Adoptando una mentalidad Automation First: Desbloqueando flujos de trabajo más inteligentes

Una organización «automation first» tiene un conjunto de principios diferente al de las organizaciones tradicionales.

Cuando hay un nuevo problema, no piensan en cómo los humanos o el software pueden abordarlo, sino en cómo una fuerza de trabajo híbrida puede resolverlo mejor.

Con la automatización robótica de procesos (RPA), los robots de software pueden automatizar todo o parte de los procesos necesarios y asegurar que las porciones repetitivas de estos procesos no monopolizen el tiempo valioso y las energías creativas de los empleados. Esto implica una transformación en la visión de futuro de tu empresa y tus estrategias para llegar allí.

Llamamos a esta transformación la mentalidad «automation first». Es una parte esencial para prosperar en la era «automation first» y perseguir una visión del futuro del trabajo que prioriza el compromiso y la creatividad humanos sin sacrificar la rentabilidad.

Más allá de decidir desplegar RPA, esta mentalidad es fundamental para tu capacidad de lograr una transformación digital duradera y permanecer adaptable frente a la disrupción.

Para pensar «automation first»:

• Enfócate en resultados
• Automatiza todo lo que tenga sentido
• Establece sistemas que apoyen este cambio de mentalidad y empoderen a los empleados para impulsar ideas de automatización

Cambia a una perspectiva orientada a resultados

En UiPath, nos referimos a la era «automation first» como una era porque introducirá una cantidad de innovación sin precedentes en comparación con cambios que definieron eras previas, como la Revolución Industrial y disrupciones de tecnologías móviles y de computación en la nube.

Como en eras previas de disrupción, las empresas están descubriendo que «lo suficientemente bueno» no es lo suficientemente bueno en la era «automation first».

Una mentalidad «automation first» significa que estás trabajando hacia atrás desde los resultados empresariales deseados para construir la fuerza de trabajo híbrida que te lleve allí. Esto te libera para usar robots de software o humanos donde mejor encajen.

Únete a mí y Emily Wasik, Editora de Liderazgo de Pensamiento en The Economist, para un webinar lleno de insights sobre cómo las empresas líderes están usando esta mentalidad para ganar en sus mercados

Cuando un proceso requiere trabajo repetitivo y tedioso, sabes que hay robots listos para escalar a cualquier nivel de poder de procesamiento que necesites. Como tal, sabes que tienes humanos listos para resolver problemas en los que los humanos son mejores, como pensamiento abstracto y creatividad, porque no están atrapados en trabajo manual repetitivo.

Fuente: Bienvenido a la Era Automation First: Tu Guía para una Empresa Próspera

Una organización «automation first» abraza el hecho de que el futuro del trabajo requerirá que la mayoría, si no todas, las formas tradicionales de completar procesos cambien en algún grado. Para algunos procesos, eso significará robots no atendidos tomando el control; para otros, significará robots atendidos ayudando a empleados en tiempo real.

Los robots son escalables de una manera en que los humanos no lo son. En lugar de ir a una contratación masiva o pedir a los empleados actuales que trabajen más duro, las organizaciones pueden desplegar robots de software para asegurar que los procesos corran más rápido y mejor —todo sin causar tensión indebida en los empleados o frenar a la empresa.

Robots y humanos son mejores juntos. Una organización con una mentalidad «automation first» construye su filosofía de resolución de problemas desde ese conocimiento.

Abraza cada oportunidad para la automatización

Una de las reglas primarias que una empresa «automation first» vive es esta: Si es posible automatizar, deberías.

Hacer esta regla una realidad requiere que las organizaciones desarrollen procesos que identifiquen, clasifiquen y prueben oportunidades de automatización.

La forma más efectiva de implementar la automatización es a través del uso de un Centro de Excelencia (CoE) robótico.

Un CoE es una unidad centralizada que maneja el despliegue de robots en toda la organización. Este equipo centraliza todas las políticas de gobernanza y mejores prácticas, para que una organización «automation first» pueda escalar el despliegue de robots sin sacrificar calidad.

El CoE, con input de partes y departamentos relevantes, puede luego clasificar tareas por su volumen y el tiempo que consumen. Las tareas costosas realizadas con más frecuencia ofrecerán el mayor ROI una vez automatizadas.

Puedes medir la RPA y sus beneficios de varias maneras, pero el CoE tiene un papel importante en vincular cada métrica a metas superiores, como mayor productividad y empleados más comprometidos.

En la empresa de químicos especializados Clariant, por ejemplo, simples notificaciones de envío, retrasadas por entrada y verificación de datos, dejaban a las partes interesadas esperando actualizaciones importantes que necesitaban reacciones minuto a minuto. Con robots automatizando partes de estos procesos, pudieron terminar los retrasos y mantener a todos informados.

Clariant ahora procesa 2.500 facturas cada mes con robots. Al eliminar los elementos manuales de coordinar documentos de envío, también han ahorrado 40.000 impresiones cada trimestre.

Leer la historia de Clariant

Habilita la cola larga de la automatización

Una mentalidad de automatización no solo la sostienen ejecutivos o desarrolladores de RPA. Cada empleado podrá considerar la automatización una herramienta cotidiana.

