¿La automatización pondrá fin a la función de asistente administrativo?

La función de asistente administrativo ha sido un elemento básico de las empresas durante muchas décadas. Incluso las empresas más pequeñas consideran adecuado contratar algún tipo de asistente administrativo o recepcionista para que se ocupe de las tareas diarias. Es su trabajo responder correos electrónicos, programar reuniones, responder llamadas, etc.

El beneficio de contratar a alguien así es que se encargan de muchas cosas detrás de escena, liberando su tiempo para concentrarse en tareas más importantes.

Este trabajo también ha sido beneficioso para los empleados, ya que generalmente representa una carrera de nivel de entrada. En esencia, no necesitas ninguna calificación para convertirte en un asistente administrativo, pero te pone un pie en la escalera de una gran empresa.

Sin embargo, en los últimos tiempos, un nuevo jugador ha ingresado al juego administrativo. El concepto de automatización ha irrumpido en oficinas y empresas de todo el mundo, ofreciendo una alternativa al enfoque tradicional. En lugar de que un asistente administrativo realice muchos trabajos, un software lo hace todo por usted.

Esto nos lleva al punto de discusión principal de este artículo:¿la automatización provocará el final del rol de asistente administrativo? Para responder a esta pregunta, necesitamos discutir qué es la automatización administrativa, las posibilidades que tiene, junto con los pros y los contras.

¿Qué es la automatización administrativa?

En términos simples, se refiere a cualquier tipo de tecnología que se utiliza para automatizar una tarea administrativa. Por supuesto, la automatización es el acto de hacer las cosas automáticamente, con poca o ninguna participación de su parte.

Por lo general, solo necesita instalar el software y configurar los parámetros, y el software hace el resto. La idea es que no tenga que revisar constantemente las cosas y completar las tareas a medida que llegan. Todo lo hacen por usted varias piezas de software de automatización.

Además, la automatización suele recurrir a otras tecnologías, como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. Todas estas cosas se combinan para proporcionar la mejor funcionalidad. Como verá en la siguiente sección, la IA y el aprendizaje automático se utilizan para ayudar a automatizar diversas tareas en el mundo empresarial.

¿Cuáles son las posibilidades de la automatización de administración?

Este es un punto clave, ya que necesita saber qué es capaz de automatizar en el ámbito administrativo. ¿Qué tareas ya puede completar utilizando otro software? ¡Esto es muy útil para decirle si puede reemplazar de manera realista un asistente de administración con algún software!

Automatización de correo electrónico

Una de las formas más comunes de automatización administrativa se relaciona con los correos electrónicos. En esencia, puede descargar software o complementos que respondan a los correos electrónicos por usted. Cuando alguien le envía un mensaje, recibe una respuesta instantánea agradeciéndole el mensaje y diciéndole que le responderá correctamente a su debido tiempo.

En algunos casos, la tecnología es lo suficientemente inteligente como para escribir una respuesta genuina, especialmente si alguien hace una pregunta. El software se puede programar para reconocer ciertas preguntas y transmitir las respuestas correctas. No está refinado en este momento, pero hay mucho potencial para el futuro.

Del mismo modo, puede enviar automáticamente correos electrónicos cuando alguien le haya comprado algo o se haya registrado en una lista de correo. Una vez más, estos se generan sin necesidad de que escriba nada. En años pasados, un asistente administrativo podía recibir notificaciones de ventas y enviar el correo electrónico manualmente.

Creación de facturas

Crear facturas nunca es divertido, sin embargo, debe hacerse si desea que le paguen. Nuevamente, la automatización entra en juego para hacer la vida más fácil.

Puede usar un software que crea instantáneamente facturas para que las envíe a otras personas. Puede elegir una factura de muestra y luego generar la que más le guste. Le evita escribir y elaborar manualmente una factura para cada transacción.

Asimismo, podría utilizar un software que genera y envía facturas con solo hacer clic en un botón. Maneja una de las tareas que consumen más tiempo en su negocio, liberando más tiempo para concentrarse en lo que más importa.

Pagos automáticos

Si tiene empleados, se les debe pagar todos los meses. Nuevamente, puede usar un asistente administrativo para manejar su software de pago y enviar todo. Pero la automatización le permite configurar un sistema en el que todos reciben sus salarios en una fecha específica cada mes.

No tiene que hacer nada, a menos que necesite realizar cambios en los pagos. Todo sucede detrás de escena, por lo que no tiene que lidiar con todas las dificultades financieras.

Además, puede configurar un sistema similar para pagar cualquier factura. En lugar de preocuparte por pagar las cosas a tiempo, tienes un sistema en el que el dinero se retira automáticamente en una fecha específica. ¡Hace tu vida diez veces más fácil!

