Derribando cinco mitos sobre la automatización de procesos

Mitos de la automatización empresarial, ¿es su deseo el comando de su robot?

Ningún CIO quiere ver que el software se convierta en estantería:el tiempo y el dinero se pierden en vano. La planificación de la implementación de nuevas tecnologías no es una tarea fácil, y ver cómo todo se desperdicia es doloroso. Seleccionar una herramienta flexible y fácil de usar es un desafío pero no imposible. Al sopesar las opciones, los mitos o las opiniones unilaterales pueden descarrilar los procesos de toma de decisiones y provocar la pérdida de oportunidades. La investigación exhaustiva de herramientas tecnológicas valiosas, como la automatización de procesos comerciales, es fundamental para una estrategia digital calculada. Tómese unos minutos para seguir leyendo y redondear algunas falsas impresiones comunes en torno a la automatización.

La automatización de procesos comerciales es costosa

Las soluciones de software pueden ser costosas, ya que casi liquidan todos los presupuestos de TI de un solo golpe y aumentan las cuentas de las tarifas de mantenimiento y servicio en el futuro. A menudo, el cambio en la productividad no está lo suficientemente cerca para compensar el capital perdido, lo que deja a la gerencia con un retorno de la inversión decepcionante.

Afortunadamente, no todos los sistemas tienen un alto precio. Las aplicaciones basadas en la nube han interrumpido la escala de precios con tarifas tan bajas que incluso las pequeñas organizaciones sin fines de lucro pueden automatizar los flujos de trabajo sin romper el presupuesto. Los modelos SaaS y el almacenamiento en la nube permiten tarifas mensuales bajas y flexibles y solo una pequeña tarifa inicial única.

La automatización de procesos comerciales en la nube significa que sus datos son vulnerables

El almacenamiento de datos en el sitio puede ofrecer tranquilidad, pero el acceso a los datos es limitado cuando los gerentes están fuera de la oficina. Cuando se introdujo el almacenamiento en la nube, la idea de deshacerse del espacio de almacenamiento local, ya sea en una computadora personal o en una enorme sala de servidores, resultó atractiva, pero los escépticos se alejaron debido a problemas de seguridad.

Durante la última década, la computación en la nube se ha vuelto cada vez más conveniente y confiable. Los datos se almacenan a través de nombres confiables como Google Engine y Amazon Web Services, que albergan servidores en ubicaciones altamente seguras en todo el mundo y siguen prácticas complejas de encriptación y administración.

Los proveedores están haciendo su parte, pero los usuarios que emplean servicios basados ​​en la nube son responsables de mantener bajo control el riesgo y el control interno. Gartner estima que hasta 2022 el 95 % de las fallas de seguridad en la nube serán culpa del usuario y alienta un cambio en el cuestionamiento de "¿Es segura la nube?" a "¿Estoy usando la nube de forma segura?"

La automatización de procesos comerciales es complicada

Aunque el objetivo principal de la automatización de procesos comerciales es suavizar los procedimientos operativos, algunas herramientas pueden ser bastante complicadas y requieren codificación y programación expertas. Las pruebas exhaustivas y la capacitación prolongada de los empleados a menudo retrasan la ejecución efectiva.

Por otro lado, las aplicaciones de automatización de procesos comerciales sin código son increíblemente simples. Cualquier persona con información sobre el flujo de trabajo puede arrastrar y soltar para personalizar un formulario, definir el flujo de trabajo y establecer permisos. En menos de 15 minutos, listo:se inicia un flujo de trabajo con un clic.

La automatización de procesos comerciales puede esperar hasta la expansión de la empresa

Es fácil para los gerentes postergar la automatización.

“De todos modos, ahora solo tenemos un puñado de procesos”.

“La forma en que hacemos las cosas funciona bien. No hay necesidad de sacudir el bote.”

“No tenemos los fondos en este momento”.

Después de todo, a pocas personas les gusta el cambio. Pero, tómese un minuto para pensar dentro de tres años. ¿Cuántos productos, empleados y procesos más habrá en su lugar? ¿Cómo sustentará la eficiencia del sistema manual actual dicho crecimiento?

Cosechar los beneficios de la automatización en las primeras etapas es una de las decisiones más estratégicas que un gerente puede tomar para el éxito a largo plazo. Los flujos de trabajo automatizados escalan con el crecimiento de la empresa, lo que permite procesar más datos en menos tiempo a través de procedimientos estandarizados, mejorando simultáneamente el cumplimiento y la colaboración. Según las necesidades comerciales, la cantidad de usuarios y aplicaciones puede aumentar o disminuir sin problemas.
Si el 61 % de las empresas que utilizan tecnologías digitales experimentan un mayor crecimiento de los ingresos que sus competidores, ¿por qué esperar?

La automatización de procesos comerciales es difícil de mantener

Producir actualizaciones de software e introducir nuevos usuarios puede ser un dolor de cabeza cuando la automatización se realiza a través de la programación interna. La solución de problemas requiere un tiempo valioso, ralentiza el trabajo y contratar consultores para el mantenimiento puede resultar costoso. En algunas situaciones, sí, el BPA puede ser difícil de mantener, pero no en todas.

Los sistemas de automatización que ofrecen plataformas sin código resuelven múltiples problemas a la vez. Dado que los datos se almacenan de forma segura en la nube, no se requiere espacio en el servidor. Las tediosas responsabilidades de crear nuevas versiones, corregir errores y mantener el software recaen en el proveedor del servicio y no generan gastos adicionales para el usuario; todo está perfectamente incluido en la tarifa mensual. El esfuerzo ahorrado en el mantenimiento de la tecnología crea más tiempo para el trabajo innovador de alto valor.

Cambie los mitos por la verdad: la automatización de procesos comerciales no está fuera de su alcance

Si las preocupaciones persisten, vale la pena investigar opciones para la automatización de procesos comerciales para disipar cualquier duda. Las organizaciones de todo el mundo están automatizando los flujos de trabajo, ahorrando miles de dólares mientras impulsan la productividad y la colaboración a nuevos niveles. Las organizaciones sin fines de lucro, las PYMES y las empresas por igual están adoptando la regeneración operativa y cultural a través de la automatización para avanzar en el cumplimiento de la misión.
Inculcar una cultura automatizada más temprano que tarde no solo brinda a las empresas una ventaja competitiva, sino que también facilita la transición hacia la transformación digital . No permita que los conceptos erróneos se interpongan en el uso de una solución estratégica que podría revolucionar su organización.

Suresh Sambandam es el fundador y director ejecutivo de OrangeScape, creadores de KiSSFLOW, una revolucionaria plataforma de automatización de procesos comerciales y flujo de trabajo de nivel empresarial basada en SaaS con más de 10 000 clientes en 160 países. Es un empresario experto y reconocido con la misión de democratizar las tecnologías de vanguardia y ayudar a las empresas a aprovechar la automatización. Suresh es un apasionado del espíritu empresarial, las nuevas empresas de tecnología y pasa una cantidad significativa de tiempo en el ecosistema de nuevas empresas asesorando a empresas jóvenes.