¡Fabricantes, escuchen! Aproveche la nube o retírese ahora

Para muchas organizaciones, la nube sigue teniendo que ver con el almacenamiento y la copia de seguridad. Para las organizaciones que miran más allá de esto, la nube puede ser transformadora, permitir...

Para muchas organizaciones, la nube todavía tiene que ver con el almacenamiento y la copia de seguridad. Para las organizaciones que miran más allá de esto, la nube puede ser transformadora, ya que les permite a las empresas competir de manera efectiva en un mercado dominado por grandes corporaciones.

¿Por qué empezar con las cuentas por pagar?

Tradicionalmente, los fabricantes reciben una gran cantidad de facturas de proveedores. El procesamiento manual de facturas requiere una cantidad significativa de tiempo y recursos, tanto humanos como financieros. Además, lograr una precisión total constante durante los procesos manuales puede ser difícil, ya que siempre existe la posibilidad de error.

Esta dificultad se agrava en el entorno de fabricación moderno, donde las facturas llegan en diferentes formatos desde varios lugares. Las facturas ahora llegan en papel, desde sistemas en línea, en correos electrónicos y en formato PDF. Los procesos manuales complicados pueden retrasar el tiempo de respuesta más allá de los 14 días, lo que genera el riesgo de cargos por liquidación tardía y pierde la oportunidad de beneficiarse de los descuentos por pago anticipado y mejores relaciones con los proveedores.

Aunque las empresas más grandes estadísticamente tienden a ser peores para pagar las facturas a tiempo, tienen el efectivo disponible y la capacidad financiera para absorber los cargos por liquidación tardía. Este no es el caso de muchas organizaciones que tienen menos acceso a financiamiento confiable y consistente y menos efectivo disponible para absorber los cargos. La gestión efectiva de AP combate este problema, evitando relaciones dañadas con proveedores que pueden negarse a hacer acuerdos futuros si encuentran que una empresa no es confiable.

El éxito de un negocio de manufactura depende de la efectividad de las líneas de producción. La automatización de los procesos administrativos libera recursos que pueden utilizarse en otros servicios de valor agregado, como mantener la producción local y reducir la necesidad de subcontratar. Cuando la producción ya está distribuida entre varias oficinas globales, las facturas pueden cargarse localmente, procesarse automáticamente y administrarse en la sede comercial.

Sentar las bases de la automatización con AP permite que una organización comience con el proceso central, antes de extenderse a todo el conjunto de procesos financieros. Los fabricantes pueden entonces automatizar el procesamiento de órdenes de venta, notas de entrega y solicitudes de compra. Construir la automatización de la suite financiera de esta manera maximiza tanto la productividad como el retorno de la inversión.

¿Cómo puede ayudar la nube?

La nube es la infraestructura donde una aplicación o programa puede ejecutarse en muchas computadoras diferentes simultáneamente. Si bien puede referirse a otros tipos de red, la computación en la nube normalmente se refiere a Internet. En este sentido, una empresa puede proporcionar acceso al software, pero lo almacenará en su servidor central en lugar de entregar una copia física al cliente. Luego, los clientes pueden acceder y utilizar el software conectándose a Internet e iniciando sesión en el servidor seguro. Este es el modelo de Software como Servicio (SaaS).

Como el software se ejecuta en el servidor central del proveedor, no es necesario que el cliente almacene y ejecute el software en su computadora, lo que libera memoria en la computadora y aumenta el rendimiento.

AP en la nube

El uso de SaaS basado en la nube para automatizar la función AP de back office permite la adopción de una solución completa para la captura y el procesamiento de facturas con una participación mínima de TI o inversión en hardware y software adicional.

Las soluciones más efectivas extraerán datos de los documentos automáticamente, entendiendo la diferencia entre (por ejemplo) el texto que es una dirección o el nombre de una empresa y un número de orden de compra. Al automatizar la extracción de esta información, los fabricantes pueden hacer coincidir automáticamente las facturas con las órdenes de compra y las notas de entrega. Cuando todos los documentos relevantes están disponibles y la información coincide, el software puede procesar facturas para el pago y almacenar de forma segura la información en la nube.

Los fabricantes están en una mejor posición ahora que nunca para automatizar completamente los procesos comerciales. Históricamente, desde el principio se requería hardware, software e infraestructura adicionales costosos, lo que dejaba la automatización integral de procesos disponible exclusivamente para las grandes organizaciones. El modelo SaaS permite que incluso los fabricantes más pequeños experimenten los mismos resultados sin la inversión inicial y con un tiempo de implementación extremadamente rápido. En unas pocas semanas, los gerentes pueden aprobar facturas externamente, incluso fuera de la oficina.

Para muchas organizaciones, trasladar la automatización de los procesos empresariales a la nube mejorará la seguridad. Garantizar los niveles de seguridad y redundancia que tendrá un proveedor de servicios en la nube o SaaS es extremadamente costoso con la infraestructura local. En consecuencia, pasar de una configuración de TI local a un servicio basado en la nube puede mejorar la seguridad e impulsar la eficiencia empresarial.

Posicionar a los fabricantes para el crecimiento

Además de procesar facturas, administrar pagos, planificar el flujo de efectivo y mantener la fluidez de la cadena de suministro, los fabricantes deben garantizar un registro en papel efectivo para la auditoría. El uso de la funcionalidad de la nube permite a las empresas optimizar las funciones financieras y reducir drásticamente el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento. Los servicios de automatización en la nube permiten a las empresas de cualquier tamaño escanear cada factura cuando llega, asegurando de inmediato que haya una copia almacenada de forma segura en línea. Los sistemas de facturación basados ​​en la nube posicionan a los fabricantes para el crecimiento, lo que les permite aprovechar la implementación flexible de recursos y la capacidad de volver a escalar de manera eficiente la actividad comercial. Los ahorros de tiempo del 75 por ciento para las funciones financieras son comunes, particularmente para las empresas que tienen una gran cantidad de proveedores y tienen que procesar más de 5000 facturas por año.

El procesamiento de facturas ya no ocupa el valioso tiempo de los tomadores de decisiones. En cambio, los gerentes pueden concentrarse en la pequeña cantidad de excepciones que identifica el software. Estos se pueden aprobar desde cualquier lugar:en un teléfono inteligente, PC o tableta. En lugar de tener que gastar un valioso tiempo de oficina procesando montones de facturas, los gerentes tienen la libertad de hacer crecer el negocio, mejorar las relaciones con los proveedores y competir con los mejores del mercado.

La investigación realizada por ReadSoft encontró que el 77 por ciento de los fabricantes creían que el procesamiento manual de pedidos de ventas frenaba el crecimiento, y el 61 por ciento de las empresas aún recibían pedidos de ventas en papel que debían procesarse manualmente. Al automatizar el proceso central de AP, las organizaciones están posicionadas para crecer a través de la tecnología. Es entonces un paso claro y simple hacia la automatización de pedidos de ventas y una reducción del 42 por ciento en el retraso del tiempo de cumplimiento de pedidos de ventas.