Process Insights:qué hacer después de Process Analytics

Nota del editor :¿nuevo en la minería de procesos? Sugerimos comenzar con la lectura introductoria ¿Qué es la minería de procesos? .

Suponga que se encuentra en la siguiente situación:está administrando un departamento que realizó todos los pasos del análisis de procesos y descubrió su proceso real mediante la minería de procesos. Ahora tiene la información del proceso.

Eventualmente, tiene un hermoso modelo de proceso que describe cómo trabaja su gente y qué pasos toman en general. Ha validado todos los datos y todos están de acuerdo en que, de hecho, están viendo un fiel reflejo de su trabajo en este modelo de proceso.

Por supuesto, la siguiente pregunta lógica es "¿Qué sigue?"

¿Qué hacer con las ideas?

Un modelo de proceso es solo eso, un modelo. Desafortunadamente, solo tener conocimiento sobre su proceso no creará valor a partir de su proceso de minería.

Debe conectar el conocimiento que tiene como propietario/practicante de procesos en su empresa con el conocimiento obtenido del modelo de proceso.

De esta manera, realmente determinará qué partes de su proceso necesitan mejorar y qué cambios puede hacer en su organización.

Puede tomar medidas y marcar la verdadera diferencia.

Descubra cómo los conocimientos de minería de procesos han transformado a otras empresas.

Conceptos de negocio que marcan la diferencia

Por supuesto, cada proceso es diferente y cada empresa lo realiza de manera diferente, pero muchos proyectos de minería de procesos comparten objetivos similares que se benefician de conceptos comerciales similares.

Aquí encontrará cinco conceptos que a menudo encontramos al hacer que los proyectos de minería de procesos pasen de ser solo un concepto a generar un cambio real basado en la información del proceso.

1. Contexto del proceso

Cada proceso tiene un contexto.

Uno de los objetivos más importantes al preparar su proyecto de proceso es capturar ese contexto de la manera más completa posible. La información de contexto en su modelo de proceso permite una vista mucho más útil de sus datos.

Con información de contexto, podrá relacionar flujos de procesos o tiempos que pueden parecer poco naturales al principio, con el conjunto completo de condiciones del caso.

Este tipo de información es invaluable para formular la próxima acción correcta en la mejora de su proceso y asegurarse de que los cambios que planea realizar sean correctos.

Entonces, ¿qué deberías estar buscando en términos de contexto?

En general, desea capturar todas las variables que pueden influir en el proceso. Con eso en mente, estas variables dependen del proceso, pero déjame darte un ejemplo de lo que podrías estar buscando en la práctica.

En un proyecto, la información simple del proveedor ayudó a que la minería de procesos se convirtiera en un poderoso medio de comunicación hacia estos mismos proveedores.

Como resultado de la demostración de las diferencias en el flujo de procesos para aquellos proveedores que usan una aplicación de facturación estándar y aquellos que no usan esa aplicación, la ventaja de la aplicación se hizo evidente de inmediato.

Una gran disminución en la cantidad de reelaboración como efecto de la falta de información en la factura y, con ello, un tiempo de pago mucho más rápido, mucho menos trabajo manual y un proceso desde la compra hasta el pago mucho más optimizado.

2 . Acuerdos de flujo de procesos

Cada propietario de proceso tiene una idea de cómo debería fluir su proceso.

Esta idea puede ser un acuerdo explícito sobre una cierta cantidad de controles que debe realizar un equipo. Por supuesto, también podría ser solo una corazonada sobre qué departamentos deben manejar qué pasos en el proceso a examinar.

Agregar este conocimiento a su conjunto de herramientas de minería de procesos no solo es esencial para cualquier forma de verificación de conformidad, sino que también puede enriquecer su análisis con muchos conocimientos de los profesionales de procesos reales.

La verificación de conformidad es uno de los usos más poderosos que facilita la minería de procesos. Al comparar realmente su proceso esperado con su proceso ejecutado, el propietario de un proceso puede ver dónde no se cumplen sus expectativas y actuar sobre esas diferencias.

Uno de mis colegas ya ha escrito una mirada mucho más profunda sobre la verificación de conformidad y sus ventajas y puedo recomendar su lectura si está interesado.

A veces, la información del proceso de su análisis de flujo ni siquiera tiene que ser extremadamente compleja para tener valor empresarial.

El simple hecho de saber quién ejecutó un determinado paso ya podría proporcionar información valiosa sobre las expectativas de gestión de la ejecución del proceso y el rendimiento real de los empleados.

3 . Acuerdos de tiempo

Junto al flujo del proceso, tiempo es uno de los temas más discutidos en los proyectos de minería de procesos.

