Costo e importancia de la documentación en ingeniería

Instrucciones de trabajo mal escritas, procedimientos operativos estándar, dibujos y planos incorrectos, Los accesorios mal construidos, los equipos de producción inapropiados y la distribución de la estación de trabajo mal diseñada son solo algunos ejemplos que contribuyen al error humano. Estas documentaciones mal escritas agregan problemas adicionales que podrían haberse evitado. No es extraño encontrar componentes que se fabrican de acuerdo con instrucciones desactualizadas porque la información correcta se ha retrasado en llegar al trabajador. La mala calidad del diseño y la documentación es una de las principales causas de las ineficiencias del proceso del producto, lo que lleva directamente a retrasos, retrabajos y variaciones, y contribuye a aumentar el tiempo y el costo del proyecto, tanto para el cliente como para su empresa. Pero, la documentación adecuada no se limita solo al papeleo de ingeniería, no, involucra a todas las personas que trabajan en esa empresa. Veamos cómo una documentación deficiente puede retrasar incluso a las mejores empresas.

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Cómo funciona

La calidad del diseño y la documentación producidos tiene una gran influencia en el desempeño general y la eficiencia de los proyectos de producción. Los diseñadores proporcionan los planos básicos para representar las ideas y conceptos que los fabricantes necesitan para hacer realidad los productos. Sin embargo, es la calidad de la documentación proporcionada lo que determina qué tan efectivo y eficiente es el tiempo de respuesta para la producción. El diseño y la documentación inadecuados y deficientes impactan la eficiencia del proceso de producción al generar retrasos, reprocesos y variaciones, lo que contribuye a aumentos en el tiempo y el costo del proyecto. Pero, hay niveles antes de que ocurra la fabricación que pueden retrasar este proceso o incluso detener la producción.

Categorías de documentación

Existe una innumerable cantidad de documentación utilizada en todas las empresas. Pueden ir desde el aseguramiento de la calidad hasta la fabricación. Sin pasar por una lista completa de toda la documentación que usaría una empresa, resumiremos la documentación en varias categorías a continuación.

• Documentación de gestión incluye documentos de programación, apoyo y planificación, documentación organizativa y actas de reuniones.
• Documentos de garantía de calidad incluir la política de aseguramiento de la calidad y los procedimientos, definiciones, estándares, plantillas e instrucciones definidas para respaldar el manejo de todos los documentos, para garantizar que los documentos se preparen de manera consistente y se mantengan para respaldar el desarrollo de manera óptima.
• Documentación de ingeniería incluyen las especificaciones de ingeniería, dibujos de ingeniería, ilustraciones técnicas y están preparados para establecer el diseño. Estos documentos forman la base para el desarrollo que llevan a cabo los institutos, los contratistas, los proveedores y la fabricación.
• Fabricación, ensamblaje, prueba e instalación documentos están preparados para respaldar y documentar el desarrollo y la validación del equipo, en particular los que se desarrollan y fabrican para su finalización.

Echemos un vistazo a cada una de estas categorías y veamos los efectos de una documentación deficiente y cómo puede costar tiempo y dinero.

Documentación de gestión

Centrarse en el negocio es una función primordial de la dirección y hacer un seguimiento de todo es una tarea que puede poner nervioso incluso a los mejores. Documentar adecuadamente cada transacción, quién está a cargo o qué asignaciones, y programar los plazos son vitales para administrar una empresa productiva.

Con cualquier negocio, se realizan transacciones financieras desde depósitos hasta suministros. Mantener un registro claro y debidamente documentado de recibos, facturas y cargos es importante para los informes de gastos e ingresos comerciales. Lo último que alguien quiere hacer es barajar y buscar los recibos de gastos de artículos que se han perdido. Para las empresas más grandes, la gestión se mueve a través de los ingresos y los gastos a un ritmo acelerado. Tener un sistema de documentación bien desarrollado ahorraría tiempo y problemas más adelante.