Programación de citas

Aquí es donde las cosas se ponen muy interesantes. Anteriormente, se requería un asistente administrativo para ayudarlo a crear un horario. Si necesitara reservar una reunión, le diría a su asistente que lo anotara en su agenda. Te llamaban o hablaban contigo cuando tenías las cosas puestas. Ahora, todo esto se puede hacer con un asistente virtual en su teléfono inteligente.

AI como Siri puede escuchar sus demandas y hacer ajustes automáticamente a su calendario. Por ejemplo, puede hablarle a su teléfono y decirle que programe una reunión para el viernes a las 12:00 p. m. En un instante, esta reunión se agregará a su calendario.

Este es un ejemplo perfecto de la IA y la automatización trabajando juntas. La inteligencia artificial procesa lo que dices y automáticamente sigue el comando.

Con toda honestidad, hay muchas otras formas de usar la automatización en el mundo de la administración. Desafortunadamente, no podemos revisarlos todos o estarás aquí todo el día. En su lugar, utilice estos ejemplos para abrir el apetito.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de administración?

El claro beneficio de la automatización administrativa es que ahorra tiempo y dinero. Cuando las cosas se hacen automáticamente, no tiene que preocuparse de que un asistente tarde años en realizar una tarea. Si necesitas que algo suceda, sucede cada vez que lo ordenes. Desde una perspectiva financiera, la automatización es mucho más asequible.

Cuesta mucho dinero contratar a un empleado y pagarle su salario. Por no hablar de los beneficios que también reciben. Con la automatización de administración, básicamente solo paga por cualquier software que necesite. Claro, podría ser un pago mensual, ¡pero es poco probable que gaste $20,000 al año en él!

También existe el argumento de que la automatización elimina el error humano. Después de todo, todo el mundo comete errores de vez en cuando.

Esto podría ser un error de ortografía en un correo electrónico, un error de cálculo al enviar una factura, etc. Parecen problemas menores, pero pueden tener consecuencias importantes. Cuando algo está automatizado, no se desvía de una ruta establecida.

Lo ha programado para realizar la misma tarea una y otra vez, por lo que lo hará sin ningún error. En general, la automatización puede ayudar a las pequeñas empresas a operar a mayor escala. Tienes las mismas capacidades que una empresa con una flota de asistentes administrativos pero sin gastar mucho dinero.

¿Cuáles son las desventajas de la automatización administrativa?

No encontrarás muchas desventajas, pero hay una que surge de vez en cuando. ¿Qué sucede si el software falla? Algunas personas consideran necesario mantener un asistente administrativo como supervisor de todo el software en uso.

Se aseguran de que todo funcione como debería, al mismo tiempo que abordan algunas cosas que la automatización no puede resolver.

Por ejemplo, ¿puede automatizar las llamadas telefónicas? Es posible, pero la gente no responde bien a una voz robótica. O, ¿y si alguien visita tus instalaciones para conocerte personalmente? Si no tiene un asistente administrativo, ¿quién les permitirá entrar y mostrarles adónde ir?

Nuevamente, puede argumentar que hay una manera fácil de solucionar este problema con una oficina virtual. Una oficina virtual le brinda una dirección comercial, pero principalmente trabaja desde su casa.

Luego, puede usar la oficina si tiene reuniones, lo que le otorga acceso al personal que trabaja en el edificio. No es una forma de automatización, pero es una forma de evitar el problema personal de no tener asistentes administrativos. Para ser honesto, esos son los dos principales problemas relacionados con la automatización administrativa en este momento. Todavía hay cosas que no puede hacer, y siempre existe la preocupación de que las cosas se bloqueen y causen problemas.

¿La automatización de administración destruirá el rol de asistente de administración?

Para concluir, veamos la pregunta original. ¿Crees que el rol de asistente administrativo quedará obsoleto en los próximos años?

Ciertamente se siente como si este pudiera ser el caso. Francamente, depende de las capacidades que pueda ofrecer la automatización de administración. En este momento, puede encontrar software que hace muchas cosas que un asistente puede hacer.

Sin embargo, todavía faltan algunas cosas. Si la tecnología logra llenar estos vacíos, no habrá necesidad de asistentes administrativos en el futuro.

Además, muchos propietarios de pequeñas empresas pueden manejar las cosas sin un asistente en este momento. ¿Cómo? Bueno, automatizan la mayor cantidad de tareas posible y luego se encargan de otras.

Es posible que vea esto cada vez más en el mundo de los negocios, no solo los propietarios de negocios que asumen tareas administrativas, sino también otras personas en el negocio. Cuando se combina con la automatización, elimina la necesidad de un asistente administrativo en el lugar de trabajo.

Foto de Christina Morillo de Pexels