Cada propietario de proceso quiere que su proceso se realice de la manera más eficiente posible sin tomar atajos. Aunque es imposible definir lo que esto significa con solo un modelo de proceso.

Para analizar de forma efectiva qué partes de su proceso están tomando más tiempo del que deberían, el conocimiento sobre cuánto tiempo debe tomar cada paso del proceso es esencial.

Al ver cuánto tiempo lleva cada paso y compararlo con nuestras expectativas sobre el tiempo, podemos detectar cuellos de botella , distinguir dónde hay escasez de recursos , analice donde dependencias externas ralentizar el proceso y mucho más.

La incorporación de los términos que se encuentran en los contratos con proveedores o clientes permite una mirada aún más profunda de cómo se realiza su proceso.

Al comparar la fecha de vencimiento de, por ejemplo, un pago con la fecha de pago real en una escala completa en el proceso de cuentas por pagar, podemos obtener una visión general concreta de qué tipo de descuentos nos estamos perdiendo. Puede ser que estemos pagando demasiado tarde o que haya un efecto negativo de pagar sus facturas demasiado pronto.

Otro ejemplo muy natural son los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para sistemas de emisión de boletos.

Casi todas las mesas de ayuda tienen un acuerdo sobre los tiempos, como el tiempo de primera respuesta y el tiempo de solución. Al identificar la causa de los casos que se prolongan, podemos mejorar nuestros indicadores clave de rendimiento (KPI) en estos tiempos y aumentar la satisfacción del cliente.

4 . Información basada en el usuario

Algunos de los resultados más interesantes de la minería de procesos los obtendrá al observar la forma en que las personas trabajan juntas.

En muchos procesos con más de un equipo involucrado, podemos detectar una tendencia de cambios innecesarios de responsabilidad de casos. Esto no solo puede causar retrasos en la ejecución de los procesos, sino también molestias en el día a día laboral de tus empleados.

Al agregar el equipo que ha ejecutado los pasos del proceso en UiPath Process Mining, podemos verificar no solo si nuestro flujo de proceso es el que esperamos, sino también cómo fluyen nuestros casos a través de diferentes equipos.

Detectar las diferencias entre el flujo de equipo esperado y actual nos permite detectar dónde podría faltar información y dónde necesitamos proporcionar más estructura.

Por supuesto, en este contexto, los equipos son cualquier grupo de personas, ya sea de un país, departamento o instalación. Ver la interacción entre diferentes grupos de personas puede ser muy interesante para detectar, explorar y actuar.

5 . Seguimiento de su progreso

Por supuesto, para muchas empresas que comienzan con la minería de procesos, el análisis y el descubrimiento de procesos parecen ser las características más interesantes que la tecnología ofrece a sus usuarios.

Sin embargo, el descubrimiento de procesos solo permite un primer punto de referencia sobre cómo se realizó su proceso en el pasado. El punto de referencia puede permitir algunos conocimientos procesables, pero sin seguir las acciones, estos conocimientos continúan vacíos.

Después de cambiar su proceso de cualquier forma o forma, el próximo uso lógico de la minería de procesos es rastrear qué efecto tiene ese cambio en el rendimiento de su proceso.

¿Realmente está logrando más casos que están siguiendo el camino correcto a la primera?

¿Están mejorando sus KPI en función de su cambio o se necesita una acción adicional?

Sin una mirada actualizada de su proceso actual, es imposible saber qué efectos han tenido sus cambios.

Es por eso que después de tener un proyecto de análisis de procesos exitoso, el siguiente elemento en su agenda es cómo vamos a lograr un mejor proceso y cómo vamos a medir ese rendimiento.

Profundice:Análisis de procesos:5 formas de obtener valor empresarial a partir de los resultados de la minería de procesos

¿Qué KPI realmente muestran un proceso que funciona bien y cómo vamos a evaluar nuestros cambios regularmente usando estos KPI?

Con esas preguntas respondidas, ¡se acercará mucho más a un ciclo de mejora continua y podrá avanzar hacia un proceso ideal!

6 . Conclusión

El descubrimiento de procesos es solo el comienzo de su emocionante viaje hacia la mejora empresarial.

La verdadera diferencia viene con los cambios que implementa en su organización, las acciones que toma para prevenir los riesgos de los que ahora es consciente, el presupuesto extra y los giros de estrategia que deben realizarse de acuerdo con los conocimientos del proceso.

Recuerde, su organización está lista para la minería de procesos cuando está lista para grandes cambios.

Pero esta es tu oportunidad de crecer y alcanzar un punto de bienestar empresarial sostenible y eficiente.

¡Feliz minería!