El tiempo fuera del equipo y para reunir el papeleo puede conducir al fracaso, si no se realiza correctamente. El tiempo fuera del equipo, en realidad significa que la gerencia no se está dedicando a sus tareas de liderazgo. Y peor si llegan al punto en el que rastrear la documentación les roba tiempo a otras tareas cruciales, las cosas pueden empeorar al acercarse los plazos.

Documentación de garantía de calidad

El aseguramiento de la calidad es un medio para prevenir errores o defectos en los productos fabricados y evitar problemas al entregar productos o servicios a los clientes. El control de calidad se aplica a la preproducción completada físicamente para verificar que el producto cumple con las especificaciones y los requisitos, y durante las corridas de producción mediante la validación de una parte de las muestras y que cumplen con un control de calidad específico. El control de calidad juega un papel fundamental en proyectos documentados de gran volumen y garantiza que se cumplan los estándares mientras se alcanzan o mejoran las limitaciones de tiempo y costo.

Gran parte de la calidad requerida es dictada por el cliente o las especificaciones de diseño dadas al ingeniero. Es necesaria la documentación adecuada para cumplir con estas especificaciones. Si las muestras seleccionadas se evalúan según criterios que se establecen incorrectamente en el documento de especificaciones del producto, la validación de la muestra se basará en información incorrecta.

La garantía de calidad es el último paso antes de que se dé el visto bueno a la producción para un lote de producción. ¿Qué sucede si los documentos son incorrectos y la validación se completó en base a una especificación incorrecta?

En este punto, el empleado de QA solo está verificando que el producto cumpla o exceda la especificación objetivo. Si la información se ingresó incorrectamente en la hoja de diseño, entonces el empleado de QA pasaría el lote ya que cumple con las especificaciones establecidas.

¿Qué sucede una vez que el producto llega al mercado y resulta que en realidad no se ajusta a los estándares regulatorios? Esto es especialmente malo para las empresas que fabrican productos que pueden involucrar directa o indirectamente la seguridad pública. En un escenario de caso menor, la empresa se daría cuenta del error y recuperaría el pedido antes de que se produjeran víctimas inmediatas. Pero, con bastante frecuencia, existe el error de que las víctimas humanas provocan que un simple error de documentación se convierta en una crisis empresarial.

Los retiros que se implementan antes de un desastre a menudo solo necesitan reemplazar la pieza con el componente validado. Pero, en el peor de los casos, la pieza resultó en la muerte de alguien y ahora reemplazar el componente sería la menor de las preocupaciones de las empresas.

La garantía de calidad es el paso final antes de que los productos puedan llegar al mercado y, si la validación no es correcta, las consecuencias podrían ser tremendas. Esta es la etapa final que puede tener en cuenta el error humano en el camino desde el diseño hasta la fabricación para verificar los estándares y especificaciones del producto.

Documentación de diseño e ingeniería

El diseño y la ingeniería de proyectos es un proceso complejo y desafiante, y su éxito depende en gran medida de una buena comunicación entre los miembros de los equipos de diseño e ingeniería. Un buen diseño es eficaz cuando cumple su propósito previsto y se produce dentro de un presupuesto deseado, limitaciones de tiempo y de forma segura. Para comunicar eficazmente el diseño al personal de fabricación se requiere un documento que defina claramente y con gran detalle en materia de elaboración, de forma eficaz y sin trabas.

La comunicación de la documentación de diseño actual, por ejemplo, consiste típicamente en un dibujo generado en 2D o 3D, que muestra la estructura física, junto con especificaciones que muestran el proceso de producción e instalación. Los problemas surgen cuando sucede lo siguiente:

• Parece que falta la información necesaria para los dibujos de diseño.
• Información incompleta de las especificaciones
• Discrepancias dentro de los planos de los dibujos de diseño y detalles entre los dibujos y las especificaciones.
• Los métodos de producción no son posibles y la fabricación requiere el uso de soluciones alternativas.

