para cambiar a la facturación electrónica

Con los procesos de la cadena de suministro cada vez más automatizados, muchas organizaciones tienen la visión de digitalizar el ciclo del pedido al cobro. El proceso a menudo se divide en tres pasos de digitalización:adquisición, recepción de bienes y facturación y pago entrantes.

Muchas empresas han comenzado el viaje, pero se estancan en sus esfuerzos por completarlo. Los electores en competencia dificultan el cambio organizacional. No es raro tener tres o cuatro vicepresidentes senior o ejecutivos de nivel C involucrados en la iniciativa.

Los esfuerzos estancados en la digitalización a menudo tienen sus raíces en prioridades conflictivas. Una empresa puede poner más énfasis en el crecimiento de los ingresos que en optimizar el flujo de caja o reducir los gastos generales. Pero para aquellos que persiguen los dos últimos objetivos, la facturación electrónica puede ofrecer grandes beneficios.

La recepción de una factura en papel es problemática. A menudo llega en una variedad de formatos, como archivos PDF enviados por correo electrónico, faxes u hojas de papel enviadas por correo. El acto de ingresar la información en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser costoso, lento y propenso a errores. Por el contrario, la transferencia de datos desde una factura digital a través de EDI o XML al ERP elimina la necesidad de interacción humana, evita errores de entrada y acelera la aprobación y el pago de facturas.

Hay otros tres beneficios importantes que se pueden obtener una vez que se ha digitalizado una factura entrante:

Posibilidad de aprovechar los descuentos de proveedores. Las empresas que se benefician de los descuentos de proveedores pueden acelerar el flujo de caja y reducir los gastos operativos. Pero muchos no pueden hacer esto porque el proceso de llevar la factura al ERP y luego ser aprobada, toma mucho tiempo. La digitalización de las facturas entrantes acelera el proceso de entrada y limpia los datos incorrectos. El esfuerzo elimina la posibilidad de que un ERP rechace una factura porque carece de un número de identificación único y no se puede procesar dentro de ciertos límites de tiempo.

Automatización de la conciliación de facturas. La mayoría de los sistemas ERP tienen la capacidad de automatizar la coincidencia de dos o tres vías una vez que se digitalizan los datos. Pero aquellos con múltiples sistemas a menudo no pueden automatizar el intercambio de datos entre sistemas internos. Las empresas que no han invertido en un ERP y todavía utilizan software de contabilidad tendrán dificultades para digitalizar el proceso de emparejamiento.

La buena noticia es que un proceso digitalizado de pedido a efectivo, que utiliza una empresa de integración en la nube, puede proporcionar un emparejamiento automático de dos o tres vías en la nube, sin la necesidad de depender de un ERP para esa función. Una coincidencia de dos vías puede comparar la factura con la orden de compra, mientras que una coincidencia de tres agrega la recepción de mercancías. Cualquier discrepancia en la cantidad o el producto se puede identificar y resaltar rápidamente antes del pago. Como resultado, las empresas no pagan facturas "no válidas".

Reducción de gastos laborales. Además del gasto de ingresar una factura en un ERP o sistema de contabilidad, existen costos ocultos asociados con los proveedores que buscan el estado de aprobación y pago de la factura. No es raro recibir varias llamadas telefónicas de un proveedor por el pago de una sola factura. Si el proceso está digitalizado, es más fácil producir paneles de control específicos del proveedor que muestren el estado de la factura y la fecha de pago. Estos paneles de control digitales eliminan el costo oculto de comunicarse con los proveedores a través de un proceso que normalmente se les oculta.

La digitalización del proceso de facturación entrante ofrece una serie de beneficios potenciales, algunos obvios y otros no apreciados por completo. Si reducir gastos, optimizar el flujo de caja y mejorar el proceso de pedido a efectivo es importante para su negocio, investigue la digitalización de sus facturas entrantes.

Steve Scala es vicepresidente ejecutivo de desarrollo corporativo en DiCentral, un proveedor global de servicios gestionados de integración de empresa a empresa (B2Bi).