Los líderes de automatización pueden identificar algunos procesos que generan los mayores retornos una vez automatizados, pero solo tus empleados pueden identificar los pequeños desafíos diarios que hacen que sus flujos de trabajo sean menos eficientes de lo que podrían ser.

Cuando los retornos en mejoras pequeñas pueden rivalizar con la automatización de procesos más grandes y monolíticos, llamamos a esto la cola larga de la automatización.

Fuente: Bienvenido a la Era Automation First: Tu guía para una empresa próspera en un mundo automatizado

Las automatizaciones grandes e institucionales —como usar robots de software para procesar las miles de facturas que tu empresa envía cada mes— existen en tu cola corta de automatización. Estos son los tipos de procesos que tu CoE prioriza: alto volumen, alto costo y alto ROI una vez automatizados.

Una variedad mucho más vasta de oportunidades para la automatización existen en la cola larga, pero solo tus empleados pueden identificarlas.

En UiPath, usamos la cola larga como metáfora para la automatización liderada por empleados. Las empresas «automation first» han puesto su mira en proporcionar un robot para cada persona. Esto les permitirá empoderar a los empleados para ver problemas como problemas-por-resolver y perseguir puntos de dolor cada vez más pequeños, agregando esas soluciones en retornos masivos.

La cola larga se alarga aún más una vez que consideras los efectos que estas automatizaciones tienen en tu fuerza laboral.

McKinsey & Company estima que la tecnología existente puede automatizar el 45% de las actividades que las organizaciones pagan a los empleados por hacer. Imagina lo que tus empleados pueden hacer una vez liberados de este trabajo.

La proporción de trabajo automatizado solo aumentará a medida que la tecnología RPA continúe su rápido ritmo de evolución.

Profundiza: Los 4 Pilares de una Empresa Totalmente Automatizada™

Ya estamos viendo tecnologías de aprendizaje automático que permiten a los empleados tomar decisiones más informadas respaldadas por robots que pueden recopilar más datos, prepararlos más rápido y verificarlos y analizarlos mejor de lo que los humanos podían antes.

El futuro del trabajo reside en hacer esta tecnología accesible a cada empleado, permitiéndoles automatizar sus tareas diarias. Aunque esto va contra la corriente de enfocar la automatización en procesos de alto volumen y «fruta al alcance de la mano», una estrategia de automatización crea mejores retornos de productividad y eficiencia hacia el futuro.

El futuro del trabajo requiere una solución RPA que cada empleado pueda usar para automatizar procesos completos, elementos de apoyo del trabajo cotidiano, o ayudar en algún punto intermedio.

Cómo apoyar una mentalidad Automation First

Una mentalidad «automation first» depende tanto de la estructura organizacional como de las nuevas creencias.

Por eso el 80% de las organizaciones «automation first» reportan la automatización como una responsabilidad de nivel C, según The Economist. Cuando la alta dirección considera la automatización, impulsan la visión y estrategia de la empresa hacia adelante.

Como tal, los ejecutivos tienen una serie de metas de automatización y una agenda para cuándo quieren lograrlas. Esto es más práctico si tu organización también tiene un rol de director digital principal o director de automatización principal.

Para este punto, tu CoE también está completamente funcional. El flujo de automatización que pasa por él debería ser robusto, y el CoE debería estar implementando automatizaciones de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.

El despliegue inicial de automatización comienza por el bien de los beneficios de productividad, pero en una organización «automation first», esas metas cambiarán más hacia el futuro.

Mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del empleado se convertirán en metas paralelas.

A medida que los robots se convierten en parte del conjunto de herramientas normal, también se convertirán en parte de las expectativas de personal. Los procesos de reclutamiento y onboarding se centrarán en el trabajo que los nuevos empleados harán con robots.

Los nuevos empleados sabrán desde el principio que se unirán a una fuerza de trabajo híbrida y que tendrán robots a su disposición para mantener el trabajo eficiente.

La mentalidad «automation first» —con la infraestructura, apoyo y estructura organizacional adecuados— se difundirá por toda tu empresa. Una vez empoderados y capacitados, los desarrolladores ciudadanos podrán identificar y automatizar tareas por su cuenta.

Una mentalidad «automation first» no prepara a tu organización para el futuro del trabajo, sino que te permite liderar a tu organización hacia él.

La automatización es más que una solución de negocio

Los beneficios completos de la automatización van más allá de resolver problemas de negocio.

Pensar «automation first» te permite pensar y actuar más rápido que tus competidores, asegurando que puedas reaccionar a cambios tecnológicos y de negocio para desarrollar nuevas formas de servir a tus clientes antes que otros. La disrupción es una amenaza constante; las empresas que no pueden adaptarse se quedarán atrás.

Poner al día no se trata de resolver problemas de negocio o incluso de resolver problemas de negocio más rápido —se trata de transformar de tal manera que las experiencias de tus clientes y tus empleados estén más cerca del corazón de las operaciones de tu empresa.

Una mentalidad «automation first» prioriza el uso de robots, pero el objetivo final es enfocarse mejor en las necesidades y capacidades únicas de los humanos. El futuro del trabajo involucrará más cambios de los que cualquiera puede predecir.

Para aprender más, obtén tu copia gratuita de nuestro informe «Bienvenido a la Era Automation First: Tu guía para una empresa próspera en un mundo automatizado»