Esto es el resultado de una documentación deficiente o de la comprensión de un ingeniero de las capacidades de las instalaciones de fabricación. Cuando surgen problemas como este, generalmente se realiza una reelaboración para rectificar el problema. Es posible que la reelaboración del dibujo de diseño y las especificaciones incompletas no lleve demasiado tiempo, pero la reelaboración diaria es mejor que hacer que alguien use la documentación de un proyecto repetido y que se encuentren con problemas similares o peores. De cualquier manera, la reelaboración de los procedimientos de producción y ensamblaje da como resultado un retraso en el tiempo para que el producto llegue al mercado y puede afectar el costo total de producción.

Tener la documentación adecuada es fundamental desde el principio. Desarrollar mejores prácticas para detectar estos errores desde el principio le permitirá ahorrar tiempo y dinero más adelante.

Documentación de fabricación, ensamblaje, prueba e instalación

La fabricación es donde el diseño y la ingeniería alcanzaron un punto de fabricación. El producto ha sido diseñado según las especificaciones del cliente y está listo para su desarrollo. La fabricación requiere información importante antes de que puedan iniciar la fabricación. Por lo general, necesitarán documentos que incluyan la especificación del dibujo, los métodos de fabricación y los requisitos de tolerancia establecidos que los fabricantes también deben cumplir.

La documentación de fabricación debe transmitir la información y el diseño de los ingenieros a los empleados de fabricación por completo, sin que estos hagan demasiadas preguntas sobre el diseño. Si la información no se transmite con precisión, el producto podría desarrollarse con dimensiones incorrectas, partes fuera de tolerancia y producir un componente que no cumpla con las normas y regulaciones vigentes.

La documentación y validación de equipos para la fabricación de equipos es necesaria para asegurar al cliente de la dedicación de las empresas a productos de alta calidad. Si las empresas de calibración certificadas no han verificado el equipo de prueba o fabricación y aún se utilizan para la producción, podrían producirse resultados deficientes o una fabricación incorrecta. Las empresas de calibración siempre deben elegirse como aquellas que produjeron el equipo o están acreditadas, en lugar de que un tercero lo verifique con documentos que podrían no estar actualizados.

De cualquier manera, la documentación es esencial para completar el producto con precisión, eficacia y alta calidad. Un lote de piezas fabricadas que no cumplen con los estándares requerirá una reelaboración. Y comprender si esto es un problema con la documentación de diseño / ingeniería o la certificación de equipos puede requerir tiempo fuera del proyecto, lo que resulta en un tiempo de inactividad hasta que se puedan determinar las soluciones, lo que cuesta más dinero y más tiempo.

El costo de una mala comunicación

En general, la documentación está diseñada para ser un medio de comunicar información entre compañeros y trabajadores. Proporcionan información valiosa que puede responder innumerables preguntas para que otros completen su trabajo. Es importante mantener la documentación actualizada, coherente y completa. Los documentos que no son coherentes afectan la eficiencia de la producción y la finalización del tiempo de respuesta. Una documentación deficiente puede resultar en lo siguiente:

• Retrabajo
• Retrasos
• Rediseño
• Análisis de fallas / solución de problemas
• Nueva prueba y reinspección
• Tiempo de inactividad del equipo

Estos asuntos pueden provenir de una mala administración o documentación de ingeniería y causar problemas como:

• Quejas de clientes
• Reputación dañada
• Fondo de comercio perdido del cliente
• Reparación de bienes y rehacer servicios
• Configuraciones adicionales y programas de producción interrumpidos
• Tiempo de gestión perdido y horas extraordinarias inesperadas
• Pérdidas debido a la reducción de ventas

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De cualquier forma que se mire, la importancia de una documentación adecuada es importante. Los ejemplos proporcionados en este artículo son una generalización excesiva de la documentación realmente utilizada en cada empresa. Solo está ahí para mostrarle la importancia que tienen los documentos y cómo los efectos pueden filtrarse y causar un tiempo de inactividad grave o una carga financiera para cualquier empresa.

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